Was ist Lean PPM?

Grundaktivitäten im Lean PPM

Das Lean PPM Framework beschreibt vier grundsätzliche Aktivitäten im Projektportfoliomanagement. Es beinhaltet alle notwendigen Prozesse, Meetings und Rollen, die in den jeweiligen Bereichen gebraucht werden.

1. Strategize (Strategieentwicklung): Unternehmen stimmen das Projektportfolio auf die Unternehmensstrategie ab. Sie entwickeln Kriterien zur Bewertung von Projektenvorschlägen, um sicherzustellen, dass jedes Projekt einen Beitrag zur Erreichung der Unternehmensziele leistet.
2. Collect (Sammeln von Projektvorschlägen): Unternehmen sammeln neue Projektinitiativen in Projektsteckbriefen. Sie führen ein sogenanntes “Proposal Coaching” durch, um die Qualität der Vorschläge zu verbessern und sie in den nächsten Prozessschritt zu überführen.
3. Decide (Entscheidungsfindung): In dieser Phase fließen Strategize, Collect und Execute zusammen. Unternehmen bewerten und priorisieren die Projekte und treffen Entscheidungen über die zukünftige Zusammensetzung des Portfolios, die Ressourcenausstattung und die Budgetierung.
4. Execute (Umsetzung): Unternehmen setzen das beschlossene Portfolio um. Das Ziel ist es, die Umsetzung zu beschleunigen und Hindernisse wie Ressourcenkonflikte zu lösen.

Vorteile von Lean Projektportfoliomanagement

Das Framework wird von Unternehmen weltweit eingesetzt, um ihre Projektportfolios effizienter zu gestalten und besser an ihre strategischen Ziele anzupassen. Einige der Schlüsselvorteile von Lean PPM sind:

• Besserer Mitarbeiter-Einsatz: Mit Lean PPM gelingt es Unternehmen, ihre Mitarbeiter sinnvoll auszulasten, ohne sie zu überlasten.
• Fundiertere Entscheidungsfindung: Die klare Struktur und die definierten Prozesse im Lean PPM ermöglichen eine schnellere und fundiertere Entscheidungsfindung.
• Mehr Überblick: Lean PPM bietet eine bessere Übersicht über das gesamte Projektportfolio und ermöglicht ein Verständnis für Abhängigkeiten zwischen Projekten oder Ressourcen.
• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Mit Lean PPM sind Unternehmen in der Lage, schneller und flexibler auf Veränderungen zu reagieren und sich an dynamische Marktbedingungen anzupassen.

Woher kommt eigentlich das “Lean” in Lean PPM?

Das Framework ist inspiriert von den Prinzipien des Lean Management, eine aus dem “Toyota Production System” (TPS) entstandene Sammlung von Techniken, Geisteshaltungen und Prozessen zur Entwicklung und Produktion industrieller Güter. Im Lean Management und im Lean PPM stehen ähnliche Prinzipien im Vordergrund:

• Teamzentrierter Ansatz: Man überlässt den involvierten Teams die Verantwortung über die einzelnen Produktionsschritte, da diese die meisten Informationen zum Projekt haben.
• Wertfokussierung: Es wird konstant hinterfragt, ob eine Handlung oder ein Ergebnis aus Kunden- und Unternehmenssicht Wert schafft​​.
• Pull-Prinzip: Teams “ziehen” sich Arbeit, sobald sie Kapazitäten dafür haben, was Überlastung verhindert​​.
• Palettengröße 1: Dieses Prinzip zielt darauf ab, keine “Palette” an Ergebnissen zu liefern sondern Einzel-Ergebnisse so schnell wie möglich bereitzustellen.
• Vermeidung von Verschwendung (muda): Alle Tätigkeiten sollten darauf ausgerichtet sein, Verschwendung zu vermeiden und stattdessen Wert zu schaffen​​.

Schlankes Portfoliomanagement gewinnt

Lean PPM steht für eine moderne Herangehensweise an das Projektportfoliomanagement, die auf der Philosophie des Lean Managements basiert. Mit seinem Fokus auf Machbarkeit und Wertmaximierung bietet es einen wirkungsvollen Rahmen für Unternehmen, um ihre Projekte zu priorisieren und umzusetzen.