6 Schlüsselfaktoren für den Erfolg eines Ressourcenmanagers

Ressourcenplanung ist die Königsdisziplin im Projektportfolio­management. Immerhin sind die Mitarbeiter in einem Unternehmen der limitierende Faktor: Projektziele werden nicht erreicht, wenn die benötigten Ressourcen nicht ausreichend zur Verfügung stehen oder nicht die gefragten Qualifikationen, die gewünschte Motivation und/oder Teamfähigkeit mitbringen. Wir zeigen Ihnen sechs Schlüsselfaktoren für den Erfolg für Ressourcenmanager.

Die Unternehmen kämpfen ihrerseits mit vielfältigen Problemen:

• Kaum jemand hat eine Übersicht über alle Qualifikationen und Skills der Mitarbeiter. Diese sinnvoll und gewinnbringend einzusetzen, ist ein dementsprechend aufwendiges Unterfangen.
• Das PMO plant oft mit „falschen“ Kapazitäten. Der Grund: Es gibt nicht genug Transparenz über die Mitarbeiterauslastung und ihre Kapazität.
• Führungskräfte, Abteilungsleiter und Projektmanager konkurrieren um ihre besten Mitarbeiter. Das sorgt insbesondere in kleineren Unternehmen, in denen die Ressourcenplanung direkt auf Personenebene stattfindet, für Konfliktpotential. Projektleiter und Mitarbeiter müssen damit umgehen lernen, dass der Ressourcenmanager die Entscheidung trifft, wer auf welchem Projekt arbeitet.
  In großen Unternehmen gibt es weniger Konfliktpotential, da dort die Ressourcenmanager in der Regel auf Rollenebene planen und die Projektmanager allein für das Staffing verantwortlich sind.
• Stark nachgefragte Mitarbeiter werden zu Engpassressourcen beziehungsweise Schlüsselressourcen. Sie sind mit mehreren Aufgaben und Projekten gleichzeitig befasst und meist chronisch überlastet, während andere Mitarbeiter unterfordert sind.
• Mitarbeiter wechseln ständig zwischen den Projekten hin und her. Dies führt zu Verzögerungen und einem spürbaren Qualitätsverlust (Quelle: Gotscharek).

Dieses schwierige Pflaster erfordert Ressourcenmanager, die mit viel Weitsicht und Fingerspitzengefühl Entscheidungen treffen und kommunizieren. Der optimale Ressourcenmanager weist eine Reihe von Soft Skills auf – Organisation, Multitasking, Verhandlungsfähigkeit, Kommunikation, Veränderungsmanagement und Kompromissfindung stehen hier im Fokus (Quelle: Bruce). Doch welche Kenntnisse, Handlungsweisen und Fähigkeiten zeichnen einen exzellenten Ressourcenmanager im Kern aus?

#1 Multiprojektplanung: Kapazitäten berücksichtigen

Die zentrale Aufgabe (oder gar „Kunst“) des PMOs ist es, nur so viele Projekte für einen bestimmten Zeitraum zu genehmigen, wie auch Ressourcen verfügbar sind. Sprich: Sie sollten sich bei der Planung des Projektportfolios vorrangig an der Machbarkeit und nicht an dem gewünschten Umsatz oder Projektvolumen orientieren. Ansonsten entstehen schnell Engpässe und das Unternehmen muss externe Ressourcen für teures Geld dazukaufen. Ein anderer Kompromiss wären Überstunden, doch das werden die Mitarbeiter nicht auf Dauer mitmachen.

Ebenso bedeutsam ist es, von Anfang an mit den richtigen Kapazitäten zu planen. Nur etwa 80 % der wöchentlichen Arbeitszeit können Mitarbeiter für die eigentliche Projektarbeit aufwenden. Die restlichen 20 % entfallen erfahrungsgemäß auf anderweitige Verpflichtungen sowie geplante und unvorhergesehene Ausfallzeiten.

#2 Multiprojektplanung: Prioritäten setzen

Ressourcen sollten so zugewiesen werden, dass sie ihre anfallenden Aufgaben in kürzester Zeit und möglichst nacheinander erledigen können. Ein Ressourcenmanager muss die Einsätze priorisieren, damit zwischen den einzelnen Projektmanagern kein Wettstreit um besonders begehrte Ressourcen entsteht. Die Priorisierung der Ressourceneinsätze wird häufig erschwert, wenn bei Auftrags- beziehungsweise Kundenprojekten zu viele Projektabschlüsse in denselben Zeitraum gelegt wurden.

Sofern es möglich ist, sollten Ressourcenmanager natürlich auch die persönlichen Wünsche der Projektmanager sowie der Mitarbeiter berücksichtigen – das erhöht die Motivation der Beteiligten.

#3 Projektplanung: Schlüsselressourcen im Fokus haben

Auf Projektebene ist es wichtig, eine Einteilung in einzelne, nacheinander ablaufende Arbeitspakete vorzunehmen. Sobald eine Ressource für eine Aufgabe in Anspruch genommen wird, muss sie für alle anderen Einsätze geblockt werden. Mitarbeiter mit zentralen aber seltenen Qualifikationen, die den meisten oder umfangreichsten Arbeitspaketen zugewiesen werden, sind sogenannte Schlüsselressourcen. Diese muss ein Ressourcenmanager vorab identifizieren und die Projektmanager entsprechend sensibilisieren. Er sollte die Projektmanager dabei unterstützen, die Arbeitspakete innerhalb eines Projekts so zu staffeln, dass die Aufgaben der Schlüsselressourcen parallel zu den anderen Aufgaben erledigt werden können. Dadurch kann das restliche Team nach der Fertigstellung eines Arbeitspakets direkt fortfahren, ohne auf die Schlüsselressource warten zu müssen.

#4 Opportunitätsplanung: zukünftigen Ressourcenbedarf einkalkulieren

Ressourcenmanager sollten stets auch Eventualitäten, also sogenannte Was-wäre-wenn-Fälle, berücksichtigen. Projekte, die noch in der Prüfungs- beziehungsweise Genehmigungsphase sind, beanspruchen womöglich in naher Zukunft ebenfalls Ressourcen und Zeit. Dies sollten Ressourcenmanager stets wenigstens anteilig einkalkulieren – selbst, wenn noch nicht zu 100 % entschieden ist, ob das Projekt tatsächlich realisiert wird. Dadurch vermeiden sie, dass später Ressourcen von einem laufenden Projekt abgezogen werden und diesem schließlich die vollständige Aufgabe droht. Grundsätzlich sollten neu hinzugekommene Projekte niemals die aktuellen, immer noch strategisch wichtigen Projekte gefährden.

Indem Ressourcenmanager Engpässe und potentielle Konflikte frühzeitig erkennen, können sie entsprechend handeln. Mögliche Lösungsansätze sind beispielsweise die Anpassung der Ressourcenverteilung und Zeitplanung oder die Anfrage von externen Arbeitskräften.

#5 Skill-Matrix und Aufgabenmatrix: den Überblick behalten

Um Ressourcen bestmöglich zu verplanen, müssen a) ihre Fähigkeiten und Qualifikationen und b) ihre aktuelle Beschäftigung und Auslastung bekannt sein. Es liegt in der Verantwortung des Ressourcenmanagers, diese Daten in einer Skill-Matrix beziehungsweise Aufgabenmatrix zentralisiert zu erfassen und zu pflegen.
In der Regel füllen die Mitarbeiter die unternehmensweit standardisierte Matrix persönlich aus. Die Ergebnisse können dann mit geeigneten Tools zusammengetragen und ausgewertet werden. Die gezielte Suche nach qualifizierten und zeitlich verfügbaren Mitarbeitern für eine bestimmte Aufgabe gestaltet sich dann einfach und schnell.

#6 Sprint-Team: das Projektrisiko eindämmen

Wenn Unternehmen das Projektrisiko minimieren möchten, ist die Zusammenstellung eines flexibel einsetzbaren Sprint-Teams eine hervorragende Idee. Dieses setzt sich aus Mitarbeitern mit spezialisiertem Know-how und hoher Arbeitseffizienz zusammen, die auf Abruf bereit stehen. Bei Engpässen oder gefragtem Expertenwissen springen sie in kritischen Projekten ein – dadurch werden Stress- und Konfliktsituationen vermieden. Während der restlichen Zeit arbeitet das Team einfach an den am höchsten priorisierten Projekten mit, um zur allgemeinen Projektqualität beizutragen.

Wie für jede Führungskraft sind für Ressourcenmanager ein paar zentrale Faktoren sehr wichtig. Dazu gehören das Schaffen von Transparenz und die ständige Kommunikation mit anderen Projektmanagement-Stakeholdern wie Teamleiter, Projektmanager oder PMO-Leiter. Um vorausschauend planen zu können, müssen Ressourcenmanager stets den Überblick behalten und den Fokus auf Schlüsselressourcen und kritische Projekte legen.