Durch Histogramme Übersicht über Ihre Ressourcen schaffen

Histogramme für das Ressourcenmanagement

Gebirgspanorama erinnert an Histogramme

Im Rahmen Ihrer Ressourcenplanung werden Sie sicher schon Darstellungsformen ausprobiert haben um personelle Bedarfe und die verfügbaren Kapazitäten zu vergleichen und mehrere parallele Projekte und Programme gemeinsam zu betrachten. Histogramme eignen sich für diesen Zweck besonders und können ihre Stärken sehr gut im Rahmen der Ressourcenplanung und -simulation ausspielen und für Übersicht sorgen.

Histogramme werden sowohl im klassischen wie im agilen Projektvorgehen verwendet und schaffen den notwendigen Überblick über Kapazitäten und Bedarfe. Oft wird diese komprimierte Darstellungsform dann eingesetzt, wenn viele parallele Projekte und deren Bedarfe mit den vorhandenen Kapazitäten verglichen werden und mehrere Planungsszenarien simuliert werden sollen.

Die Achsen eines Histogramms

Um ein Histogramm im Kontext der Ressourcenplanung zu verstehen, ist es hilfreich es zunächst in seine Einzelteile zu zerlegen. Wir starten mit den beiden Achsen:

Die Zeitachse

Ausgehend vom aktuellen Zeitpunkt trägt sich nach rechts auf der x-Achse die Zeit ab. Ob hierbei feingranular einzelne Tage betrachtet werden oder eher Wochen und Monate hängt vom Einsatzzweck ab und davon, wie granular man mit dem Histogramm das Ressourcenmanagement betreibt. In Unternehmen wird eine Planung und Simulation oft in Wochenabschnitten durchgeführt. In Wochenabschnitten lassen sich Urlaube, Schulungen und übliche Projektphasen sehr gut einbeziehen. Ein Monat wäre hierzu bereits zu grob.

Die Bedarfsachse

Ein Histogramm stellt auf der vertikalen y-Achse den notwendigen Bedarf dar. Als Einheit für die Graphen auf der Bedarfsachse kommen Personentage, FTEs, Story Points oder entsprechende Einheiten in Frage. Häufig werden in agilen Teams geschätzte Story Points im Rahmen der Ressourcenplanung in Personentage umgerechnet um eine übergreifende Vergleichbarkeit zu erreichen. Die Umrechnung von Aufwandsschätzungen und Kapazitäten für alle zu planenden Teams und Projekte in dieselbe Einheit, ist Eingangsvoraussetzung um mit dem Histogramm Aussagen treffen zu können.

Histogramm Ressourcenplanung Achsen

Das Bedarfsgebirge

Perspektive anhand von Organisation, Rollen, Personen oder Teams

Für eine initiale Ressourcenplanung gilt zunächst, dass Personen, Teams oder Personen mit bestimmten Skills gleichzeitig mit mehreren Projekten allokiert werden können. Diese zeitgleiche Erst-Allokation geschieht beispielsweise durch die dezentrale Projektinitiierung pro Organisationsbereich. Dies gilt auch, wenn man in agilen Organisationen versucht, Teams heterogen zu definieren und konstant zusammen zu halten.

Aufschichten der Bedarfe aus Projekten und Vorhaben

Aus der Perspektive der Ressource (in der Abbildung Ressource 1) schafft ein Histogramm eine konsolidierte Sicht auf alle Allokationen. D.h. alle Projekte denen die Ressource 1 in einer Woche zugeordnet ist, werden wie ein Gebirge aufeinandergeschichtet. Die Höhe der „Projekt-Kästchen“ stellt den Bedarf pro Projekt und Ressource 1 dar. Gleichzeitig ist die Fläche der Projekte ein Indikator für den geplanten Gesamtaufwand für diese Ressource.

In der Abbildung wird für Projekt C zwischen KW 2 und KW 4 für drei Wochen konstant 80 PT/Woche die Ressource 1 benötigt. Ressource 1 könnten z.B. Tester sein um die in dieser Zeit geplanten Integrationstests zu unterstützen. Der Gesamtaufwand für das Testen wurde auf 240 PT geschätzt.

Histogram Ressourcenplanung Bedarfsgebirge
Die Reihenfolge der Schichtung als Parameter für Priorität und Kritikalität

Von unten nach oben schichten sich die Projekte des Bedarfsgebirges in der Histogramm-Darstellung. Unten liegen die „gesetzten“, hoch priorisierten Projekte, deren Umsetzung den höchsten Geschäftswert oder Strategiebeitrag liefert bzw. für die keine zeitlichen Puffer mehr bestehen.

Die Höhenlinie der Kapazitäten als Vergleichsbasis

Um eine umfassende Ressourcenplanung zu ermöglichen fehlt dem Bedarfsgebirge die Gegenüberstellung mit den verfügbaren Kapazitäten. Als Höhenlinie dargestellt, zeigen sich auf einen Blick folgende Aspekte:

    1. Zu welchen Zeitpunkten stehen mehr oder weniger Kapazitäten pro Organisation, Team oder Einzelressource zur Verfügung?
      Dies kann beeinflusst sein durch geplante Abwesenheiten, Einstellungen und Fluktuation oder durch externe Verstärkung zu bestimmten Zeitpunkten.
    2. Welche geplanten Projekte sind zu den geplanten Zeiten leistbar und wo entstehen Engpässe?
  Die Höhenlinie ist in derselben Einheit definiert wie die im Histogramm dargestellten Bedarfe und bezieht sich auf dieselben Ressourcen. D.h. die Höhe des Graphen stellt beispielsweise die Summe aller Tester-Kapazitäten in einer Kalenderwoche dar.
Histogram Ressourcenplanung Kapazitaetslinie

Histogramme im Einsatz

Engpässe und Maßnahmen aus Portfoliosicht

Engpässe lassen sich als Histogramme sowohl zeitlich als auch in Ihrer Größe leicht überblicken. Für alle Projekte die über die Kapazitäts-Höhenlinie hinausragen, besteht zu bestimmten Zeiträumen ein Risiko, dass benötigte Ressourcen nicht zur Verfügung stehen werden.

Durch eine Portfolio-Simulation mit Hilfe von Histogrammen wird das planerische Ziel verfolgt dieses Risiko zu reduzieren und das Verhältnis zwischen Bedarfen und dem Kapazitätsangebot dauerhaft auszugleichen. Dabei können folgende Maßnahmen dazu führen, dass sich die „roten“ Stellen in den Histogrammen auflösen:

  1. Verschieben von Projekten mit zeitlichem Puffer
  2. Strecken von Projekten über die Zeit
  3. Reduktion von Scope und verbundenen Ressourcenbedarfen
  4. Unterbrechen und Wiederaufnehmen von Projekten
  5. Stauchen von Projekten um zeitliche Puffer zu gewinnen
  6. Erweiterung der Kapazitäten z.B. über externe Mitarbeiter

Über diesen kapazitativen Abgleich hinaus, werden im Rahmen einer Portfolioplanung Prioritäten vergeben, die Klarheit darüber schaffen, wer im Zweifel die Ressourcen sicher hat und wer nicht. Wie eingangs erwähnt, sind die hoch priorisierten Bedarfe bzw. Projekte in Histogrammen immer unten zu finden.

Risikomanagement für Projekte

Aus Sicht des Projektleiters ist es insbesondere hilfreich alle Histogramme der für das jeweilige Projekt allokierten Rollen oder Ressourcen einsehen und bewerten zu können. Dies kann zu risikominimierenden Maßnahmen wie der Anpassung von Vorgehensweise oder Reihenfolge führen oder zu einem frühzeitig geplanten Know-How-Transfer um den Verlust von Experten überbrücken zu können.

Fazit

Mit Hilfe von Histogrammen lässt sich eine Ressourcenplanung projektübergreifend unterstützen. Sowohl in der Multi-Projektsicht als auch für einzelne Abteilungen oder Projekte sind wichtige Aussagen zu Engpässen, Kapazitäten, Bedarfen und Prioritäten aus den Darstellungen heraus zu lesen. Sind Histogramme darüber hinaus in Planungs- und Simulationstools eingebettet, bieten Sie durch die einheitliche Datenbasis und dynamische Auswahl der Sichten eine sehr flexible Steuerungssicht auf Kapazitäten und Ressourcen.

Weiterführende Links
Von | 2017-02-20T15:54:26+00:00 16. Dezember 2016|Kategorien: Ressourcenplanung|Tags: Agile Teams, Capacity Planning, Histogram, Histogramme, Histograms, Kapazitätsplanung|

Über den Autor: Jens Hirschinger

Jens hat im Rahmen seiner fast 20 Jahre als Projektleiter, Berater, Anforderungsanalyst und Trainer, umfassende Erfahrung mit Ressourcenmanagement, Projektportfoliomanagement und agilen Methoden gesammelt. Diesen Schwerpunkt in seinen Tätigkeiten setzt er sowohl in der Theorie, beispielsweise als Gastdozent an der HTW Berlin, aber auch in seinem Alltag in E-Commerce Projekten um. Auf dem Meisterplan-Blog teilt er sein Wissen regelmäßig als Gastautor.

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