Best-Practice-Vorlagen für Lean PPM

Typische Rollen, Meetings und Abläufe im Lean Projektportfoliomanagement

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PPM auf einen Blick

Sie suchen nach einer Zusammenstellung der wichtigsten Aspekte im Lean Projektportfoliomanagement? Hier finden Sie Projektportfoliomanagement-Vorlagen und Anleitungen für:

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Lean PPM Rollen und Verantwortlichkeiten

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Lean Projektportfoliomanagement Meetings und Teilnehmer

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Technische Einführung Lean Projektportfoliomanagement

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Lean PPM Vorlagen: Rollen und Verantwortlichkeiten

Im Lean Projektportfoliomanagement ist es wichtig klare Verantwortlichkeiten zu definieren, um eine sinnvolle Arbeitsteilung zu gewährleisten. Sind in Ihrem Unternehmen alle Rollen, die Sie für ein funktionierendes Lean PPM brauchen, schon besetzt? Machen Sie den Check und führen Sie noch fehlende Rollen ein.

Initiator

PPM Verantwortlichkeit:

  • Bringt Initiative ein
  • Erfasst die Initiativen und erstellt daraus einen Projektsteckbrief (Project Proposals)
  • Präsentiert den Projektsteckbrief dem Pipeline Review Committee (falls erforderlich)

Typische Rolle in der Organisation: 

  • Management
  • Experten
  • Key Account Manager

Portfolio-Koordinator

PPM Verantwortlichkeit:

  • Verantwortlich für das unternehmensweite Projektportfolio oder einen Teil davon (z.B. für ein Unternehmensbereich oder Programm)
  • Begleitet andere Rollen durch den gesamten Prozess
  • Übersetzt die Strategie in Kriterien zur Priorisierung von Projekten
  • Unterstützt den Initiator während der Ideenphase, organisiert z.B. die Aufwandsschätzung
  • Erstellt Portfolio-Vorschläge
  • Bereitet Strategien zur Beschlussfassung vor (außerhalb der Execute-Phase)

Typische Rolle in der Organisation:

  • Leiter des Projekt Management Office (PMO)
  • PMO Teammitglied
  • Geschäftsbereichsleiter
  • Programmmanager
  • IT Koordinator

Pipeline Review Committee Mitglied

PPM Verantwortlichkeit:

  • Überprüfen, evaluieren und priorisieren der Initiativen

Typische Rolle in der Organisation:

  • Abteilungsleiter
  • Experten

Portfolio Board Mitglied

PPM Verantwortlichkeiten:

  • Verantwortlich für die Umsetzung der Strategie durch ein erfolgreiches Projektportfoliomanagement
  • Übt Kontrolle über aktives Projektportfolio aus
  • Trifft wichtige Entscheidungen bei Problemen im aktiven Projektportfolio
  • Beschließt das zukünftige Projektportfolio und legt die jeweiligen Budgets fest

Typische Rolle in der Organisation:

  • Senior Management

Projektleiter

PPM Verantwortlichkeiten:

  • Meldet den Projektstatus
  • Meldet für Projekte den Bedarf an Ressourcen an
  • Eskaliert Probleme im Projekt
  • Präsentiert das Projekt in Entscheidungsgremien (falls erforderlich)

Typische Rolle in der Organisation:

  • Geschulter Projektmanager

Ressourcenmanager

PPM Verantwortlichkeiten:

  • Gewährleistet die korrekte Zuordnung seiner Mitarbeiter zu Rollen und Skills
  • Personalbesetzung: Weist den Projekten Ressourcen zu
  • Löst operative Probleme im Ressourcenmanagement

Typische Rolle in der Organisation:

  • Teamleiter

Teammitglied

PPM Verantwortlichkeit:

  • Arbeitet an Projekten, die ihm zugewiesen wurden

Typische Rolle in der Organisation:

  • Mitarbeiter

Mitglied des Lenkungsausschusses

PPM Verantwortlichkeiten:

  • Verantwortlich für die Umsetzung der Strategie durch individuelle Projekte
  • Übt Kontrolle über aktive Projekte aus
  • Trifft Entscheidungen über Probleme im aktiven Projekt
  • Löst Herausforderungen im Projektmanagement

Typische Rolle in der Organisation:

  • Bereichsleiter
  • Senior Management

HR Manager

PPM Verantwortlichkeit:

  • Entwickelt gemeinsam mit Geschäftsbereichsleitern Rollen und Skills
  • Definiert gemeinsam mit Geschäftsbereichsleitern wer Buchungsrechte für welche Rollen besitzt
 

HR Assistant

PPM Verantwortlichkeit:

  • Pflegt Ressourcenstammdaten inklusive Einstellungsdatum, Kündigungsdatum, Zugehörigkeit zu Geschäftsbereich, (wöchentliche) Arbeitszeit, Feiertage und Urlaub

Strategiemanager

PPM Verantwortlichkeiten:

  • Übersetzt gemeinsam mit dem Portfolio-Koordinator die Strategie in Projektpriorisierungskriterien (Strategie Workshop)

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Lean PPM Vorlagen: Meetings und Teilnehmer

Der Lean PPM Leitfaden stellt sicher, dass die Koordination des gesamten Projektportfolios tatsächlich schlank ist. Daher ist es wichtig, dass Sie nur die wirklich wichtigen Meetings aufsetzen und durch eine gute Vorbereitung für einen effizienten Verlauf sorgen.

Proposal Coaching

Teilnehmer:

  • Initiator
  • Portfolio-Koordinator

Input:

  • Ideen, Anfragen, Chancen

Output:

  • Qualitätsgesicherte neue Initiative

Aktivitäten:

  • Initiator beschreibt seine Idee im Detail
  • Portfolio-Koordinator gibt Feedback und unterstützt den Initiator bei der Ausarbeitung der Initiative wie z.B. Aufwandschätzung

Empfohlene Häufigkeit:

  • Wöchentlich

Pipeline Review

Teilnehmer:

  • Pipeline Review Committee Mitglied
  • Portfolio-Koordinator
  • Initiator (falls notwendig)

Input:

  • Qualitätsgesicherte neue Initiativen

Output:

  • Liste mit nach Priorität geordneten Initiativen

Aktivitäten:

  • Committee bewertet und priorisiert die Initiativen unter Berücksichtigung der aktuellen strategischen Ziele

Empfohlene Häufigkeit:

  • Mindestens monatlich

Portfolio Board

Teilnehmer:

  • Portfolio Board Mitglied
  • Portfolio-Koordinator
  • Projektleiter (falls notwendig)

Input:

  • Aktueller Status des Projektportfolios
  • Vorschlag für das zukünftige Projektportfolio

Output:

  • Zukünftiges Projektportfolio

Aktivitäten:

  • Portfolio-Koordinator präsentiert seinen Vorschlag für das zukünftige Projektportfolio inklusive dem Status aktueller Projekte und neuer Initiativen
  • Portfolio Board fragt während der Sitzung Änderungen an (Prioritäten, Timing, Budget, Schlüsselressourcen)
  • Portfolio Board beschließt das zukünftige Projektportfolio und legt die jeweiligen Budgets fest
  • Falls im Portfolio Board Änderungen vorgenommen wurden, zeigt der Portfolio-Koordinator deren Auswirkungen auf

Empfohlene Häufigkeit:

  • Monatlich bis Quartalsweise

Resource Conflict Resolution

Teilnehmer:

  • Projektleiter
  • Ressourcen-Manager
  • Portfolio-Koordinator (falls notwendig)

Input:

  • Operative Ressourcenkonflikte

Output:

  • Operative Ressourcenkonflikte wurden gelöst

Aktivitäten:

  • Teilnehmer diskutieren und gestalten Lösungen für Ressourcenkonflikte
  • Ungelöste Fragestellungen werden an den Lenkungsausschuss eskaliert

Empfohlene Häufigkeit:

  • Wöchentlich

Lenkungsausschuss

Teilnehmer:

  • Lenkungsausschussmitglieder
  • Projektleiter

Input:

  • Projekt-Statusbericht
  • Durch Projektleiter hocheskalierte Themen
  • Ungelöste Fragen aus dem Resource Conflict Resolution-Meeting

Output:

  • Gelöste Probleme
  • Weitere Maßnahmen

Aktivitäten:

  • Betrachtet den Projekt-Status
  • Löst Probleme durch Scope-Änderungen oder Verschieben von Ressourcen innerhalb des Projekts

Empfohlene Häufigkeit:

  • Monatlich

Strategie Workshop

Teilnehmer:

  • Strategie-Manager
  • Portfolio-Koordinator

Input:

  • Unternehmensstrategie

Output:

  • Katalog mit Projektpriorisierungskriterien

Aktivitäten:

  • Diskutieren der Strategie
  • Ableiten von Kriterien für die Projektpriorisierung
  • Bestimmen der Gewichtung der einzelnen Kriterien

Empfohlene Häufigkeit:

  • Alle 6-12 Monate

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Lean PPM Vorlagen: Prozess-Ablauf

Um den Prozess einmal erfolgreich durchzuspielen, braucht es ein gutes Zusammenspiel der notwendigen Meetings. Unsere Visualisierung zeigt Ihnen einen Beispiel-Durchlauf im Lean Projektportfoliomanagement.

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Projektportfoliomanagement Meetings Übersicht

Was Christopher an Meisterplan schätzt

Wir haben mit Meisterplan schon 400 Projekte und 20 Programme unseres Portfolios erfolgreich umgesetzt. Wir haben es zwar immer wieder versucht: Aber so viele Ressourcen und Programme kann man nicht mit Excel managen. Dafür aber mit Meisterplan.

Christopher Pearson|Head of PMO|open_in_new

Siemens Gamesa

Thomas Wetterwald von Stadtwerk Winterthur

Was Thomas an Meisterplan schätzt

Meisterplan unterstützt mich auf der ganzen Wertschöpfungskette für das Projektportfoliomanagement. Von der Idee bis hin zur erfolgreichen Umsetzung der strategischen Projekte.

Thomas Wetterwald|Leiter IT und Services|open_in_new

Stadtwerk Winterthur

Daniel Adamski von Hays AG

Was Daniel an Meisterplan schätzt

Ich finde die moderne, userfreundliche Umgebung so beeindruckend, dass ich unbedingt dazu raten würde, Meisterplan auszuprobieren. Man merkt einfach, dass Meisterplan eine Vision hat und sich ständig weiterentwickelt. Außerdem ist diese Verbindung aus Projekt-Transparenz und Ressourcen-Management ein echter USP.

Daniel Adamski|Projektportfolio-Manager|open_in_new

Hays AG

Felix Willing von Hella

Was Felix an Meisterplan schätzt

Meisterplan hat uns die Augen für Ressourcenengpässe und entsprechende Lösungsmöglichkeiten geöffnet.

Felix Willing|CIO|open_in_new

Hella

Was Thomas an Meisterplan schätzt

Meisterplan rückt immer mehr in den Mittelpunkt unserer Planung, untermauert unsere Vorhaben mit objektiven Daten und ist die erste Anlaufstelle vor Gesprächen mit der Geschäftsleitung.

Thomas Albert|IT-Portfoliomanager|open_in_new

SV Informatik GmbH

Was Thomas an Meisterplan schätzt

Meisterplan bietet uns die Möglichkeit, verschiedenste Parameter, Sichtweisen und Sachverhalte ganzheitlich und transparent darzustellen, um daraus die notwendigen und richtigen Entscheidungen für ein effizientes und zielgerichtetes Projektportfolio zu treffen.

Thomas Fittkau|Chief Project Officer|open_in_new

GMS Development

Fabienne Strohm

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