Klassisches und agiles Produktmanagement mit Meisterplan

Agile Prozesse und feste Termine können schnell miteinander in Konflikt geraten. Dieses Grundproblem haben auch wir bei Meisterplan. Mehr über diese Herausforderung habe ich im Artikel „Produktmanagement agil terminiert” geschrieben. Beim Produktmanagement für Meisterplan haben wir eine komplett agile Softwareentwicklung und dazu Themen, die teils in agiler Vorgehensweise und teils in klassischer Projektform umgesetzt werden. Dabei arbeiten Mitarbeiter an mehreren Themen mit – eigentlich wie überall.

Für alle Meisterplaner ist es wichtig, den aktuellen Stand aller Themen zu kennen. Nur so können wir uns koordinieren und überprüfen, ob wir die uns gesteckten Ziele erreichen können. Alle Informationen, was geplant ist, was umgesetzt wird und was schon da ist, stehen in Jira. Dennoch ist Jira nicht das Tool, das eine für alle sofort verständliche Visualisierung und Transparenz bietet.

Aus “Produktmanagement für Meisterplan” wird “Produktmanagement mit Meisterplan”

Mit PowerPoint, Excel, Confluence und Jira Portfolio haben wir unsere Erfahrungen gemacht. So richtig zufrieden waren wir nie. Es war weder elegant noch einfach, die Entwicklungsthemen auf dem Zeitstrahl zu zeigen. Und dann noch die ganzen weiteren Projekte von Gesamt-Meisterplan mit abzubilden – Nein, das hat nicht geklappt.

Die Lösung fand sich im eigenen Hause. Meisterplan als Portfoliomanagement-Tool bietet genau die Sichten, die für Geschäftsleitung, Kollegen und das jeweilige Projekt-Team spannend und entscheidend sind. Der Clou: Alle detaillierten Daten und Informationen sind in Jira und anderen Tools vorhanden.

Aber wie funktioniert nun das Zusammenspiel?

Umsetzung ohne Integration

Man nehme eine leere Meisterplan-Instanz, trage alle seine Kollegen und sich selbst als Ressourcen und Benutzer ein, dazu noch ein Feld “Projekt Link” (Typ URL) in den Einstellungen hinzufügen und fertig ist die Grundkonfiguration. Konnektoren? Nein, brauchen wir nicht.

Alles was in Meisterplan landet, sind die Rahmendaten und Statusdaten zu den Themen. Ein Beispiel mit Jira: Ich lege das Projekt “Neue UI 2018” an. Startdatum ist der Beginn des ersten Sprints und Enddatum ist das laut Product Owner voraussichtliche Releasedatum. Der Product Owner ist der Projektmanager. Der Status lautet “In Umsetzung” und in den Notizen stehen zwei Sätze zum aktuellen Stand.

Dann fehlt noch die “Anbindung” an Jira: Der Product Owner hat sich ein Release in Jira zusammengestellt, welches alle Issues zur neuen UI 2018 enthält. Das kann ich direkt über einen Link ansprechen und genau diesen Link trage ich in Meisterplan im Feld Projekt Link ein.

Das war es schon. Nun habe ich dies für alle Themen, die in der Konzeption und Entwicklung stehen gemacht. Neben einem Jira-Release-Link wurden auch Epic-Links oder Confluence-Links als Projektlink hinterlegt. Je nachdem, wo der Projektplan gerade bearbeitet wurde.

Auch bei den Nicht-Entwicklern, die mit anderen Tools arbeiten, hat das wunderbar geklappt. Ob Trello, ein PowerPoint-Dokument in Office365 oder ein Link zu einem Projekt in unserem CRM-System CAS genesisWorld, immer gab es einen Online-Link, den wir verknüpfen konnten. Und in Meisterplan wurden die immergleichen, wenigen Felder gepflegt: Start, Ende, Status, Projektmanager und der Projektlink.

Bei Bedarf noch die Notizen und Meilensteine. Nach zwei Tagen hatte ich alle Themen in Meisterplan abgebildet.

Warum erst jetzt?

Sie werden fragen: Warum macht Meisterplan das Produktmanagement erst jetzt mit Meisterplan? Die Antwort ist einfach und der Grund ist bei uns derselbe, wie bei vielen unserer Kunden: Wir hatten einfach noch nicht zu 100% das auf uns angepasste methodische Vorgehen erarbeitet. Es galt noch zu klären, wie wir agile Entwicklung mit terminierten Meilensteinen und Meisterplan optimal zusammen verwenden können.

In den letzten beiden Jahren haben wir viel Zeit in die Lean PPM-Methode gesteckt und alle beteiligten Rollen im Unternehmen beleuchtet. Nun ist uns klar, dass Jira das Tool auf der Ebene des Projekts/Themas und der Projektleiter/Themeninhaber ist. Meisterplan ist, auch für Jira, die passende Visualisierung: Wann haben wir mit einem Thema begonnen? Wo stehen wir gerade bei einem Thema? Wann wird es nach aktuellen Informationen (Umfang und Kapazität der Mitarbeiter) abgeschlossen sein?

Ein bisschen PPM für alle

Um ein Produkt zu managen, habe ich verschiedenste Themen (nicht nur die Entwicklung), die nacheinander und nebeneinander eingeplant werden müssen. Auch dort gibt es Startzeiten, Endzeiten und Prioritätsänderungen. Ich kann beispielsweise ein Marketing-Thema, welches von einem Release abhängig ist, wunderbar einordnen und aufzeigen, wie sich auch dort die Planung ändern muss, wenn zu einem anderen Termin released wird.

Wir haben die Menge aller Themen, die wir bei Meisterplan bearbeiten wollen/müssen, in kleinere Sub-Portfolios unterteilt. Für jedes dieser Sub-Portfolios ist ein Teilteam von Meisterplan mit verantwortlich –  sowohl für die Umsetzung aktueller Themen sowie die Planung der nächsten Monate. Dadurch ist es kein Top down PPM, wo jeder im Hamsterrad abspult, was vorgesetzt wird. Jeder trägt seinen Teil zur Planung bei. Dadurch werden Ideen und Vorschläge der Teams mit Vorgaben und Wünschen der Stakeholder zu einem machbaren Plan, hinter dem alle stehen und mit dem sich jeder identifiziert.

Meisterplan bietet mir alles, was ich für einen transparenten Entscheidungsprozess brauche, hilft mir die Strategie-Erreichung im Auge zu behalten und liefert die ansprechende, für alle verständliche und klare Visualisierung gleich mit. Unser gesamtes Team, nicht nur das Produktmanagement und die Geschäftsleitung, profitieren davon. Wenn Sie sich Meisterplan genauer anschauen möchten, können Sie hier für 30 Tage ins Tool schauen. Die Vorlagen für Lean PPM finden Sie hier.