Durch Histogramme Übersicht über Ihre Ressourcen schaffen

Histogramme für das Ressourcenmanagement

Die Achsen eines Histogramms

Um ein HistogrammHistogrammEin Histogramm im Ressourcenmanagement ist eine grafische Darstellung, die hilft, den Überblick über personelle Bedarfe und verfügbare Kapazitäten zu behalten. Es zeigt, wie oft bestimmte Werte (z. B. Personentage oder… im Kontext der RessourcenplanungRessourcenplanungSynonym für → RessourcenmanagementBeim Ressourcenmanagement geht es um die bestmögliche Planung, Koordination und Überwachung von Ressourcen, also Mitarbeitern, Budgets, Materialien und Zeit. zu verstehen, ist es hilfreich es zunächst in seine Einzelteile zu zerlegen. Wir starten mit den beiden Achsen:

Die Zeitachse

Ausgehend vom aktuellen Zeitpunkt trägt sich nach rechts auf der x-Achse die Zeit ab. Ob hierbei feingranular einzelne Tage betrachtet werden oder eher Wochen und Monate hängt vom Einsatzzweck ab und davon, wie granular man mit dem HistogrammHistogrammEin Histogramm im Ressourcenmanagement ist eine grafische Darstellung, die hilft, den Überblick über personelle Bedarfe und verfügbare Kapazitäten zu behalten. Es zeigt, wie oft bestimmte Werte (z. B. Personentage oder… das Ressourcenmanagement betreibt. In Unternehmen wird eine Planung und Simulation oft in Wochenabschnitten durchgeführt. In Wochenabschnitten lassen sich Urlaube, Schulungen und übliche Projektphasen sehr gut einbeziehen. Ein Monat wäre hierzu bereits zu grob.

Die Bedarfsachse

Ein HistogrammHistogrammEin Histogramm im Ressourcenmanagement ist eine grafische Darstellung, die hilft, den Überblick über personelle Bedarfe und verfügbare Kapazitäten zu behalten. Es zeigt, wie oft bestimmte Werte (z. B. Personentage oder… stellt auf der vertikalen y-Achse den notwendigen Bedarf dar. Als Einheit für die Graphen auf der Bedarfsachse kommen Personentage, FTEsFTEsSynonym für → Full-Time EquivalentEin Full-Time Equivalent (FTE) ist eine standardisierte Maßeinheit im Ressourcenmanagement, die die Vollzeitarbeitskapazität einer einzelnen Arbeitskraft repräsentiert., Story Points oder entsprechende Einheiten in Frage. Häufig werden in agilen Teams geschätzte Story Points im Rahmen der RessourcenplanungRessourcenplanungSynonym für → RessourcenmanagementBeim Ressourcenmanagement geht es um die bestmögliche Planung, Koordination und Überwachung von Ressourcen, also Mitarbeitern, Budgets, Materialien und Zeit. in Personentage umgerechnet um eine übergreifende Vergleichbarkeit zu erreichen. Die Umrechnung von Aufwandsschätzungen und Kapazitäten für alle zu planenden Teams und ProjekteProjektEin Projekt ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben mit definierten Zielen und Ressourcen, das einmalige Ergebnisse liefert und oft komplexe Aufgaben umfasst. in dieselbe Einheit, ist Eingangsvoraussetzung um mit dem Histogramm Aussagen treffen zu können.

Das Bedarfsgebirge

Perspektive anhand von Organisation, Rollen, Personen oder Teams

Für eine initiale RessourcenplanungRessourcenplanungSynonym für → RessourcenmanagementBeim Ressourcenmanagement geht es um die bestmögliche Planung, Koordination und Überwachung von Ressourcen, also Mitarbeitern, Budgets, Materialien und Zeit. gilt zunächst, dass Personen, Teams oder Personen mit bestimmten Skills gleichzeitig mit mehreren Projekten allokiert werden können. Diese zeitgleiche Erst-AllokationAllokationDie Allokation ist ein strategischer Prozess, mit dem man Mitarbeiter-Ressourcen für Projekte oder einzelne Aufgaben identifiziert und diese entsprechend zuteilt. geschieht beispielsweise durch die dezentrale Projektinitiierung pro Organisationsbereich. Dies gilt auch, wenn man in agilen Organisationen versucht, Teams heterogen zu definieren und konstant zusammen zu halten.

Aufschichten der Bedarfe aus Projekten und Vorhaben

Aus der Perspektive der Ressource (in der Abbildung RessourceRessourceRessourcen sind alle materiellen und immateriellen Mittel, die zur Erreichung eines Ziels benötigt werden. Die wichtigste Ressource: natürlich die Mitarbeiter! 1) schafft ein HistogrammHistogrammEin Histogramm im Ressourcenmanagement ist eine grafische Darstellung, die hilft, den Überblick über personelle Bedarfe und verfügbare Kapazitäten zu behalten. Es zeigt, wie oft bestimmte Werte (z. B. Personentage oder… eine konsolidierte Sicht auf alle AllokationenAllokationDie Allokation ist ein strategischer Prozess, mit dem man Mitarbeiter-Ressourcen für Projekte oder einzelne Aufgaben identifiziert und diese entsprechend zuteilt.. D.h. alle ProjekteProjektEin Projekt ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben mit definierten Zielen und Ressourcen, das einmalige Ergebnisse liefert und oft komplexe Aufgaben umfasst. denen die Ressource 1 in einer Woche zugeordnet ist, werden wie ein Gebirge aufeinandergeschichtet. Die Höhe der „Projekt-Kästchen“ stellt den Bedarf pro Projekt und Ressource 1 dar. Gleichzeitig ist die Fläche der Projekte ein Indikator für den geplanten Gesamtaufwand für diese Ressource.

In der Abbildung wird für Projekt C zwischen KW 2 und KW 4 für drei Wochen konstant 80 PT/Woche die Ressource 1 benötigt. Ressource 1 könnten z.B. Tester sein um die in dieser Zeit geplanten Integrationstests zu unterstützen. Der Gesamtaufwand für das Testen wurde auf 240 PT geschätzt.

Die Reihenfolge der Schichtung als Parameter für Priorität und Kritikalität

Von unten nach oben schichten sich die ProjekteProjektEin Projekt ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben mit definierten Zielen und Ressourcen, das einmalige Ergebnisse liefert und oft komplexe Aufgaben umfasst. des Bedarfsgebirges in der HistogrammHistogrammEin Histogramm im Ressourcenmanagement ist eine grafische Darstellung, die hilft, den Überblick über personelle Bedarfe und verfügbare Kapazitäten zu behalten. Es zeigt, wie oft bestimmte Werte (z. B. Personentage oder…-Darstellung. Unten liegen die „gesetzten“, hoch priorisierten Projekte, deren Umsetzung den höchsten Geschäftswert oder Strategiebeitrag liefert bzw. für die keine zeitlichen Puffer mehr bestehen.

Die Höhenlinie der Kapazitäten als Vergleichsbasis

Histogramme im Einsatz

Engpässe und Maßnahmen aus Portfoliosicht

Engpässe lassen sich als HistogrammeHistogrammEin Histogramm im Ressourcenmanagement ist eine grafische Darstellung, die hilft, den Überblick über personelle Bedarfe und verfügbare Kapazitäten zu behalten. Es zeigt, wie oft bestimmte Werte (z. B. Personentage oder… sowohl zeitlich als auch in Ihrer Größe leicht überblicken. Für alle ProjekteProjektEin Projekt ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben mit definierten Zielen und Ressourcen, das einmalige Ergebnisse liefert und oft komplexe Aufgaben umfasst. die über die Kapazitäts-Höhenlinie hinausragen, besteht zu bestimmten Zeiträumen ein Risiko, dass benötigte RessourcenRessourceRessourcen sind alle materiellen und immateriellen Mittel, die zur Erreichung eines Ziels benötigt werden. Die wichtigste Ressource: natürlich die Mitarbeiter! nicht zur Verfügung stehen werden.

Durch eine Portfolio-Simulation mit Hilfe von Histogrammen wird das planerische Ziel verfolgt dieses Risiko zu reduzieren und das Verhältnis zwischen Bedarfen und dem Kapazitätsangebot dauerhaft auszugleichen. Dabei können folgende Maßnahmen dazu führen, dass sich die „roten“ Stellen in den Histogrammen auflösen:

1. Verschieben von Projekten mit zeitlichem Puffer
2. Strecken von Projekten über die Zeit
3. Reduktion von Scope und verbundenen Ressourcenbedarfen
4. Unterbrechen und Wiederaufnehmen von Projekten
5. Stauchen von Projekten um zeitliche Puffer zu gewinnen
6. Erweiterung der Kapazitäten z.B. über externe Mitarbeiter

Über diesen kapazitativen Abgleich hinaus, werden im Rahmen einer PortfolioplanungPortfolioplanungPortfolioplanung ist der Prozess, bei dem Unternehmen entscheiden, welche Projekte sie durchführen wollen. Dabei wird sichergestellt, dass diese Projekte zu den Zielen des Unternehmens passen und die verfügbaren Ressourcen wie… Prioritäten vergeben, die Klarheit darüber schaffen, wer im Zweifel die Ressourcen sicher hat und wer nicht. Wie eingangs erwähnt, sind die hoch priorisierten Bedarfe bzw. Projekte in Histogrammen immer unten zu finden.

Risikomanagement für Projekte

Aus Sicht des Projektleiters ist es insbesondere hilfreich alle HistogrammeHistogrammEin Histogramm im Ressourcenmanagement ist eine grafische Darstellung, die hilft, den Überblick über personelle Bedarfe und verfügbare Kapazitäten zu behalten. Es zeigt, wie oft bestimmte Werte (z. B. Personentage oder… der für das jeweilige ProjektProjektEin Projekt ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben mit definierten Zielen und Ressourcen, das einmalige Ergebnisse liefert und oft komplexe Aufgaben umfasst. allokierten Rollen oder RessourcenRessourceRessourcen sind alle materiellen und immateriellen Mittel, die zur Erreichung eines Ziels benötigt werden. Die wichtigste Ressource: natürlich die Mitarbeiter! einsehen und bewerten zu können. Dies kann zu risikominimierenden Maßnahmen wie der Anpassung von Vorgehensweise oder Reihenfolge führen oder zu einem frühzeitig geplanten Know-How-Transfer um den Verlust von Experten überbrücken zu können.

Fazit

Mit Hilfe von Histogrammen lässt sich eine RessourcenplanungRessourcenplanungSynonym für → RessourcenmanagementBeim Ressourcenmanagement geht es um die bestmögliche Planung, Koordination und Überwachung von Ressourcen, also Mitarbeitern, Budgets, Materialien und Zeit. projektübergreifend unterstützen. Sowohl in der Multi-Projektsicht als auch für einzelne Abteilungen oder ProjekteProjektEin Projekt ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben mit definierten Zielen und Ressourcen, das einmalige Ergebnisse liefert und oft komplexe Aufgaben umfasst. sind wichtige Aussagen zu Engpässen, Kapazitäten, Bedarfen und Prioritäten aus den Darstellungen heraus zu lesen. Sind HistogrammeHistogrammEin Histogramm im Ressourcenmanagement ist eine grafische Darstellung, die hilft, den Überblick über personelle Bedarfe und verfügbare Kapazitäten zu behalten. Es zeigt, wie oft bestimmte Werte (z. B. Personentage oder… darüber hinaus in Planungs- und Simulationstools eingebettet, bieten Sie durch die einheitliche Datenbasis und dynamische Auswahl der Sichten eine sehr flexible Steuerungssicht auf Kapazitäten und RessourcenRessourceRessourcen sind alle materiellen und immateriellen Mittel, die zur Erreichung eines Ziels benötigt werden. Die wichtigste Ressource: natürlich die Mitarbeiter!.