Verlieren Sie sich nicht in Details – Sie wissen bereits mehr, als Sie denken

Für die Jugendlichen von heute muss es schwer vorstellbar sein, in einer Welt ohne Internet zu leben. Nicht jederzeit erreichbar zu sein. Nicht alles sofort zu erfahren oder mitzuteilen. Nicht alles direkt googeln zu können. Und was ist mit Ihnen? Können Sie sich noch an Zeiten erinnern, in denen man Enzyklopädien durchwälzte und Bibliotheken aufsuchte?

Die Welt hat sich sehr schnell weiterentwickelt – heutzutage schwimmen wir in einer stetig anwachsenden Menge von Daten. Oder gehen wir bereits unter…?

Angeblich erzeugen wir jeden Tag 2,5 Trillionen Bytes an Daten. Ehrlich. Kann mir jemand verständlich machen, wie viel eine Trillion überhaupt ist?
Während der vergangenen fünf Jahre kamen eine Milliarde Internetnutzer hinzu, die das Web fleißig mit weiteren Daten speisen, wobei die Hälfte des Traffics von Smartphone-Nutzern generiert wird (hierzu gibt es eine gute Infografik von domo).

Wir leben also ein einer Welt des absoluten Daten-Überflusses. Und das gilt auch für Daten rund um Projektmanagement und Projektportfoliomanagement. Mein winzig kleines, auf Sparbetrieb eingestelltes Senior Manager-Gehirn kann trotz des guten Willens und einer Überversorgung mit Koffein nur eine begrenzte Menge an Daten aufnehmen. Weder in meinem Privatleben, noch bei der Arbeit will ich mit Daten überflutet werden.
Die gute Nachricht kommt jetzt: Ich brauche normalerweise gar keine Details zu kennen. Wenn ich Details möchte, kann ich mehr davon haben, als ich jemals verarbeiten könnte – aber helfen tut mir das sicherlich nicht.

SPOILER WARNUNG FÜR MANAGER
Meistens muss ich es nicht wissen, wenn die Dinge nach Plan verlaufen.

Auf den Armaturenbrettern moderner Autos leuchten ja auch nicht haufenweise grüne Lichter auf, wenn das Auto problemlos fährt. Dafür erscheinen sofort orangefarbene und rote Anzeiger, wenn etwas nicht stimmt. Solange ich also keine Warnung erhalte, dass der Reifendruck nicht in Ordnung ist, gehe ich davon aus, dass er es ist. Das gleiche Prinzip gilt im Projektmanagement.

Ich muss doch wirklich nur die folgenden Dinge wissen:

• Was steht der erfolgreichen Abwicklung von Projekten im Weg?
• Was ist wovon abhängig und welche Alternativen/Szenarien gibt es?
• Welche Entscheidungen muss ich treffen, und wann? Was sind die Auswirkungen meiner Entscheidungen?

Das ist mein Job. Ich muss aber nicht die genaue Aufgabenteilung innerhalb eines Projektes kennen. Ich muss auch nicht wissen, welches Resultat in welchem Sprint von welchem Team abgeliefert wird. Natürlich wüsste ich das alles gerne – ich finde unsere Arbeit interessant und bin gerne Teil des Teams. Aber jetzt mal ehrlich: Nötig ist es nicht.

Als Organisation müssen wir es schaffen, das richtige Maß an Informationen und Details den richtigen Leuten zu übermitteln. Manager, die mit der Koordination eines Projektportfolios beauftragt sind, müssen nur genau so viel wissen, dass sie das Projektportfolio bestmöglich koordinieren können. Sie brauchen nur Einsicht und Kontrolle für ihren Verantwortungsbereich.

Ich werde hier jetzt nicht auf die Definitionen von Dashboards, Heatmaps, Balanced Scorecards und so weiter eingehen. Da draußen gibt es mehr als genug Informationen darüber, welche Parameter wir Manager kennen sollten. Allerdings würde ich vorschlagen, die folgenden Fragen als universell zu betrachten. Egal, wie viel Management-Verantwortung Sie tragen: Es gelten dieselben Regeln.

• Welche Arbeitsprozesse laufen momentan ab (Business as Usual, Projekte, Wartungsarbeiten etc.)?
• Welche Entscheidungen muss ich treffen, und wann?
• Welche Arbeitsprozesse werden wir in Zukunft angehen und wann?
• Können wir alles passend machen und wenn nicht, welche Optionen haben wir?

Wenn Sie diese Fragen nicht beantworten können, haben Sie in Ihrer Organisation möglicherweise ein Problem. Das könnte an vielerlei Dingen liegen – doch was Sie vermutlich nicht brauchen, sind noch detailliertere Informationen.

Überlassen Sie das Detailwissen denjenigen Personen, die für das Management der Details zuständig sind (Sie können ihnen jederzeit Fragen stellen, vergessen Sie das nicht!). Das Schlagwort heißt in diesem Fall “Reporting by exception” – also nur in Ausnahmefällen Bericht erstatten. Ich gehe davon aus, dass alles im grünen Bereich liegt und nach Plan verläuft, bis mir jemand etwas Anderes sagt. Wenn dieser Fall eintritt, ist es meine Aufgabe, zusammen mit den entsprechenden Personen an einer Lösung zu arbeiten, und nicht, den wütenden Boss zu spielen.

Was ich also sagen will: Finden Sie die richtige Menge an Daten (= Details), um Ihren Job ausführen zu können, lernen Sie, die Ihnen übermittelten Informationen richtig zu interpretieren und fragen Sie nur dann nach mehr Input, wenn es wirklich nötig ist.
Ansonsten werden Sie untergehen.