Mit diesen Metriken können Sie den Erfolg Ihres PMOs endlich messen

KPIs für PMOs werden besprochen

Im letzten Teil unserer Blog-Serie über das Project Management Office (PMO) zeigen wir Ihnen, wie Sie den Erfolg Ihres PMOs messen können. Sollten Sie Kennzahlen haben und diese auch regelmäßig überprüfen, dürfen Sie sich auf die Schulter klopfen. Die Mehrheit der Unternehmen bewertet bisher nicht objektiv, ob Ihr PMO tatsächlich Mehrwert schafft. KPIs für PMOs? Fehlanzeige.

Das Problem dabei: Der Beitrag des PMOs zur Verbesserung der Projektmanagementlandschaft wird subjektiv kontinuierlich unterschätzt. Das ist der Grund, warum die oft voller Euphorie eingeführte Einheit schon bald wieder aufgelöst wird. Außerdem können sich PMOs nur mit regelmäßigen Bewertungen weiter verbessern.

Wie aber misst man die Performance einer Einheit, die nicht im Rampenlicht steht?

Die PMO-Serie im Meisterplan-Blog

  • Teil 1: „Was ist ein PMO – und warum brauche ich das?“
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  • Teil 2: Das PMO als Organisationseinheit – wer braucht was von wem?
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  • Teil 3: Die drei Phasen der PMO-Akzeptanz und wie Sie diese meistern
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Deshalb sind KPIs für PMOs so wichtig

Fast die Hälfte der PMOs werden im Laufe der Jahre wieder abgeschafft, weil sie scheinbar nicht ausreichend Mehrwert für die Organisation liefern. Was die meisten Stakeholder viel eher wahrnehmen sind Kosten, bürokratischer Aufwand und organisatorische Umwälzungen, die ein PMO mit sich bringt. Doch ist das nur ein Irrtum? Immerhin gibt es zahlreiche Beispiele, die in die entgegengesetzte Richtung weisen. Betriebe, in denen der PMO-Erfolg gemessen wird, freuen sich beispielsweise über eine konkurrenzlose Projektperformance. Das bedeutet im Klartext: weniger Projektversagen, höhere Produktivität und niedrigere Projektkosten.

Fest steht, dass sich PMOs selbst darum bemühen sollten, ihren Wert anhand von geeigneten Metriken „zu beweisen“ und Verbesserungen anzustreben. Tipp: Lassen Sie sich von einem externen Berater helfen, um vertrauenswürdigere Ergebnisse zu erzielen. Welche Metriken Sie für die Messung der PMO-Leistung heranziehen, hängt in erster Linie von der Rolle und dem Aufgabenspektrum des Project Management Offices ab.

Wenn Sie mit der Erfolgskontrolle starten, definieren Sie die relevanten Metriken in einem Abkommen mit den Stakeholdern und notieren Sie darin auch die gewünschten Berichtzeiträume. Wichtig ist auch, dass Sie den Anfangszustand festhalten (falls möglich vor der Einführung des PMOs oder kurz danach). So können Sie später Vergleichswerte nutzen und die Entwicklung seit Start des PMOs verfolgen.

Übrigens: Die Abkürzung KPI steht für „Key Performance Indicator“ und bedeutet übersetzt „Leistungskennzahl“. Die gängigsten KPIs für PMOs sind in der nachfolgenden Liste zusammengefasst.

KPIs für PMOs – was trifft für Ihr PMO zu?

Ziel KPI
Verbesserte Projektabschlüsse Verhältnis von erfolgreich abgeschlossenen Projekten zu allen Projekten im Portfolio (pro Zeitraum)
Verhältnis von erfolgreich abgeschlossenen, strategisch wichtigen Projekten zu allen strategisch wichtigen Projekten im Portfolio (pro Zeitraum)
Verhältnis von erfolgreich abgeschlossenen, strategisch wichtigen Projekten zu allen Projekten im Portfolio (pro Zeitraum)
Verbesserte Vorhersagen Verhältnis von geschätzten Projektkosten zu tatsächlichen Kosten
Verhältnis von geschätzter Projektdauer zu tatsächlicher Dauer
Verbesserte Stakeholder-Zufriedenheit Durchschnitt der Kundenzufriedenheit im Vergleich zu vorherigen Jahren
Durchschnitt der Projektmitarbeiterzufriedenheit im Vergleich zu vorherigen Jahren
Schnellere Time-To-Market Verstrichene Zeit zwischen Projektkonzeption und Projektbeginn im Vergleich zu vorherigen Jahren
Verstrichene Zeit zwischen Projektkonzeption und Projektabschluss im Vergleich zu vorherigen Jahren
Prozentzahl von Projekten, die über x Berichtzeiträume hinweg denselben Fortschritt aufweisen
Verbessertes Ressourcenmanagement Anzahl von durchgeführten Fortbildungsmaßnahmen im Vergleich zu vorherigen Jahren
Verhältnis von internen Projektleitern/Spezialisten zu extern rekrutierten Projektleitern/Spezialisten
Anteil der Mitarbeitern, die gleichzeitig mehreren Projekten zugewiesen sind
Anteil der Projekte mit Ressourcenkonflikten im Vergleich zu vorherigen Jahren
Verbessertes Projektmanagement Verstrichene Zeit zwischen dem Auftreten von Abweichungen/Risiken/Konflikten und den korrigierenden Maßnahmen
Anteil der aktiven Projekte ohne Vertragsabschluss/Auftragserteilung
Prozentzahl an Projekt-Statusberichten, die älter als x Tage sind
Verhältnis von Projekten mit kompletter Dokumentation im Vergleich zu Projekten ohne Dokumentation.
Optimierte Finanzen Analyse des Jahres-ROI aller Projekte, die vom PMO koordiniert wurden
Prozentzahl der Projekte, die unter dem vereinbarten Budgetrahmen lagen (im Vergleich zu vorherigen Jahren)

Fragen Sie doch einfach Ihre Mitarbeiter

Der Erfolg Ihres PMOs lässt sich nicht nur quantitativ messen. Fragen Sie Ihre Projektmitarbeiter und  Projektleiter über das PMO und seine Auswirkungen aus. Das gibt Aufschluss über das momentane Akzeptanzniveau.

Mögliche Ja/Nein-Fragen für solch eine qualitative Messung sind:

  • Bringt das PMO eine Zeitersparnis für Sie?

  • Bringt das PMO eine Arbeitserleichterung für Sie?

  • Sind Sie über die Prioritäten im Portfolio informiert?

  • Fördert das PMO die projektübergreifene Kommunikation und Informationsweitergabe?

  • Fühlen Sie sich bei Ressourcenkonflikten vom PMO unterstützt?

  • Sind die vorgegebenen PM-Methoden für Sie nützlich?

  • Sind die angebotenen Schulungen hilfreich?

Sie sollten Ihrem neuen PMO auf jeden Fall die Chance geben, die es verdient hat. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter ebenfalls dazu. Wenn die Einheit nicht den gewünschten Mehrwert liefert, versuchen Sie dem Problem auf den Grund gehen – es könnte tatsächlich nur an der Wahrnehmung liegen.

Von | 2017-09-08T11:24:28+00:00 8. September 2017|Kategorien: Projektportfoliomanagement|Tags: KPIs, Projekt Management Office|

Über den Autor: Annegret Widmer

Annegret Widmer hat ihre langjährige Hass-Liebe-Beziehung zu Excel als PPM- und RM-Tool bei einer Agentur beendet und hilft jetzt Unternehmen und Organisationen dabei, Meisterplan und Best Practices für Ressourcenplanung und Projektportfoliomanagement zu entdecken. Wenn sie gerade keine Pixel oder Ressourcen als Marketing Managerin bei Meisterplan verschiebt, schiebt sie Figuren übers Spielbrett.