Was sind eigentlich “Ressourcen”? Eine Einführung.

Ressourcen sind ohne jeden Zweifel das wertvollste Gut, das jedes Unternehmens zur Verfügung hat. Ständig braucht man sie. Ständig sind sie knapp. Und ohne geht gar nichts. Doch was genau sind Ressourcen? Geld? Material? Menschen? Alles davon?

In diesem Blogbeitrag möchten wir erklären, was Ressourcen sind, und zeigen, wie wichtig sie für das Erreichen der Ziele eines Unternehmens sind.

Kapitelübersicht:

• Was sind Ressourcen und welche verschiedenen Arten gibt es?
• Die Rolle von Ressourcen
• Wie man Skills und teamübergreifende Synergien menschlicher Ressourcen nutzt
• Wie man an die richtigen Mitarbeiter kommt
• Was ist ein FTE?
• Ressourcen effizient nutzen – das richtige Tool ist der Schlüssel
• Mitarbeiter-Zufriedenheit und Bindung ans Unternehmen
• Fazit – Ressourcen sind das herzstück Ihres Unternehmens

Was sind Ressourcen und welche verschiedenen Arten gibt es?

Die materiellen Ressourcen… 

…sind wahrscheinlich am bekanntesten. Sie sind die Rohstoffe und Maschinen, aus und mit denen Produkte entstehen. Nehmen wir als Beispiel an, Sie betreiben eine Eisdiele. Im Wesentlichen sind alle Bestandteile Ihrer Eiscreme (etwa Zucker, Sahne, Waffeln und Schokolade) sowie die Eismaschine alle materiellen Ressourcen, die Sie brauchen. 

Die menschlichen Ressourcen…

…auf die wir in diesem Blogbeitrag den größeren Fokus legen werden, sind Mitarbeiter und ihre Fähigkeiten sowie Ideen, die nötig sind, um die materiellen und finanziellen Ressourcen in Produkte und Ertrag zu verwandeln.

In unserer hypothetischen Eisdielen-Metapher sind die menschlichen Ressourcen nicht nur die Menschen, die an der Theke arbeiten und das Eis herstellen, sondern auch die Menschen, die die Ideen für neue köstliche Geschmacksrichtungen hervorbringen. 

Die finanziellen Ressourcen…

…sind zu guter Letzt recht selbsterklärend: wer seine Ziele erreichen will, braucht Geld. Geld für materielle Ressourcen, fürs Marketing, für die Gehälter von Mitarbeitern und viele mehr.  

In unserem Eiscafé sind es die finanziellen Mittel, die ursprünglich für den Kauf der Räumlichkeiten und der Ausrüstung, für die Bezahlung der Gehälter und für Investitionen in andere Franchises oder Filialen investiert wurde. 

Die Rolle von Ressourcen

Es liegt auf der Hand, dass fast alle kritischen Teile eines Unternehmens und seine Ziele durch Ressourcen dargestellt werden können – und damit ist die Art und Weise, wie Sie Ihre Ressourcen planen, entscheidend für den Erfolg Ihres Unternehmens. Ein effektives Ressourcenmanagement erleichtert das Erreichen Ihrer Ziele. Es gibt Ihnen die Gewissheit, dass Sie die richtigen Mitarbeiter und Materialien zur richtigen Zeit zur Verfügung haben.

Wie man Skills und teamübergreifende Synergien nutzt

Zuvor haben wir darüber gesprochen, dass Ressourcenmanagement dazu beiträgt, die richtigen Leute zur richtigen Zeit einzusetzen. Aber woher weiß man, wer die richtigen Leute sind? Der erste Schritt besteht darin, zu wissen, über welche Fähigkeiten Ihre Mitarbeiter verfügen.  

Dazu genügt es jedoch nicht, sich nur auf die Inhalte des Lebenslaufs zu verlassen. Vielmehr muss man sich mit den tatsächlichen Stärken auseinandersetzen, die die einzelnen Personen ausmachen. Nehmen Sie sich Zeit, um Ihre Mitarbeiter kennenzulernen, und stellen Sie sicher, dass Sie diese Informationen an einem zentralen Ort ablegen. 

Sobald Sie die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter kennen, können Sie eine sinnvolle Zusammen- und Teamarbeit in Ihrem Unternehmen fördern. Beispielsweise, indem Sie gezielter neue Mitarbeiter anwerben, die Lücken in Ihren bestehenden Roster schließen würden. Mit solch einer Voraussicht stellen Sie Teams auf, die viel besser zur Erreichung Ihrer Ziele beitragen können.  

Und wenn auch der Rest Ihres Unternehmens um die Fähigkeiten und Stärken weiß, trifft diese Hypothese bald auf alle Teams zu. Als Folge wissen Mitarbeiter, dass sie geschätzt, werden gezielter eingesetzt und sind daher motivierter, und wissen selbst, wo sie passende Kollegen für Projekte finden können. Eine Win-Win-Situation. 

Wie man an die richtigen Mitarbeiter kommt

Mit allem bisherigen im Hinterkopf, scheint es nur logisch, beim Recruiting nach einer möglichst breiten Palette an Fähigkeiten Ausschau zu halten. So können Sie sicherstellen, dass Sie Ihre Ressourcen optimal nutzen können, da Sie dynamische Teams aufbauen, die über vielfältige, sich ergänzende Fähigkeiten verfügen.

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Zweifelsohne hat man die richtigen Ressourcen trotzdem nicht immer im Zugriff. In diesen Fällen kann es sich lohnen, mit Externen zusammenzuarbeiten. Berater sind beispielweise eine Berufsgruppe, die oft nur vorrübergehend für Projekte hinzugezogen werden und die man ohnehin selten in einer Festanstellung findet. Solcherlei Dinge, sollte man im Hinterkopf behalten. 

Investieren Sie in Einarbeitung und Weiterbildung 

Die Bedeutung einer guten Einarbeitung und Schulung kann gar nicht hoch genug geschätzt werden. Um Ihre Ressourcen bestmöglich zu nutzen, müssen Sie dafür sorgen, dass sie von Anfang an die richtigen Mittel an die Hand kriegen.

Ein standardisierter Onboarding-Prozess, Stipendien für Weiterbildungen und andere Maßnahmen sind hier der Schlüssel zum Erfolg. So werden die Mitarbeiter, die Sie haben schneller, besser und können in mehr Bereichen eingesetzt werden. Sie wachsen von innen heraus. 

Finden Sie heraus, was Sie brauchen

Nun gut, Vielfalt ist wichtig, externe Ressourcen sind wichtig, und das Fördern von Mitarbeitern ist wichtig. Aber woher weiß man überhaupt, welche Fähigkeiten man mit welcher Kapazität braucht?

Der einfachste Weg das herauszufinden ist es, mittel- und langfristig das gesamte Projektportfolio zu betrachten. Planen Sie Projekte zeitlich ein und überlegen Sie welche Fähigkeiten und Kapazitäten Sie jeweils brauchen. Probieren am besten verschiedene Szenarien aus. Auf diese Weise werden Sie schnell feststellen, was mit Ihren Ressourcen wirklich machbar ist und wo bei Ihnen Engpässe auftreten werden. DAS sind dann die Ressourcen, um die Sie sich bemühen müssen.

Finden Sie heraus, wieviel Sie brauchen

Um diese Frage zu beantworten, sprechen Sie mit einigen Ihrer Projekt- und Ressourcenmanager. Halten diese den Plan mit den verfügbaren Vollzeitäquivalenten (FTE) an Ressourcen für realisierbar? 

Was ist ein FTE?

FTE steht für Full-Time-Equivalent oder auch zu Deutsch Vollzeitäquivalent. Ein Vollzeitäquivalent entspricht der wöchentlichen Stundenzahl, die im jeweiligen Unternehmen und am jeweiligen Standort als Vollzeit bewertet wird. Schauen wir uns das einmal konkret an:

• Bei dem in den Vereinigte Staaten ansässigen Unternehmen TechDesign ist eine Vollzeitstelle auf 40 Stunden pro Woche ausgelegt. (1 FTE = 40 Std. pro Woche)
• Wenn TechDesign 2 Berater hat, die beide 40 Stunden pro Woche arbeiten, haben hat das Unternehmen 2 FTE für die Beraterrolle.
• Wenn TechDesign 2 Berater hat, von denen einer Vollzeit und einer Teilzeit zu 50 % arbeitet, haben das Unternehmen 1,5 FTE für die Rolle.
• Bei der TechDesign-Außenstelle im Vereinigtes Königreich arbeitet eine Vollzeitkraft 35 Stunden pro Woche. (1 FTE bei TechDesign GB = 35 Std. pro Woche)
• FTEs richten sich auch nach dem jeweils geltenden Kalender. d.h. nationale Feiertage verändern das FTE der betroffenen Woche.
• Bei TechDesign USA ist in der Woche vom 4. Juli (Independence Day) 1 FTE bspw. auf 32 Stunden reduziert.
• Bei TechDesign GB entspricht 1 FTE in der Woche der Krönung 28 Stunden.

Deshalb nutzt man FTE anstelle von anderen Maßeinheiten

FTEs dienen vornehmlich dazu, die Darstellung der Kapazität von Mitarbeitern aller Anstellungsarten und Abteilungen zu vereinheitlichen und so einen besseren Überblick über den eigenen Personalbedarf zu erhalten. Insbesondere Unternehmen mit vielen Teilzeitkräften profitieren von der Umrechnung in FTE im Vergleich zu Personentagen oder Stunden.

Mit Hilfe von FTEs können Unternehmen:

• Transparent und einheitlich die volle vorhandene Arbeitskraft abbilden
• Die Kapazitäts-Situation leichter analysieren und verschiedene Abteilungen oder Unternehmensteile vergleichen
• Gezielter fehlende Kapazitäten durch Recruiting auffüllen
• Den Aufwand für Projekte und Aufgaben normieren und besser bestimmen, wer dafür benötigt wird.

Ressourcen effizient nutzen – das richtige Tool ist der Schlüssel

Um Ihre Ressourcen effizient nutzen zu können, brauchen Sie eine klare Strategie, Übersicht über Kapazitäten und Skills sowie eine einfache Möglichkeit, mit denen Sie Mitarbeiter Projekten zuweisen können.

Die einfachste Möglichkeit, alle 3 Kriterien zu erfüllen, ist es eine Software zu nutzen, die all diese Daten transparent darstellen kann. Wiederstehen Sie an dieser Stelle aber dem Drang mit Excel arbeiten zu wollen. Ja, Sie haben Excel schon im Unternehmen und ja, grundsätzlich können kleinere Datensätze hier verwaltet werden. Sie werden aber schnell an Grenzen stoßen: die Datenpflege ist umständlich, die Darstellungen starr und Problemfelder ohne immensen Aufwand kaum sichtbar.

Mitarbeiter-Zufriedenheit und Bindung ans Unternehmen

Mitarbeiter im Unternehmen zu halten ist gerade dieser Tage (Fachkräftemangel) ein essenzieller Erfolgsfaktor für Unternehmen. Neben den üblichen, fast schon inflationär beworbenen Benefits, ist und bleibt der beste Weg, Mitarbeiter zu halten und zufrieden zu machen, ein Arbeitsumfeld, in dem die folgenden Punkt zutreffen:

1. Ihre Mitarbeiter werden wertgeschätzt
2. Ihre Mitarbeiter können ihre Fähigkeiten voll zur Geltung bringen
3. Ihre Mitarbeiter werden weder unterfordert noch überlastet

Zu Punkt 1: Nehmen Sie die Meinung und Expertise Ihrer Fachkräfte ernst und honorieren Sie Leistungen sowie Ideen. Dieser Punkt hängt stark mit Ihrer Unternehmenskultur und Ihren Prozessen zusammen. Nehmen Sie sich immer die Zeit, nicht nur die Ressource, sondern auch den Menschen zu sehen. 

Zu Punkt 2 und 3: Überlassen Sie Ihre Planung nicht dem Zufall. Wenn Sie die Skills und Auslastung Ihrer Ressourcen mit einem Tool immer im Blick behalten, sind Sie problemlos dazu imstande das Maximum aus Ihren Mitarbeitern herauszuholen. Und das kommt nicht nur Letzteren zugute. Auch Sie versetzen sich in die Lage, Planungen aufzustellen, die wirklich realistisch sind. 

Eine echte Win-Win-Situation! 

Fazit – Ressourcen sind das Herzstück Ihres Unternehmens

Ressourcen sind nicht nur Arbeitskräfte, sondern Menschen, die Ihrer Strategie leben einhauchen, sie verbessern, sie mit Ideen bereichern, sie leben. Merken Sie sich:

1. Nutzen Sie die Skills, die Ihnen gegeben sind: Jede Ressource ist wertvoll und bringt ein unterschiedliches Set an Fähigkeiten mit. Stellen Sie sicher, dass Sie das Potenzial jedes Mitarbeiters auch wirklich auskosten.
2. Fördern Sie die Zusammenarbeit und Synergie-Effekte: Erfolge feiert man vor allem dann, wenn die Fähigkeiten aller im Team im Verbund genutzt werden. Nehmen Sie sich die Zeit, die Fähigkeiten Ihrer Ressourcen kennenzulernen und stellen Sie Teams auf, die zusammen Großes erreichen können.
3. Sorgen Sie für zufriedene Mitarbeiter: Glückliche Mitarbeiter arbeiten effektiver und effizienter – so einfach ist das. Ein friedliches, erfolgreiches Arbeitsumfeld sorgt nicht nur dafür, dass Mitarbeiter sich wohlfühlen, sondern trägt auch zum Leistungswillen und zur Entfaltung von Fähigkeiten bei.

Wir hoffen, dieser Blogbeitrag hat Ihnen gezeigt, wie wichtig Ressourcen für Ihr Unternehmen sind, dass Sie durch den effektiven Einsatz von Ressourcen Ziele nicht nur leichter erreichen, sondern auch ganz neue Ziele stecken können.