Ressourcenplanung ist die Königsdisziplin im Projektportfoliomanagement. Immerhin sind die Mitarbeiter in einem Unternehmen der limitierende Faktor: Projektziele werden nicht erreicht, wenn die benötigten Ressourcen nicht ausreichend zur Verfügung stehen oder nicht die gefragten Qualifikationen, die gewünschte Motivation und/oder Teamfähigkeit mitbringen. Wir zeigen Ihnen sechs Schlüsselfaktoren für den Erfolg für Ressourcenmanager.
Die Unternehmen kämpfen ihrerseits mit vielfältigen Problemen:
- Kaum jemand hat eine Übersicht über alle Qualifikationen und Skills der Mitarbeiter. Diese sinnvoll und gewinnbringend einzusetzen, ist ein dementsprechend aufwendiges Unterfangen.
- Das PMO plant oft mit „falschen“ Kapazitäten. Der Grund: Es gibt nicht genug Transparenz über die Mitarbeiterauslastung und ihre Kapazität.
- Führungskräfte, Abteilungsleiter und Projektmanager konkurrieren um ihre besten Mitarbeiter. Das sorgt insbesondere in kleineren Unternehmen, in denen die Ressourcenplanung direkt auf Personenebene stattfindet, für Konfliktpotential. Projektleiter und Mitarbeiter müssen damit umgehen lernen, dass der Ressourcenmanager die Entscheidung trifft, wer auf welchem Projekt arbeitet.
In großen Unternehmen gibt es weniger Konfliktpotential, da dort die Ressourcenmanager in der Regel auf Rollenebene planen und die Projektmanager allein für das Staffing verantwortlich sind. - Stark nachgefragte Mitarbeiter werden zu Engpassressourcen beziehungsweise Schlüsselressourcen. Sie sind mit mehreren Aufgaben und Projekten gleichzeitig befasst und meist chronisch überlastet, während andere Mitarbeiter unterfordert sind.
- Mitarbeiter wechseln ständig zwischen den Projekten hin und her. Dies führt zu Verzögerungen und einem spürbaren Qualitätsverlust (Quelle: Gotscharek).
Dieses schwierige Pflaster erfordert Ressourcenmanager, die mit viel Weitsicht und Fingerspitzengefühl Entscheidungen treffen und kommunizieren. Der optimale Ressourcenmanager weist eine Reihe von Soft Skills auf – Organisation, Multitasking, Verhandlungsfähigkeit, Kommunikation, Veränderungsmanagement und Kompromissfindung stehen hier im Fokus (Quelle: Bruce). Doch welche Kenntnisse, Handlungsweisen und Fähigkeiten zeichnen einen exzellenten Ressourcenmanager im Kern aus?