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Mit diesen Metriken können Sie den Erfolg Ihres PMOs endlich messen

Veröffentlicht von Annegret Widmer

8. September 2017

in Projektportfoliomanagement

In diesem Blogpost über das Project Management Office (PMO) zeigen wir Ihnen, wie Sie den Erfolg Ihres PMOs messen können. Sollten Sie Kennzahlen haben und diese auch regelmäßig überprüfen, dürfen Sie sich auf die Schulter klopfen. Die Mehrheit der Unternehmen bewertet bisher nicht objektiv, ob Ihr PMO tatsächlich Mehrwert schafft. KPIs für PMOs? Fehlanzeige.

Das Problem dabei: Der Beitrag des PMOs zur Verbesserung der Projektmanagementlandschaft wird subjektiv kontinuierlich unterschätzt. Das ist der Grund, warum die oft voller Euphorie eingeführte Einheit schon bald wieder aufgelöst wird. Außerdem können sich PMOs nur mit regelmäßigen Bewertungen weiter verbessern.

Wie aber misst man die Performance einer Einheit, die nicht im Rampenlicht steht?

Deshalb sind KPIs für PMOs so wichtig

Fast die Hälfte der PMOs werden im Laufe der Jahre wieder abgeschafft, weil sie scheinbar nicht ausreichend Mehrwert für die Organisation liefern. Was die meisten Stakeholder viel eher wahrnehmen sind Kosten, bürokratischer Aufwand und organisatorische Umwälzungen, die ein PMO mit sich bringt. Doch ist das nur ein Irrtum? Immerhin gibt es zahlreiche Beispiele, die in die entgegengesetzte Richtung weisen. Betriebe, in denen der PMO-Erfolg gemessen wird, freuen sich beispielsweise über eine konkurrenzlose Projektperformance. Das bedeutet im Klartext: weniger Projektversagen, höhere Produktivität und niedrigere Projektkosten.

Fest steht, dass sich PMOs selbst darum bemühen sollten, ihren Wert anhand von geeigneten Metriken „zu beweisen“ und Verbesserungen anzustreben. Tipp: Lassen Sie sich von einem externen Berater helfen, um vertrauenswürdigere Ergebnisse zu erzielen. Welche Metriken Sie für die Messung der PMO-Leistung heranziehen, hängt in erster Linie von der Rolle und dem Aufgabenspektrum des Project Management Offices ab.

Wenn Sie mit der Erfolgskontrolle starten, definieren Sie die relevanten Metriken in einem Abkommen mit den Stakeholdern und notieren Sie darin auch die gewünschten Berichtzeiträume. Wichtig ist auch, dass Sie den Anfangszustand festhalten (falls möglich vor der Einführung des PMOs oder kurz danach). So können Sie später Vergleichswerte nutzen und die Entwicklung seit Start des PMOs verfolgen.

Übrigens: Die Abkürzung KPI steht für „Key Performance Indicator“ und bedeutet übersetzt „Leistungskennzahl“. Die gängigsten KPIs für PMOs sind in der nachfolgenden Liste zusammengefasst.

Ziel:
Verbesserte Projektabschlüsse

KPIs:

  • Verhältnis von erfolgreich abgeschlossenen Projekten zu allen Projekten im Portfolio (pro Zeitraum)
  • Verhältnis von erfolgreich abgeschlossenen, strategisch wichtigen Projekten zu allen strategisch wichtigen Projekten im Portfolio (pro Zeitraum)
  • Verhältnis von erfolgreich abgeschlossenen, strategisch wichtigen Projekten zu allen Projekten im Portfolio (pro Zeitraum)

Ziel:
Verbessertes Ressourcenmanagement

KPIs:

  • Anzahl von durchgeführten Fortbildungsmaßnahmen im Vergleich zu vorherigen Jahren
  • Verhältnis von internen Projektleitern/Spezialisten zu extern rekrutierten Projektleitern/Spezialisten
  • Anteil der Mitarbeitern, die gleichzeitig mehreren Projekten zugewiesen sind
  • Anteil der Projekte mit Ressourcenkonflikten im Vergleich zu vorherigen Jahren

Ziel:
Schnellere Time-To-Market

KPIs:

  • Verstrichene Zeit zwischen Projektkonzeption und Projektbeginn im Vergleich zu vorherigen Jahren
  • Verstrichene Zeit zwischen Projektkonzeption und Projektabschluss im Vergleich zu vorherigen Jahren
  • Prozentzahl von Projekten, die über x Berichtzeiträume hinweg denselben Fortschritt aufweisen

Ziel:
Verbessertes Projektmanagement

KPIs:

  • Verstrichene Zeit zwischen dem Auftreten von Abweichungen/Risiken/Konflikten und den korrigierenden Maßnahmen
  • Anteil der aktiven Projekte ohne Vertragsabschluss/Auftragserteilung
  • Prozentzahl an Projekt-Statusberichten, die älter als x Tage sind
  • Verhältnis von Projekten mit kompletter Dokumentation im Vergleich zu Projekten ohne Dokumentation

Ziel:
Optimierte Finanzen

KPIs:

  • Analyse des Jahres-ROI aller Projekte, die vom PMO koordiniert wurden
  • Prozentzahl der Projekte, die unter dem vereinbarten Budgetrahmen lagen (im Vergleich zu vorherigen Jahren)

Ziel:
Verbesserte Stakeholder-Zufriedenheit

KPIs:

  • Durchschnitt der Kundenzufriedenheit im Vergleich zu vorherigen Jahren
  • Durchschnitt der Projektmitarbeiterzufriedenheit im Vergleich zu vorherigen Jahren

Fragen Sie doch einfach Ihre Mitarbeiter

Der Erfolg Ihres PMOs lässt sich nicht nur quantitativ messen. Fragen Sie Ihre Projektmitarbeiter und  Projektleiter über das PMO und seine Auswirkungen aus. Das gibt Aufschluss über das momentane Akzeptanzniveau.

Mögliche Ja/Nein-Fragen für solch eine qualitative Messung sind:

  • Bringt das PMO eine Zeitersparnis für Sie?
  • Bringt das PMO eine Arbeitserleichterung für Sie?
  • Sind Sie über die Prioritäten im Portfolio informiert?
  • Fördert das PMO die projektübergreifene Kommunikation und
  • Informationsweitergabe?
  • Fühlen Sie sich bei Ressourcenkonflikten vom PMO unterstützt?
  • Sind die vorgegebenen PM-Methoden für Sie nützlich?
  • Sind die angebotenen Schulungen hilfreich?

Sie sollten Ihrem neuen PMO auf jeden Fall die Chance geben, die es verdient hat. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter ebenfalls dazu. Wenn die Einheit nicht den gewünschten Mehrwert liefert, versuchen Sie dem Problem auf den Grund gehen – es könnte tatsächlich nur an der Wahrnehmung liegen.

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