Wie wir Akzeptanz für unseren PPM-Prozess schaffen

Ein Erfahrungsbericht über Retrospektiven mit dem Portfolio Board

In der agilen Welt gibt es beim Vorgehen nach Scrum einen wichtigen Baustein zur Verbesserung der Zusammenarbeit: Retrospektiven. Laut Scrum-Guide ist die Sprint Retrospektive eine Gelegenheit für das Scrum Team, sich selbst unter die Lupe zu nehmen und einen Plan für Verbesserungen zu erstellen, die während des nächsten Sprints umgesetzt werden sollen.

Wir bei Meisterplan haben bei der Einführung des Lean PPM-Prozesses dieses Element einfach in den Lean PPM-Prozess integriert. Nun haben wir mit der Geschäftsleitung kein Sprint-Team, aber die Board-Mitglieder, die sich regelmäßig alle paar Wochen in einem Board Meeting treffen sowie die Organisatoren des Portfolios kann man schon als Team sehen. Auch diesem Team kann es sicher nicht schaden, sich selbst zu reflektieren und zu verbessern.

Also habe ich in der Einführungsphase von Lean PPM nach den ersten drei Board Meetings alle Beteiligten zusammengetrommelt und jeder konnte im Stile einer Retrospektive seine Punkte zum Board Meeting selbst äußern.

Zunächst haben wir „Ereignisse“ im Board Meeting, wie etwa „Wir haben zu einem Thema einen Experten zu Gast gehabt“, aufgelistet. Bei Scrum-Retrospektiven schaut man hier gewöhnlich auf den Zeitraum des vergangenen Sprints. Da bei uns der Fokus auf dem Board Meeting liegen sollte, haben wir hier eine Anpassung vorgenommen. Die Ereignisse haben wir dazu genutzt, im Nachgang sowohl positive als auch verbesserungswürdige Aspekte abzuleiten.

Anschließend wurde gesammelt, was wir beibehalten wollen. Die Sammlung dokumentiert das für gut Befundene und macht klar, was passt und worauf ein Mitglied Wert legt. Üblicherweise bekommt man in einer solchen Runde selten so explizit formuliertes Feedback.

Beispiele zu „Was wollen wir beibehalten?“:

• Aktuelle Unterteilung in drei Portfolios ist gut
• Szenario-Vergleich im Board Meeting verwenden
• Für alle Themen die Felder „Why?“ und „Definition of Done“ ausfüllen
• Kommunikation der Ergebnisse nach dem Board Meeting transparent halten

Nun sammelten wir, was wir verbessern wollen. Neben der vorherigen Erkenntnis, dass etwas gut ist, wie es ist, braucht es strukturiertes Feedback zu den Punkten, an denen gearbeitet werden soll. Auch hier ist es erfrischend, wenn eine Gruppe von Board Mitgliedern sich gegenseitig, den Portfolio-Organisatoren und auch zum PPM-Prozess selbst Feedback gibt.

Beispiele zu “Was wollen wir verbessern?”:

• Rückschluss von Strategie auf Portfolio transparenter machen
• Mikromanagement bei zu kleinen Themen verhindern
• Portfolio-Sprünge im Board Meeting
• Klare Portfolio-Zugehörigkeiten bei allen Themen

Aus all den Punkten, die verbessert werden sollen, erstellten wir nun gemeinsam eine kurze Liste der aktuell wichtigsten Themen – man schafft es nie, alle Punkte bis zum nächsten Board Meeting zu verbessern. Die Runde einigte sich auch auf die anstehenden Aufgaben. Durch den eingegrenzten Scope zwar auf wenige, aber dafür für alle relevante Maßnahmen, hat die Sache auch Aussicht auf Erfolg. Spannend war für mich, dass auch für die Board-Mitglieder selbst Aufgaben herauskamen.

Die Akzeptanz für den Planungsmodus stieg durch die Mitgestaltung des gesamten Board-Teams. Und ohne Akzeptanz wäre es schwer, Pläne zu erstellen, die tatsächlich funktionieren.

Am Ende der drei geplanten Retrospektiven stellte ich die Frage: „Wollen wir weiterhin Retrospektiven nach den Board Meetings machen?“. Ein sofortiges „Ja!“ der gesamten Runde war wohl die beste Antwort, ob Retros mit Board Mitgliedern helfen, einen besseren PPM-Prozess für ein Unternehmen zu gestalten. Damit ist die Retrospektive des Portfolio Boards nun fester Bestandteil unseres PPM Prozesses.