Erfolgsgeschichte

Hintergrund

Die Western & Southern Financial Group erbringt seit über 130 Jahren verschiedene Finanz-Dienstleistungen für ihre Kunden. In den letzten Jahren ist das Unternehmen dramatisch gewachsen. Einerseits durch Übernahmen, wie die der Gerber Life Insurance im Jahr 2019. Andererseits durch Innovationen in Produkten und Dienstleistungen. Dieses beeindruckende Wachstum bringt jedoch auch Herausforderungen mit sich.

2015 erkannte die IT-Abteilung, dass sie nur mit einem zentralisierten, globalen Blick auf die Initiativen sinnvoll auf die vielen internen Anforderungen reagieren können. Mit einem Expertenteam, Meisterplan und der ITBM-Plattform von ServiceNow wurden das Portfoliomanagement und die Projektplanung auf ein neues Level gehoben.

Die Herausforderung

Silos statt Überblick

In der IT-Abteilung fiel eine riesige Zahl an Projekten aller Größen an, die am besten alle gleichzeitig umgesetzt werden sollten. Western & Southern war es jedoch wichtig, sich auf die strategischen Initiativen zu konzentrieren und die Arbeit über alle Geschäftsbereiche und Ressourcen hinweg zu priorisieren. Ohne einen zentralisierten Blick auf alle Projekte bewerteten die Geschäftsbereichsleiter die eigenen Projekte als die Wichtigsten. Es war nur schwer zu erkennen, mit welchen Projekten die größten Erfolge für das Gesamtunternehmen erzielt werden können.

Noch komplexer wurden die Anforderungen an das Ressourcenmanagement und die Priorisierung durch zusätzliche Projekte, die aus gesetzlichen Vorgaben entstanden. Für deren Umsetzung brauchte es geeignete Mitarbeiter mit speziellen Fähigkeiten. Western & Southern musste dafür Mitarbeiter aus verschiedensten Teams heranziehen, hatte allerdings Schwierigkeiten, die passenden Skills und Kapazitäten zu finden.

Mit der Einführung von ServiceNow ITBM als Arbeitsmanagement-Plattform und der Erfassung aller relevanten Daten war Western & Southern sehr zufrieden. Für einen Gesamtüberblick mussten die Daten im nächsten Schritt jedoch weiter aufbereitet werden. Hierfür wurde ein Tabellenkalkulationsprozess aufgesetzt, der Projekte nach relativer Größe, Aufwand und Zeitrahmen aufbereitete. Jedoch wurde es mit steigender Zahl der Initiativen unmöglich, die Tabellenkalkulation effektiv zu skalieren. Zudem machten neue Vorhaben deutlich, wie wichtig es wäre zu sehen, woran einzelne Personen arbeiten und wo zukünftige Engpässe drohen könnten.

Auf Empfehlung von ServiceNow kam Meisterplan als Lösung ins Spiel. Das Team bei Western & Southern war sofort von den Möglichkeiten der Visualisierung begeistert. Mit Meisterplan konnten Ressourcenmanager auf einen Blick erkennen, welche Initiativen Unterstützung benötigen. Für das Management gab es übersichtliche Möglichkeiten sich über das aktuelle Portfolio zu informieren und auszutauschen. Der Teamleiter erkannte das Potential von Meisterplan für Western & Southern sofort.

Die Lösung

Mit Meisterplan in die Zukunft planen

Die Einführung von Meisterplan hilft Western & Southern in vielerlei Hinsicht. Mit der Gantt-Ansicht in Meisterplan kann sich Western & Southern wie noch nie zuvor auf die Priorisierung und das Timing von Projekten fokussieren. Der Geschäftsleitung war es zudem wichtig, aktuelle und zukünftige Projekte sichtbar zu machen, was mit Hilfe der Pflicht- und Ausschlussgrenze kein Problem mehr ist.

Dank der einfachen Projekt-Priorisierung per Drag & Drop und der dynamischen Zuordnung von Projektwerten, gibt es nun eine schnelle Einigung auf unternehmensweite Priorisierungen. Mittlerweile werden datenbasierte Diskussionen mit der Geschäftsführung über den strategischen Beitrag von Projekten zu den Unternehmenszielen geführt. Die Auswirkungen von Entscheidungen sind sichtbar, wodurch Teams erkennen, wie realistisch ihre Vorschläge sind. Mit diesem Ansatz können Schwierigkeiten im Prozess früher erkannt und mögliche Konflikte vorab gelöst werden.

Zukünftige Initiativen werden unter der „Ausschlussgrenze“ gesammelt. Hierdurch sind Ressourcenbedarfe für die zukünftige Projektpipeline schon lange im Voraus sichtbar. Das Ergebnis: Seit der Einführung von Meisterplan werden keine Projekte mehr aufgrund von Ressourcenkonflikten nicht beendet.

Verlässliche Daten statt Bauchgefühl

Die Projektdaten und Ressourcenpläne von Western & Southern werden über den ServiceNow-Konnektor von Meisterplan synchronisiert, um beide Systeme auf demselben Stand zu halten. Durch die Verfügbarkeit der Daten in Meisterplan erhalten sie zusätzliche Einblicke, mit denen Geschäftsprozesse weiter optimiert werden können. Ein Beispiel: Western & Southern nutzt einen Bericht, der nur Mitarbeiter mit der größten Unter- oder Überlast zeigt. Das hilft nicht nur dabei, sich auf die Projekte zu fokussieren, sondern auch den Blick auf den dahinterstehenden Ressourcenaufwand zu bewahren. Engpässe im Team werden jetzt schnell erkannt und Kapazitäten können frühzeitig aufgestockt werden.

Durch die Visualisierung der Arbeitslast ist es möglich, reale Daten schnell zu validieren und sich nicht nur auf das Bauchgefühl und grobe Schätzungen zu verlassen. Hierdurch können Teamleiter ihren Fokus wieder mehr auf die Detailplanung richten.

Durch die Einführung von Meisterplan hat sich die Art, wie über die Optimierung von Arbeitslast und die Auslieferung des größtmöglichen Wertes für das Unternehmen gesprochen wird, grundlegend verändert. Früher wurde den Zahlen nicht immer vertraut, wodurch es schwierig war, einen zuverlässigen Plan zu entwickeln. Jetzt lassen sich Daten mit Meisterplan validieren. Es geht heute also darum, einen optimalen Plan zu erarbeiten, anstatt über die Qualität der Daten zu diskutieren. Dadurch werden die Herausforderungen transparent und Lösungsvorschläge können realistisch eingeschätzt werden. Für weitere Effizienzsteigerung sorgen Fragen wie „Was ist die Ursache für dieses Problem? Müssen Projekte anders besetzt werden? Geht es hier nur darum, realistischere Zeitvorgaben zu machen?“ Jetzt wo belastbare Daten verfügbar sind, fällt es deutlich leichter, ein Geschäftsszenario zu erarbeiten.

So geht es weiter

Während der globalen Pandemie 2020 wurde die Führungsebene von Western & Southern auf Meisterplan aufmerksam. Verständlicherweise ging es vor allem darum, sich schnell an die Entwicklungen auf dem globalen Markt anzupassen. Es hat sich gezeigt, welche Vorteile Meisterplan in diesen disruptiven Zeiten mit sich bringt. Jede Woche gewinnt das Unternehmen mit Meisterplan neue Erkenntnisse, und das Team schätzt die schnellen Abstimmungen, wenn alle Einblick in die Planung haben. Western & Southern plant daher den Einsatz von Meisterplan für alle Manager. Dies ermöglicht schnellere Entscheidungsprozesse, was wiederum die Ausführung der Projekte beschleunigt, die werthaltig sind.