Ihre Mitarbeiter sind mehr als “Kapazität” – machen Sie was draus!

Was tut ein Bergsteigerteam, wenn es schneller an den Gipfel gelangen will? Ich bin kein Bergsteiger, aber eins weiß ich: Es hilft nicht, mehr Menschen ins Team zu holen. Die zusätzlichen Kameraden sorgen eher für weitere Komplikationen und Verzögerungen, anstatt das Team näher zum Gipfel zu bringen.

Das gilt auch für Projekte, die von einem gut zusammengestellten (Spezialisten-)Team umgesetzt werden. Ein solches Projekt lässt sich nicht unbedingt schneller zum Abschluss bringen, nur weil jede Menge zusätzliche Mitarbeiter angeheuert werden. Stattdessen kommt es ganz darauf an, wer mit welcher Aufgabe beauftragt ist, wie gut das Team zusammenarbeitet und wie tief drin die Teammitglieder im Thema sind. Die gute Nachricht ist also: Wenn Sie die richtigen Mitarbeiter für Ihre Projekte einsetzen, können Sie viel mehr aus dem ganzen Potential machen, das Sie bereits haben.

Der Mitarbeiter: Ein Bündel aus Qualifikationen und Eigenschaften

In der Projektportfoliomanagement-Welt werden Ressourcen meist mit Mitarbeitern gleichgesetzt. Wenn wir also von Ressourcenplanung oder Ressourcenmanagement im Kontext von PPM sprechen, dann meinen wir die Prozesse, mit denen Unternehmen ihre Mitarbeiter planen. Jedes Unternehmen versucht dabei natürlich, die richtigen Mitarbeiter auszuwählen, damit das Projekt erfolgreich abgeschlossen werden kann. Viele Menschen, dazu gehöre auch ich, halten die Mitarbeiter für die wichtigste Ressource eines Unternehmens.

Warum ist das so? Jeder Mitarbeiter bringt mehr ein, als seine Zeit. Er hat Spezialwissen, Erfahrungswerte und Eigenschaften wie Sorgfalt oder Schnelligkeit. Die individuelle Kombination vieler solcher Elemente zeichnet Ihre Mitarbeiter aus.

Mit einer Ressourcenplanungssoftware wie Meisterplan können Sie in der Regel:

• Projekten die erforderlichen Rollen zuordnen (z.B. Entwickler, Projektmanager)
• Von der Rolle auf die spezifischen Mitarbeitern heruntergehen und konkrete Teams für konkrete Projekte zusammenstellen
• Die Projekte und Mitarbeiter gemäß der vorhandenen Kapazität planen, sodass möglichst keine Engpässe und Überlastungsphasen auftreten

Wir sind stolz auf Meisterplan. Und wir glauben, Sie können mit Meisterplan die richtigen Mitarbeiter für Ihre Projekte finden – Mitarbeiter die verfügbar sind, und die entsprechenden Skills mitbringen. Wir sind uns aber auch der Grenzen bewusst.

Die Tatsache, das Teammitglied A besonders viel Sozialkompetenz besitzt und Teammitglied C sehr gründlich und fehlerfrei, dafür aber etwas langsamer als seine Kollegen arbeitet, das kann nur schwerlich in eine Ressourcenplanungssoftware einfließen. Eine Software kann nicht Ihre Erfahrung als Ressourcenmanager, Teamleiter oder PMO ersetzen.

Mitarbeiter sind unterschiedlich gut, unterschiedlich motiviert und unterschiedlich schnell – selbst dann, wenn sie dieselbe akademische Ausbildung und Berufserfahrung genossen haben. Planen Sie deshalb Ihre Rollen ganz objektiv auf rein mathematischer Ebene. Wenn Sie von der Rolle auf den Mitarbeiter staffen, nutzen Sie Ihr Wissen über die Individualität eines jeden Mitarbeiters.

Betrachten Sie,

• welche Art von qualitativen Mitteln dem Projekt zur Verfügung stehen
• welche Stärken (und Schwächen) die Mitarbeiter mitbringen
• welche Spezialkenntnisse und Fertigkeiten sie besitzen
• in welchem Bereich die Mitarbeiter am meisten Wert schöpfen

Im Idealfall bekommen Ihre Mitarbeiter mit dem umfangreichsten und passendsten Qualifikationsprofil die schwierigsten Aufgaben zugeteilt. Das wiederum bedeutet, dass Sie im Voraus abschätzen können sollten, welche Projektvorgänge problematisch, riskant oder komplex sind. Wenn Sie empfinden, dass keines der Teammitglieder einer solchen Aufgabe gewachsen ist, haben Sie Gelegenheit, intern eine anderen Mitarbeiter zu suchen oder einen Spezialisten von außerhalb anzuheuern.

Jetzt stellt sich nur noch die Frage: Wie finden Sie heraus, welchen Wert ein jeder Mitarbeiter in ein bestimmtes Projekt einbringt?

Am einfachsten ist dies natürlich, wenn Sie bereits mit dem Team zusammengearbeitet haben und die Stärken und Schwächen der Mitarbeiter gut einschätzen können. Alternativ können Sie sich darum bemühen, die Personen noch vor dem Projektstart näher kennenzulernen. Ebenfalls denkbar wäre es, vergangene Projekte und deren Teams zu analysieren, um bestimmte Muster zu erkennen. Oder Sie holen sich die Meinung von anderen Projektleitern und Ressourcenmanagern ein, welche die Mitarbeiter schon besser kennen.

Ab wann rückt der einzelne Mitarbeiter in den Vordergrund?

Für viele Unternehmen hat sich folgendes Vorgehen bewährt:

• Kurzfristige Planung (< 3 Monate): Einplanung aller Arbeiten auf den einzelnen Mitarbeiter.
• Mittelfristige Planung (3-6 Monate): Einplanung von Spezialisten-Aufgaben auf den einzelnen Mitarbeiter und von allen anderen Aufgaben auf Rollen.
• Langfristige Planung (> 6 Monate): Einplanung auf Rollen. Falls Bedarf besteht, können neue Mitarbeiter rekrutiert werden.

Einige Experten empfehlen auch, auf Basis von Rollen und Ressourcengruppen zu planen und erst bei der Umsetzung der Projekte die Individualität der Mitarbeiter in den Vordergrund zu stellen. Der Grund? So entstehen keine künstlichen Engpässe, weil sich das Unternehmen von einzelnen Mitarbeitern abhängig macht. Wenn ganze Projekte auf Schlüsselressourcen warten müssen und sich dadurch verzögern, war die Planung zu früh zu detailliert oder zu fokussiert auf einzelne Mitarbeiter.

Im Idealfall reagieren Ressourcenmanager während der Laufzeit des Projekts flexibel auf die Situation und setzen die Mitarbeiter gemäß ihrer individuellen Ausprägungen und Fertigkeiten für bestimmte Vorgänge ein. Wenn es dennoch hapert, sollten Sie kritisch betrachten, ob es besser ist, zusätzliche Teammitglieder hinzuzufügen oder bereits bestehende auszutauschen (denken Sie an das Beispiel mit dem Bergsteigerteam!).

Wie wäre es mit einem Sprint-Team?

Sie kommen natürlich immer wieder: Die Situationen, in denen Projekte auf langjährig erfahrene Menschen mit besonderem Profil und hoher Leistungsfähigkeit zurückgreifen müssen. Solche Ressourcen sind das liebste Streitobjekt von Projektmanagern, da jeder sie im Team haben möchte.

Die Lösung: Ein Sprint-Team, bestehend aus Ihren besten Mitarbeitern. Dieses widmet sich jeweils den am höchsten priorisierten Aufgaben und wirkt selbst dann beschleunigend und verbessernd mit, wenn alle Projekte im grünen Bereich sind. In der Praxis wurden damit sehr positive Erfahrungen gemacht, denn die Zufriedenheit und Motivation aller Beteiligten, auch der anderen Teams, stieg an.
(Quelle: Techt, Schumacher & Stix: Pragmatisches Ressourcenmanagement in einer Multiprojektumgebung, in: ProjektMagazin Spotlight 2016)

Fassen wir also zusammen: Indem Sie Ihre Mitarbeiter strategisch einsetzen und nicht wahllos Zusatzkraft ins Team werfen, können Projekte schneller abgeschlossen werden. Gleichzeitig sagen Sie der immerwährenden Ressourcenknappheit in der Projektlandschaft den Kampf an. Blicken Sie hinter die Fassade der Berufsbilder und Rollen, um Menschen dort einzusetzen, wo sie am besten aufgehoben sind. Denn wenn jeder das tut, was er am besten kann, ist der Gipfel gemeinsam schnell erklommen.