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Jahresplanung 2021 – verrückt?

Veröffentlicht von Jonas Bolz

13. November 2020

in Produktivität | Projektportfoliomanagement | Ressourcenplanung

2020 ist fast vorbei und es war ein verrücktes Jahr. Jetzt einen sinnvollen Plan für das Jahr 2021 zu machen, erscheint noch verrückter. Oder wissen Sie, wie es weitergeht? Wie sich Ihre Industrie entwickelt? Wie motiviert Ihre Mitarbeiter an neue Projekte gehen? Welche Entscheidungen des Managements Ihre Abteilung oder Ihre Projekte beeinflussen?

Wir wissen es nicht. Und wir sind dennoch davon überzeugt, dass wir eine Jahresplanung 2021 für unsere Projekte brauchen.

Allerdings sollten wir uns von dem Mythos verabschieden, dass eine fixe Jahresplanung eine gute Idee ist. Das war sie noch nie und ist sie für 2021 noch weniger. Wir brauchen keinen Plan wie bisher. Wir brauchen einen adaptiven Plan. Ein Plan, der realistisch, reflektiert und vor allem agil ist. Ein Plan, mit dem wir zuverlässig liefern können, was versprochen wurde. Sie auch?

In diesem Blogpost bringen wir Ihnen unsere Best Practices und Learnings näher, wie Sie zu einer agilen Jahresplanung 2021 kommen.

Jahresplanung 2021 – so starten Sie

Dreh- und Angelpunkt einer Geschäfts- oder Jahresplanung ist eine solide Finanz­­planung. Diese ist vielleicht sogar schon gemacht worden oder wird gerade vom Management erarbeitet. Super, denn damit ist jetzt auch die perfekte Zeit für Ihre Jahresplanung 2021. Die Rahmenbedingungen sind festgelegt, das Spielfeld eventuell neu definiert, finanzielle Aspekte geklärt.

Definieren Sie jetzt als Vorarbeit für Ihre agile Jahresplanung:

  • Wie kann mein Beitrag zur Erreichung der Unternehmensziele aussehen?
  • Welche Ressourcen (Finanzen, Mitarbeiter) habe ich zur Verfügung?
  • Wie kann ich diese Ressourcen im Sinne der Unternehmensstrategie einsetzen?

Klären Sie diese Fragen für Ihr Team oder Ihre Abteilung. Und damit meinen wir: Schreiben Sie sie auf. Diskutieren Sie sie mit Ihrem Team und dem Management. Machen Sie Ihre Antworten transparent.

Diese “Übung” nicht nur einmal pro Jahr zu machen, sondern regelmäßig, ist der erste Schritt zu einer agilen Jahresplanung. Wir schlagen einmal pro Quartal vor.

Jahresplanung 2021

Reflektieren Sie, was war – und zwar regelmäßig

Das Ende des Jahres ist endlich da. Etliche Monate Ungewissheit liegen hinter uns. Wir blicken nach vorn und fokussieren uns heute auf die Zukunft.

Vergessen Sie dabei aber nicht, Erfolge und Fehler des aktuellen Jahres zu betrachten. Erfolge müssen unbedingt gefeiert werden! Gerade nach vielen schwierigen Monaten, die das Jahr 2020 dominiert haben.

Dass auch Fehler passiert sind, ist klar. Doch haben Sie diese ausreichend bewertet? Sind die Ergebnisse in die zukünftige Planung eingeflossen? Nehmen Sie sich also einen Moment Zeit, um das Jahr 2020 zu reflektieren und lassen Sie die Erkenntnisse in Ihre Jahresplanung 2021 einfließen.

Die folgenden Fragen machen Ihre Reflektion einfacher und dienen als Leitplanken für die Analyse – beispielsweise in Workshops mit Ihrem Team:

1. Haben Sie das erreicht, was Sie erreichen wollten?

Haben Sie Ihre Ziele so erreicht, wie Sie es 2019 oder im letzten Quartal vorgegeben haben? War neben dem ganzen Tagesgeschäft und den krisenbedingten Nachjustierungen genug Raum, die Strategie umzusetzen und die vielen notwendigen Veränderungen anzustoßen?

Lessons learned für Ihre Jahresplanung 2021:
Ja, Sie brauchen ambitionierte Ziele. Und Sie brauchen Ziele, die erreichbar sind. Behalten Sie sich immer im Gedächtnis: Wir erstellen einen Plan nicht, um nur einen Plan zu haben, sondern um unsere Geschäftsziele zu erreichen.

2. Welche Entscheidungen haben Sie getroffen und wie haben diese Ihr Geschäftsergebnis beeinflusst?

Was waren Schlüsselmomente, in denen Sie Entscheidungen mit viel Impact getroffen haben? Haben sich Ihre Entscheidungen positiv oder negativ auf Ihre Geschäftsergebnisse ausgewirkt? Welche Konsequenzen hatten Ihre Entscheidungen?

Lessons learned für Ihre Jahresplanung 2021:
Nichts sollte bei der zukünftigen Planung unreflektiert bleiben. Deshalb ist es umso wichtiger, getroffene Entscheidungen zu betrachten und die daraus entstandenen Folgen zu bewerten. Nur so können Sie für die kommende Zeit bessere Entscheidungen treffen. Indem Sie verstehen, welche Auswirkungen neue Initiativen oder die Verschiebung von Prioritäten oder Ressourcen hatten, können Sie mit mehr Planungssicherheit in die Zukunft schauen.

3. Gab es Misserfolge?

Das Jahr 2020 hat gezeigt, dass Pläne, die heute noch gültig sind, morgen schon wieder alt sind. Waren Sie als Unternehmen agil genug, um Pläne gegebenenfalls anzupassen? Sind Projekte gescheitert oder strategisch wichtige Initiativen versandet?

Lessons learned für Ihre Jahresplanung 2021:
Wir hören viel von Erfolgen, weniger von Misserfolgen. Konstruktiv mit Fehlern umzugehen bedeutet aber, dass alle Beteiligten ein ernsthaftes Interesse daran haben und dass sowohl erfolgreiche als auch nicht erfolgreiche Projekte bewertet werden. Kritik führt zu Kreativität, Innovation und Wachstum. Aber nur, wenn sie nicht negativ behaftet ist und sich über Themen nicht von vornherein subjektiv bewertend ausgetauscht wird. Die Verantwortung für die Erreichung eines Jahresziels muss bei einzelnen Personen oder Teams liegen, die diese eigenverantwortlich umsetzen. Innerhalb der Teams ist eine Fehlerkultur zu fördern. Geben Sie hierzu stets das Ziel vor. Der Weg dahin sollte aber von den Teams gefunden werden.

Ganz schön viel zum Durchdenken? Finden wir auch. Nehmen Sie sich also ab jetzt auch dafür in regelmäßigen Abständen die Zeit, zu reflektieren. In Ihrem Planungsprozess können Sie beispielsweise quartalsweise bewerten, welche Erfolge Sie feiern können, welche Konsequenzen Ihre Entscheidungen haben und aus welche Fehlern Sie lernen können. Nur so können Sie kurzfristiger lenken und wechseln vom Reagieren hin zum selbstbewussten Steuern.

Jahresplanung als kontinuierlicher Prozess

Planen Sie, was kommt – immer wieder

Nun kennen Sie Ihre Ziele, haben eine Vorstellung von Ihrem Beitrag zur Erreichung dieser und haben reflektiert, was in der Vergangenheit gut oder weniger gut geklappt hat. Jetzt kommt der Blick in die Zukunft. Das wichtigste zuerst: Ihre Jahresplanung 2021 ist ein kontinuierlicher Prozess. Keine einmalige Sache.

Wer auf Geschäftsebene agil plant, sollte drei Grundsätze beachten. Diese Grundsätze können Sie ab sofort unabhängig von bestehenden Arbeitsmethoden, Ihren internen Prozessen oder aktueller Praxis auf die zukünftige Planung anwenden.

Wir versprechen Ihnen: So kommen Sie schnell zu einer vielversprechenden Liste von Handlungsoptionen, die Sie strategisch priorisieren, einplanen und effizient umsetzen. Und das immer wieder.

Grundsatz 1: Anticipate

Der erste Grundsatz, mit dem wir starten, ist gleichzeitig auch eine große Herausforderung: Nehmen Sie Daten ernst! Für einen erfolgreichen agilen Plan sammeln Sie Beobachtungen, aktuelle Trends, neue Ideen, Anforderungen und entwickeln daraus konkrete Handlungsoptionen. Erweitern Sie also Ihren Blickwinkel. Schauen Sie nicht nur auf interne Veränderungen, sondern achten Sie auch auf das aktuelle Marktumfeld. Wenn Sie antizipieren, nutzen Sie Daten und Erkenntnisse, um Muster und Trends zu erkennen, die sich am Horizont abzeichnen. So können Sie frühzeitig reagieren, nicht erst, wenn es schon zu spät ist.

Unsere Tipps:

  • Behalten Sie den Überblick, indem Sie nur mit den relevanten Daten arbeiten.
  • Erkennen Sie frühzeitig Engpässe, bevor Sie Ihre Initiativen gefährden.
  • Machen Sie die die Auswirkungen von Veränderungen Ihrer Planung sichtbar.
  • Legen Sie Ihre Ziele fest und prüfen Sie, ob neue Initiativen auf die Unternehmensstrategie einzahlen.

Grundsatz 2: Adapt

In Zeiten der Unsicherheit, sollten Sie offen für alternative Szenarien sein. Bleiben Sie flexibel – und sehen Sie jede Änderung an Ihrem Plan als Chance. Lassen Sie dabei die Ergebnisse des Reflektierten einfließen und passen Sie sich den aktuellen Umständen immer wieder neu an.

Ein guter Plan ist nicht unbedingt der erste Plan, den man hatte. Umso wichtiger ist es, ein “Ass im Ärmel” (ein Szenario) zu haben. Wenn Sie wissen, was passieren kann, sind Sie automatisch schon darauf vorbereitet.

Nachdem Sie aus Ihren Beobachtungen Initiativen abgeleitet haben, erstellen Sie unterschiedliche, aber konkrete Szenarien wahrscheinlicher Entwicklungen. Überlegen Sie, was passiert, wenn Sie in Kurzarbeit gehen? Was, wenn die Auftragslage nicht passt? Oder auch ganz optimistisch: Die Wirtschaft erholt sich, die Aufträge kommen wieder. Entwickeln Sie für Ihre Abteilung realistische Szenarien. Diese Szenarien arbeiten Sie aus. Das kann für die nähere Zukunft, zum Beispiel das nächste Quartal, ruhig detailliert sein. Danach reicht es, wenn Sie gröber denken. Diese spezifische Szenarienplanung können Sie ganz einfach mit Microsoft Excel erstellen – aber auch mit einer Softwarelösung wie Meisterplan.

Wichtig ist nur: Immer wieder neu bewerten. Überprüfen Sie immer wieder, in welchem Szenario Sie sich bewegen und wie es von hier aus weitergehen kann.

Um einen Plan kurzfristig anpassen zu können, ist es notwendig, dass Sie Ihre Prioritäten im Unternehmen in Einklang mit den verfügbaren Ressourcen bringen. Sie sollten also jederzeit wissen: Woran arbeiten die Teams heute, morgen und nächsten Monat? Denn der fehlende Überblick über Projekte und Ressourcen behindert oftmals Entscheidungen. Verschaffen Sie sich also einen Überblick darüber, woran aktuell gearbeitet wird und was auf der Agenda steht.

Unsere Tipps:

  • Bauen Sie einen Plan, der genauso ambitioniert wie machbar ist. Bringen Sie dafür die Prioritäten im Unternehmen in Einklang mit den verfügbaren Ressourcen.
  • Simulieren Sie Szenarien, um in Echtzeit Antworten auf Was-wäre-wenn-Fragen zu erhalten.
  • Verschaffen Sie sich einen Überblick darüber, woran in Ihrem Unternehmen aktuell gearbeitet wird und was geplant ist, um auch kurzfristig neu priorisieren zu können.

Grundsatz 3: Accelerate

Grundsatz Nummer 3, aber genauso wichtig wie die anderen: Lassen Sie Ihre Teams und Experten nach der Planung einfach so arbeiten, wie sie am erfolgreichsten sind – das gilt vor allem für die gewählten Tools und angewendeten Methoden.

Um die Realisierung von Projekten zu beschleunigen, muss in Ihrer Organisation außerdem Klarheit über die aktuellen Prioritäten bestehen. Also setzen Sie sich dafür ein, schaffen Sie Transparenz und tragen Sie damit zum Erfolg des Unternehmens bei.

Unsere Tipps:

  • Lassen Sie Ihre Teams und Experten so arbeiten, wie sie am erfolgreichsten sind – mit den für die bewährten Tools und Methoden.
  • Schaffen Sie in Ihrer Organisation Klarheit über die Prioritäten.

Ihre Jahresplanung 2021 mit Meisterplan

Was wäre, wenn…? Diese Frage steht im Mittelpunkt jeder Veränderung, jeder Innovation aber auch jeder Planung.

In einer Welt voller Dynamik sind die besten Unternehmen jeden Tag bereit, sich zu verändern. Und das bedeutet, sie müssen die Frage „Was wäre, wenn…?“ jeden Tag aufs Neue beantworten, um optimale Lösungen auf immer neue Herausforderungen, Chancen oder die anstehende Jahresplanung finden. Es gilt, die aktuelle Situation klar im Blick zu behalten, schnell realistische Szenarien zu entwickeln und optimale Entscheidungen zu treffen.

Was wäre, wenn Ihre Jahresplanung 2021 dem gewachsen ist? Was wäre, wenn Ihre Planung adaptiv und erfolgreich wäre? Meisterplan ermöglicht Ihnen genau das! Kann es losgehen? – Testen Sie jetzt Meisterplan!

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