Was ist Ressourcen­management? Die Grundlagen für Einsteiger und Profis.

„Was ist Ressourcenmanagement?“ – vor dieser Frage stehen neben Ihnen viele Menschen. Teamleiter, die nach Methoden suchen, ihre Mitarbeiter zu entlasten und trotzdem alle wichtigen Projekte erfolgreich abzuschließen. Unternehmen, deren oberste Priorität es ist, Kundenlösungen zuverlässig abzuliefern. Oder alle, die auf der Suche nach einer kurzen und knackigen Ressourcenmanagement-Definition sind.

Ganz gleich ob Sie zu einer dieser Gruppen gehören oder einfach nur wissbegierig sind – hier wird Ihnen geholfen.

In diesem Artikel erhalten Sie Antworten auf diese Fragen:

• Was sind Ressourcen?
• Was ist Ressourcenmanagement?
• Wie unterscheidet sich Ressourcenmanagement von anderen ähnlichen Begriffen?
• Welche Vorteile hat Ressourcenmanagement?
• Was macht man beim Ressourcenmanagement?
• Was ist der Unterschied zwischen Ressourcenmanagement und Ressourcenplanung?
• Wie gehen andere Unternehmen mit Ressourcenmanagement um?
• Wie startet man am besten mit dem Ressourcenmanagement?

Was sind Ressourcen?

Der Begriff Ressourcen beschreibt Bestände und Mittel, die für einen bestimmten Zweck benötigt werden. Das kann beispielsweise Geld für den Einkauf sein, Material für die Produktion oder auch Infos für Entscheidungen. Am wichtigsten sind aber die Fähigkeiten und Kapazitäten von Menschen für die Ausführung von Projekten.

Fehlt eine Ressource dann führt dies zwangsläufig zu Verzögerungen bei der Produktion, bei Entscheidungen oder auch Projekten. Dabei sind insbesondere die menschlichen Ressourcen von ausschlaggebender Bedeutung für den Erfolg von Unternehmen.

Geld, Infos und Materialien können gespeichert und bereitgehalten werden, aber ungenutzte Arbeitszeit ist für immer verloren. Genau deshalb gewinnt es in vielen Unternehmen zunehmend an Bedeutung, eben diese Ressourcen möglichst effektiv zu koordinieren.

Was ist Ressourcenmanagement?

Erklärt: Ressourcen vs. Kapazitäten & Planung vs. Management

Für die einen sind Ressourcen und Kapazitäten dasselbe und auch Management und Planung werden oft synonym verwendet. Andere verwenden die Begriffe strikt getrennt oder unterscheiden nur teilweise.

Aber wer hat recht? Welche Formulierungen sollten SIE verwenden? Nun – zunächst einmal ist die Verwirrung verständlich. Auch bei Umfragen in unserem Unternehmen gab es unterschiedliche Meinungen. Schließlich haben Ressourcen Kapazitäten und Kapazitäten gibt es nur mit Ressourcen. Zugleich plant man im Management und umgekehrt. Uff.

Deshalb haben wir uns dazu entschlossen, die verschiedenen Tätigkeiten im Ressourcen-Kapazitäts-Planungs-Management-Kosmos anhand der Fragestellung und des Zeitpunkts der Durchführung konkreter zu benennen:

Sicherlich haben Sie bemerkt, dass auch wir von Ressourcen, Kapazitäten, Management und Planung sprechen – aber welcher Logik folgt unsere Aufteilung?

Von Ressourcen sprechen wir dann, wenn es bereits um konkrete Mitarbeiter und deren Fähigkeiten und Verfügbarkeit geht. Kapazität hingegen schafft etwas mehr Distanz zur Einzelperson und findet somit auf einer allgemeineren Ebene statt.

Management ist für uns der Umgang mit etwas Vorhandenen in der Gegenwart. Planung der Umgang mit etwas potenziell Vorhandenen in der Zukunft. Kurz gesagt: Ressourcen und Management beschäftigen sich mit konkreten, aktuellen Sachverhalten; Kapazität und Planung eher mit Abstrakten, zukunftsorientierten.

Für viele Fachleute ist Ressourcenmanagement der Überbegriff, der all die oben genannten Tätigkeiten umfasst. Die meisten Software-Anbieter meinen mit Ressourcenmanagement hingegen das, was wir in unserer Grafik als Task-Management bezeichnet haben (daher die „aka-Anmerkung).

In diesem Artikel verwenden auch wie Ressourcenmanagement als Sammelbegriff und fokussieren uns auf die Bereiche Projekt-Ressourcenplanung, Staffing sowie Portfolio-Kapazitätsmanagement und die damit einhergehenden Fragestellungen.

Grundvoraussetzung für vernünftiges Ressourcenmanagement ist es zu wissen, welche Projekte man wann machen möchte. Wie hier die Prioritäten liegen, ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Es hängt beispielsweise davon ab, welche Projekte am stärksten auf die internen Ziele einzahlen oder etwa, was die Anforderungen von Kunden sind.

Stehen die Prioritäten fest, ist es unter anderem die Aufgabe des Ressourcenmanagements:

• zu wissen, welche Mitarbeiter mit welchen Fähigkeiten zur Verfügung stehen,
• die Projekte entsprechend Ihrer Priorität mit passenden Fachkräften zu besetzen,
• bei Ausfällen sicherzustellen, dass die Lücken besetzt oder neue Prioritäten gesetzt werden,
• Engpassressourcen aufzudecken und das Recruiting neuen Personals anzustoßen,
• das Wohlbefinden der Mitarbeiter sicherzustellen
• und sich mit Projektmanagern, Mitarbeiter und der Geschäftsführung über diese Erkenntnisse auszutauschen, um gemeinsam die nächsten Schritte in die Wege zu leiten.

Sie merken schon, die Tätigkeiten im Ressourcenmanagement sind eng verzahnt mit dem Projektmanagement und zielen darauf ab, mittel-, kurz- und langfristig das Beste aus den Mitarbeitern herauszuholen. Aber lohnt sich dieser Aufwand auch für Sie?

Welche Vorteile hat Ressourcenmanagement?

Unternehmen, die das Ressourcenmanagement-Game richtig draufhaben, erleben eine ganze Reihe positiver Effekte, die sich – wie beim Domino – gegenseitig anstoßen.

Mitarbeiter flexibel einsetzen, damit sie ihre Fähigkeiten optimal nutzen können. Das ist einfacher als gedacht. Wenn Sie imstande sind, diese Planung auch spontan umzuwerfen. Wenn Ihnen diese Planung über Teams, Projektmanagement-Tools und Arbeitsmethoden hinweg gelingt, dann hat das immense Vorteile.

Die Vorteile von Ressourcenmanagement

• Sie setzen Mitarbeitern so ein, dass ihre Fähigkeiten bestmöglich gefordert und gefördert werden.
• Sie werden nicht mehr von künstlichen Barrieren wie Abteilungen in Ihrer Planung eingeschränkt.
• Sie entlasten Mitarbeiter, steigern so deren Zufriedenheit und binden sie besser ans Unternehmen.
• Sie schaffen Transparenz und erlauben der Geschäftsleitung, fundierte Entscheidungen zu treffen.
• Sie erhöhen die Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen und deren Akzeptanz im Unternehmen.
• Sie bringen mit einer vorhersehbaren und realistischen Planung Ruhe in interne Prozesse.
• Sie schließen Projekte pünktlich ab und stellen Ihre Kunden zufrieden.
• Sie kreieren Freiräume für weitere Projekte und Innovations-Arbeit.
• Sie bleiben handlungsfähig, egal was kommt.

Wie Sie sehen: Ressourcenmanagement lohnt sich wirklich. Deshalb wollen wir im Folgenden illustrieren, wie Ressourcenmanagement in der Praxis aussehen kann.

Was macht man beim Ressourcenmanagement?

Im Abschnitt „Was ist Ressourcenmanagement?“ haben wir einige der Aufgaben bereits umrissen, die beim Ressourcenmanagement auf Sie zukommen. Lassen Sie uns jetzt darüber sprechen, wie das in der Umsetzung aussieht.

Damit der folgende Beispielsprozess möglichst praxisnah ist, blicken wir auf das Ressourcenmanagement aus drei verschiedenen Planungsperspektiven: der mittel-, kurz und langfristigen. Außerdem gehen wir von 2 Zielsetzungen aus, die Ihr Unternehmen verfolgt.

Ziel 1: Sie wollen so viele Projekte wie möglich, mit maximaler Qualität pünktlich abschließen.
Ziel 2: Sie wollen auf das Wohlergehen Ihrer Mitarbeiter achten und diese lang im Unternehmen halten.

Durchdachte mittelfristige Planung

Beginnen wir mit der mittelfristigen Perspektive im Ressourcenmanagement. Diese bildet das Herzstück Ihrer Planung, weil Sie hierfür die verlässlichste Datenbasis haben und hiervon die unmittelbar kommenden Wochen und Monate betroffen sind.

Verschaffen Sie sich einen Überblick

Für einen realistischen Plan ist es das A und O, dass Sie sich, als Verantwortlicher für Ressourcen, regelmäßig mit allen Beteiligten austauschen. Denn nur mit aktuellen Daten von Ihren Mitarbeitern, aus dem Projektmanagement und der Geschäftsleitung, können Sie Fragen wie diese beantworten:

• Welches Personal mit welchen Fähigkeiten steht mir überhaupt zur Verfügung?
• An welchen Projekten und tagesgeschäftlichen Aufgaben arbeiten diese bereits und wieviel Kapazität steht abzüglich der geplanten Urlaube wann zur Verfügung?
• Welche Projekte sollen in naher Zukunft umgesetzt werden und welche dieser Projekte haben die höchste Priorität?

In besonders kleinen Unternehmen ist es oft kein Problem, diese Informationen zusammenzutragen und zentral in einer Tabelle abzulegen. Je größer und komplexer Sie aber werden oder schon sind, desto mehr lohnt es sich auf eine Softwarelösung zu setzen, um alle Informationen zentral und tagesaktuell abbilden zu können.

Die Herausforderung:

Womöglich kennen Sie das selbst: Schnell hat man Teams, die sich mit Ihren eigenen Projektmanagement-Lösungen organisieren – manche arbeiten agil, andere nicht. Dazu kommen verschiedene Team- und Projektleiter, die sich ihre Planung in verstreuten Dokumenten zusammenschreiben. Und auch die Geschäftsleitung möchte natürlich ein Wörtchen mitreden.

Suchen Sie sich, wenn Sie mit dem Ressourcenmanagement anfangen, also von Anfang an eine Lösung, die all diese unterschiedlichen Faktoren abbilden kann. Das wird Ihr Leben deutlich einfacher machen und das Unternehmen erfolgreicher.

Machen Sie sich ans Staffing und die Projekt-Ressourcenplanung

Nun, da Sie wissen, welche Kapazitäten und Fähigkeiten Ihnen wann zur Verfügung stehen und welchen Bedarf Ihr Projektmanagement angemeldet hat, ist es Zeit für die Ressourcenplanung.

Am einfachsten ist die Ressourcenplanung, wenn die Prioritäten Ihrer Projekte bereits feststehen. Stellen Sie sich vor, sie hätten eine Liste, in der all Ihre Projekte nach Priorität sortiert aufgeschrieben sind. Alles, was Sie nun nur noch tun müssten, wäre die Projekte von oben nach unten mit Mitarbeitern zu besetzen, bis keine Kapazitäten mehr zur Verfügung stehen. Diesen Vorgang nennt man dann Allokation.

Tipp: Damit Sie während der Planung die Kapazitäten Ihrer Mitarbeiter jederzeit im Blick behalten, lohnt sich ein Tool, das Ihnen schon während der Verteilung in Echtzeit aufzeigt, wie sich die Auslastung Ihrer Ressourcen verändert. Warum wir der Meinung sind, dass die sogenannte Histogramm-Ansicht hierfür am besten geeignet ist, lesen Sie in diesem Artikel.

Der Vorteil der Ressourcenplanung: Sie erkennen schon frühzeitig, was möglich ist und was nicht. So können Sie bei Engpässen frühzeitig das Gespräch mit Projektmanagern und Geschäftsleitung suchen und gemeinsam an der Problemlösung arbeiten. Ressourcen-Verantwortliche wie Teamleiter werden damit befähigt, aktiv auf die Auslastung ihrer Mitarbeiter zu achten und gleichzeitig sicherzustellen, dass für die wichtigsten Projekte ausreichend Kapazitäten bereitstehen.

Einfache, kurzfristige (Um-)Planung

Egal wie gut Sie im Voraus geplant haben, irgendwas kommt im Alltag immer dazwischen. Beispielsweise Lieferengpässe, krankheitsbedingt ausfallende Mitarbeiter, neue Prioritäten oder auch politische Rahmenbedingungen.

Lösen Sie Ressourcenengpässe auf

In solchen Fällen ist es unter anderem die Aufgabe des Ressourcenmanagements, kurzfristig die Handlungsfähigkeit des Unternehmens aufrecht zu erhalten. Da Sie – wie schon bei der mittelfristigen Planung – alle relevanten Infos auf dem Tisch (oder in dem Tool Ihrer Wahl) haben, können Sie auch hier wichtige Fragen beantworten:

• Haben andere Mitarbeiter Kapazitäten frei, um den Ausfall auszugleichen?
• Müssten Projekte womöglich verschoben werden?
• Gibt es Mitarbeiter, die aufgrund von Verzögerungen aktuell freie Kapazitäten haben und andernorts eingesetzt werden könnten?

Kurzum: Als Ressourcenverantwortlicher wissen Sie was geht und was nicht. Auch wenn die finale Entscheidung zusammen mit Projektmanagern, Geschäftsleitern und Co. getroffen wird: Ihr Wissen ist die Basis, auf der alle anderen aufbauen und mit dem Sie Entscheidungen nachvollziehbar an den Rest des Unternehmens kommunizieren können.

Vorrausschauende, langfristige Planung

Bei der langfristigen Planung im Ressourcenmanagment geht es nicht mehr darum, Mitarbeiter Projekten zuzuweisen oder unmittelbare Engpässe zu überwinden. Hier geht es zum einen darum, sich der vorhandenen Kapazitäten bewusst zu sein und im Rahmen des Portfolio-Kapazitätsmanagements mittel- bis langfristig einen machbaren Plan zu schmieden. Zum anderen geht es darum, aus den Erkenntnissen der mittel- und kurzfristigen Planung zu lernen beziehungsweise geeignete Maßnahmen abzuleiten.

Für gewöhnlich messen Sie hierfür ausgewählte KPIs wie: Ressourcenauslastung, Ressourcenverfügbarkeit, Mitarbeiterzufriedenheit, Kundenzufriedenheit, Projektabschlusszeiten und so weiter. Diese stellen Sie dann mit einem BI-Tool Ihrer Wahl übersichtlich zur Schau und bewirken beispielsweise, dass:

• Ihr Unternehmen die Erkenntnisse für das Strategic Workforce Planning nutzt, also das Recruiting und die Weiterbildung von Schlüsselressourcen bemüht, deren Mangel in der Vergangenheit zu Engpässen geführt hat.
• Ihr Unternehmen erkennt, dass die geplante Menge an Projekten mit den vorhandenen Ressourcen nicht zu schaffen ist und der Umfang der Projektportfolios reduziert wird.
• Ihr Unternehmen noch ungenutzte Kapazitäten in anderen Teams zur Verfügung hat, die in Zukunft bei Engpässen aushelfen oder schon am nächsten Innovations-Projekt arbeiten könnten.

Wie sieht es bei Ihnen aus? Könnten Sie unseren Beispielfragen für die mittel-, kurz- und langfristige Planung beantworten? Oder haben Sie beim Lesen schon Problemfelder festgestellt, bei denen auch Ihr Unternehmen vom Ressourcenmanagement profitieren würde?

Wie gehen andere Unternehmen mit dem Ressourcenmanagement um?

Wie eingangs beschrieben: Sie sind nicht allein. Viele Unternehmen stehen vor den großen Ressourcenmanagement-Fragen und jedes von Ihnen wählt einen eigenen Weg zur Lösung. Hier wollen wir Ihnen 3 Case Studies mit Unternehmen verlinken, die sich dazu entschlossen haben, Ihr Ressourcenmanagement mit uns und Meisterplan zu machen. Vielleicht dienen Sie auch Ihnen als Inspiration für mögliche weitere Schritte.

Planung von IT- und Business-Projekten für rund 300 Ressourcen.

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Umstieg von Excel auf eine Software für Ressourcenmanagement.

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Klare Kommunikation von Bedarfen und Kapazitäten.

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Wie startet man am besten mit dem Ressourcenmanagement?

Nun haben Sie jede Menge zum Thema Ressourcen, Ressourcenmanagement, den Vorteilen und verschiedenen Maßnahmen gelesen, aber wie fängt man am Besten an? Möglichkeiten, um mit dem Ressourcenmanagement loszulegen, gibt es viele. Daher wollen wir Ihnen hier gar keine Schritt-für-Schritt-Anleitung bereitstellen. Wir können Ihnen aber grundlegende Maßnahmen mit auf den Weg geben, die Ihnen helfen werden.

1. Überzeugen Sie Ihre Kollegen von dem Nutzen. Legen Sie ihnen die Erkenntnisse aus diesem Blogpost dar und schaffen Sie einen Konsens im Unternehmen, dass Sie Ressourcenmanagement brauchen. Denn am Ende müssen alle mitmachen, wenn Sie erfolgreich sein wollen.
2. Bewältigen Sie den Drang, Ihr Ressourcenmanagement in Tabellen starten zu wollen. Suchen Sie sich von Anfang an eine Software wie Meisterplan, die die Bedarfe Ihres Unternehmens abbilden kann. Etwa durch die Inklusion agiler Teams oder durch dezidierte Ansichten für Projekt- und Portfoliomanager. Hier können Sie Meisterplan kostenlos testen.
3. Fangen Sie klein an. Testen Sie neue Tools und Prozesse am besten erstmal in nur einer Abteilung. Das macht Ihren Aufwand überschaubar und gibt Ihnen Zeit zum Experimentieren. Sind Sie erfolgreich, wird es Ihnen viel leichter fallen, auch den Rest des Unternehmens mit an Bord zu holen.

Wir wünschen Ihnen auf dem Weg zum erfolgreichen Ressourcenmanagement alles erdenklich Gute. Lassen Sie uns gerne wissen, wenn Sie noch offene Fragen haben oder sich zu einem anderen Thema einen eigenen Blogpost wünschen.