Unternehmen prüfen immer wieder, ob sie ihre Ressourcen effektiv einsetzen. Dies geschieht oft in Form der Frage „Was ist der RoI von X“ – wobei für X alle möglichen Tools, Systeme, Lösungen oder ganze Abteilungen eingesetzt werden können.

Die Frage bleibt immer die gleiche: Wie viel Bang bekomme ich pro Buck?

In diesem Blogpost setzen wir für X „PPM“ (Projektportfoliomanagement) ein.
Ergo: Was ist der RoI von PPM?

ROI von PPM

RoI von PPM: Anpassung der Erwartungshaltung

Bevor wir voll in das Thema einsteigen ein Moment der Ehrlichkeit vorweg: Wir glauben zwar, dass „RoI von PPM“ für ein gutes Google Ranking dieses Beitrages sorgt, aber ansonsten eine eher ungünstige Fragestellung ist. Zumindest wenn mit RoI gemeint ist, eine belastbare Zahl zu ermitteln, die uns genau sagt, wie viel Return wir für jeden investierten Euro erhalten werden. Mal Hand aufs Herz … mindestens 80 % aller weltweit vorkommenden RoI-Angaben sind frei herbeispekuliert und sagen einfach „X lohnt sich/lohnt sich nicht“. Und selbst wenn sich der RoI Ihrer neusten Sales Lösung ermitteln lässt, beim Portfoliomanagement wird es besonders knifflig. Sie müssten Dinge quantifizieren, die sich nur mit immensem Aufwand quantifizieren lassen (wenn überhaupt). Und was hat man dann davon, einen RoI von 260 statt 180 „ermittelt“ zu haben? Nicht viel! Der RoI des RoI ist einfach nicht sehr hoch (maximal 1,3!).

Wir brauchen keine Zahl. Was wir eigentlich wissen wollen ist: „PPM… lohnt sich das?“

RoI von PPM als Argumentationshilfe

Der RoI hat neben seiner (eingeschränkten) informativen Funktion natürlich noch eine weitere, nämlich eine rhetorische. Im Business-Alltag lässt es sich manchmal nicht vermeiden mit Buzz-Words und Zahlen um sich zu werfen, um eine Entscheidung zu begründen oder anzuregen. Wenn Sie also glauben, dass ein besseres Portfoliomanagement Ihrem Unternehmen guttun würde, Sie aber im Meeting skeptisch beäugt und mit der Frage „Was ist denn der RoI?“ konfrontiert werden, sagen Sie einfach 250 %.

Diese Zahl hat Forrester 2009 ermittelt. Dort finden Sie außerdem noch viele weitere Argumente für eine Investition in besseres PPM.

PPM … lohnt sich das?

Die kurze Antwort: Nein.

So wie das Portfoliomanagement in den meisten Unternehmen organisiert ist, läuft viel Aufwand ins Leere. Im schlimmsten Fall sitzen da 1 bis X eigentlich gut qualifizierte Mitarbeiter in einem PMO-Büro und verbringen einen großen Teil ihrer Zeit mit der Kontrolle von Stundenzetteln und Projektberichten. Weisen Sie ihnen eine beliebige andere Aufgabe zu und vermutlich kommt mehr dabei rum.

Mic drop? Artikel Ende?

Nicht, bevor wir uns nicht die längere Antwort angesehen haben.

Die längere Antwort: Kein Unternehmen macht kein Portfoliomanagement. Deshalb sollten Sie es gut machen!

So lange Ihr Unternehmen die Geschäftstätigkeit nicht einstellt, managt es irgendwie auch sein Portfolio. Zugegeben, dieser PPM-Prozess könnte zum Großteil aus spontanen Entscheidungen, zu vielen Meetings und falschen Prioritäten bestehen – aber irgendwie wird doch entschieden, welche Projekte gemacht werden und am Ende arbeiten Mitarbeiter an (hoffentlich) den Projekten, für die sich entschieden wurde.

Die Frage, die sich eigentlich hinter „PPM … lohnt sich das?“ verbirgt, lautet: „Wie kann ich den Nutzen/RoI meines PPM maximieren?

Wie kann ich den Nutzen/RoI meines PPM maximieren?

Wie kann ich den Nutzen/RoI von PPM maximieren?

Projektportfoliomanagement ist ein unscharfer Begriff, unter dem Aufgaben aus den Bereichen Strategie, Controlling und Umsetzung zusammengefasst werden. Wird das Portfoliomanagement um den richtigen Aufgabenbereich herum organisiert, bringt dies immensen Wert fürs Unternehmen – stehen die falschen Aufgaben im Zentrum, entstehen schnell verkrustete Strukturen, die vor allem Berichte produzieren, aber nur wenig Value.

OK, festhalten! Hier die wichtigste Aufgabe des Portfoliomanagements:

Die wichtigste Aufgabe des PPM ist es, neue Ideen (Demands, Proposals, Initiativen, Vorhaben, Projekte) unter Berücksichtigung der strategischen Ziele des Unternehmens zu bewerten und auf Basis dieser Bewertung das Portfolio zu planen. Die Planung des Portfolios hat einen Fokus auf die Machbarkeit, die wiederum von den verfügbaren Kapazitäten im Unternehmen abhängt.

Anders gesagt: Es geht um die Umsetzung der (notwendigerweise) etwas vage formulierten strategischen Unternehmensziele in konkrete, umsetzbare Pläne. Nochmal anders gesagt: Das PPM ist verantwortlich für den Strategy Fit. Und nochmal anders: PPM stellt sicher, dass das, was Sie machen, zu dem passt, was Sie erreichen wollen.

Damit ist das Portfoliomanagement auf der Ebene des mittleren Managements angesiedelt. Es ist die Schnittstelle zwischen Planung und Umsetzung und optimalerweise Vermittler zwischen diesen beiden Welten.

Noch mehr Value!

Ihr PPM als Strategy-Fit-Maschine zu sehen und aus dieser Perspektive heraus aufzubauen ist der erste Schritt, den Sie gehen sollten. Hier ist mit geringstem Aufwand der größte Wert zu holen. Wenn dieser Schritt gegangen ist, können Sie Ihren Return von Ihrem PPM-Invest weiter optimieren:

1. Verbindung zur operativen Ebene herstellen: Die Verbindung zur operativen Ebene ist aus zwei Gründen wichtig. Zum einen muss das PPM wissen, was gerade passiert. Welcher Fortschritt wurde in welchem Projekt erzielt? Welche Ressourcen sind bis wann gebunden? etc. Ohne den beständigen Abgleich mit der Realität können keine realistischen Pläne erstellt werden. Zum anderen kann das Portfoliomanagement eine aktive Rolle bei der Lösung von operativen Problemen spielen. Kommt es beispielsweise aufgrund einer Verzögerung in einem Projekt zu einem Ressourcenkonflikt, kann dieser oft mit einem Blick auf die strategische Bedeutung der jeweiligen Projekte aufgelöst werden.

2. Das PPM als Kommunikationsmaschine nutzen: Vom Strategieworkshop über das Sammeln und Bewerten von Projektideen zur aktiven Begleitung der Projekte, die bereits in der Umsetzung sind – das PPM ist immer dabei. Die Menschen hinter Ihrem Portfoliomanagement wissen nicht nur, was in Ihrem Strategy Guide steht, sondern auch, warum es darin steht und was damit bezweckt wird. Sie kennen die Kriterien, mit denen neue Ideen bewertet werden, und die Kompromisse, die eingegangen wurden, als diese Kriterien festgelegt wurden. Sie wissen, welche Skillsets immer wieder zu Ressourcenengpässen in den Projekten führen. Sie wissen, für welche Aufgaben immer wieder systematisch zu wenig Zeit eingeplant wird. Das Portfoliomanagement ist immer dabei – und gute PPM-Mitarbeiter nutzen dies dafür, Verständnis für die verschiedenen Perspektiven im Unternehmen zu entwickeln und ihre Einsichten mit anderen zu teilen. Wie viel €€€ bringt das für den RoI? Schwer zu sagen, aber viele!

3. Das PPM schlank gestalten: Portfolioplanung und Strategy Fit, Controlling und Unterstützung der operativen Prozesse, kommunikativer Austausch – das ist erstmal ein ganz schönes Aufgabenbündel. Eine Gefahr ist, dass das PPM zum Tool für alles und jeden wird und die zentrale Aufgabe aus dem Blick gerät (Strategy Fit!). Ein weiteres Risiko sind unnötige oder ständig wiederkehrende Meetings. Portfoliomanagement braucht Meetings, keine Frage. Aber es gilt sicherzustellen, dass diese Meetings immer eine konkrete Funktion haben. Glücklicherweise gibt es eine Methode, die es ermöglicht, ein schlankes Portfoliomanagement mit klarem Profil zu etablieren: Lean PPM.

Lean PPM wurde von uns gezielt als PPM-Methode entwickelt, um all die oben genannten Punkte mit minimalem Aufwand zu erreichen. Im Zentrum stehen klar definierte Rollen mit klaren Verantwortlichkeiten sowie klar definierte Meetings, die klar definierte Ziele verfolgen. (Wir sind einfach ein großer Freund von Klarheit.) Unten finden Sie alle Links, um mehr darüber zu erfahren.

Fazit (tl;dr)

Die Frage „Was ist der RoI von PPM?“ lässt sich am besten beantworten mit „Wenn richtig gemacht, dann richtig hoch.“ Und die Frage „Wie mache ich es richtig?“ führt uns zur Antwort „Lean PPM“.

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