Priorisieren Sie ein Projektportfolio: A) Äpfel B) Birnen C) Beyoncé

Entscheidungen sind schwierig: Äpfel oder Birnen? Beyoncé oder Helene Fischer? Oder wie es im Englischen heißt: „Rock“ oder „Hard Place“? Ein Problem, das jeder Portfolio Manager kennt, der eine Priorisierung des Projektportfolios vornehmen soll.

Es ist doch so: Die meisten Dinge, die miteinander verglichen werden, sind einfach sehr verschieden. Alles hat seine Vor- und Nachteile. Und dennoch bewerten wir bei einem Vergleich verschiedene Dinge mit genau denselben Kriterien – obwohl wir wissen, dass ein richtiger Vergleich eigentlich nicht möglich ist.

Warum also glauben wir, dass wir bei der Bewertung eines oder mehrerer Projektportfolios ein einziges, unternehmensweites Set an Kriterien heranziehen sollten?

Verschiedene Projekte, verschiedener Nutzen, unterschiedliche Bewertungsmaßstäbe

Unterschiedliche Projekte haben unterschiedlichen Nutzen, und dieser Nutzen lässt sich nicht immer leicht in Zahlen messen. Verschiedene Abteilungen profitieren von verschiedenen Projekten in verschiedenem Maß: Manche Projekte kommen eher dem Marketing zugute, andere der Finanzabteilung oder dem Personalbüro, manche stärken die IT und so weiter. Effektivitätssteigerung, Prozessoptimierung, Neukundengewinnung – diese Liste ließe sich ins Unendliche fortführen. Ja, richtig, letzten Endes lassen sich zwar viele solcher Projekte auf finanziell bezifferbare Maßnahmen reduzieren. Aber was ist mit all den Projekten, bei denen das nicht möglich ist? Oder nicht objektiv möglich ist? Häufig werden solche Projekte, bei denen der Wert der Initiative sich nicht objektiv messen lässt, einfach nicht gemacht. Eigentlich schade, oder?
Alle Abteilungen zu zwingen, ihre Project Proposals finanziell nach derselben Liste an Kriterien zu bewerten, sorgt für ein völlig verzerrtes Bild der Projekt-Pipeline. Initiativen die kurzfristig viel Gewinn versprechen werden vor Initiativen priorisiert, die einen mittel- bis langfristigen Substanzaufbau fördern.

Warum also nicht die Abteilungen selbst entscheiden lassen, nach welchen Kriterien sie ihre Initiativen priorisieren und bewerten wollen?

Machen wir es wie bei der Fußballweltmeisterschaft

Wenn jede Abteilung ihre eigene Priorisierung nach ihrem eigenen Set an Kriterien vornimmt (Scoring, Argumentieren, Was-wäre-wenn-Szenarien…), ist das wie in der Qualifikationsphase bei der Fußball-Weltmeisterschaft. In der Gruppenphase findet eine „Priorisierung“ statt, bevor die wichtigsten Projekte in einen Topf geworfen werden.

Das hat einige Vorteile:

• Mitarbeiter können endlich damit aufhören, vorgeschlagenen Projekten rein spekulative Geldwerte zuzuweisen. Diese Geldwerte basieren sowieso nur auf zweifelhaften Begründungen und haben nur den Zweck, das Projekt durch die erste Verhandlungsrunde zu schleusen.
• Äpfel mit Äpfeln in einem Apfel-Portfolio zu vergleichen, ermöglicht Portfolio Managern einen realistischen Vergleich. In diesem Fall können sie eine vergleichbare Terminologie, vergleichbare Kriterien und vergleichbare Argumente nutzen, die jeder versteht und unterstützen kann.
• Die Holzhammermethode kann vermieden werden. Ja, es wird immer große Unternehmensprojekte geben, die vorgezogen werden, weil sie notwendig sind. Aber wenn beispielsweise das Marketing-Team ein Portfolio mit Projekten hat, die dem Unternehmensziel dienen, und das Budget allokiert hat, wird kein Holzhammer diese Projekte streichen können.
• Manager können endlich echte Verantwortung für ihre Projektportfolios übernehmen. Wenn Sie für ihre Projekte gekämpft haben, ein angemessenes Budget zugewiesen haben, ihre Teams motiviert haben und verstanden haben, wie die Priorisierung des Projektportfolios auf die Unternehmensziele wirkt, dann sind sie auch die Meister ihres Portfolios.

Dieser Ansatz resultiert in separat priorisierten Projektportfolios, die alle nach ihren eigenen Kriterien bewertet wurden. Wenn es beispielsweise fünf Projektportfolios gibt, gibt es auch fünf Initiativen mit der Priorität 1, fünf Initiativen mit der Priorität 2 und so weiter. Das ist in Ordnung so, denn die Top-Initiativen jedes Portfolios können in einem Planungsszenario betrachtet werden. Jetzt erst kommt der Zeitpunkt, wo wir Äpfel mit Birnen und Beyoncé und Helene Fischer vergleichen.

Jede Initiative ist wichtig in ihrem eigenen Umfeld, und jetzt können sie im größeren Unternehmensumfeld betrachtet werden – für die Planung im Allgemeinen und die Ressourcenplanung im Speziellen.

Die Fragen, die Sie sich noch stellen müssen: Können Sie das mit Ihren Tools leisten? Wollen Sie kollaborativ oder in Silos arbeiten? Brauchen Sie dafür Stunden oder Wochen? Am besten, Sie versuchen es mit Meisterplan – und essen dabei einen Apfel oder hören Beyoncé.