Wie Sie mit Lean PPM und Meisterplan die richtigen Projekte finden und anpacken

Unternehmensstrategie umsetzen

Hat Ihr Unternehmen eine Vision? Eine Art Kompass, wo es hingehen soll? Meistens lautet die Antwort darauf ja. Schließlich wurde Ihr Unternehmen aus einem bestimmten Antrieb heraus gegründet. Sie haben ein Ziel.

Auf Basis dieser Vision sind die meisten Unternehmen in der Regel sehr gut darin, ihre strategischen Ziele festzulegen, oder sie wissen, von wem sie sich dabei unterstützen lassen können. In der Unternehmenspraxis geht es da oft um Märkte, Zielgruppen, Positionierungen und kurzfristigere Zielvorgaben. Mit der Strategie machen Sie sich auf den Weg, Ihre Vision zu erreichen.

Und jetzt kommt der herausfordernde Teil. Der Punkt, an dem sich Ihre Strategie an der unternehmerischen Realität misst: Die Strategieumsetzung.

Strategien und Taktiken werden zwar beschlossen, aber nach einer Weile (zum Beispiel im Jahresrückblick) wird klar: Irgendwie ist nichts passiert. Aus schwer benennbaren Gründen wurde der Hebel nicht gefunden, der es erlaubt hätte, beschlossene Änderungen umzusetzen und die gewünschten Ziele wirklich anzugehen. Zwischen Strategie und Umsetzung klafft eine Lücke. Woran liegt das? Und wie lässt sie sich schließen?

Viele kleine Entscheidungen führen zur Strategieumsetzung

Ein wichtiger Faktor liegt in der Vielzahl der Entscheidungen, die im unternehmerischen Alltag getroffen werden müssen; konkreter: in den Entscheidungen über den Einsatz von Ressourcen (Mitarbeiter, Geld, Zeit etc.).

In einem Workshop oder einem Meeting strategische Ziele zu beschließen, ist eine meist recht abstrakte Sache unter einem kleinen Kreis von beteiligten Entscheidern – und die Konsequenzen sind erst einmal schwer greifbar und indirekt. Zu entscheiden, ob knappe Ressourcen in Projekt A oder Projekt B gehen, ist eine ganz andere Sache. Wir reden nicht darüber, was wir gerne hätten oder wie wir vorgehen sollten. Jetzt reden wir darüber, was wir wirklich machen und was wir nicht machen. Jetzt entstehen echte Kosten, jetzt gehen wir echte Risiken ein und jetzt verpassen wir echte Chancen. Vielleicht haben wir nur zwei Programmierer, die in Objective-C arbeiten können und wir müssen uns also entscheiden, ob wir Projekt A oder Projekt B wollen. Wir können nicht beides haben. Zumindest nicht bis Ende des Jahres. Oder die Situation ist nicht ganz so eindeutig und wir verteilen 20 Mitarbeiter auf die Projekte, müssen uns dabei aber entscheiden, welches wir wie priorisieren. Noch dazu sitzen wir nicht in einem Strategie-Workshop, dessen erklärtes Ziel es ist, mal durchzuatmen und nachzudenken, sondern wir stehen unter Druck. Der eine Kunde ist am Apparat. Der andere hat eigentlich gestern schon eine Antwort erwartet. Parallel dazu läuft ein vollkommen anderes Projekt gerade so richtig schief und beansprucht einen guten Teil unserer Aufmerksamkeit (und unseres Adrenalinhaushalts).

Miteinander konkurrierende Ziele erschweren Entscheidungen

Damit nicht genug! Wir entscheiden uns ja nicht nur zwischen verschiedenen Projekten, die wir nicht alle mit Ressourcen ausstatten können. Wir haben ja auch noch verschiedene Ziele – und nicht immer passen diese zueinander. Wir wollen möglichst viel Gewinn machen, aber auch unser Risiko minimieren. Die Ausgaben senken, aber neue Geschäftsfelder erschließen. Haben wir geklärt, welches dieser Ziele uns im Zweifelsfall wichtiger ist? Und welches Projekt zahlt eigentlich wie gut auf welches unserer Ziele ein? Oft werden diese Fragen aus dem Bauch heraus beantwortet – oder im Moment der Entscheidung gar völlig vergessen. Vielleicht ist den Mitarbeitern, die diese Entscheidungen im Arbeitsalltag treffen (müssen), die konkrete und aktuelle Strategie auch gar nicht zu 100 % klar?

…und genau hier haben wir ihn, den Gap zwischen Strategie und Umsetzung!

Strategieumsetzung: Diese Fragen müssen Sie sich stellen

Das Ausmaß, in dem die eben genannten Fragen Sie bei Ihrer alltäglichen Entscheidungsfindung anleiten, bestimmt am Ende, wie gut Ihre Handlungen zu Ihrer Strategie passen (Strategic Fit). Es geht also darum, in Ihren alltäglichen Entscheidungen die folgenden Fragen systematisch zu berücksichtigen:

  • Was ist meine aktuelle Strategie und welche strategischen Ziele beinhaltet sie?

  • Kennen alle Mitarbeiter die aktuellen strategischen Ziele?

  • Welches dieser Ziele hat welche Priorität?

  • Wie kann ich bewerten, welche Projekte wie gut auf die strategischen Ziele einzahlen?

  • Welche Ressourcen stehen mir zur Verfügung und was kann ich in den Projekten mit diesen erreichen?

Viele Unternehmen sind zwar sehr gut in 1), haben aber Schwierigkeiten bei den anderen Punkten. Die gute Nachricht: Es gibt Methoden und Tools, die dabei unterstützen die Strategie in ein Projektportfolio- und Ressourcenmanagement zu überführen, das sich tatsächlich an Ihren Zielen orientiert.

Strategieumsetzung mit Meisterplan

Lean PPM und Meisterplan – Methode und Tool für die Strategieumsetzung

Als Methode zur systematischen Ausrichtung Ihrer Entscheidungen an den unternehmerischen Zielen empfehlen wir Lean PPM – und als Tool, um Lean PPM umzusetzen die Software-Lösung Meisterplan. Um zu zeigen warum, erläutern wir hier erst in aller Kürze, was Lean PPM eigentlich ist, und zeigen dann an einem Beispiel, wie die strategische Entscheidungsfindung mit Lean PPM + Meisterplan aussehen kann.

Wie Lean PPM Ihre Strategie systematisch ins Doing überführt

Lean PPM: PPM steht für Projektportfoliomanagement; es geht also um die Zusammenstellung und kontinuierliche Anpassung Ihres Projektportfolios (Welche Projekte wann machen? Und mit welchen Ressourcen?). Lean ist die Methode, weil sie sich Prinzipien wie Just in Time und Kaizen zu eigen macht. Sie zielt darauf ab, den nötigen Aufwand so weit wie möglich zu reduzieren und die Abläufe so klar wie möglich zu strukturieren, um zum richtigen Zeitpunkt entscheidungsfähig zu sein. Das Motto ist: So wenig Meetings wie möglich. Um all das zu leisten, arbeitet Lean PPM mit vier Aufgabenbereichen: Strategize, Collect, Decide und Execute.

Die vier Aufgabenbereiche von Lean PPM

Strategize

Hier werden die strategischen Ziele des Unternehmens in regelmäßigen Strategy Workshops den dynamischen Entwicklungen des Marktes angepasst und priorisiert. Zudem wird ein Bewertungsschema erarbeitet (oder das bestehende angepasst), mit denen künftige Projekte bewertet werden können.

Collect

Collect ist der ständig ablaufende Prozess, in dem neue Projektideen gesammelt werden. Das in Strategize erarbeitete Schema zur Projektbewertung kommt hier bereits zur Anwendung, indem schon beim Erstellen der Proposals die Informationen mitgesammelt werden, die bei der späteren abschließenden Bewertung benötigt werden.

Decide

Die für diesen Schritt verantwortlichen Mitarbeiter (zum Beispiel ein Portfolio Koordinator) verfeinern die Bewertungen neuer Projektproposals und bringen diese in eine vorläufige Reihenfolge, die ausdrückt, wie gut welches Projekt auf die Unternehmensziele einzahlt. Der erarbeitete Vorschlag wird von den Entscheidern bewertet und zum finalen Portfolio weiterentwickelt. Bei diesen Entscheidungen wird auf die in Strategize, Collect und Decide geleistete Vorarbeit zurückgegriffen. Zudem fließen auch Informationen aus dem vierten Bereich von Lean PPM ein: Execute.

Execute

In Execute wird die Umsetzung des beschlossenen Portfolios begleitet. Kommt es in einem Projekt zu Verzögerungen, kann dies Auswirkungen auf andere Projekte haben, beispielsweise aufgrund von Ressourcenkonflikten. In Execute werden Lösungen für solche Konflikte gesucht – auch hier wieder vor dem Hintergrund der in den anderen Bereichen erarbeiteten strategischen Ziele und Projektbewertungen.

Wie Meisterplan Ihnen den Überblick gibt, den Sie für Kurskorrekturen brauchen

Meisterplan: Meisterplan ist eine Software-Lösung für das Portfoliomanagement, die speziell für die Umsetzung von Lean PPM entwickelt wurde. Das Herz der Software ist die Gantt-Ansicht mit dem Histogramm, die das aktuelle Portfolio auf einen Blick zeigt und es ermöglicht, alternative Planungen mit Hilfe von Szenarien durchzuspielen.

Die Software-Lösung Meisterplan

Das Gantt-Diagramm hat zwei Achsen. Auf der Senkrechten stehen alle Projekte. Diese können von oben nach unten nach Priorität geordnet werden. Auf der Horizontalen zeigen die Balken, in welchem Zeitraum die Themen geplant sind.

Allein dies sorgt schon für enorme Übersichtlichkeit. Meisterplan macht darüber hinaus eine ganze Welt von Informationen einfach zugänglich – die roten Linien an den Projekten zeigen beispielsweise sofort, wenn Ressourcen überlastet sind.

Dieser Überblick über aktuelle Projekte und ihre Abhängigkeiten ist der erste Schritt für Sie, um in einen Modus der tatsächlichen Strategieumsetzung zu kommen. Wenn Sie nicht wissen, woran in Ihrem Unternehmen gerade mit welchem Aufwand gearbeitet wird, können Sie auch keine Kurskorrektur vornehmen.

Für diesen Artikel kommt es vornehmlich auf die folgenden beiden Aspekte an:

  • Alle Projekte sind in einer eindeutigen Reihenfolge. Kein Projekt ist genauso wichtig wie das andere.

  • Diese Reihenfolge drückt aus, wie gut die Projekte auf Ihre strategischen Ziele einzahlen.

Wie Meisterplan das macht, wollen wir Ihnen nun an einem konkreten Beispiel zeigen.

Lean PPM mit Meisterplan umsetzen – ein kleines Beispiel

Um zu sehen, wie Meisterplan die mit Lean PPM geleistete Vorarbeit aufgreift, müssen wir eine Ebene hinter das Gantt-Chart schauen. Im Lean PPM-Bereich Strategize werden die strategischen Ziele eines Unternehmens festgelegt und ein Bewertungsschema für Projekte erarbeitet. Dies lässt sich in Meisterplan abbilden. So hat am Ende jedes Projekt einen Wert, der ausdrückt, wie gut es auf Ihre Unternehmensstrategie einzahlt.

Betrachten wir der Einfachheit halber nur ein paar wenige Ziele und Projekte Ihres Unternehmens. Eines ist klar: Sie wollen Gewinn machen. Die anderen Ziele sind etwas komplexer. Sie machen sich Sorgen, dass Ihr Unternehmen nur ein Standbein hat – und dies noch dazu in einem Marktsegment, das Sie für rezessionsanfällig halten. Daher wurde beschlossen, das Portfolio Ihres Unternehmens zu erweitern, um breiter und sicherer aufgestellt zu sein. Außerdem sind Sie gegenwärtig von einer kleinen Zahl Stammkunden abhängig. Auch das nehmen Sie als Risiko wahr und planen daher, Ihren Kundenstamm in Ihrer Stammbranche zu vergrößern.

Nach eingehender Besprechung entstehen die Grundzüge für Ihr Bewertungssystem (Strategize). Es gibt verschiedene Systeme für die Projektbewertung – hier verwenden wir ein vereinfachtes Beispielschema, das aber genügt, um die Umsetzung in Meisterplan zu zeigen:

1. Gewinn machen

  • Wenig = 3 Punkte
  • Mittel = 7 Punkte
  • Viel = 10 Punkte

2. Langfristige Gesundheit des Unternehmens

  • Portfolio erweitern = 8 Punkte
  • Kundenstamm erweitern = 5 Punkte

In Meisterplan hinterlegt sehen diese Ziele dann so aus:

Gewinn machen:

Beispiel einer Projektbewertung mit Meisterplan: Gewinn machen

Gesundheit des Unternehmens:

Beispiel einer Projektbewertung mit Meisterplan: Gesundheit des Unternehmens

Ihr Vertrieb entwickelt in den nächsten Monaten drei neue Proposals (Collect). Das entwickelte Schema kann jetzt auf alle Proposals angewendet werden, um diese zu bewerten (Collect & Decide).

Projekt 1 = Das lukrative Projekt: Ein Großprojekt eines Bestandskunden. Es verspricht gute Gewinne, die beiden Punkte „Portfolio erweitern“ und „Kundenstamm erweitern“ werden aber nicht erfüllt. Die Bewertung des Projekts kann in Meisterplan einfach durchgeführt und jederzeit per Mouse Over nachvollzogen werden:

Beispiel-Bewertung eines lukrativen Projektes in Meisterplan

Projekt 2 = Neue Tätigkeitsfelder: Einer Ihrer Vertriebsmitarbeiter war früher in einer ganz anderen Branche tätig und hat dort eine Opportunity für Sie eröffnet (Collect). Um den Auftrag abbilden zu können, sind jedoch erst einmal teure Investitionen und Schulungen nötig. Gewinn erwirtschaften Sie damit erst einmal keinen. Aber Sie erschließen sich neue Geschäftsfelder!

Beispiel-Bewertung für neue Tätigkeitsfelder in Meisterplan

Projekt 3 = Der Neukunde: Beim Golfspielen lernt Ihr Geschäftspartner einen interessanten neuen Kontakt kennen und eine Projektidee entsteht (Collect). Das Projekt bezieht sich auf ihre bisherige Branche und verspricht moderate Gewinne. Nach der Bewertung (Collect & Decide) ergibt sich folgendes Bild:

Beispiel-Bewertung eines Neukunden-Projektes in Meisterplan

Ihr Portfolio Koordinator erarbeitet auf Basis all dieser Informationen in Meisterplan das folgende Szenario, das er im Portfolio Board Meeting vorstellen wird (Decide):

Beispiel für ein Meisterplan-Szenario mit Ressourcenkonflikt

Die rote Linie am Balken für „Das lukrative Projekt” (siehe Pfeil) zeigt uns jedoch, dass der Versuch, alle drei Projekte gleichzeitig durchzuführen, zu Ressourcenkonflikten führen würde. Wir können also nicht alle Projekte gleichzeitig laufen lassen. Eine Lösung wäre zum Beispiel zu entscheiden, das lukrative Projekt erst einmal nicht durchzuführen (also das Projekt wie hier gezeigt unter der Ausschlusslinie zu platzieren).

Die Intelligenz sitzt vor dem Computer

Eines ist noch wichtig festzuhalten: Sie erhalten mit Meisterplan zwar sehr einfach qualitativ hochwertige Vorschläge, wie Ihr Portfolio aussehen könnte, es geht aber nicht darum, dass kein Mensch mehr mitdenkt. Was Meisterplan Ihnen bietet, ist ein Ausgangspunkt sowie ein bemerkenswerter Grad an Übersicht und Klarheit. Sie erhalten ein erstes Gefühl dafür, welche Projekte wie gut auf die Ziele einzahlen, die beschlossen wurden. Und Sie können jederzeit nachvollziehen, warum welches Projekt welche Wertung erhalten hat.

Wenn Sie am Ende doch beschließen, das lukrative Projekt auf jeden Fall durchzuführen, muss das Projekt einfach nur per Drag & Drop nach oben gezogen werden. Die Auswirkungen auf das Gesamtportfolio werden von Meisterplan sofort und in Echtzeit dargestellt:

Priorisierung von Projekten in Meisterplan

Welche Portfolioentscheidung am Ende richtig ist, kann Ihnen Meisterplan nicht sagen. Aber das Tool unterstützt Sie dabei, Ihre Entscheidungen konsequent und zu jedem Zeitpunkt an Ihren strategischen Zielen auszurichten – und gibt Ihnen jederzeit den Überblick und die Informationen, die Sie dafür brauchen.

Neugierig geworden? Gerne beantworten wir Ihre Fragen zu Lean PPM und Meisterplan. Zudem können Sie Meisterplan jederzeit kostenlos ausprobieren.

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