Fünf Erfolgsfaktoren bei der Einführung eines Ressourcenmanagements

„Unsere Mitarbeiter sind unser wertvollstes Kapital.“

Diesen Satz lese ich häufig in Geschäftsberichten oder Unternehmensbroschüren. Und tatsächlich wird durch den Einsatz eines geeigneten Mitarbeiters die erfolgreiche Durchführung einer Aufgabe erst ermöglicht.

Alexander Stoytchkov und ich berichten in Heft 25 der Zeitschrift IT-Governance über die Einführung eines Ressourcenmanagements in der DZ BANK.

Die Quintessenz der erfolgreichen Einführung möchte ich Ihnen allerdings hier bereits kurz nennen. Nach unseren Projekterfahrungen sind fünf Faktoren wesentlich für die erfolgreiche Einführung eines Ressourcenmanagements.

Doch viele Unternehmen tun sich schwer damit, diese einfach klingende Aussage in der Praxis auch sicherzustellen: Es fehlt häufig die Transparenz darüber, welche Aufgaben zu erfüllen sind und welche Mitarbeiter dafür in Frage kommen. Einzelne Mitarbeiter sehen sich einer Vielzahl von Aufgaben gegenüber und deren Bearbeitung erfolgt oftmals nicht in der für das Unternehmen besten Reihenfolge. Besonders ausgeprägt ist dieses Phänomen in Back Office-Bereichen wie der IT/Org. Die Abarbeitung der vielfältigen Anforderungen wird mit zunehmender Belastung solcher Engpassressourcen oftmals zu einem Glücksspiel. Ein systematisches und strukturiertes Management der Mitarbeiterressourcen verspricht Abhilfe. Doch worauf sollte man bei der Einführung eines solchen Ressourcenmanagements achten?

1 – Frühzeitige Einbindung aller am Ressourcenmanagement beteiligten Rollen

Ressourcenmanagement lebt davon, dass die unterschiedlichen Beteiligten ihre jeweiligen Informationen einbringen: Die Führungskräfte in der Linie müssen auf der einen Seite das Ressourcenangebot im Blick behalten – Abwesenheiten der Mitarbeiter durch Urlaub, Trainings oder Altersteilzeit müssen berücksichtigt werden. Projektleiter müssen auf der anderen Seite ihren Ressourcenbedarf aus einer validen Projektplanung ableiten können. Es ist daher sinnvoll, bereits in der Konzeptionsphase der Einführung eines Ressourcenmanage­ments geeignete Repräsentanten und Meinungsführer aus den betroffenen Bereichen einzubinden.

2 – Kontinuierliche Kommunikation und häufige Abstimmung der Kernbeteiligten

Im Ressourcenabstimmungsprozess sind bestimmte Tätigkeiten von den dafür verantwortlichen Personen vorzunehmen und notwendige Entscheidungen zu treffen. Die Kenntnis über solche mit der Rolle einhergehenden Erwartungen müssen den beteiligten Projekt- oder Ressourcenmanagern klar sein. Hierfür sind eine gute Kommunikation und umfangreiche Schulungsmaßnahmen zu berücksichtigen, um einen effizienten und verbindlichen Abstimmungsprozess über Ressourcen zu etablieren.

3 – Sorgfältige Auswahl einer leistungsfähigen und passenden Software-Lösung

Ein gutes Ressourcenmanagement bedarf der Zusammenführung einer Vielzahl von dezentral verteilten Informationen. Dies ist ohne eine leistungsfähige Software nicht zu bewerkstelligen. Tools wie CA PPM oder Meisterplan versprechen hier durch eine zentrale Datenbasis und eine intuitive Benutzerführung professionelle Hilfe. Wichtig ist aber im Rahmen der Einführung des Ressourcenmanagements die technischen Hürden, die viele Anwender damit verbinden, möglichst gering zu halten. Nutzen Sie das Eigeninteresse der beteiligten Rollen zur Sammlung der relevanten Informationen.

4 – Klarheit über die Bedeutung des Ressourcenmanagements im Gesamtsteuerungssystem

Ressourcenmanagement ist nur ein Baustein in einem umfassenden Steuerungskonzept eines Unternehmens. Das Ziel des Ressourcenmanagements sollte daher mit den anderen Steuerungsinstrumenten im Unternehmen verzahnt werden. Bei der Einführung eines Ressourcenmanagements können zudem vorhandene Gremienstrukturen sowie Planungs- und Steuerungsprozesse auf Projekt- und Projektportfolioebene als komplementäre Elemente genutzt werden.

5 – Einbindung des Top-Managements des Unternehmens

Wie eingangs erwähnt stellen die Mitarbeiter die wichtigste Ressource im Unternehmen dar. Sie gewährleisten nicht nur operativ die ordnungsgemäße Erzeugung der Produkte und Services, sondern auch die strategische Weiterentwicklung des Unternehmens. Zu diesem Zweck ist speziell das Top-Management an verlässlichen Informationen über den Ressourceneinsatz interessiert. Bei der Einführung eines Ressourcenmanagements lohnt es sich daher, dem Top-Management frühzeitig den Nutzen aufzuzeigen, den es aus einer verbesserten Ressourcensteuerung hat. Diese Einbindung hilft gleichzeitig, entsprechende Unterstützung bei der Umsetzung der notwendigen Qualität bei der Datenpflege zu bekommen.