5 Tipps für einen erfolgreichen Prozess zur Projektgenehmigung

„Prozess zur Projektgenehmigung“ – so sperrig, wie dieser Ausdruck klingt, muss der dahinterstehende Prozess überhaupt nicht sein. Wir haben 5 Tipps zusammengestellt, wie sie Ihren Prozess zur Genehmigung von Projekten verbessern können, ohne dabei wichtige Schritte oder Stakeholder zu vernachlässigen.

Im Folgenden möchten wir genauer darauf eingehen, wie Sie den Prozess zwischen initialer Projektidee und Umsetzung eines Projekts optimal gestalten können und worauf Sie dabei besonders achten sollten.

Wichtig ist zunächst, dass der Prozess zur Projektgenehmigung im Idealfall fester Teil Ihres Projektportfolio­managements ist. Keine Angst, mit Prozess meinen wir hier keine ewigen Dokumentationen, unzählige Meetings und Strukturen, die nicht einmal annähernd im Alltag umsetzbar sind. Prozesse können auch schlank sein!

Tipp 1: Definieren Sie Auswahlkriterien für Projekte

Übersetzen Sie die Strategie Ihres Unternehmens in Leitlinien, die Ihnen dabei helfen, die richtigen Projekte durchzuführen. Das können sowohl finanzielle Kriterien sein (Umsatz, ROI etc.), als auch solche, die sich beispielsweise auf das erwartete Risiko eines Projekts beziehen. Schlussendlich soll es darum gehen, herauszuarbeiten, wie viel ein Projekt zur Erreichung der strategischen Ziele Ihres Unternehmens beitragen kann. Diese Auswahlkriterien sollten dann in regelmäßigen Abständen auf ihre Aktualität und Relevanz überprüft werden. Zwar ändert sich eine Unternehmensstrategie in der Regel nicht wöchentlich oder monatlich, kleine Kursänderungen kommen aber vor und machen eine Anpassung der Kriterien gegebenenfalls notwendig.

• Ein Beispiel: Es ist Teil Ihrer Unternehmensstrategie, dass in den nächsten drei Jahren 75 % des Produktmarketings automatisiert ablaufen und der ROI deutlich verbessert werden soll. Diese beiden Faktoren bilden hier also die Leitlinien, anhand derer die strategische Relevanz von Projekten später bewertet wird.

Tipp 2: Sammeln Sie neue Projekte und fertigen Sie Projektsteckbriefe für neue Initiativen an

Projektsteckbriefe, sogenannte Project Proposals, helfen Ihnen dabei, neue Projektideen vergleichbar zu machen. Diese sollten eine kurze Zusammenfassung der Idee, eine Beschreibung des Nutzens und eine grobe Aufwandsschätzung beinhalten. Unser Tipp: Führen Sie ein sogenanntes „Proposal Coaching“ ein. Dort werden die Ideen vom Initiator und einer verantwortlichen Person (zum Beispiel dem PMO) gemeinsam durchgesprochen, verfeinert und gegebenenfalls in den weiteren Genehmigungsprozess überführt. Am Ende dieses Coachings haben Sie idealerweise qualitätsgesicherte neue Initiativen, die das initiale „Qualitäts-Gate“ überstanden haben, und damit überhaupt erst bewertbar sind.

• Ihre Kollegin Emma möchte im kommenden Quartal ein neues Tool für Marketing-Automation einführen. Dafür hat sie einen Projektsteckbrief erstellt, den sie im Proposal Coaching mit dem PMO bespricht. Gemeinsam ergänzen sie die Aufwandschätzung für das Projekt, da sie diese in der Eile vergessen hat. Die Projektidee ist nun bereit, um in den nächsten Schritt des Prozesses der Projektgenehmigung überführt zu werden.

Tipp 3: Priorisieren Sie Projekte nach Ihrer strategischen Wichtigkeit für Ihr Unternehmen

Wenn Sie sich Tipp 1 und 2 zu Herzen genommen haben, dann ist dieser Tipp die logische Konsequenz daraus: Priorisieren Sie die qualitätsgesicherten Initiativen nach ihrer strategischen Wichtigkeit für Ihr Unternehmen. Das kann mit Hilfe eines Scorings funktionieren, der anhand der Auswahlkriterien (Tipp 1) in Kombination mit einer Gewichtung der einzelnen Bewertungskriterien an die Initiativen vergeben wird. So wissen Sie genau, auf welche anstehenden Projekte Sie Ihren Fokus legen sollten – Sie ahnen es schon: auf die strategisch relevantesten! Es kann keinen guten Prozess zur Projektgenehmigung geben, wenn die Initiativen nicht untereinander verglichen oder priorisiert werden. Was noch hinzu kommt: Projekte mit einem Projektwert lassen sich auch in der Durchführung besser steuern, etwa wenn es darum geht, welche Projekte bei Kapazitätsmangel Priorität haben sollten.

• Auch Emmas Projekt erhält in diesem Schritt einen Score. Aufgrund der Wichtigkeit der Marketing-Automation in der Unternehmensstrategie und dem hohen ROI, den das Projekt verspricht, erhält es einen Score von 95. Dabei zieht Emmas Projekt an der Anschaffung eines Hochleistungsrechners (Initiative von Andreas, Score: 50) und der Werbeinitiative an Flughäfen (andere Initiative des Produktmarketings, Score 65) vorbei.

Tipp 4: Treffen Sie fundierte Entscheidungen über die künftige Zusammensetzung Ihres Projektportfolios

Auch Tipp 4 ist eine Kombination aus den vorangegangenen Tipps. Sie sind nun in der Lage, eine fundierte und informierte Entscheidung über die künftige Zusammensetzung Ihres Projektportfolios zu treffen. Dabei helfen Ihnen die anfangs definierten Auswahlkriterien und die danach bewerteten und priorisierten Projekte. Wichtig dabei ist, die einzelnen Schritte, die eine Projektidee durchläuft, transparent für den Initiator und andere Beteiligte zu machen, um Unmut oder Enttäuschung über abgelehnte Ideen vorzubeugen. Dies unterstützt eine offene Ideenkultur und motiviert Ihre Mitarbeiter, auch in Zukunft wichtige und werthaltige Projektinitiativen anzubringen.

• Da Emmas Projekt während den vorangegangenen Schritten der Projektgenehmigung den höchsten Score erhalten hat, und momentan nur ein zusätzliches Projekt umgesetzt werden kann, werden der Rechner und die Flughafenwerbung zurückgestellt. Nur das Marketing-Automation Vorhaben wird in das künftige Projektportfolio aufgenommen. Emma, Andreas und die anderen Marketing-Mitarbeiter konnten dabei während des gesamten Ablaufs der Projektgenehmigung verfolgen, wie es um ihre Initiative steht und anhand der Kriterien und der resultierenden Priorisierung verstehen, warum schlussendlich nur Emmas Projekt umgesetzt wird.

Tipp 5: Kommunizieren Sie getroffene Entscheidungen transparent

Dieser gut durchdachte Prozess zur Projektgenehmigung ist „für die Katz“, wenn für Ihre Mitarbeiter nicht nachvollziehbar ist, auf welcher Grundlage die Entscheidungen getroffen wurden. Bereiten Sie die Informationen deshalb zielgruppengerecht auf und machen Sie alle Bestandteile der Entscheidung zugänglich. Es hilft Ihnen zusätzlich, wenn Sie sich bewusstmachen, dass nicht alle Beteiligten mit dieser Art von Top-Down Beschlüssen einverstanden sind. Gerade deshalb ist es für das Vertrauen und das Arbeitsklima unter den Kollegen wichtig, fair und transparent offenzulegen, warum welche Projekte nun umgesetzt werden sollen, und warum andere (gute) Projektideen abgelehnt oder verschoben wurden.

Natürlich gibt es für verschiedene Arten von Projekten kleine, aber feine Unterschiede im Ablauf bis zur Projektgenehmigung. Interne Projekte und Kundenprojekte sollten beispielsweise nicht vermischt werden. Außerdem unterscheiden sich kleine von größeren Projekten, die mehrere Monate andauern. Zusätzlich können für strategisch kritische Prozesse auch sogenannte „Wild-Card“ oder „Fast-Track“-Genehmigungen etabliert werden. In jedem Fall sollen Ihnen unsere fünf Tipps dabei helfen, bessere Strukturen, klare Verhältnisse und vor allem Transparenz in der Entscheidung über Ihr Projektportfolio zu schaffen.

Der Lebenszyklus eines Projekts – von der Idee über die Projektgenehmigung bis zur Aufnahme in das Projektportfolio – ist ein wesentlicher Bestandteil Ihres Projektportfolio­managements. Lean PPM, ein schlanker PPM-Ansatz, beschäftigt sich genau mit diesem Prozess in den vier Bereichen Strategize, Collect, Decide, und Execute. Wenn Sie mehr über Lean PPM lesen möchten, dann legen wir Ihnen diese Seite ans Herz. Hier finden Sie eine ausführliche Erklärung zu einem schlanken PPM-Ansatz und einer Methode, die auch Sie in Ihrem Unternehmen etablieren können.