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Szenarioplanung mit und ohne Meisterplan

Veröffentlicht von Jonas Bolz

3. Dezember 2020

in Business Agility | Produktivität | Projektportfoliomanagement

Neue Projekte, sich ständig ändernde Rahmenbedingungen und das Jahr 2020. Wie soll man da bloß einen Plan erstellen? Selbst kurzfristige Pläne sind schneller als gedacht schon wieder obsolet. Eins steht fest, die Zukunft ist wirklich unvorhersehbar. Das Gute ist aber, man kann sich auf die Zukunft vorbereiten. Wie das geht und was Sie dafür brauchen erklären wir Ihnen in diesem Blogpost – ein erster Tipp: es sind Szenarien. 😉

Was ist eigentlich Szenarioplanung?

Szenarioplanung ist eine klassische Managementtechnik, die systematisch Szenarien unterschiedlicher, zukünftiger Projektzustände erzeugt. Diese Prognosen werden aus der aktuellen Situation unter Anwendung von Annahmen über Einflüsse und zukünftige Entwicklungen im Projekt abgeleitet. Die so ermittelten Szenarien sagen aber nicht die Zukunft voraus; sie ermitteln vor allem, was möglich ist.

“Scenarios are compelling descriptions of possible futures, not necessarily the most probable ones, but plausible, coherent and substantially different ones.”Caroline Angle, Principal, Advisory, Gartner

Unterschieden wird bei der Szenarioplanung zwischen zwei markanten Typen. Zunächst findet eine Planung auf Unternehmensebene statt. Diese ist generell sehr strategisch und fokussiert sich auf die zu erreichenden Geschäftsergebnisse. Im Gegensatz dazu steht die Planung auf funktionaler Ebene. Hier wird nach folgendem Motto geplant: “Actually getting work done”. Ganz pragmatisch gilt es Projekte, Ressourcen und Budgets zu managen. Der Fokus liegt auf dem Erreichen der gesetzten Geschäftsziele.

Doch genau durch diesen Umstand entstehen Konflikte. Funktionale Manager, also Manager die Verantwortung für einzelne Abteilungen übernehmen, bekommen die gesetzten Ziele übertragen und müssen jetzt zuverlässig Ergebnisse liefern. Um realistische Lösungen zu entwickeln, kann die Vorbereitung der funktionalen Szenarien viel Zeit in Anspruch nehmen. Gleichzeitig müssen aber auch Projekte, Ressourcen und die entsprechenden Budgets koordiniert werden. Die Verantwortlichen kommen dabei ordentlich ins Schwitzen.

Unsere Cloud-Software Meisterplan schließt genau diese Lücke und hilft bei der Planung. Mit Meisterplan erhalten Sie ein Tool, das Ihnen drei wichtige Fähigkeiten gibt:

  1. Alle wichtigen Informationen zusammenzuführen, die für schnelle strategische Entscheidungen nötig sind.
  2. Ein Portfolio zu erstellen, mit dem Sie diese Entscheidungen erfolgreich umsetzen können.
  3. Ihre Entscheidungen und Pläne immer wieder dynamisch an Veränderungen anzupassen.

Bei all dem beschränkt sich Meisterplan auf das Wesentliche. Es geht immer um das Big Picture. Das Ziel ist die Fähigkeit, mit dynamischen Veränderungen am Markt Schritt zu halten und nicht das Anlegen abstrakter Jahrespläne, die schon in Q2 keine Bedeutung mehr haben.

Szenarioplanung leicht gemacht – diese Szenarien müssen Sie kennen

Der erste Schritt für das Planen von Szenarien ist immer der gleiche – egal ob mit, oder ohne eine geeignete Software. Beginnen Sie zu evaluieren, auf welche potenzielle Zukunft (oder auch auf welches Geschäftsergebnis) Ihr Projektportfolio ausgerichtet sein soll. Mit den Ergebnissen erhalten Sie Ihren Schwerpunkt bei der Entwicklung der Szenarien. Es hat sich dabei bewährt, mit drei sehr grundlegenden Szenarien zu starten: Base Case, Best Case und Worst Case. Der erste Fall sollte die höchste Eintrittswahrscheinlichkeit widerspiegeln. Im zweiten Fall gilt es mit Hilfe von strategisch wichtigen Rahmenbedingungen zu erarbeiten, was zum Erreichen eines sehr guten Ergebnisses notwendig ist. Abschließend bewerten Sie unter welchen Voraussetzungen der Worst Case eintreffen kann. Diese Szenarien bilden die Grundlage für jegliche weitere Planung.

Der Meisterplan Szenario-Manager

Der Meisterplan Szenario-Manager

Eine Ergänzung dazu bilden V-, W-, U- und L-Szenarien. Diese Szenarien sind wohl die vier wichtigsten in der aktuellen Corona-Rezession. Falls Sie noch tiefer in diese Szenarien einsteigen wollen, empfehlen wir Ihnen unbedingt diesen Artikel bei Capital.

Wie erstellt man ein Szenario in Meisterplan? – Jetzt wird es praktisch

Um Szenarien in Meisterplan zu erstellen, legen Sie eine Kopie des aktuellen Plans (Plandaten) an. Mit wenigen Klicks erhalten Sie eine Sandbox in der Sie arbeiten können, ohne dass Daten überschrieben oder verloren gehen können. Sie arbeiten dabei in einem separaten Bereich, abgetrennt von dem aktuellen Plan. Mit dieser Methode können Sie so viele Szenarien erstellen wie Sie möchten.

In den erstellten Szenarien ändern Sie Ihre Projekte, Ressourcen oder Zeitpläne, um die verschiedenen Rahmenbedingungen durchzuspielen. Damit können sie leicht feststellen, ob die geplanten Projekte im Szenario tatsächlich das gewünschte Geschäftsergebnis unterstützen, oder ob Sie neue Projekte sammeln müssen. Dazu können Sie in der Meisterplan Ziele-Ansicht mit wenigen Klicks visualisieren, auf welches Ziel welches geplante Projekt einzahlt.

Die Meisterplan Ziele-Ansicht

Die Meisterplan Ziele-Ansicht

Vom Szenario zum neuen Plan

Die Planung passt soweit? Entscheiden Sie sich dafür ein Szenario zu übertragen, wird dieses zum neuen Gesamtportfolio. Es ist auch möglich nur einzelne Elemente aus dem aktuellen Szenario zurück ins bestehende Portfolio zu übernehmen. So wird aus dem Szenario schließlich ein neues Portfolio, welches dann für zukünftige Betrachtungen herangezogen werden kann. In der folgenden Grafik ist dieser Prozess schematisch dargestellt.

Mit diesem flexiblen Setup aus unterschiedlichen Szenarien, schnellen Anpassungen und den verfügbaren Meisterplan-Reports sind Sie in der Lage, schnell auf Was-Wäre-Wenn-Fragen zu antworten. Und das sollten Sie auch. Stellen Sie sich auf Fragen ein, die definitiv beantwortet werden müssen. Was würde es bedeuten, wenn ein Projekt dem anderen vorgezogen wird? Was wären die Kompromisse? Was wären die Vorteile?

Diese Fragen können Sie live beantworten, direkt sichtbar machen und sofort evaluieren: Können wir das vom Management gewünschte Geschäftsergebnis realistisch liefern? Was wäre erforderlich? Und ist es überhaupt möglich?

Regelmäßige Iteration

Sie sehen schon: Szenarien sind ein mächtiges Werkzeug um Ihre Planung agiler und anpassbarer zu gestalten. Einmal angelegt, bringen Sie schnell einen deutlichen Mehrwert bei der Planung. Doch die Arbeit endet hier noch nicht! Das allerwichtigste: Nehmen Sie sich die Zeit und evaluieren Sie regelmäßig Ihr Portfolio. Überprüfen Sie, ob sie noch auf dem richtigen Weg sind – das kann alle 3 Monate passieren oder sogar in noch kürzeren Abständen. Mit dieser Methode können Sie zwar noch immer nicht in die Zukunft schauen, aber das Gute ist: Jetzt sind Sie darauf vorbereitet!

Sie haben noch Fragen? Rufen Sie unsere Experten an! Wir helfen Ihnen gerne und geben Ihnen wertvolle Tipps für Ihr Portfoliomanagement.

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