Case Study: Erfolgreiches Change Management im PPM

Bereits im Jahr 1921 gegründet ist die Balluff GmbH mittlerweile zu einem führenden Global Player im Bereich Sensorherstellung gewachsen und in 68 Ländern weltweit vertreten. Eine große Herausforderung für das Projektportfoliomanagement.

Diese können Annalena Bergen und Rainer Grundmann und das Team Project- and Processmanagement durch eine deutliche Verschlankung der Prozesse und den Einsatz von Meisterplan jedoch hervorragend meistern. Die Balluff GmbH hat ihre recht statischen Abläufe erfolgreich in einen schlanken, dynamischen und erfolgreichen PPM Prozess überführt. Für diesen Erfolg entscheidend waren die Einbindung aller prozessbeteiligten Kollegen, ein hohes Maß an Transparenz in den Abläufen sowie die Etablierung fester Meetings innerhalb des PPM Prozesses, um diesen konstant evaluieren und verbessern zu können. Wie das gelungen ist, können Sie in dieser Case Study nachlesen.

v. l. n. r.: Achim Gnan von Meisterplan, Melanie Setzer, Annalena Bergen und Rainer Grundmann von der Balluff GmbH

Die Herausforderung

Wie viele andere Unternehmen, hat die IT-Abteilung von Balluff in der Vergangenheit an einem statischen Prozess zum Projektportfoliomanagement festgehalten. Das Projektportfolio wurde einmal jährlich geplant und dann im Verlauf des Jahres auch nicht mehr angepasst.

Ein großes Problem war neben fehlender Transparenz, dass neue Themen entweder warten mussten oder „so nebenbei“ gemacht wurden und einmal geplante Projekte nicht an veränderte Gegebenheiten angepasst werden konnten.

Im Jahr 2016 beschloss die Balluff GmbH dann den PPM Prozess zu überarbeiten. Bei der Suche nach einem neuen, einfachen Tool fürs Projektportfoliomanagement erhielt das Unternehmen einen Tipp von der Deutschen Gesellschaft für Projektmanagement (GPM): Meisterplan. Nach einer ausgiebigen Testphase und intensivem Austausch mit den Meisterplan Experten entschloss die Balluff GmbH, das Tool im Unternehmen zu etablieren sowie die vorhandenen Prozesse zu verschlanken und in Meisterplan abzubilden.

Balluff ist hierbei ein klassischer Anwendungsfall für den Lean PPM Ansatz von Meisterplan: Letztendlich geht es darum, jederzeit eine Antwort auf die Frage „Wer arbeitet wann an welchem Projekt?“ zu erhalten. Daher zeigt Meisterplan alle wichtigen Informationen, um fundierte Entscheidungen treffen und ein realistisches Projektportfolio planen zu können. Informationen, die hierfür nicht relevant sind, werden gezielt ausgeblendet. Das Ergebnis ist eine Übersicht über das eigene Projektportfolio. So können auch Ressourcenengpässe in Meisterplan leicht identifiziert und aufgelöst werden.

„Der jährliche Planungszyklus wurde der Realität und den dynamischen Anforderungen im Unternehmen einfach nicht gerecht. Es entstanden zahlreiche U-Boot Projekte und kaum ein Projekt hatte eine aktuelle und transparente Planung.“

Rainer Grundmann
Balluff GmbH

Der Lösungsansatz

Der Lean PPM Ansatz diente hierbei als Grundlage für die Prozessoptimierung, die die Balluff GmbH durchführte. In Einzelgesprächen mit den Bereichs- und Projektleitern konnten Bedürfnisse und Verantwortlichkeiten ermittelt und gemeinsam ein schlanker Prozess entwickelt werden. Dieser Prozess wurde in gemeinsamen Retrospektiven regelmäßig evaluiert und angepasst. Da alle Prozessbeteiligten von Anfang an in den Change-Management Prozess eingebunden waren, konnten sich alle gut mit dem Prozess identifizieren und trugen die notwendigen Veränderungen gerne mit. Die notwendigen Meetings und Abläufe für ein erfolgreiches PPM konnten daher ohne große Probleme etabliert werden. Die etwa 20 Projektleiter sind über den gesamten PPM Prozess eingebunden und nehmen monatlich eine Aktualisierung der Kosten- und Kapazitätsplanung für die nächsten 3 Monate vor. Die Bereichsleiter kommen monatlich im Lenkungsausschuss zusammen und treffen Entscheidungen, die das Portfolio betreffen. Teamleiter und PMO lösen Konflikte gemeinsam.

Die Ergebnisse

Durch die Anpassung des PPM Prozesses konnte die Balluff GmbH vor allem die Sichtbarkeit von Ressourcenkonflikten deutlich erhöhen und somit eine frühzeitige Diskussion zur Priorisierung und Auslastung führen. Dadurch verbesserte sich auch die Effizienz ihrer einzelnen Projekte und mehr Projekte konnten erfolgreich abgeschlossen werden.