Szenario-Modellierung – So wird Ihre Planung wirklich zukunftssicher

Was ist die bestmögliche Planung für mein Unternehmen? Wir werden sich die Märkte verändern? Wird unser neues Produkt ein Kassenschlager? Hach, könnten wir doch nur in die Zukunft blicken, um all diese Fragen mit Gewissheit zu beantworten. Leider lässt sie sich nicht vorhersagen – weder mit Kristallkugeln noch mit Teeblättern. Die einzige Konstante, mit der wir wirklich planen können, ist die Veränderung selbst. Gibt es also keinen Weg, vernünftig vorbereitet zu sein? Doch! Genau hier kommt das Projektportfoliomanagement und mit ihm die Szenario-Modellierung ins Spiel.

Hier und heute entdecken Sie, welche Mittel und Wege es für Sie gibt, sich auf unterschiedlichste – gute wie schlechte – Zukunftsszenarien vorzubereiten.

Kapitelübersicht

• Was ist die Szenario-Modellierung?
• Kann man mit der Szenario-Modellierung auch Potentiale aufdecken?
• Wie geht eigentlich Szenario-Modellierung? So fangen Sie an!
• Welche Arten von Szenarien gibt es? Einige praxinahe Beispiele
• Szenario-Simulationen mit Meisterplan
• Best Practices für eine erfolgreiche Szenario-Modellierung
• Abschließende Gedanken

Was ist die Szenario-Modellierung?

Bei der Szenario-Modellierung nutzen Sie in der Regel eine PPM-Software, die Daten zu all Ihren Projekten und Ressourcen beherbergt. Hier arbeiten Sie in einer Kopie Ihrer aktuellen Planung, um die Auswirkungen von sich verändernden Variablen wie Zeitplanung und Ressourceneinsatz auf Ihr Portfolio zu simulieren.

Im Kern fragen Sie sich: Wie würde sich meine Planung verändern, wenn Faktor X gleich Y wäre? Natürlich trifft man so keine in Stein gemeißelten Vorhersagen. Es erlaubt Ihnen aber verschiedene Annahmen durchzuspielen, die Sie auf Basis Ihrer eigenen Daten und aktueller Trends treffen.

Viele Unternehmen simulieren solche Szenarien am liebsten rein auf Basis von Finanzmodellen. Das ist unserer Ansicht nach aber trügerisch, da es zu viele planungsrelevante Faktoren wie die Kapazitätsauslastung außer Acht lässt. Schließlich geht es nicht nur um finanzielle Risiken, sondern auch Personalengpässe, Personalbedarfe für die Zukunft, Abhängigkeiten, Strategiebeiträge und vieles mehr.

Meisterplan etwa ist eine ressourcenzentrierte Software, mit der Sie genau diese Faktoren miteinbeziehen. So arbeiten Sie immer an den richtigen Projekten, in der richtigen Reihenfolge, nie an zu vielen auf einmal und besonders wichtig: mit den richtigen Leuten. Zwei große Pluspunkte dieser Herangehensweise: Projekte verzögern sich nicht mehr unnötig und Ressourcen sind nicht mehr unnötig überlastet. Verlassen Sie sich also nicht ausschließlich auf Finanzdaten!

Die Szenario-Modellierung hilft ungemein, sich für verschiedene Zukünfte einen (Notfall-)Plan bereitzulegen und im Angesicht der Krise einen kühlen Kopf zu bewahren. Sie unterstützt uns, dann schnell Entscheidungen zu treffen, wenn wir sonst wie gelähmt vor veränderten Rahmenbedingungen stehen würden. Aber ist die Vermeidung von negativen Folgen ihr einziger Anwendungsfall? Nein!

Kann man mit der Szenario-Modellierung auch Potentiale aufdecken?

Klar, es ist wichtig, die negativen Auswirkungen verschiedener Szenarien zu kennen und diesen entgegenzuwirken. Allerdings verschenkt man ordentlich Potential, wenn man sich bei der Szenario-Modellierung nur aufs Negative konzentriert. Tatsächlich ist sie ebenso potent darin, Potentiale aufzudecken, die gezielte Veränderungen mit sich bringen könnten.

Mit Hilfe der Szenario-Simulation können Sie genau solche Potenziale aufdecken. So treffen Sie Investitions-Entscheidungen nicht nur auf Basis Ihres Bauchgefühls, sondern haben das entsprechende Szenario wirklich einmal mit echten Daten durchgespielt. Ihre Portfolio-Planung ändern Sie dann erst, wenn Sie wirklich ein Szenario gefunden haben, das für Sie funktioniert.

Wie geht eigentlich Szenario-Modellierung? So fangen Sie an!

Stellen Sie zuallererst sicher, dass Sie eine geeignete Software für die Simulation von Szenarien haben. Die vielen Projekte, die Sie vermutlich gleichzeitig am Laufen haben und die Menge an Ressourcen, die es dabei zu managen gilt, bringen auch jede noch so gut konstruierte Excel-Tabelle an ihre Grenzen. Meisterplan ist gerade für die Kombination Portfolio- + Ressourcenmanagement + Szenario-Modellierung eine echte Empfehlung. Unsere Software ist mit den einfachen, sich dynamisch verändernden Ansichten nämlich exakt für diesen Anwendungsfall entwickelt worden. Probieren Sie es gerne mal aus!

Stellen Sie die richtigen Fragen

Bevor Sie damit anfangen können, mögliche Szenarien zu modellieren, müssen Sie sich sogenannte “Was-wäre-wenn”-Fragen stellen. Hierbei gehen Sie von hypothetischen Situationen, Problemen und Lösungen aus, die Sie in einem Szenario simulieren wollen. Stellen Sie sich zu Illustrationszwecken mal vor, Sie würde einen Limonadenstand betreiben. Hier könnten Fragen sein:

• Was ist, wenn das Wetter für die Jahreszeit untypisch kalt ist?
• Was ist, wenn ich meinen Stand an einen anderen Ort verlege?
• Was ist, wenn ich meine Preise erhöhe?
• Was ist, wenn ich mein Angebot erweitere, z. B., indem ich zusätzlich zur normalen Limonade auch pinke Limonade anbiete?
• Was ist, wenn ich verschiedene Bechergrößen einführe?

Diese “Was-wäre-wenn”-Fragen beziehen sich auf konkrete veränderbare Variablen bei der Führung Ihres Standes. Sie denken darüber nach, wie sich jedes Ereignis oder jede Maßnahme auf Ihren täglichen Umsatz auswirkt und ob sich zusätzliche Kosten auf lange Sicht lohnen. Auf diese Weise entwickeln Sie wirksame Strategien, um noch mehr aus Ihrem Stand herauszuholen.

Berücksichtigen Sie stets mehrere Faktoren

Einige Faktoren, wie z. B. das kalte Wetter, liegen nicht in Ihrem Einflussbereich, können sich aber dennoch auf Ihren Umsatz auswirken. (Ich weiß nicht, wie es Ihnen geht, aber ich habe an kalten Tagen selten Lust auf Limonade.) Auf andere Dinge haben Sie schon mehr Einfluss – beispielsweise auf die Einführung einer neuen Sorte. Dies würde zwar die Produktionskosten erhöhen, könnte aber auch den Absatz steigern. Gleichzeitig gehen Sie aber auch das Risiko ein, dass die Mehrkosten nicht in einem höheren Absatz resultieren.  

Es gibt unendlich viele Fragen, die Sie stellen könnten, und jede Frage führt zu mehreren möglichen Ergebnissen, die Sie abwägen müssen. Deshalb ist es wichtig, dass Sie nicht einfach X-beliebige Fragen stellen, sondern nur solche, die für Ihren Erfolg wirklich relevant sind. Stellen Sie dabei auf Basis aktueller Daten Hypothesen auf, um fundierte Entscheidungen über die einzelnen Variablen entscheiden zu können. Und untersuchen Sie dann, welche Änderungen am wahrscheinlichsten und am wirkungsvollsten für Ihr Unternehmen wären. Dabei ist es wichtig, sowohl positive als auch negative Auswirkungen zu berücksichtigen.

Nehmen Sie sich diese Tipps zu Herzen

Zu Beginn der Szenario-Modellierung sollten Sie einige Schritte unternehmen:

• Fragen Sie sich, welche Unwägbarkeiten Sie angehen wollen. Stehen sie im Einklang mit Ihren strategischen Zielen?
• Sammeln und analysieren Sie Ihre aktuellen Projektdaten, einschließlich der Zeitpläne, Budgets und erwarteten Geschäftsergebnisse.
• Überprüfen Sie die Verfügbarkeit Ihrer Ressourcen und führen Sie sich mögliche Engpässe vor Augen.
• Führen Sie Marktforschungen durch, um sich einen Überblick über Markttrends, Kundenwünsche, Maßnahmen der Wettbewerber und Branchenprognosen zu verschaffen.

Welche Arten von Szenarien gibt es? Einige Beispiele aus dem wirklichen Leben

Zugegeben, das Beispiel mit dem Limonadenstand ist ganz nett, um das Konzept zu illustrieren. Die Szenario-Modellierung wird aber meist nicht für etwas derart Simples verwendet. Lassen Sie uns nun also die 4 Haupt-Szenario-Typen anhand praxisnäherer Beispiele durchspielen.

1. Basisszenario

Das Basisszenario beschreibt die Zukunft, in der alles exakt so eintritt, wie Sie es geplant haben. Hier bleibt Ihre Planung mitsamt aller Variablen unverändert. Es dient als Ausgangspunkt für alle anderen Szenarien, die Sie modellieren wollen.

2. Best-Case-Szenario

Sie sind Optimist? Das ist das Szenario, bei dem Sie richtig optimistisch planen dürfen. Hier haben die Antworten auf all Ihre “Was-wäre-wenn-Fragen” auf den bestmöglichen Ausgang hingedeutet. Natürlich ist es meist unrealistisch, dass alle derart perfekt verläuft. Ein solches Szenario hilft aber ungemein, ambitionierter an neue Projekte heranzugehen und vielleicht auch mal über den Tellerrand hinauszusehen.

Nehmen wir zum Beispiel an, dass Sie statt eines Limonadenstandes ein Bauunternehmen leiten. Ein mögliches Best-Case-Szenario könnte ein Infrastrukturboom aufgrund von Bevölkerungswachstum und Urbanisierung sein. Ihr Unternehmen wäre in der Lage, langfristig Verträge zu günstigen Konditionen abzuschließen, was zu höheren Gewinnspannen führen würde. Um sich auf diese Möglichkeit vorzubereiten, müssten Sie dafür sorgen, dass Material, Ausrüstung und Mitarbeiter mit den entsprechenden Fähigkeiten zur Verfügung stehen. Einerseits, um mehr Projekte übernehmen zu können. Andererseits, um trotz erhöhtem Auftragsaufkommen Deadlines einzuhalten.

3. Worst-Case-Szenario

Wo es ein Best-Case-Szenario gibt, ist natürlich auch das Worst-Case-Szenario nicht weit entfernt. Hier gibt es meist multiple Faktoren, die Sie an der Erreichung Ihrer Ziele hindern. Führen Sie zur Modellierung Break-even-Analysen für Ihre Variablen durch. Ermitteln Sie also die Werte, die Sie mindestens erreichen müssten, um Ihren Betrieb wie gewohnt aufrecht zu erhalten. Anschließend überlegen Sie, was wohl passieren würde, wenn eine oder mehrere dieser Kennzahlen nicht erreicht werden. Diese Denkweise erlaubt es Ihnen einen Plan B, C und vielleicht auch D zu entwerfen, die Sie im Worst-Case vor Schaden bewahren.

In unserem Beispiel für ein Bauunternehmen könnte dies eine weltweite Unterbrechung der Lieferkette sein, die zu Engpässen bei wichtigen Materialien führt. Dies würde zu Verzögerungen im Projektzeitplan und zu höheren Materialkosten führen, was sich auf das Projektbudget auswirken würde. Um sich auf dieses Worst-Case-Szenario vorzubereiten, könnten Sie zusätzliche Puffer zu den Geld- und Zeitbudgets einplanen.

4. Wahrscheinlichstes (Most Likely) Szenario

Dies hier stellt den realistischsten Ausgang für Ihre Planung dar und beruht auf Ihren aktuellen Daten. Es liegt irgendwo zwischen dem Best-Case- und dem Worst-Case-Szenario. Hier wägen Sie die Risiken des Worst-Case-Szenarios ab und behalten die Chancen des Best-Case-Szenarios im Blick. In der Folge treffen sie pragmatische Entscheidungen und setzen sich wirklich machbare Ziele.

In unserem hypothetischen Bauunternehmen wäre das wahrscheinlichste Szenario ein stabiles Wachstum und eine anhaltende Nachfrage. Das bedeutet, dass die Kosten für Fachkräfte und Materialien gleichbleiben, während Sie bei Ihrem Portfolio auf eine gesunde Mischung zwischen Wagnis und Sicherheit setzen. Aber auch wenn hier alles nach Plan verläuft, sollten Sie Ihre Kennzahlen stets weiter im Blick behalten. Schließlich wollen Sie bei unerwartet positiver Entwicklung nicht den Zeitpunkt verpassen, zu dem Ihnen Investitionen einen entscheidenden Vorteil gegenüber Wettbewerbern gebracht hätten.

Szenario-Simulationen mit Meisterplan

Mit Meisterplan ist es besonders einfach, die verschiedenen Szenarien zu simulieren. Hier erstellen Sie einfach eine Kopie Ihres bestehenden Basisszenarios (Plan of Record) und spielen verschiedene Änderungen innerhalb der Kopie durch.

Mit Hilfe des Szenario-Vergleichs können Sie dann Plan und Szenario gegenüberstellen, um die wichtigsten Metriken miteinander zu vergleichen. Egal ob blanke Zahlen oder doch lieber grafische Darstellungen, Meisterplan macht es zum Kinderspiel große Datenmengen so zu durchdringen, dass es Ihnen ein Leichtes sein wird, das bestmögliche Szenario für sich zu identifizieren.

Und das ist nur die Spitze des Eisbergs. Bei Meisterplan erhalten Sie darüber hinaus alle Funktionen, die Sie für erfolgreiches Projektportfoliomanagement brauchen. Mit verschiedenen Ansichten und Funktionen für alle Rollen (Geschäftsführer, Projektleiter, Ressourcenverantwortliche, Teammitglieder und Portfolio-Koordinatoren) können Sie sicher sein, dass alle an einem Strang ziehen.

Best Practices für eine erfolgreiche Szenario-Modellierung

Die meisten Unternehmen begehen leider den Fehler, das Simulieren von Szenarien nicht zum festen Bestandteil des Entscheidungsprozesses zu machen. Stattdessen beschränken sie sich darauf, Szenarien nur im Angesicht akuter Krisen zu nutzen. Damit läuft man aber Gefahr auf bereits ausbrechende Brände zu reagieren, anstatt diese von langer Hand zu antizipieren und zu vermeiden.

Doch gerade das Vermeiden wiederkehrender Risiken und nutzen kleinerer Chancen im Regelbetrieb machen hier wirklich den Unterschied. Präsentieren Sie der Führungsebene regelmäßig (beispielweise je Quartal) die aktuellen Szenarien – so bleiben Sie alle garantiert auf Kurs.

Das Unterwartete ist eingetreten? Bloß keine Panik!

Egal wie gut Sie planen – Sie können sich nicht auf alles vorbereiten! Aber selbst wenn ein Szenario auftritt, auf das Sie nicht vorbereitet sind, ist die Szenario-Modellierung das Mittel der Wahl, um auf die neuen Gegebenheiten zu reagieren. Lediglich Ihre Ausgangssituation hat sich geändert. Also: einmal durchatmen und auf Basis der neuen Datenlage lossimulieren!

Vergessen Sie Ihre Ressourcen nicht

Wir bei Meisterplan sind der festen Überzeugung, dass Ihre Ressourcen, Ihre Mitarbeiter an erster Stelle stehen sollten. Verlieren Sie sich also nicht zu sehr in den Tiefen Ihrer Finanzmodelle – die bringen Ihnen am Ende nichts, wenn keiner da ist, die dafür nötigen Projekte auch umzusetzen. Wenn Sie also wirklich sichergehen wollen, dass die richtigen Leute zur richtigen Zeit verfügbar sind, um Ihren Plan Wirklichkeit werden zu lassen – sollten Sie Meisterplan unbedingt einmal ausprobieren.

Abschließende Gedanken

Die Szenario-Modellierung ist ein mächtiges Instrument, um eine Zukunft voll mit Unwägbarkeiten auch ohne Kristallkugel erfolgreich zu navigieren. Dafür müssen Sie sorgfältig einen Blick auf Ihre Daten werfen, strategie-orientierte Was-Wäre-Wenn-Fragen stellen und das konsequent in einem regelmäßigen Intervall durchziehen, egal wie gut oder schlecht Sie gerade dastehen. Das Ganze ist auch gar nicht so aufwändig wie man meinen möchte – zumindest, wenn Sie die richtige Software dafür nutzen.