von Karoline Holicky
Veröffentlicht am 10.11.2017Aktualisiert am 11.08.2023
Schon im Geographieunterricht haben wir gelernt, dass Ressourcen wertvoll sind. Deshalb werden Fragen nach Wasser, Agrarland, Bodenschätzen und auch nach Arbeitskräften immer wieder Konflikte auslösen. Im ständigen Kampf um die Ressourcen dieser Welt gingen jahrtausendalte Kulturen unter, wurden ganze Kontinente erobert und erbitterte Kriege geführt.
Im Büro läuft es in der Regel nicht ganz so dramatisch ab. Dennoch: Projektleiter, PMOs und Projektportfoliomanager fühlen sich angesichts von Ressourcenknappheit, Allokationskonflikten und stetigen Veränderungen manchmal kaum in der Lage, einen effizienten Schlachtplan zu entwerfen.
Um diesen Kampf zu gewinnen, sind ein klarer Kopf und einige strategische Schachzüge notwendig. Fehler dürfen Sie sich nicht viele leisten. Gut, dass Ihnen bereits Hunderte von Unternehmen zuvorgekommen sind und ihre Lektionen gelernt haben: Die häufigsten Fehler im Ressourcenmanagement haben wir hier für Sie zusammengestellt. Praktischerweise kommen die Lösungen gleich mit hinterher.
„Frau Huber hat gerade nicht viel zu tun. Sie wird in Ihrem Projekt mitarbeiten. Sie wollte sowieso schon immer einmal in die Projektlandschaft reinschnuppern, das hat sie mir auf der letzten Weihnachtsfeier gesagt.“
Ressourcen beliebig oder aufgrund einzelner Faktoren auswählen, ohne das Gesamtpaket zu betrachten, ist der wohl häufigste Fauxpas in der Projektlandschaft. Das passiert vor allem dann, wenn niemand einen Überblick über die Kapazitäten, Projekterfahrung und Fähigkeiten der Mitarbeiter hat. Oder dann, wenn niemand weiß, welches Skill-Set in welchem Fall gefordert ist.
Wie heißt es doch so schön? Selbst die beste Planung der Welt kann einen Mangel an Talent nicht wettmachen. Deshalb ist es immens wichtig, die richtigen Ressourcen den richtigen Projekten zuzuordnen.
(Quelle: Levinson, Networkworld).
„Herr Köhler wird das Projekt in den nächsten drei Tagen abschließen. Er arbeitet schließlich Vollzeit, und es fehlen nur noch ca. 22 Stunden Arbeitsleistung.“
Derartige Grundschulrechnungen sind einfach unrealistisch. Entlarven Sie diesen Fehler im Ressourcenmanagement. Mitarbeiter fühlen sich schnell überlastet und Deadlines werden nicht eingehalten. Wieso?
Selbst dann, wenn sich Mitarbeiter ausschließlich der Projektarbeit widmen, fließen nicht 100% ihrer Arbeitszeit in das Vorantreiben des Projekts ein. Denn Mitarbeiter machen über den Tag verteilt kleinere Pausen, führen klärende Gespräche, nehmen an Meetings und Seminaren teil. Sie werden auch mal kurzfristig krank oder haben ganz einfach einen schlechten Tag. Das kennen Sie doch bestimmt aus eigener Erfahrung, oder nicht?
„Frau Aydin, wieso sitzt Ihr Team eigentlich nur herum und dreht Däumchen? Wir müssen jetzt in die Pötte kommen!“
Manchmal haben Projektteams tatsächlich keine andere Wahl, als zu warten, denn sobald sich ein Milestone eines Projekts verzögert, löst dies möglicherweise eine unerwünschte Kettenreaktion aus. Es muss zuerst etwas fertig gestellt werden, bevor es in einem anderen Projekt weiter gehen kann. Solange hängt das Team oft in der Luft.
„Herr Ziegler, haben Sie bereits Ideen zu der Aufgabe, die ich Ihnen heute Morgen erteilt habe? Ich würde diese gerne besprechen und absegnen.“
Wir alle kennen sogenannte Mikromanager oder sind bereits selbst in eine solche Falle getappt. Deshalb wissen wir auch, wie nervenaufreibend dieses Verhalten für alle Beteiligten ist. Der Manager kommt niemals zur Ruhe und lädt sich einen gewaltigen Berg an Zusatz-Aufgaben auf, während die Mitarbeiter keine Möglichkeit haben, sich frei zu entfalten oder sich selbst zu übertreffen. Ein schwerer Fehler im Ressourcenmanagement, der Manager und Mitarbeiter gleichermaßen trifft.
Mikromanagement = Missmanagement!
„Okay, Herr Sabia, Milestone 1 muss nächsten Montag abgeschlossen sein. Es ist wichtig, also gehen Sie es an!“
Wenn Projektteams wissen, welche Aufgaben sie erfüllen sollen, aber nicht den Grund dafür kennen, ist das wenig motivierend. Menschen möchten auch die Intention eines Projekts kennen, dessen Bedeutung für das Unternehmen und den erwarteten Nutzen. Das ist viel inspirierender und motivierender, als im Dunkeln gelassen zu werden. Ein Fehler im Ressourcenmanagement, den Sie einfach vermeiden können.
Ohne Ressourcen gibt es keine Projekte. Und ohne richtig zugewiesene, motivierte und wohl informierte Ressourcen gibt es keinen Projekterfolg. Wenn Sie also schon in das Schlachtfeld „Ressourcenmanagement“ ziehen (mutig!), sollten Sie gut gewappnet sein. Nehmen Sie sich deshalb diese fünf Fallen und ihre Lösungen zu Herzen. Sie müssen ja bekannte Fehler im Ressourcenmanagement nicht noch einmal machen. Gutes Gelingen!
Karoline Holicky bringt nicht nur jede Menge Südstaaten-Charme (geboren in Louisiana, aufgewachsen in Texas) und Cajun-Cooking mit, sondern auch 15 Jahre Erfahrung in verschiedenen ...
Fünf Erfolgsfaktoren bei der Einführung eines Ressourcenmanagements
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