Datenqualität: die Achillesferse des Projekt­portfolio­managements

Datenqualität: Der Schlüssel für erfolgreiches PPM

Die flächendeckende Pflege von Projektdaten ist in vielen Unternehmen ein echtes Sorgenkind. Bestimmt kennen Sie das Ärgernis unregelmäßiger und mangelnder Datenfürsorge aus erster Hand, wenn Angaben zu relevanten Informationen fehlen.

Nicht weniger selten misslingt die Übersetzung zwischen den Tools oder es scheitert an der Umstellung von klassischen zu agilen Arbeitsmethoden. Was vereinzelt noch kein Problem zu sein scheint, wächst schon bald zu einem Strudel sich ständig verschlechternder Datengüte – und diesem, sowie seinen Folgen zu entfliegen, ist ein widerspenstiges Unterfangen.

Hat der Sog Sie erst einmal erwischt, werden Sie leicht in die Tiefe gerissen, denn sind Projektdaten nicht aktuell, so können Entscheidungen nicht länger auf Basis valider Daten getroffen werden und die Benutzerakzeptanz Ihres PPM Tools sinkt. Ein hoher Aufwand in der Datenpflege, unpassende Prozesse und fehlende Partizipationsanreize erschweren einen Ausbruch aus dem Teufelskreis.

Um den bedrohlichen Zirkelschluss zu durchbrechen, ist es hilfreich, Datenqualität auf den Grundpfeilern Automatisierung, Prozess und Dezentralisierung aufzubauen.

Kapitelübersicht

• Bessere Datenqualität durch Automatisierung
• Bessere Datenqualität durch Prozesse
• Bessere Datenqualität durch Dezentralisierung
• Fazit

Bessere Datenqualität durch Automatisierung

Unserer Erfahrung nach zeigen sich oft hohe Erwartungen an die Automatisierung, die mit einer praktischen Umsetzung häufig kollidieren. Als Wunsch, wird ein einfacher Lösungsansatz gefordert. Dieser erweist sich jedoch oft als Flop, da kein Konzept zugrunde liegt. Dies hat zur Folge, dass verschiedene Tools entweder wahllos verbunden und Daten ohne jegliche Selektion aggregiert werden oder eine Anbindung erst gar nicht zustande kommt. Alternativ wird die Aufgabe der Automatisierung vermehrt an die IT abgetreten, die sich neben eigenen Projekten nun auch um die Regulierung und Definition der Schnittstellen kümmern muss.

Automatisierung vs. Teilautomatisierung

Zur Reduzierung des Aufwands stellt eine Teilautomatisierung eine pragmatische Lösung dar. Über verschiedene Systeme können Teilprozesse digitalisiert und Daten über eine Verbindungsstelle direkt in die PPM Software importiert oder exportiert werden. Diese sogenannte Middleware bietet durch eine einfach zu handhabende Programmierungssprache den Vorteil, mit wenig manuellem Aufwand eine reibungslose Kommunikation zwischen PPM Software (Probieren Sie hierfür gerne Meisterplan aus) und Drittsystem zu ermöglichen. Durch den Prozess der Teilautomatisierung werden die Inputfaktoren einer weiteren Kontrollstufe unterzogen.

Im Gegensatz zur vollautomatischen Datenübertragung, bietet die Teilautomatisierung zudem den Nutzen, dass nicht die Gesamtheit der Daten übertragen werden muss, sondern ausschließlich relevante Daten berücksichtigt werden können. So können beispielweise die gewünschten Daten zwischen einem Task-Management oder HR-Tool und der PPM Software ausgetauscht werden.

Auch Business Intelligence (BI) Reporting kann dabei helfen wichtige Unternehmensdaten zu verarbeiten und diese als Grundlage für PPM Entscheidungen heranzuziehen. In vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen ist der Fokus jedoch nur bedingt auf Automatisierung gerichtet. Hier macht es möglicherweise Sinn, PPM schlank und manuell zu starten, um dies im späteren Verlauf schrittweise auszubauen und zu automatisieren.

Hindernisse & Tipps – Was unsere Kunden dazu sagen

Unmengen an Informationen gestrandet auf unterschiedlichen Softwareinseln, so begegnen uns regelmäßig Daten. Klar, dass beim Zusammenführen aus diesem Durcheinander noch mehr Chaos entsteht. Wer eine gelungene Automatisierung im PPM anstrebt, sollte zuerst einmal erkennen, wo die bisherigen Schwachstellen liegen und sich Gedanken machen, wie diese behoben werden können. Doch keine Sorge, mit Ihrer offensichtlichen Interessensbekundung an diesem Artikel haben Sie den ersten Schritt bereits gemeistert.

Nun stehen Sie vielleicht vor der Herausforderung dezentrale Daten zusammenzuführen und den PPM Reifegrad weiter auszubauen. Erfahrungsberichten unserer Kunden zufolge, ist eine passende Middleware essentiell, um notwendige PPM Prozessinformationen aus allen relevanten Systemen zusammenzuführen. Durch die low-code Plattform Zapier lassen sich beispielweise Abwesenheiten aus einem HR System übertragen. Ein weiteres Beispiel zur Umsetzung von Integrationen ist auch der Power Automate Konnektor, womit wiederkehrende Arbeitsschritte zwischen Drittsystemen und Ihrem PPM Tool automatisiert werden können, um doppelte Datenpflege zu vermeiden.

Zu den Meisterplan Integrationen

Bessere Datenqualität durch Prozesse

Eine reibungslose Übertragung der Daten und das Vorhandensein einer cleveren Softwarelösung als Quelle der Wahrheit, reichen allein jedoch nicht aus, um Datenqualität zu gewährleisten. Ein wesentlicher Bestandteil der Erfolgsgrundlage für Datengüte im PPM ist ein passender Prozess. Dieser sollte der Organisation einen flexiblen Handlungsrahmen bieten.

Das heißt, ein Prozess sollte zwar

• einen eindeutigen Leitfaden aufweisen,
• zugleich aber auch schlank sein,
• die Organisation abbilden sowie
• etablierte Gremien und Entscheidungsträger berücksichtigen.

Bei der Planung der einzelnen Projekte erweist sich eine zu hohe Anzahl an betrachteten Projekten und ein intensiver Detailgrad häufig als hinderlich. Stattdessen sollte auf eine rollierende Planung mit eindeutigem Fokus auf aktuell relevante Projekte zurückgegriffen werden. Rollierend bedeutet in diesem Fall, dass neue Initiativen und bestehende Projekte regelmäßig gegenübergestellt und evaluiert werden. So soll sichergestellt werden, dass zu jedem Zeitpunkt die wichtigsten Projekte die höchste Priorisierung erhalten und die Intensität der Planung der Bedeutsamkeit angepasst wird, um Überlast zu verhindern.

Hindernisse & Tipps – Was unsere Kunden dazu sagen

„Ich habe keine Zeit für Planungen.“ oder „Mein Team ist überlastet“.

Diese und ähnliche Sätze besitzen die seltene Gabe zwiespältige Gefühle in uns zu wecken. Einerseits empfinden wir Mitleid gegenüber dem Kollegen, der mit unzähligen Aufgaben beladen ist, was seine verfügbare Kapazität völlig überlastet. Andererseits regt sich Missmut in uns, da aufgrund mangelnder Ressourcenplanung und -verfügbarkeit auch die abteilungsübergreifende Projektkoordination gefährdet wird. Was tun also, um Schlimmeres zu verhindern?

Unsere Kunden empfehlen zunächst einmal sicher zu stellen, dass die nötigen Kompetenzen vorhanden sind. Das heißt, ein PPM Prozess kann nur gelingen, wenn

• Verantwortliche in der Lage sind, gemeinsame und individuelle Ziele festzulegen,
• diese klar zu kommunizieren,
• einzelne Prozessschritte auszugestalten
• sowie diese im Kollektiv aufeinander abzustimmen.

Entscheidungen sollten gegenwärtig nicht auf Grundlage des Bauchgefühls getroffen werden, sondern auf Basis eindeutiger Regelungen begründet sein. Klare Kommunikation sowie gemeinsame Koordination sind unabdingbar in einer erfolgreichen Prozessplanung.

Nichtsdestotrotz raten unsere Kunden aber auch dazu, den Verantwortlichen gewisse Freiheiten zu gewähren, um Motivation und Partizipation im gesamten Prozess aufrecht zu erhalten. Konkret bedeutet das, dass ein strukturierter PPM Prozess weniger als ein „Muss“ und vielmehr als eine Art „Service“ angeboten werden sollte, der allen Beteiligten Erleichterung verschafft.

Bessere Datenqualität durch Dezentralisierung

Bestimmt haben Sie schon einmal den Begriff Change-Management aufgeschnappt. Und können Sie etwas damit anfangen? Change, das heißt Veränderung, soviel ist klar. Doch in welche Richtung soll man sich verändern? Woran orientieren und wie bewegt man ein ganzes Unternehmen zur Kursänderung? Eine neue Himmelsrichtung ist schnell gefunden. Doch oft wird diese nicht an die gesamte Mannschaft kommuniziert und es bleibt unklar, wer wann das Ruder herumreißen soll.

Entscheidungsträgern kann man hierbei kaum einen Vorwurf machen, denn tagtäglich sehen sie sich mit unzähligen neuen Management Methoden und strategischen Modellen konfrontiert. In diesem Ozean an Möglichkeiten den richtigen Kurs zu finden ist eine Herkulesaufgabe. Um diese Bürde nicht allein tragen zu müssen, ist es sinnvoll, Projekt- und Ressourcenverantwortliche in PPM direkt miteinzubeziehen.

Dezentralisierung ist hier das Schlagwort. Damit jeder Beteiligte seinem Job gewissenhaft nachgeht, sollten die Aufgaben klar verteilt und individuelle Anreize im Vorfeld definiert werden. Zudem empfiehlt sich die Einbindung von Portfolioverantwortlichen, um auch durch stürmische Zeiten sicher manövriert zu werden. Diese einzelnen Richtungsweiser sorgen als eine Art Change-Leuchtturm jederzeit für eine klare Kommunikation der Kursvorgabe, treiben Veränderung aktiv voran und motivieren dazu, diese gemeinsam umzusetzen.

Hindernisse & Tipps – Was unsere Kunden dazu sagen

Silodenken und starre Politik erschweren unserer Umfrage zufolge die erfolgreiche Umsetzung von Veränderungen. Warum denn auch ändern was bislang (mehr oder weniger) funktioniert hat?! Resistenz gegen das Neue und Unbekannte führt zu endlosen Diskussionen, aufwändiger Überzeugungsarbeit oder weitreichenden Missverständnissen.

Damit Dezentralisierung etabliert werden kann, ist ein eindeutiger Botschafter wichtig, der den Nutzen für alle Beteiligten greifbar macht und dabei unterstützt Umbrüche gemeinsam voranzutreiben. Denn nur wenn jedes Bindeglied einen persönlichen Nutzen ableiten kann, besteht ein Anreiz selbst aktiv zur Problemlösung und einem intakten PPM Prozess beizutragen.

An dieser Stelle zeigt die Erfahrung unserer Kunden, dass beispielweise PPM Coaching dabei hilfreich ist, individuelle Vorteile aller Beteiligten zu identifizieren. Versetzen Sie sich doch einmal in die Lage Ihres Gegenübers: warum sollte die betreffend Person beim Thema PPM mitwirken? Eine klare Antwort auf diese Frage schafft Motivation und trägt das Thema der Datenpflege direkt an jeden Einzelnen heran. Zusammenfassend, sorgen Bewusstsein und Anreiz letzten Endes dafür, dass Datenqualität als Selbstverständlichkeit aktiv im PPM gelebt wird.

Fazit

Sie sehen also, Datenqualität sicherzustellen ist zwar kein einfaches Unterfangen, doch es ist auch nicht unmöglich. Überwinden Sie den Teufelskreis durch ein gekonntes Zusammenspiel aus Automatisierung, Prozess und Dezentralisierung anhand der Bedürfnissen Ihres Unternehmens. Richten Sie die Wahl über eine Teilautomatisierung anhand der benötigten Daten aus und erstellen Sie eine konkrete Struktur für die Selektion und den Umgang mit entscheidungsrelevanten Informationen. Für eine langfristige Datengüte im PPM muss Datengüte gelebt werden. Heben Sie die Vorteile für jeden Mitarbeiter deutlich hervor und nutzen Sie anerkannte Fahnenträger als Vorreiter, um Datenqualität nachhaltig in Ihrem Unternehmen zu integrieren.