Durch Histogramme Übersicht über Ihre Ressourcen schaffen

Histogramme für das Ressourcenmanagement

Die Achsen eines Histogramms

Um ein Histogramm im Kontext der Ressourcenplanung zu verstehen, ist es hilfreich es zunächst in seine Einzelteile zu zerlegen. Wir starten mit den beiden Achsen:

Die Zeitachse

Ausgehend vom aktuellen Zeitpunkt trägt sich nach rechts auf der x-Achse die Zeit ab. Ob hierbei feingranular einzelne Tage betrachtet werden oder eher Wochen und Monate hängt vom Einsatzzweck ab und davon, wie granular man mit dem Histogramm das Ressourcenmanagement betreibt. In Unternehmen wird eine Planung und Simulation oft in Wochenabschnitten durchgeführt. In Wochenabschnitten lassen sich Urlaube, Schulungen und übliche Projektphasen sehr gut einbeziehen. Ein Monat wäre hierzu bereits zu grob.

Die Bedarfsachse

Ein Histogramm stellt auf der vertikalen y-Achse den notwendigen Bedarf dar. Als Einheit für die Graphen auf der Bedarfsachse kommen Personentage, FTEs, Story Points oder entsprechende Einheiten in Frage. Häufig werden in agilen Teams geschätzte Story Points im Rahmen der Ressourcenplanung in Personentage umgerechnet um eine übergreifende Vergleichbarkeit zu erreichen. Die Umrechnung von Aufwandsschätzungen und Kapazitäten für alle zu planenden Teams und Projekte in dieselbe Einheit, ist Eingangsvoraussetzung um mit dem Histogramm Aussagen treffen zu können.

Das Bedarfsgebirge

Perspektive anhand von Organisation, Rollen, Personen oder Teams

Für eine initiale Ressourcenplanung gilt zunächst, dass Personen, Teams oder Personen mit bestimmten Skills gleichzeitig mit mehreren Projekten allokiert werden können. Diese zeitgleiche Erst-Allokation geschieht beispielsweise durch die dezentrale Projektinitiierung pro Organisationsbereich. Dies gilt auch, wenn man in agilen Organisationen versucht, Teams heterogen zu definieren und konstant zusammen zu halten.

Aufschichten der Bedarfe aus Projekten und Vorhaben

Aus der Perspektive der Ressource (in der Abbildung Ressource 1) schafft ein Histogramm eine konsolidierte Sicht auf alle Allokationen. D.h. alle Projekte denen die Ressource 1 in einer Woche zugeordnet ist, werden wie ein Gebirge aufeinandergeschichtet. Die Höhe der „Projekt-Kästchen“ stellt den Bedarf pro Projekt und Ressource 1 dar. Gleichzeitig ist die Fläche der Projekte ein Indikator für den geplanten Gesamtaufwand für diese Ressource.

In der Abbildung wird für Projekt C zwischen KW 2 und KW 4 für drei Wochen konstant 80 PT/Woche die Ressource 1 benötigt. Ressource 1 könnten z.B. Tester sein um die in dieser Zeit geplanten Integrationstests zu unterstützen. Der Gesamtaufwand für das Testen wurde auf 240 PT geschätzt.

Die Reihenfolge der Schichtung als Parameter für Priorität und Kritikalität

Von unten nach oben schichten sich die Projekte des Bedarfsgebirges in der Histogramm-Darstellung. Unten liegen die „gesetzten“, hoch priorisierten Projekte, deren Umsetzung den höchsten Geschäftswert oder Strategiebeitrag liefert bzw. für die keine zeitlichen Puffer mehr bestehen.

Die Höhenlinie der Kapazitäten als Vergleichsbasis

Histogramme im Einsatz

Engpässe und Maßnahmen aus Portfoliosicht

Engpässe lassen sich als Histogramme sowohl zeitlich als auch in Ihrer Größe leicht überblicken. Für alle Projekte die über die Kapazitäts-Höhenlinie hinausragen, besteht zu bestimmten Zeiträumen ein Risiko, dass benötigte Ressourcen nicht zur Verfügung stehen werden.

Durch eine Portfolio-Simulation mit Hilfe von Histogrammen wird das planerische Ziel verfolgt dieses Risiko zu reduzieren und das Verhältnis zwischen Bedarfen und dem Kapazitätsangebot dauerhaft auszugleichen. Dabei können folgende Maßnahmen dazu führen, dass sich die „roten“ Stellen in den Histogrammen auflösen:

1. Verschieben von Projekten mit zeitlichem Puffer
2. Strecken von Projekten über die Zeit
3. Reduktion von Scope und verbundenen Ressourcenbedarfen
4. Unterbrechen und Wiederaufnehmen von Projekten
5. Stauchen von Projekten um zeitliche Puffer zu gewinnen
6. Erweiterung der Kapazitäten z.B. über externe Mitarbeiter

Über diesen kapazitativen Abgleich hinaus, werden im Rahmen einer Portfolioplanung Prioritäten vergeben, die Klarheit darüber schaffen, wer im Zweifel die Ressourcen sicher hat und wer nicht. Wie eingangs erwähnt, sind die hoch priorisierten Bedarfe bzw. Projekte in Histogrammen immer unten zu finden.

Risikomanagement für Projekte

Aus Sicht des Projektleiters ist es insbesondere hilfreich alle Histogramme der für das jeweilige Projekt allokierten Rollen oder Ressourcen einsehen und bewerten zu können. Dies kann zu risikominimierenden Maßnahmen wie der Anpassung von Vorgehensweise oder Reihenfolge führen oder zu einem frühzeitig geplanten Know-How-Transfer um den Verlust von Experten überbrücken zu können.

Fazit

Mit Hilfe von Histogrammen lässt sich eine Ressourcenplanung projektübergreifend unterstützen. Sowohl in der Multi-Projektsicht als auch für einzelne Abteilungen oder Projekte sind wichtige Aussagen zu Engpässen, Kapazitäten, Bedarfen und Prioritäten aus den Darstellungen heraus zu lesen. Sind Histogramme darüber hinaus in Planungs- und Simulationstools eingebettet, bieten Sie durch die einheitliche Datenbasis und dynamische Auswahl der Sichten eine sehr flexible Steuerungssicht auf Kapazitäten und Ressourcen.