5 Schlüssel zum Erfolg eines PMO-Leiters

Der optimale PMO-Leiter ist charakterstark und reich an Soft Skills wie Flexibilität, Analysefähigkeit und emotionaler Intelligenz – das nach Ansicht von Business-Experten und ehemaligen PMO-Involvierten. Das heißt, ein PMO-Leiter weiß einen guten Umgang mit den Mitarbeitern und der Chef-Ebene zu pflegen und legt großen Wert auf das Verstehen und Kommunizieren. Gleichzeitig sollte ein PMO-Leiter keine Angst vor Schlüsselentscheidungen und Autorität haben, denn von ihm allein können in Konfliktsituationen der Erfolg des Projektportfolios und die Entscheidung für oder gegen ein Projekt abhängen. Wer dem PMO in einem Unternehmen vorsteht, muss natürlich auch erfahren im Team- und Projektmanagement sein und sowohl die Business-Strategie des Unternehmens als auch die Kundenbedürfnisse verstehen (Quelle: Kurzlechner).

In diesem Beitrag werfen wir einen Blick auf fünf Schlüssel zum Erfolg eines PMO-Leiters.

Schlüssel #1: Fokus auf Machbarkeit und Ressourcen legen

PMO-Leiter sollten beim Aufstellen des Projektportfolios nicht nur das Budget und den Übereinstimmungsgrad mit den Strategiezielen im Blick behalten, sondern auch auf mögliche Ressourcenkapazitäten und -engpässe achten. Die Ressourcenplanung ist immerhin ein Schlüsselbestandteil des PPMs. Entgegen der weitläufigen Meinung ist nicht das Geld, sondern das Personal der meist wirklich beschränkende Faktor – also die zeitlichen Verfügbarkeiten, Kompetenzen und das mögliche Belastungsniveau der Mitarbeiter. Anstatt die Projekte strikt nach der Prioritäten-Liste abzuarbeiten und zu genehmigen, bis das Budget aufgebraucht ist, sollten PMO-Leiter die Machbarkeit der jeweiligen Projekte in ihre Entscheidungen miteinbeziehen.

Schlüssel #2: Lean-PPM anwenden

Lean PPM bezeichnet die Sichtbarmachung und nachfolgende Reduzierung beziehungsweise Beseitigung unnötiger Störfaktoren im PPM-Prozess. Dadurch wird eine Steigerung des Mehrwerts erzielt. Zu den erforderlichen Schritten gehören:

• Permanente Strategieentwicklung
• Kontinuierliches Sammeln von Projektvorschlägen und -ideen
• Bewertung und Priorisierung der Vorschläge in der Planungsphase
• Analyse des Projektfortschritts und ggf. Lösung von Konflikten in der Durchführungsphase

Lean-PPM-Lösungen lassen sich als schlanke Planungssoftware charakterisieren, die – während sie alle wichtigen Funktionalitäten für die Ressourcenplanung und das Projektportfolio­management aufweisen – gezielt auf wartungs- und aufwandsintensive Features verzichten. Die verringerte Komplexität schont Zeit und Nerven, während der PMO-Leiter Projektplanung auf Portfolioebene mit Ressourcenplanung in Echtzeit verbinden kann.

Schlüssel #3: Transparenz wahren und Sichtbarkeit erhöhen

Transparenz ist für das gesamte Unternehmen und auch für das PMO wichtig. PMO-Leiter sollten sich stets einen Überblick über alle bestehenden Portfolios und sämtliche unternehmensinterne Vorgänge verschaffen, um gerade im Hinblick auf eine bevorstehende Business Transformation optimierte Entscheidungen zu treffen. Zudem ist es förderlich, wenn alle im PMO involvierten Gruppen erkennen und verstehen, wie ihre Handlungen die Projekte direkt beeinflussen.

Gleichzeitig ist es unerlässlich, das PMO innerhalb der Unternehmensstruktur klar und sichtbar aufzustellen. Nur, wenn sich alle Arbeitgeber und -nehmer der Existenz, des Aufgabenbereichs, der professionellen Arbeitsweise und der unternehmensinternen Bedeutung des PMOs bewusst sind, gewinnt das PMO Anerkennung und Vertrauen von allen Seiten. Damit sichern sich gerade neu eingeführte PMOs ein langfristiges Existenzrecht und werden nicht bei der nächsten internen Einsparungsmaßnahme wieder abgeschafft.

In der Realität kämpfen PMO-Mitarbeiter jedoch häufig auf fast verlorenem Posten. Sie treffen oft Entscheidungen nicht selbst und mit jedem weiteren Projekt im Portfolio steigt die Abstimmungskomplexität deutlich: Mehr Stakeholder, mehr Anforderungen, mehr „innenpolitische“ Interessen. Und es gibt sie auch heute noch, die Geschäftsführungen, die die „Chef-Karte“ ziehen und wenig sinnvolle Projekte aufgrund persönlicher Vorlieben durchwinken. Umso wichtiger ist es also, dass das PMO eine sichtbare und transparente Stellung im Unternehmen innehat, die ihren Einfluss geltend machen kann.

Schlüssel #4: Evaluierung

Fortlaufende und Ex-Post-Evaluationen sind für PMO-Leiter ein ebenso wichtiger Arbeitsbestandteil wie für andere Bereichsleiter und Entscheidungsträger auch. Ein erfolgreicher PMO-Leiter prüft kontinuierlich, ob das aufgestellte Projektportfolio den Strategiezielen des Unternehmens, den Zielen der Stakeholder und den Kundenbedürfnissen gerecht wird; immerhin können sich die Variablen im Laufe der Zeit auch verändern. Anstatt sich an traditionellen metrischen Kennzahlen wie Effizienz und Zeitplan-Einhaltung zu orientieren, sollten PMO-Leiter die Ergebnisse, also den Erfolg des aufgestellten Projektportfolios, den Mehrwert für das Unternehmen bzw. den ROI messen. Auch lohnt es sich, das Risikolevel für Projekt-Misserfolge als Messgröße heranzuziehen.

Im Rahmen der Ex-Post-Evaluation bietet sich die „Lessons Learned“-Methode an; diese sollten PMO-Leiter im PMO selbst durchführen, aber auch auf der Projektebene fördern. Dabei werden zu Beginn der Arbeitsphase etwa zehn aktiv Beteiligte festgelegt, die ein Log-Buch führen und auftretende Probleme sowie Schlüsselsituationen darin festhalten. Diese werden abschließend in einem Workshop besprochen und bearbeitet (Quelle: TPG Blog).

Schlüssel #5: Wert auf Kommunikation und Verständnis legen

Ebenso wichtig wie die „Sichtbarmachung“ des PMOs auf Unternehmensebene ist es, gute Beziehungen zu den Entscheidungsträgern zu wahren, um anerkennende Aufgaben erteilt zu bekommen und finanzielle Mittel für das PPM zu erhalten. Für den unmittelbaren Informationsaustausch und eine effiziente Kollaboration zwischen verschiedenen Ebenen und Gruppen des PMOs hat sich die Nutzung mobiler Technologie bewährt. Denn um Leistung, Transparenz und fortlaufende Evaluation innerhalb des PMOs zu fördern, ist eine schnelle, grenzübergreifende Kommunikation unumgänglich.

Im Voraus sollte der PMO-Leiter zudem alle Mitglieder ein umfassendes Verständnis-Training durchlaufen lassen, damit diese die Aufgabenfelder und Verantwortungsbereiche der anderen Teams kennen lernen und verinnerlichen. Nur wenn das gesamte PMO weiß, um was es geht und wie die einzelnen Aspekte des PPMs funktionieren, kann es erfolgreich wirken und das Unternehmen voranbringen.