Ressourcenmanagement ist keine Raketenwissenschaft – mit diesem simplen Ansatz!

Wir sind uns sicher alle einig, dass es nicht einfach ist, mehrere Projekte gleichzeitig zu koordinieren. Denn um Projekte auf Kurs halten zu können, ist es für wertorientierte PMOs essenziell, Ressourcen richtig zu managen. Doch was bedeutet „Ressourcenmanagement“? Das Thema ist schon oft diskutiert worden, auch in unserem Blog, und trotzdem scheint es noch immer viele Missverständnisse und Uneinigkeit zu geben.

In diesem Blogpost will ich versuchen, Ihnen einen einfachen und klaren Weg aufzuzeigen, der Ihnen hilft über die konkreten Fragen und Zielsetzungen im Ressourcenmanagement zu sprechen, ohne sich in Begrifflichkeiten zu verlieren – mit dem Ressourcenmanagement-Kontinuum.

Kapitelübersicht

1. Warum sind Fachkräfte Ihre wichtigste Ressource?
2. Das Problem: Wer macht eigentlich was und wann?
3. Die Lösung: Sein Sie konkret beim Zeithorizont, der Sie interessiert!
4. Der nächste Schritt: Finden Sie heraus, was Sie wollen!
5. Die wichtigsten Erkenntnisse

Warum sind Fachkräfte Ihre wichtigste Ressource?

Vorweg ein kleiner Disclaimer: In diesem Blogpost geht es ausschließlich um Ressourcen im Sinne von Mitarbeitern, die an Projekten arbeiten – nicht um Equipment, Finanzen oder andere Güter. Natürlich sind auch diese Ressourcen von großer Bedeutung – hier und jetzt will ich mich aber auf Ihre wichtigste Ressource konzentrieren: die Menschen.

Warum ist Ressourcenmanagement überhaupt wichtig? 2018 hat das Harvard Business Review eine Studie zu den größten Hürden bei der Strategieumsetzung herausgegeben.

Wie zu erwarten, spielt für die Befragten ein professionelles Projektmanagement, oder eben der Mangel daran, eine große Rolle. Wichtiger stuften viele aber den Umstand ein, dass es immer zu viele Projekte gibt, die gleichzeitig umgesetzt werden sollen. Und genau hier kommt das Ressourcenmanagement ins Spiel: denn wie sonst, sollte man Ressourcen sinnvoll über alle Vorhaben hinweg koordinieren?

Im Zentrum von all dem stehen die Menschen und der Fakt, dass man diese ganz anders managen muss als andere Formen von Ressourcen. Warum? Weil man Mitarbeiter und deren Skills wie auch Arbeitszeit nicht einfach einlagern kann. Physische Güter lassen sich einfach in Massen einkaufen, einlagern und bei Bedarf abrufen. Die Arbeitszeit von Mitarbeitern hingegen ist für immer verloren – egal ob und wofür sie aufgewendet wurde.

In der Vergangenheit hat man Mitarbeiter eher wie Waren behandelt – sie waren austauschbar. Heute wissen wir, dass jeder individuelle Kollege den entscheidenden Unterschied machen kann. Leider heißt das aber auch, dass eine Person oder ein Team schnell zum Flaschenhals im Unternehmen werden kann.

Auch „Agile“ ist keine Universallösung für Engpässe

Auch agil arbeitende Unternehmen sind nicht vor Engpässen geschützt. Neben dem grundsätzlichen Ziel eine funktionierende Software auszuliefern, ist ein Schlüsselelement agilen Arbeitens der Aufbau cross-funktionaler, unabhängiger Teams. Doch leider entspricht diese Zielsetzung nicht ganz der Realität. Ohne Frage, sind sie hilfreich, Ziele besser zu erreichen. Es wird aber immer auch Abhängigkeiten zur Arbeit anderer Teams geben und entsprechende Leerläufe, wenn diese nicht wie geplant liefern.

Das Problem:

Wer macht eigentlich was und wann?

Wie geht man nun mit teamübergreifenden Abhängigkeiten um? Was konkret müssen wir tun? Ist es Ressourcenmanagement? Ressourcenplanung? Einsatzplanung?

Die Antwort steckt hinter einer ganz einfachen Frage: Wer macht eigentlich was und wann? Zugegeben, so einfach die Frage ist, so schwer kann sie manchmal zu beantworten sein. Denn welcher Zeitraum interessiert mich überhaupt: Heute? Nächste Woche? Nächsten Sprint, das nächste Quartal oder gar das nächste Jahr?

Die Lösung:

Sein Sie konkret beim Zeithorizont, der Sie interessiert!

Beim Blick in die Vergangenheit, wollen wir für gewöhnlich herausfinden, was wir erreicht haben und mit welchen Mitteln. Wir fragen uns also: „Woran haben meine Leute bisher gearbeitet?“ Blicken wir hingegen in die Zukunft, gibt es verschiedene Zeithorizonte, für die wir uns Variationen der Frage: „Woran sollen meine Leute eigentlich wann arbeiten?“ stellen. In dem folgenden, zeitlichen Kontinuum haben ich für Sie einmal veranschaulicht, welche konkreten Fragen für welchen Planungshorizont relevant sein können:

Für die Planung müssen sie meist gar nicht wissen, wer konkret an welchen Tasks arbeiten wird. Vielmehr ist die Frage interessant, ob die nötigen Mitarbeiter überhaupt verfügbar sind, wenn Sie sie brauchen – beispielweise in einer Woche, oder der danach.

Mit Blick aufs kommende Quartal, Octal oder Halbjahr liegt der Fokus dann eher auf der Frage, welche Projekte die eigenen Prioritäten am besten widerspiegeln und folglich umgesetzt werden sollen. Aus der Ressourcenperspektive stellt sich dann die Frage: Wann haben wir die Kapazität für eben diese Vorhaben? Und gibt es womöglich Abhängigkeiten zu anderen geplanten oder bereits laufenden Projekten?

Richtet man den Blick noch weiter in die Zukunft, verschiebt sich der Fokus abermals. Haben wir überhaupt die Leute, um unsere längerfristigen Ziele erreichen zu können? Welche Skills und Kapazitäten brauchen wir noch, um personell optimal aufgestellt zu sein?

Sie sehen es selbst: es gibt viele Fragen, die man sich im Zusammenhang mit „Wer macht was und wann?“ stellen kann. Vorschläge, wie man diese Fragestellungen in Kategorien packen, oder mit Schlagwörtern beschreiben kann, gibt es viele. Auch wir geben den verschiedenen Tätigkeiten und Planungshorizonten Namen wie:

• Zeiterfassung,
• Work-Management,
• Produkt- bzw. Projekt-Ressourcenplanung,
• Portfolio-Kapazitätsmanagement und
• Strategic Workforce Planning.

Sie werden aber viele anderen Namen begegnen, wenn Sie das Internet durchforsten. Versteifen Sie sich also am besten gar nicht erst auf die Begriffe! Vielmehr sollte Ihr Fokus auf den Zielen liegen, die sie haben; auf den Fragen, die Sie beantwortet haben wollen; und eben dem Planungshorizont, der für Sie interessant ist.

Der nächste Schritt:

Finden Sie heraus, was Sie wollen

Sobald Sie herausgefunden haben, auf welche Fragen Sie eine Antwort brauchen, gilt es herauszufinden:
Warum wollen Sie das überhaupt wissen? Was ist Ihr Ziel?

Beispiel 1: Der Blick in die Vergangenheit

Mit Hilfe der Zeiterfassung möchte Sie herausfinden, woran Ihre Leute mit wieviel Kapazität gearbeitet haben. Das ist doch schon Ressourcenmanagement, oder nicht? Aber warum wollen Sie das wissen? Die zugrundeliegenden Fragen variieren tatsächlich abhängig von Ihrem Kontext. In der nachfolgenden Tabelle habe ich Ihnen ein paar Fragestellungen und die dahinterliegende Motivation aufgeschrieben:

Lassen Sie uns das erste Beispiel etwas näher betrachten
Sie wollen wissen, ob Sie mit der geplanten Kapazität ausgekommen sind. Warum? Weil Sie Ihre Planung verbessern wollen. Sie wollen schlicht nicht zu viel Zeit und Mittel für Ihre Vorhaben aufwenden; Sie wollen effizient sein und immer pünktlich abliefern.

Die Frage nach den abrechenbaren Stunden hat hingegen ein anderes Ziel
Wahrscheinlich wollen Sie hier die Stunden präziser abrechnen, damit es zu weniger Streitigkeiten mit Kunden kommt und Sie Zahlungen schneller erhalten. Dafür brauchen Sie detailliertere Infos zu den Aufwänden, die Sie in Rechnung stellen können.

Womöglich prüfen Sie aber auch, ob Ihre Leute tatsächlich an den Themen arbeiten, die eingeplant wurden?
Dann wollen Sie sicherstellen, dass bestimmte Projekte weiter auf Kurs sind. Sie identifizieren Problemstellungen und sprechen mit den verschiedenen Stakeholdern über Wege, die Deadline weiter zu halten oder ein neues, realistischeres Datum zu setzen.

Beispiel 2: Der Blick in die Zukunft

Lassen Sie uns nun einige Monate – vielleicht sogar Quartale – in die Zukunft blicken. Welche Projekte wollen wir umsetzen? Und wie passen diese am besten in unser Portfolio?

Fangen wir mit einer einfachen Frage an:
Wann haben wir Zeit für das Projekt? Mit der Antwort wollen Sie präzise Vorhersagen treffen, mit denen Sie Kunden klar sagen zu können, wann Ihre Projekte starten werden. Aber ist das die richtige Frage? Wäre es nicht noch besser, vorhersagen zu können, wann solche Projekte abgeschlossen und die Produkte ausgeliefert werden?

Oder stellen Sie sich vor…
…Ihr Chef kommt durch die Tür und sagt Ihnen, dass „Projekt XY ab sofort höchste Priorität hat“. Dann wollen Sie natürlich wissen, an welcher Stelle Sie Abstriche in Kauf nehmen müssen, um diese Beschleunigung zu ermöglichen. Unterm Strich wollen Sie bessere Entscheidungen treffen können, die Ihrem Ziel – beispielsweise eine kürzere Time-to-Market, mehr Gewinn oder die Verbesserung anderer KPIs – zugutekommen.

Unabhängig von Ihrem Anwendungsfall: Wenn Sie Ressourcenmanagement sinnvoll einführen und wirklich davon profitieren wollen, müssen Sie herausfinden, welche Ziele sie erreichen, und welche Fragen Sie beantworten wollen.

Die wichtigsten Erkenntnisse

Bauen Sie Ihre Ressourcenmanagement auf Basis Ihres tatsächlichen Bedarfs auf – nicht auf irgendwelchen Schlagworten. Was sind die Fragen entlang des Kontinuums, deren Beantwortung Ihnen im kommenden Quartal oder Jahr am besten helfen würde, um die Erwartungen Ihrer Stakeholder erfüllen zu können?

Meine persönlichen Prioritäten für das Jahr 2024 sind beispielsweise die folgenden:

Wie würde das bei Ihnen aussehen? Besteht in Ihrem Unternehmen bereits ein Bewusstsein für die Relevanz von Ressourcenmanagement? Welche Fragen und Antworten wären für Ihre Stakeholder am wichtigsten? Was wäre die allererste Frage, die sie am liebsten heute schon beantworten würden?

Ich hoffe ich konnte Ihnen mit diesem Artikel eine neue, einfachere Perspektive aufs Ressourcenmanagement eröffnen; Ihnen zeigen, warum Ressourcenmanagement für wertorientierte PMOs wichtig ist; und weshalb Mitarbeiter-Ressourcen im Projektkontext eine ganz besondere Rolle einnehmen.