Portfolio- und Projektpläne mit Meisterplans Task-Konnektor abgleichen

Als Portfoliokoordinator sind Sie an Ihre Arbeitsroutine gewöhnt. Sie planen gerne vier, 12 oder gar 18 Monate im Voraus und kalkulieren dabei auch mögliche Abweichungen mit ein.

Dieser ohnehin schon komplizierte Vorgang kann schnell unüberschaubar werden, wenn Ihre Pläne in die Tat umgesetzt werden. Wie behält man den Überblick über die eigenen Prognosen auf Portfolioebene, wenn nun auch die Schätzungen aus den Projektteams in das System eingepflegt werden? Oder wie können Sie sicherstellen, dass Ihnen die richtige Anzahl an Ressourcen zur Verfügung stehen, wenn Ihre Teams tatsächlich beginnen, an den Projekten zu arbeiten?

Der Task-Konnektor ist ein Informations-Knotenpunkt direkt in Meisterplan, mit dem Sie sofort sehen, wenn die Projektumsetzung vom Plan abweicht und das Portfolio angepasst werden muss.

Endlich ein realistischer Blick auf den aktuellen Projektfortschritt

Bei bisheringen Integrationen, etwa für Smartsheet oder Microsoft Project for the Web, wurden aktuelle Daten aus externen Tools blind nach Meisterplan übernommen. Der Task-Konnektor zeigt Ihnen stattdessen einen Vergleich zwischen dem aktuellen Projektstatus externer Tools und dem Portfolio in Meisterplan – ohne Daten zu überschreiben.

Mit dem Task-Konnektor:

• wissen Sie, ob die geplanten Kapazitäten ausreichend sind.
• wird durch Vergleiche klar aufzeigt, wann Portfolio-Pläne geändert werden müssen.
• vergleichen Sie Top-Down- und Bottom-Up-Schätzungen direkt in der Meisterplan-Oberfläche.

Wenn Sie in der Lage sein müssen, das große Ganze aus Ihren Meisterplan-Daten und den Daten Ihrer anderen Tools zu verstehen, ist der Task-Konnektor das Richtige für Sie.

Ein paar Beispiel gefällig?

Kurzfristige Portfolioüberwachung

Sobald die Projektteams damit beginnen, ihre Bottom-up-Schätzungen für ihre Projekte abzugeben, wird möglicherweise klar, dass sie mehr Kapazität brauchen, um pünktlich fertig zu werden.

Wie können Sie also alle wichtigen und sich ständig ändernden Faktoren im Auge behalten? Mit wem müssen Sie sprechen, um Engpässe zu aufzulösen? Wer kann die zusätzliche Arbeit übernehmen? Und müssen Sie den Umfang Ihres Projekts anpassen?

Der Task-Konnektor gibt Ihnen endlich den Einblick, den Sie brauchen! Er zeigt Ihnen nicht nur, welche Schätzungen Projektteams  für die Projekte in Ihrem Portfolio abgeben, sondern auch wie sie vorankommen. Somit wird schnell klar, ob Ihre Pläne zu hochgesteckt waren. Diese Informationen werden Ihnen dabei Projekt für Projekt dargestellt. So können Sie Ihr gesamtes Portfolio leicht durchsehen und herausfinden, wo es gut läuft und wo nicht.

Der Task-Konnektor gibt Ihnen genügend Transparenz, um zu wissen, ob Sie Ihre Projekte neu priorisieren, einen weiteren Experten einstellen oder dem Projekt ein zusätzliches Team zuweisen müssen. Außerdem gibt er Ihnen die Möglichkeit, proaktiv vorzugehen und rechtzeitig Lösungen zu finden und anzuwenden.

Priorisierung von Projekten

Wenn Projektteams ihre Planung ändern wollen, erkennen Sie derzeit die möglichen Auswirkungen eventuell nicht sofort. Das blinde Genehmigen von Vorschlägen ist also vielleicht nur kurzfristig eine gute Idee, kann am Ende aber zu unnötigen Engpässen führen.

Der Task-Konnektor hilft Ihnen, alle Ihre Projekte im Verhältnis zueinander zu betrachten. Wann ist es akzeptabel, den Scope des Projekts zu ändern? Wann müssen Sie Projekte anders priorisieren? Und wann müssen Sie neue Ideen vorerst ablehnen?

Portfolio-Prognosen auf lange Sicht

Es gibt einige Dinge, die man nicht wissen kann, bevor man mit der Umsetzung beginnt – zum Beispiel, wie lange ein Projekt tatsächlich dauert. Das kann sich leider auch auf künftige Budgets auswirken und genehmigte Geldmittel negativ beeinflussen.

Mit der In-App-Schnittstelle des Task-Konnektors wird deutlich, wo Dinge länger dauern als erwartet. Das erlaubt es Ihnen, Planungen rechtzeitig anzupassen und so den Zeitplan einzuhalten. Sie können diese Informationen auch nutzen, um herauszufinden, ob Sie auf lange Sicht zusätzliche Experten einstellen oder Ihr Portfolio neu priorisieren müssen.

Wie funktioniert‘s?

Es gibt drei Möglichkeiten, Ihr PM-Tool über unsere Task-API anzubinden:

• Richten Sie eine Verbindung mit Zapier ein.
• Verwenden Sie Power Automate, um sich mit der Task-API zu verbinden.
• Verbinden Sie sich über Endpunkte direkt in der Task-API.

Wenn Sie eine sofort einsatzbereite Integration suchen, sehen Sie sich unseren Jira-Konnektor an.

Zusammengefasst:

Mit der einzigartigen, integrierten Schnittstelle des Task-Konnektors können Sie endlich Ihren tatsächlichen Projektfortschritt mit Ihren übergeordneten Plänen in Einklang bringen.

Können Sie trotz all der laufenden Projekte wirklich alles schaffen, was Sie sich vorgenommen haben?
Der Task-Konnektor zeigt Ihnen deutlich, wenn Sie etwas ändern müssen, bevor Sie in die roten Zahlen kommen.