Die drei Phasen der PMO-Akzeptanz und wie Sie diese meistern (PMO Teil 3)

Vielleicht haben Sie sich durch die ersten beiden Teile unserer Serie davon überzeugen lassen, dass ein PMO viele Vorteile hat. Vielleicht ist Ihr PMO sogar schon mit Mitarbeitern und Aufgaben ausgestattet und hat die ersten ereignisreichen Arbeitswochen hinter sich.

Doch wie etablieren Sie Ihr PMO langfristig im Unternehmen?
Wie können Sie dafür sorgen, dass das PMO von allen akzeptiert wird?
Und welche Phasen haben Sie zu erwarten?

Phase 1 – Begeisterung und Optimismus

Schafft es Ihr PMO, ganz zu Anfang ein paar Quick Wins zu erzielen herrscht allgemeine Begeisterung. Mitarbeiter und Stakeholder sind dem PMO gegenüber aufgeschlossen und glauben fest daran, dass ab sofort „alles besser“ wird. Denn: Endlich kümmert sich jemand um die längst überfälligen Aufgaben. Quick Wins helfen in der ersten Phase also ungemein, damit das PMO nicht direkt auf Skepsis oder sogar Ablehnung stößt.

Quick Wins für PMOs können beispielsweise sein:

• Schaffen Sie Kalkulationstabellen ab und führen Sie ein Lean PPM Tool ein. Mit Meisterplan geht das innerhalb von wenigen Tagen und die Effekte sind sofort sichtbar und spürbar: Mehr Transparenz, bessere Auslastung und Überlastung der Mitarbeiter sowie ein strategischerer Blick auf die Projektpipeline.
• Treffen Sie sich mit den Projektmanagern zu Kick-off Meetings, bei denen Sie den Beitrag des Projekts zur Unternehmensstrategie klären und die erwarteten Resultate erläutern. Bestätigen Sie den Projektleitern, wie wichtig Ihre Projekte sind, indem Sie den strategischen Fit, den erwarteten ROI oder ähnliches herausstellen.
• Steigern Sie die Produktivität in den Projektteams nicht nur mit einem Tool, sondern auch mit einem einfachen Trick: Führen Sie ein, dass Ihre Mitarbeiter oder Teams mit einem Zeichen (Licht, Flagge, Schild) anzeigen können, wann sie ohne Störung konzentriert arbeiten möchten, und wann sie für Fragen, Gespräche und Kaffeepausen zur Verfügung stehen. Durch diesen kleinen Kniff können Sie die Produktivität im Nullkommanichts steigern.

Tappen Sie jedoch nicht in die Falle und fokussieren sich ausschließlich auf solche Quick Wins. Ein PMO sollte einen nachhaltigen Mehrwert für die Organisation anstreben, was intensives Change Management erfordert. Mehr dazu in Phase 2.

Wie Ihr PMO zu einer langfristig erfolgreichen Instanz wird

Phase 2 – Ernüchterung und Verunsicherung

Eventuell müssen sich auch die Zuständigkeiten von Ihrem PMO ändern. Der Wert eines PMOs steigt mit zunehmender Verantwortung. Sobald das PMO von rein administrativen Funktionen (Berichterstattung sowie Controlling und Durchführung von Projekten) zu strategisch steuernden Funktionen (Portfolio-Management sowie Nutzenmanagement) übergeht, also in der hierarchischen Ordnung aufsteigt, wird es auch werthaltiger. Geben Sie Ihrem PMO also mehr Verantwortung, lassen Sie es enger mit der Unternehmensführung zusammenarbeiten und binden Sie es stärker in Entscheidungsprozesse ein.

Phase 3 – Akzeptanz und Kollaboration

Gehen Sie richtig mit der Risikophase der gedämpften Akzeptanz um und steigern Sie den Wert (und die Wert-Wahrnehmung) Ihres PMOs, ist die neue Einheit erst einmal sicher. Die Belohnung ist eine langfristige Phase der Anerkennung und der konstruktiven Zusammenarbeit. Randall Englund hat in seinem Buch „Creating the Project Office“ sehr treffend formuliert:

„If you’re not adding value, they won’t value what you are adding.“

Wenn Ihr PMO in einer Phase angekommen ist, in der es Wert schafft und dieser Wert auch kommuniziert wird, dann ist es erfolgreich verankert.

Sie dürfen sich allerdings nicht auf den Lorbeeren ausruhen: Eine regelmäßige Analyse des Ist-Zustands inklusive Identifikation der Verbesserungsmöglichkeiten ist immer noch notwendig (Quelle: The Project Group, projectsmart).

Sie sehen, dass eine erfolgreiche PMO-Einführung nicht von heute auf morgen abgeschlossen ist. Ihnen steht möglicherweise noch ein langwieriger,  hürdenreicher Prozess bevor, der so einiges in Ihrem Betrieb umkrempeln wird. Dass die bevorstehenden Veränderungen Ihre Projektmanagementlandschaft auf lange Sicht verbessern, steht jedoch außer Frage.