PPM auf einen Blick
Sie suchen nach einer Zusammenstellung der wichtigsten Aspekte im Lean Projektportfoliomanagement? Hier finden Sie Projektportfoliomanagement-Vorlagen und Anleitungen für:
Lean PPM Vorlagen: Rollen und Verantwortlichkeiten
Im Lean Projektportfoliomanagement ist es wichtig klare Verantwortlichkeiten zu definieren, um eine sinnvolle Arbeitsteilung zu gewährleisten. Sind in Ihrem Unternehmen alle Rollen, die Sie für ein funktionierendes Lean PPM brauchen, schon besetzt? Machen Sie den Check und führen Sie noch fehlende Rollen ein.
PPM Verantwortlichkeit:
- Bringt Initiative ein
- Erfasst die Initiativen und erstellt daraus einen Projektsteckbrief (Project Proposals)
- Präsentiert den Projektsteckbrief dem Pipeline Review Committee (falls erforderlich)
Typische Rolle in der Organisation:
- Management
- Experten
- Key Account Manager
PPM Verantwortlichkeit:
- Verantwortlich für das unternehmensweite Projektportfolio oder einen Teil davon (z.B. für ein Unternehmensbereich oder Programm)
- Begleitet andere Rollen durch den gesamten Prozess
- Übersetzt die Strategie in Kriterien zur Priorisierung von Projekten
- Unterstützt den Initiator während der Ideenphase, organisiert z.B. die Aufwandsschätzung
- Erstellt Portfolio-Vorschläge
- Bereitet Strategien zur Beschlussfassung vor (außerhalb der Execute-Phase)
Typische Rolle in der Organisation:
- Leiter des Projekt Management Office (PMO)
- PMO Teammitglied
- Geschäftsbereichsleiter
- Programmmanager
- IT Koordinator
PPM Verantwortlichkeit:
- Überprüfen, evaluieren und priorisieren der Initiativen
Typische Rolle in der Organisation:
- Abteilungsleiter
- Experten
PPM Verantwortlichkeiten:
- Verantwortlich für die Umsetzung der Strategie durch ein erfolgreiches Projektportfoliomanagement
- Übt Kontrolle über aktives Projektportfolio aus
- Trifft wichtige Entscheidungen bei Problemen im aktiven Projektportfolio
- Beschließt das zukünftige Projektportfolio und legt die jeweiligen Budgets fest
Typische Rolle in der Organisation:
- Senior Management
PPM Verantwortlichkeiten:
- Meldet den Projektstatus
- Meldet für Projekte den Bedarf an Ressourcen an
- Eskaliert Probleme im Projekt
- Präsentiert das Projekt in Entscheidungsgremien (falls erforderlich)
Typische Rolle in der Organisation:
- Geschulter Projektmanager
PPM Verantwortlichkeiten:
- Gewährleistet die korrekte Zuordnung seiner Mitarbeiter zu Rollen und Skills
- Personalbesetzung: Weist den Projekten Ressourcen zu
- Löst operative Probleme im Ressourcenmanagement
Typische Rolle in der Organisation:
- Teamleiter
PPM Verantwortlichkeit:
- Arbeitet an Projekten, die ihm zugewiesen wurden
Typische Rolle in der Organisation:
- Mitarbeiter
PPM Verantwortlichkeiten:
- Verantwortlich für die Umsetzung der Strategie durch individuelle Projekte
- Übt Kontrolle über aktive Projekte aus
- Trifft Entscheidungen über Probleme im aktiven Projekt
- Löst Herausforderungen im Projektmanagement
Typische Rolle in der Organisation:
- Bereichsleiter
- Senior Management
PPM Verantwortlichkeit:
- Entwickelt gemeinsam mit Geschäftsbereichsleitern Rollen und Skills
- Definiert gemeinsam mit Geschäftsbereichsleitern wer Buchungsrechte für welche Rollen besitzt
PPM Verantwortlichkeit:
- Pflegt Ressourcenstammdaten inklusive Einstellungsdatum, Kündigungsdatum, Zugehörigkeit zu Geschäftsbereich, (wöchentliche) Arbeitszeit, Feiertage und Urlaub
PPM Verantwortlichkeiten:
- Übersetzt gemeinsam mit dem Portfolio-Koordinator die Strategie in Projektpriorisierungskriterien (Strategie Workshop)
Lean PPM Vorlagen: Meetings und Teilnehmer
Der Lean PPM Leitfaden stellt sicher, dass die Koordination des gesamten Projektportfolios tatsächlich schlank ist. Daher ist es wichtig, dass Sie nur die wirklich wichtigen Meetings aufsetzen und durch eine gute Vorbereitung für einen effizienten Verlauf sorgen.
Teilnehmer:
- Initiator
- Portfolio-Koordinator
Input:
- Ideen, Anfragen, Chancen
Output:
- Qualitätsgesicherte neue Initiative
Aktivitäten:
- Initiator beschreibt seine Idee im Detail
- Portfolio-Koordinator gibt Feedback und unterstützt den Initiator bei der Ausarbeitung der Initiative wie z.B. Aufwandschätzung
Empfohlene Häufigkeit:
- Wöchentlich
Teilnehmer:
- Pipeline Review Committee Mitglied
- Portfolio-Koordinator
- Initiator (falls notwendig)
Input:
- Qualitätsgesicherte neue Initiativen
Output:
- Liste mit nach Priorität geordneten Initiativen
Aktivitäten:
- Committee bewertet und priorisiert die Initiativen unter Berücksichtigung der aktuellen strategischen Ziele
Empfohlene Häufigkeit:
- Mindestens monatlich
Teilnehmer:
- Portfolio Board Mitglied
- Portfolio-Koordinator
- Projektleiter (falls notwendig)
Input:
- Aktueller Status des Projektportfolios
- Vorschlag für das zukünftige Projektportfolio
Output:
- Zukünftiges Projektportfolio
Aktivitäten:
- Portfolio-Koordinator präsentiert seinen Vorschlag für das zukünftige Projektportfolio inklusive dem Status aktueller Projekte und neuer Initiativen
- Portfolio Board fragt während der Sitzung Änderungen an (Prioritäten, Timing, Budget, Schlüsselressourcen)
- Portfolio Board beschließt das zukünftige Projektportfolio und legt die jeweiligen Budgets fest
- Falls im Portfolio Board Änderungen vorgenommen wurden, zeigt der Portfolio-Koordinator deren Auswirkungen auf
Empfohlene Häufigkeit:
- Monatlich bis Quartalsweise
Teilnehmer:
- Projektleiter
- Ressourcen-Manager
- Portfolio-Koordinator (falls notwendig)
Input:
- Operative Ressourcenkonflikte
Output:
- Operative Ressourcenkonflikte wurden gelöst
Aktivitäten:
- Teilnehmer diskutieren und gestalten Lösungen für Ressourcenkonflikte
- Ungelöste Fragestellungen werden an den Lenkungsausschuss eskaliert
Empfohlene Häufigkeit:
- Wöchentlich
Teilnehmer:
- Lenkungsausschussmitglieder
- Projektleiter
Input:
- Projekt-Statusbericht
- Durch Projektleiter hocheskalierte Themen
- Ungelöste Fragen aus dem Resource Conflict Resolution-Meeting
Output:
- Gelöste Probleme
- Weitere Maßnahmen
Aktivitäten:
- Betrachtet den Projekt-Status
- Löst Probleme durch Scope-Änderungen oder Verschieben von Ressourcen innerhalb des Projekts
Empfohlene Häufigkeit:
- Monatlich
Teilnehmer:
- Strategie-Manager
- Portfolio-Koordinator
Input:
- Unternehmensstrategie
Output:
- Katalog mit Projektpriorisierungskriterien
Aktivitäten:
- Diskutieren der Strategie
- Ableiten von Kriterien für die Projektpriorisierung
- Bestimmen der Gewichtung der einzelnen Kriterien
Empfohlene Häufigkeit:
- Alle 6-12 Monate
Lean PPM Vorlagen: Prozess-Ablauf
Um den Prozess einmal erfolgreich durchzuspielen, braucht es ein gutes Zusammenspiel der notwendigen Meetings. Unsere Visualisierung zeigt Ihnen einen Beispiel-Durchlauf im Lean Projektportfoliomanagement.
Was Thomas an Meisterplan schätzt
Meisterplan unterstützt mich auf der ganzen Wertschöpfungskette für das Projektportfoliomanagement. Von der Idee bis hin zur erfolgreichen Umsetzung der strategischen Projekte.
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Wir haben mit Meisterplan schon 400 Projekte und 20 Programme unseres Portfolios erfolgreich umgesetzt. Wir haben es zwar immer wieder versucht: Aber so viele Ressourcen und Programme kann man nicht mit Excel managen. Dafür aber mit Meisterplan.
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Meisterplan rückt immer mehr in den Mittelpunkt unserer Planung, untermauert unsere Vorhaben mit objektiven Daten und ist die erste Anlaufstelle vor Gesprächen mit der Geschäftsleitung.
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Meisterplan hat uns die Augen für Ressourcenengpässe und entsprechende Lösungsmöglichkeiten geöffnet.
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Was Thomas an Meisterplan schätzt
Meisterplan bietet uns die Möglichkeit, verschiedenste Parameter, Sichtweisen und Sachverhalte ganzheitlich und transparent darzustellen, um daraus die notwendigen und richtigen Entscheidungen für ein effizientes und zielgerichtetes Projektportfolio zu treffen.
GMS Development
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