Flow im Multiprojektmanagement: Ein Ansatz für Spitzenleistungen

In der dynamischen Welt des Multiprojektmanagements hält das Streben nach Effizienz und Produktivität weiter an. Um sich in diesem komplexen Bereich erfolgreich zu bewegen, braucht man nicht nur die richtigen Werkzeuge, sondern auch den richtigen Ansatz für Veränderungen.

Ich habe das Privileg, bereits zwei Jahrzehnte Erfahrung in dem Bereich zu sammeln. Mit dieser Erfahrung habe ich einen umfassenden und ganzheitlichen Ansatz für einen besseren Ablauf im Multiprojektmanagement entwickelt. In diesem Post werden wir uns mit den fünf entscheidenden Schritten befassen, die diesen Ansatz ausmachen, und wertvolle Einblicke in jeden dieser Schritte geben.

Kapitelübersicht

• Schritt 1: Das Schaffen der Grundlage
• Schritt 2: Die Stärkung von Teams
• Schritt 3: Die systematische Weiterentwicklung
• Schritt 4: Die Unterstützung durch das Topmanagement gewinnen
• Schritt 5: Die Zusammenarbeit fördern
• Die praktische Umsetzung
• Fazit

Schritt 1: Das Schaffen der Grundlage

Verringern Sie die laufende Arbeit

Die Grundlage für ein effizientes Multiprojektmanagement liegt in dem Erkennen und Bewältigen von Engpässen. Beschränkungen können real sein, wie z. B. begrenzte Ressourcen, oder virtuell, wie z. B. kritische Projektphasen. Das Identifizieren dieser Beschränkungen ist der erste Schritt, um die Voraussetzungen für ein effizientes Multiprojektmanagement zu schaffen.

In der Praxis gibt es in der Regel einen Engpass, der besonders hervorsticht – wenn Sie sich darauf konzentrieren, diesen aufzulösen, werden sehr wahrscheinlich auch alle anderen Schranken verschwinden. In Projektumgebungen ist diese eine Einschränkung in den meisten Fällen die bereits erwähnte virtuelle Einschränkung: eine kritische Projektphase.

Der hier vorgestellte Ansatz basiert auf der “Theory of Constraints” von E. Goldratt und wird weltweit von führenden Unternehmen erfolgreich eingesetzt. Ein entscheidendes Konzept dieser Theorie, ist die Anpassung der Kapazität der sogenannten virtuellen Trommel, um eine optimale Ressourcenverfügbarkeit für alle Projekte zu gewährleisten. Die virtuelle Trommel ist eine Metapher für den Engpass, der im Wesentlichen das Tempo die gesamte Projektorganisation bestimmt. Wem dieser Umstand bewusst ist, der kann seine Planung von Anfang an danach ausrichten.

Das hier dargestellte Konzept der “Drum-Buffer-Rope” stammt eigentlich aus der Produktion und ist nicht 1:1 auf Projekte anwendbar. Es illustriert aber schön den taktgebenden Engpass.

Das Hauptziel dieses Schritts ist das Reduzieren zu viel parallellaufender Projekte. Die weithin bekannte “Little’s Law” besagt, dass zu viel „unfertige Arbeit“ zu verlängerten Projektvorlaufzeiten und damit zu häufigen Unterbrechungen und einem unübersichtlichen und chaotischen Arbeitsablauf führt. Little besagt, dass die Projektdauer (Durchlaufzeit) direkt proportional zur unfertigen Arbeit geteilt durch den Output ist.

Eines der bemerkenswerten Ergebnisse von weniger laufenden Projekten ist eine erhebliche Auswirkung auf die Durchlaufzeit. Eine Reduzierung der laufenden Arbeiten um 50 % führt unmittelbar zu einer Verkürzung der Projektdauer um 50 %. Das gilt insbesondere dann, wenn Ihr Engpass durch Überlast entstanden ist.

In der Praxis sind die Auswirkungen sogar noch größer. Das Reduzieren aktiver Projekte führt auch zu einer Verringerung des Multitasking, ein Problem, das die Mitarbeiter vieler Unternehmen plagt. Sie können die Produktivität erheblich steigern, wenn Sie sich mit Multitasking in Ihrem Unternehmen befassen.

Multitasking zu reduzieren, führt nicht nur zu einer konzentrierteren und effizienteren Belegschaft, sondern trägt auch dazu bei, Fehler zu minimieren und damit die Gesamtqualität der Projektabwicklung zu verbessern. Weniger Multitasking, weniger Fehler und eine bessere Abstimmung: all das reduziert den Druck auf Ihrem Engpass und führt nach dem Goldratt’schen Gesetzes direkt zu einer Erhöhung des Outputs, was wiederum zu einer weiteren Verringerung der Projektdurchlaufzeit führt.

Schritt 2: Die Stärkung von Teams und ihrer Zusammenarbeit

Setzen Sie Signale für die Selbstorganisation

Effizienz und Workflow im Multiprojektmanagement profitieren immens von der Selbstorganisation Ihrer Teams. Traditionelle hierarchische Systeme können oft zu Engpässen werden, die zu Verzögerungen bei der Entscheidungsfindung und Umsetzung des Projekts führen. Um dem entgegenzuwirken, ist es wichtig, ein Signal zu schaffen, das Teams automatisch die aktuelle operative Priorität, nun, signalisiert. Dieses Signal muss aus dem Projekt selbst kommen, ohne dass es von einer einzelnen Person beeinflusst werden kann, und es muss für praxistauglich sein.

Solange das Projekt weniger Puffer verbraucht als es Fortschritte macht, ist alles im grünen Bereich. Wenn mehr Puffer verbraucht wird, als Fortschritte gemacht werden, wird es kritisch. Gerät ein Projekt in den „roten Bereich“, erhält das Team alle Möglichkeiten, finanziellen Mittel und Genehmigungen, um es wieder auf Kurs zu bringen. Das gewählte Signal sollte dabei in der Regel jeden Tag oder mindestens zweimal pro Woche aktualisiert werden.

Aber woher kommt der Puffer überhaupt? Eine Möglichkeit besteht darin, das Projekt zunächst auf Basis optimaler Bedingungen zu planen und dann einen Puffer hinzuzufügen. Wahrscheinlichkeitsrechnung und Erfahrung zeigen, dass 50 % Puffer in der Regel ausreichen, um alle Verzögerungen abzudecken. Wenn man so plant, ist das Projekt nicht mehr auf „klassische Weise“ geplant. Das Gleiche gilt für agile Releases – gehen Sie einfach vom aktuellen Backlog als „Best Case“ aus und fügen Sie auch hier 50 % Puffer hinzu.

Noch interessanter ist es, den Status aller Projekte und Tasks anhand des Fortschritts gegenüber dem Pufferverbrauch aller Mitarbeiter, in Form eines Streudiagramms zu sehen. Dieses gibt allen Teams klare visuelle Hinweise darauf, welche Aufgaben sofortige Aufmerksamkeit erfordern. Genau an diesem Punkt beginnen Teams sich selbst zu organisieren, zumindest wenn das Unternehmen den Mitarbeitern und den Managern erlaubt, Ressourcen aufzuwenden, um diese zu unterstützen.

Dieses Vorgehen fördert eine Kultur der Selbstorganisation innerhalb des Unternehmens. Wenn Teams ausreichend über ihre Prioritäten informiert sind, können sie schnell und effektiv handeln. So werden sie befähigt, die Verantwortung für ihre Arbeit zu übernehmen, und ermutigt sie, sich gegenseitig bei der Lösung von Problemen zu helfen.

Das Ergebnis ist ein flexibleres und reaktionsschnelleres Projektmanagement-System, das eine reibungslosere Zusammenarbeit zwischen den Teams ermöglicht. Und wenn alle an einem Strang ziehen, ist auch das gesamte Projektportfolio erfolgreich. Teamübergreifende Zusammenarbeit wird hier endlich zur Realität!

Schritt 3: Die systematische Weiterentwicklung

Verbessern Sie Prozesse verbessern und finden Sie Ursachen

Sind die Grundlagen mit den Schritten 1 und 2 gelegt, liegt der Schwerpunkt auf der systematischen Prozessverbesserung und der Ursachenforschung. Denn das Erkennen von Engpässen und das Reduzieren aktiver Projekte schafft automatisch mehr Kapazität für kontinuierliche Verbesserungen. Letzteres ist notwendig, wenn man auch langfristig Erfolge verzeichnen will.

Im ersten Schritt brauchen Sie ein System, mit dem Sie Daten über die Maßnahmen sammeln können, mit denen Sie kritische Projekte wieder auf Kurs gebracht haben. Diese liefern wertvolle Erkenntnisse darüber, wie gut die Abläufe funktionieren, und können dazu beitragen, die Ursachen für überschrittene Kapazitäten zu ermitteln.

Üblicherweise ist es von großer Bedeutung, Probleme in wöchentlichen Workshops systematisch anzugehen. Wenn Sie sich stetig aktiv mit Ihren Hindernissen auseinandersetzen und die gesammelten Daten nutzen, können Sie Prozesse wirklich verbessern. So reduzieren Sie Unterbrechungen in Ihrem Workflow und steigern direkt Ihren Durchsatz. Dies erfordert die Aufmerksamkeit des Managements und sollte stets oberste Priorität haben.

Das Hauptziel…

…ist es, sicherzustellen, dass die vorgenommenen Verbesserungen nachhaltig sind. Prozessverbesserungen sollten Teil der Unternehmenskultur werden, wobei die Teams ständig nach Möglichkeiten zur Optimierung der Arbeitsabläufe und der Qualität suchen. Durch die regelmäßige Überwachung des Fortschritts und die Beseitigung der Ursachen von Störungen, können Sie einen Zustand der kontinuierlichen Verbesserung aufrechterhalten.

Unternehmen, die diese drei Schritte befolgen, erzielen in der Regel eine Steigerung des Durchsatzes um 50 % in den ersten Monaten und um den Faktor 2-5 in den nächsten zwei Jahren.

Schritt 4: Die Unterstützung durch das Topmanagement gewinnen

Sagen Sie es Ihrem Chef

Für die erfolgreiche Umsetzung betrieblicher Verbesserungsstrategien ist die Unterstützung der obersten Führungsebene von entscheidender Bedeutung. Um das Topmanagement davon zu überzeugen, die neue Strategie zu unterstützen, bedarf es jedoch einer wirksamen Kommunikation und eines überzeugenden Geschäftsmodells.

Die einzige Möglichkeit, das Topmanagement zu überzeugen, besteht darin, einen Business Case zu berechnen, der die potenziellen Vorteile betrieblicher Verbesserungen klar aufzeigt. Es ist die einzige Sprache, die das Topmanagement versteht: die Sprache der Zahlen.

Wenn Sie diesen Business Case der Geschäftsführung präsentieren, können Sie dessen Unterstützung gewinnen. Richten Sie die Diskussion darauf aus, was Sie mit der erhöhten Kapazität verkaufen können und wie die verbleibende, zusätzliche Kapazität für weitere Verbesserungen und andere Initiativen genutzt werden kann. Dieser Ansatz hilft der obersten Führungsebene, die greifbaren Vorteile zu erkennen, die sich aus der Unterstützung Ihrer betrieblichen Verbesserungsstrategien ergeben.

Schritt 5: Die Zusammenarbeit fördern

Holen Sie das mittlere Management mit ins Boot

Die mittlere Führungsebene ist oft die Brücke zwischen der obersten Führungsebene und den ausführenden Teams. Sie sind mit den täglichen Herausforderungen des Arbeitsablaufs bestens vertraut und sind für gewöhnlich bereits daran interessiert, das System zu verbessern. Um diese Motivation zu nutzen und sicherzustellen, dass betriebliche Verbesserungen auch wirksam umgesetzt werden, ist ein kooperativer Ansatz erforderlich.

Anstatt zu versuchen, das mittlere Management zu überzeugen, sollten Sie es zu einem recht anspruchsvollen, ein- oder zweitägigen Workshop einladen. Ziel dieses Workshops ist es, zu verstehen, warum der neu beschriebene Ansatz nicht wie erwartet funktionieren wird. Indem Sie diesen Workshop veranstalten, geben Sie dem mittleren Management die Chance, die Hindernisse in ihrer täglichen Arbeit zu erkennen.

Fürs mittlere Management gehört es zum täglichen Brot, Lösungen finden zu müssen und das wird ihnen auch hier gelingen. Den meisten fallen oft 150 bis 300 Gründe ein, warum das System aktuell nicht effizient arbeitet. Gleichzeitig ermöglicht dieses Vorgehen dem mittleren Management, seine Bedenken und Probleme offen zu äußern und die richtigen Lösungen zu finden.

Der Workshop konzentriert sich darauf, zunächst die wichtigsten Engpässe zu identifizieren. Da die mittleren Führungskräfte selbst Problemlöser sind, entdecken sie während dieser Diskussionen immer wieder Lösungen und Änderungen, die vorgenommen werden müssen. So entsteht ein „Masterplan“, der für alle transparent ist und von unmittelbar aus der Feder der Führungskräfte stammt. Dieser kooperative Ansatz befähigt sie, die Verantwortung für die Prozessverbesserungen zu übernehmen.

Ein weiterer wichtiger Aspekt dieses Schritts ist es, Probleme und Lösungen richtig zu verkaufen. Verknüpfen Sie die geplanten Änderungen mit den emotionalen/persönlichen Vorteile für die Arbeit des Einzelnen: bspw. Wie diese einfacher und erfüllender wird.

Die praktische Umsetzung

Kombinieren Sie ein starkes Tool mit starkem Support

Die Anwendung dieser Prinzipien wird durch Projektportfoliomanagement-Tools wie Meisterplan erleichtert. Diese Tools ermöglichen eine un-gepufferte (optimistische) Planung, wobei ein Puffer für Flexibilität eingebaut werden kann.

Für eine erfolgreiche Umsetzung sind die Schritte 4 und 5 (die Zustimmung des oberen und mittleren Managements) entscheidend. Die Supporter des DolphinUniverse können das bestätigen.

Fazit

Für Spitzenleistungen brauchen Sie einen ganzheitlichen Ansatz

Das Verbessern der Abläufe im Multiprojektmanagement ist ein dynamischer und ganzheitlicher Prozess. Er umfasst nicht nur das Reduzieren laufender Projekte und eine verbesserte Selbstorganisation, sondern auch systematische Prozessverbesserungen, eine wirksame Kommunikation mit dem Topmanagement und die aktive Einbeziehung des mittleren Managements.

Wenn diese fünf Schritte effektiv angewandt werden, führen sie zu dramatischen Verbesserungen bei der Projektabwicklung und der Gesamteffizienz. Mit dem richtigen Ansatz, der von Ihren Teams und Ihrer Führung unterstützt wird, können Sie die Herausforderungen des Multiprojektmanagements in Chancen verwandeln, um immer besser zu werden.

Der Weg zu Spitzenleistungen im Multiprojektmanagement ist erstmal steinig, aber mit dem richtigen Ansatz wird auch das zum Spaziergang. Wenn Sie sich

• auf Engpässe,
• Selbstorganisation,
• Prozessverbesserungen,
• die Präsentation von Business Cases
• und die Zusammenarbeit mit dem mittleren Management konzentrieren,

können Sie

• das volle Potenzial Ihres Unternehmens entfesseln,
• die Projektdurchführung verschlanken
• und effizienter sein als je zuvor.

Denken Sie daran: der Weg zur Spitzenleistung ist eine Reise und kein Ziel. Nutzen Sie die in diesem Artikel vermittelten Erkenntnisse, um die Kunst des Flows im Multiprojektmanagement zu meistern.