Die 5 häufigsten Fehler im Ressourcenmanagement

Schon im Geographieunterricht haben wir gelernt, dass Ressourcen wertvoll sind. Deshalb werden Fragen nach Wasser, Agrarland, Bodenschätzen und auch nach Arbeitskräften immer wieder Konflikte auslösen. Im ständigen Kampf um die Ressourcen dieser Welt gingen jahrtausendalte Kulturen unter, wurden ganze Kontinente erobert und erbitterte Kriege geführt.

Im Büro läuft es in der Regel nicht ganz so dramatisch ab. Dennoch:
Projektleiter, PMOs und Projektportfoliomanager fühlen sich angesichts von Ressourcenknappheit, Allokationskonflikten und stetigen Veränderungen manchmal kaum in der Lage, einen effizienten Schlachtplan zu entwerfen.

Um diesen Kampf zu gewinnen, sind ein klarer Kopf und einige strategische Schachzüge notwendig. Fehler dürfen Sie sich nicht viele leisten. Gut, dass Ihnen bereits Hunderte von Unternehmen zuvorgekommen sind und ihre Lektionen gelernt haben: Die häufigsten Fehler im Ressourcenmanagement haben wir hier für Sie zusammengestellt. Praktischerweise kommen die Lösungen gleich mit hinterher.

1. Ressourcen falsch auswählen und zuweisen

„Frau Huber hat gerade nicht viel zu tun. Sie wird in Ihrem Projekt mitarbeiten. Sie wollte sowieso schon immer einmal in die Projektlandschaft reinschnuppern, das hat sie mir auf der letzten Weihnachtsfeier gesagt.“

Was ist das Problem?

Ressourcen beliebig oder aufgrund einzelner Faktoren auswählen, ohne das Gesamtpaket zu betrachten, ist der wohl häufigste Fauxpas in der Projektlandschaft. Das passiert vor allem dann, wenn niemand einen Überblick über die Kapazitäten, Projekterfahrung und Fähigkeiten der Mitarbeiter hat. Oder dann, wenn niemand weiß, welches Skill-Set in welchem Fall gefordert ist.

Wie heißt es doch so schön? Selbst die beste Planung der Welt kann einen Mangel an Talent nicht wettmachen. Deshalb ist es immens wichtig, die richtigen Ressourcen den richtigen Projekten zuzuordnen.

Was ist die Lösung?

• Erstellen Sie einen aktualisierten Überblick über die Verfügbarkeiten und Skill-Sets aller Mitarbeiter. So können Sie Ihre Mitarbeiter optimal einsetzen.
• Ernennen Sie einen Ressourcenmanager, der sich dieser Mammutaufgabe annimmt und eine faire Allokation der sich in dem Unternehmen befindlichen Talente erstellt.
• Ressourcen sollten so zugewiesen werden, dass sowohl die Projektarbeit als auch die üblichen Tagesaufgaben bewältigt werden können. Alternativ gibt es sogenannte „Tiger Teams“, deren Mitglieder für eine bestimmte Zeit von ihren eigentlichen Zuständigkeiten freigestellt werden können, um sich ausschließlich dem Projekt zu widmen.
• Im Notfall: Streichen oder pausieren Sie Projekte, die am wenigsten den Geschäftszielen entsprechen (also die niedrigste Priorität haben), sodass dringend benötigte Ressourcen frei werden.

(Quelle: Levinson, Networkworld).

2. Mit einer 100%-igen Kapazität rechnen

„Herr Köhler wird das Projekt in den nächsten drei Tagen abschließen. Er arbeitet schließlich Vollzeit, und es fehlen nur noch ca. 22 Stunden Arbeitsleistung.“

Was ist das Problem?

Derartige Grundschulrechnungen sind einfach unrealistisch. Entlarven Sie diesen Fehler im Ressourcenmanagement. Mitarbeiter fühlen sich schnell überlastet und Deadlines werden nicht eingehalten. Wieso?

Selbst dann, wenn sich Mitarbeiter ausschließlich der Projektarbeit widmen, fließen nicht 100% ihrer Arbeitszeit in das Vorantreiben des Projekts ein. Denn Mitarbeiter machen über den Tag verteilt kleinere Pausen, führen klärende Gespräche, nehmen an Meetings und Seminaren teil. Sie werden auch mal kurzfristig krank oder haben ganz einfach einen schlechten Tag. Das kennen Sie doch bestimmt aus eigener Erfahrung, oder nicht?

Was ist die Lösung?

• Sehen Sie Ihre „Ressourcen“ als Menschen! Eine 8-stündige Aufgabe kann nicht an einem einzigen 8-stündigen Arbeitstag erledigt werden. Außer, Ihre Ressource macht Überstunden. Aber, ist das ein Zukunftsmodell? Wohl kaum.
• Merken Sie sich: Pi mal Daumen beträgt die Kapazität einer Ressource 80% der im Vertrag festgelegten, wöchentlichen Arbeitszeit. Lesen Sie sich hierzu unseren Blogpost „Gibt es eine Ressourcenplanungsformel?“ durch.
• Erkundigen Sie sich bei Ihren Mitarbeitern oder in Ihrem PPM-Tool über Urlaubstage und unterrichten Sie sich über die erfahrungsgemäße Häufigkeit von Krankheitstagen in Ihrem Unternehmen, damit mit ausreichendem Puffer geplant werden kann.
• Nehmen Sie Fortbildungsseminare und Motivations-Workshops in die Unternehmenskultur auf, um die Leistungsfähigkeit Ihrer Mitarbeiter langfristig zu stärken.

3. Projekt-Abhängigkeiten missachten

„Frau Aydin, wieso sitzt Ihr Team eigentlich nur herum und dreht Däumchen? Wir müssen jetzt in die Pötte kommen!“

Was ist das Problem?

Manchmal haben Projektteams tatsächlich keine andere Wahl, als zu warten, denn sobald sich ein Milestone eines Projekts verzögert, löst dies möglicherweise eine unerwünschte Kettenreaktion aus. Es muss zuerst etwas fertig gestellt werden, bevor es in einem anderen Projekt weiter gehen kann. Solange hängt das Team oft in der Luft.

Was ist die Lösung?

• Analysieren Sie die Abhängigkeiten zwischen einzelnen Projekten und visualisieren Sie diese. So haben Sie erst einmal einen Überblick, wo Sand im Getriebe den Betrieb aufhalten könnte.
• Lassen Sie bei der Planung von Projekten ausreichend Puffer zwischen Projekten mit Abhängigkeiten oder versuchen Sie die Abhängigkeiten an sich zu minimieren. Oft können Teams auch parallel an verschiedenen Aufgabenstellungen desselben Projekts arbeiten.
• Im Notfall: Verteilen Sie die Ressourcen entsprechend um, sodass die Teams des abhängigen Projekts nicht „tatenlos“ herumsitzen (anstelle das Team des verzögerten Projekts beispielsweise  zu unterstützen).

(Quelle: Levinson, Networkworld).

4. Mikromanagen

„Herr Ziegler, haben Sie bereits Ideen zu der Aufgabe, die ich Ihnen heute Morgen erteilt habe? Ich würde diese gerne besprechen und absegnen.“

Was ist das Problem?

Wir alle kennen sogenannte Mikromanager oder sind bereits selbst in eine solche Falle getappt. Deshalb wissen wir auch, wie nervenaufreibend dieses Verhalten für alle Beteiligten ist. Der Manager kommt niemals zur Ruhe und lädt sich einen gewaltigen Berg an Zusatz-Aufgaben auf, während die Mitarbeiter keine Möglichkeit haben, sich frei zu entfalten oder sich selbst zu übertreffen. Ein schwerer Fehler im Ressourcenmanagement, der Manager und Mitarbeiter gleichermaßen trifft.

Mikromanagement = Missmanagement!

Was ist die Lösung?

• Manager, die zum Mikromanagement neigen, sollten sich bewusst machen, dass die Delegierung von Aufgaben eine Win-Win-Situation ist.
• Mitarbeiter sollten die Gelegenheit erhalten, das Vertrauen in ihre eigenständige Arbeit zu gewinnen.

5. Projektteams im Dunkeln lassen

„Okay, Herr Sabia, Milestone 1 muss nächsten Montag abgeschlossen sein. Es ist wichtig, also gehen Sie es an!“

Was ist das Problem?

Wenn Projektteams wissen, welche Aufgaben sie erfüllen sollen, aber nicht den Grund dafür kennen, ist das wenig motivierend. Menschen möchten auch die Intention eines Projekts kennen, dessen Bedeutung für das Unternehmen und den erwarteten Nutzen. Das ist viel inspirierender und motivierender, als im Dunkeln gelassen zu werden. Ein Fehler im Ressourcenmanagement, den Sie einfach vermeiden können.

Was ist die Lösung?

• Beziehen Sie das Projektteam so früh wie möglich in die Planung mit ein.
• Setzen Sie sich vor Projektbeginn mit allen Teammitgliedern zusammen und klären Sie:
  • Was sind die Projektziele?
  • Inwiefern stimmt das Projekt mit der Unternehmensstrategie überein?
  • Wieso ist die Fertigstellung so wichtig?
  • Wer hat welche Rolle inne?
  • Wie wird der Projektfortschritt evaluiert?
  • Wie sieht das optimale Ergebnis aus?
  • Wie hilft dieses dem Unternehmen weiter?
  • Welche Deadlines gibt es?
  • Was würde im Falle eines Misserfolgs passieren?

Ohne Ressourcen gibt es keine Projekte. Und ohne richtig zugewiesene, motivierte und wohl informierte Ressourcen gibt es keinen Projekterfolg. Wenn Sie also schon in das Schlachtfeld „Ressourcenmanagement“ ziehen (mutig!), sollten Sie gut gewappnet sein. Nehmen Sie sich deshalb diese fünf Fallen und ihre Lösungen zu Herzen. Sie müssen ja bekannte Fehler im Ressourcenmanagement nicht noch einmal machen. Gutes Gelingen!