Case Study: Überblick und besseres Ressourcenmanagement mit Meisterplan

Die Herausforderung

Komplexität & Kapazität

Als Teamlead und Führungskraft im Bereich Travel Technology verwaltet Brittany Jonaitis eine Vielzahl an unterschiedlichen Projekten gleichzeitig. In Vergangenheit ergaben sich dabei für Sie vor allem im Projektmanagement und in der Ressourcenplanung Schwierigkeiten. Die Herausforderung lag darin, die zu erledigende Arbeit mit den verfügbaren Mitarbeitern zu koordinieren und gleichzeitig richtig zu priorisieren. Auch der ständigen Anforderung nach immer aktuellen und detaillierten Statusreports nachzukommen empfand Brittany Jonaitis als Belastung.

Zudem stand Brittany Jonaitis unabhängig von der Größe der Teams und der Business Units immer wieder vor den folgenden Fragestellungen:

• Big Picture vs. Detailinformation
  Was ist die richtige Balance zwischen Big Picture-Perspektive und Detailinformationen? Welche Infos sind wirklich nötig, um gute Entscheidungen zu treffen?
• Viele Teams, viele Tools
  Unterschiedliche Mitarbeiter und/oder Teams arbeiten mit unterschiedlichen Methoden und Tools. Wie wird eine einheitliche Datenlage erzeugt?
• Kapazitätsgrenzen und Belastungsspitzen
  Kleine Teams haben oft mehr Überblick, stoßen aber schneller an Kapazitätsgrenzen. Wie werden Überlastungsspitzen vermieden?
• Datensilos
  Große Teams haben flexiblere Kapazitätsgrenzen, aber es entstehen schnell (unerkannte) Datensilos. Wie wird vermieden, dass wichtige Informationen verloren gehen?
• Reporting, Reporting, Reporting
  Alle Beteiligten müssen viel Zeit und Energie aufwenden, um detaillierten Reporting-Pflichten nachzukommen, die in Berichten münden, die niemand liest. Wie könnte eine bessere Lösung aussehen?

Die Lösung

Überblick mit Meisterplan

Auf der Suche nach einem Tool zum besseren Umgang mit diesen Herausforderungen, wurde Brittany Jonaitis mit Meisterplan fündig. Besonders überzeugt ist sie von der Einfachheit, mit der anderen Führungskräften ein Überblick über die aktuellen Vorgänge und über die Auswirkungen verschiedener Entscheidungen gegeben werden kann: „Die Auswirkungen von Entscheidungen musste ich schnell zeigen können. Features wie der Auto-Scheduler oder Szenariosimulationen machen das möglich.“

Brittany Jonaitis nutzt Meisterplan vor allem als Planungstool – aber auch als Kommunikations- und Verhandlungstool mit dem sich folgende Fragen beantworten lassen: Was sind gerade unsere Prioritäten? Welche Projekte laufen aktuell? Was passiert, wenn diese Entscheidung getroffen wird? Oder diese? Welche Auswirkungen haben Änderungen auf unser Jahresziel?

Auch der Wunsch nach mehr Transparenz wurde erfüllt. Für Brittany Jonaitis ist besonders wertvoll, dass alle Beteiligten Personen den gleichen Stand über die Entwicklungen vor Augen haben. Denn nur so können langfristig funktionierende Pläne gemacht werden.

Meisterplan überzeugt Brittany Jonaitis mit diesen Stärken:

• Viel Überblick mit präzisen Infos
  Einige wenige, klar definierbare Informationen aus den Teams ermöglichen eine aussagekräftige, aufgeräumte Darstellung der aktuellen Situation.
• Szenariosimulationen
  Einfache Anpassung des Gantt-Charts und Szenariosimulation zum schnellen Klären von What-if-Fragen bei der gemeinsamen Planung.
• Intuitive Darstellung
  Visualisierung von Ressourcenengpässen sowie die Darstellung der Must-have-und Cut-of-Line machen grundlegende Informationen und Konsequenzen sofort intuitiv zugängig.
• Bessere Kommunikation
  Klare kommunikative Basis für die Projektpriorisierung und damit bessere gemeinsame Entscheidungsgrundlage bei der Zuweisung von Ressourcen.
• Langfristige Nachvollziehbarkeit
  Die klare Darstellung ermöglicht es, in Folgemeetings sofort an den bisherigen Stand anzuschließen, ohne sich lange einarbeiten zu müssen.

Die Vorteile

Klare Kommunikation, belastbare Entscheidungen, Umsetzung der Strategie

Brittany Jonaitis hat in Meisterplan ihre Lösung gefunden:

„Ich bin gut darin, zu beobachten, Fragen zu stellen und passende Lösungen zu entwickeln. Ich verstehe, was Unternehmen brauchen und wie man Lösungen in kleine, machbare Schritte unterteilt, die Entwickler umsetzen können. Ich liebe einfache Lösungen für komplexe Herausforderungen – das ist einer der Gründe, warum mich Meisterplan begeistert.“

„Für uns ist der größte Vorteil von Meisterplan, dass wir darstellen und kommunizieren können, woran gerade im gesamten Unternehmen gearbeitet wird. Es wird klar, warum welches Projekt höher oder niedriger priorisiert ist. Zudem treffen wir fundierte Entscheidungen, die im Projektverlauf nicht hinterfragt werden. Meisterplan visualisiert die Entscheidungen, die wir als Gruppe getroffen haben. Jetzt haben alle ein klares Bild von der Situation vor Augen und alle können die Konsequenzen unserer Entscheidungen abschätzen. Das Ergebnis ist, dass wir mehr Projekte abschließen und die Projekte besser zu unserer Strategie passen, weil sie entsprechend priorisiert wurden.“

Die Anwenderin

Brittany Jonaitis

Senior Director Program Management, Certified Scrum Professional® (CSP)

Brittany Jonaitis arbeitet als Senior Business Technology Leader im Reise- und Immobiliensektor. Sie hat sich auf die Verwaltung technischer Programme sowie auf technisches Produktmanagement spezialisiert. Mit Hilfe von Meisterplan managt sie die Herausforderungen, denen Sie im täglichen Umgang mit komplexen Daten gegenübersteht.