Wie Sie die typischen Rollen im PPM strukturieren können

Und wie Sie diese in Meisterplan abbilden können

Rollen und Recht im Projektportfoliomanagement mit Meisterplan

Wir streben ja ständig danach, Meisterplan für unsere Nutzer noch besser zu machen und evaluieren konstant das Feedback, das wir von unseren Meisterplan Kunden bekommen.

Für viele davon waren die Benutzerrechte bisher immer ein sehr heikles Thema. Es kam vor, dass versehentlich Projektdaten geändert, Projekte gelöscht oder Allokationen von jemandem editiert wurden, der das eigentlich gar nicht dürfen sollte. Und am Ende ist es natürlich wieder keiner gewesen.

Also haben wir uns daran gemacht, die Funktionen rund um die Benutzerrechte in Meisterplan deutlich zu erweitern. Sie können jetzt, zusätzlich zur vergebenen Rechtestufe, nun für jeden Benutzer individuell festlegen, welche Aktionen er in Meisterplan durchführen kann und welche nicht. Das hilft Ihnen, gezielt Aufgaben an Ihre Projektleiter oder Ressourcenmanager zu verteilen und sich keine Sorgen, über Ihre Projektplanung machen zu müssen. Im Zweifelsfall sollten die Rechte eher restriktiv vergeben werden. Sie können einzelne Berechtigungen im Nachgang jederzeit noch freigeben.

Wo Sie diese Einstellungen finden und welche Konfigurationsmöglichkeiten Sie haben, können Sie in unserem Help Center nachlesen.

In diesem Blogpost wollen wir Ihnen zeigen, wie Sie die typischen Rollen und Verantwortlichkeiten im Projektportfoliomanagement strukturieren und diese in Meisterplan abbilden können. Natürlich ist es von Ihrem persönlichen Anwendungsfall abhängig, welche Rollen Sie haben und wie die einzelnen Rollen bei Ihnen im Unternehmen ausgestaltet und besetzt werden. Wenn wir Sie dabei unterstützen können, melden Sie sich einfach bei uns.

Typische Rollen im PPM Prozess

Rechtekonfiguration in Meisterplan

Der Initiator

Hierbei handelt es sich typischerweise um das Management, den Key Account Manager oder einen fachlichen Experten. Der Initiator bringt Initiativen ein und hält diese fest. Er entwickelt die Initiative zum Projektsteckbrief und präsentiert diesen vor dem Pipeline-Review-Komitee.

In Meisterplan erstellt der Initiator neue Projekte, ändert das Stage Gate und füllt die Felder aus. Außerdem platziert er die neuen Projekte auf der Zeitachse und bucht einen Schätzaufwand auf die Rollen. Um zu prüfen, wann ein Projekt zeitlich realisierbar ist, bewegt er Projekte über die Ausschlussgrenze.

Rechtestufe:
Benutzer

Portfolio-Zugriffsrechte:
Pipeline: Neu

Bearbeitungsrechte:

  • Plandaten bearbeiten

  • Projekt-Rang verändern

  • Allokationen verändern, hinzufügen und löschen

  • Zeitliche Projektplanung verändern

  • Projekte und Programme hinzufügen

Der Portfolio-Koordinator

Eine typische Rolle in der Organisation für den Portfolio-Koordinator wäre der Leiter des PMO, ein PMO-Teammitglied, ein Geschäftsbereichsleiter, ein Programmmanager oder der IT-Koordinator.
Der Portfolio-Koordinator ist für das unternehmensweite Projektportfolio oder auch nur ein Teilportfolio verantwortlich. Er begleitet andere Rollen durch den gesamten Prozess und übersetzt die Strategie in Priorisierungskriterien. Außerdem unterstützt er den Initiator während der Ideenphase und macht Portfolio-Vorschläge.

In Meisterplan erstellt der Portfolio Koordinator Portfolios und neue Projekte, wenn es sich beispielsweise um Sofortmaßnahmen des Managements handelt, oder löscht Projekte. Außerdem erstellt und verändert er Berichte und verwaltet das Gantt-Diagramm. Er prüft die Rollenbesetzung und verändert gegebenenfalls den Rang eines Projekts.

Rechtestufe:
Daten Manager

Portfolio-Zugriffsrechte:
Pipeline: Neu
Pipeline: Prüfung
Planung: Aktiv + Genehmigt + Zur Genehmigung + Angehalten
Weitere bestimmte Portfolios

Bearbeitungsrechte:

  • Plandaten bearbeiten

  • Projekt-Rang verändern

  • Projektliste nach Projektwert sortieren

  • Allokationen verändern, hinzufügen und löschen

  • Zeitliche Projektplanung verändern

  • Auto-Plan für mehrere Projekte

  • Projekte und Programme hinzufügen

  • Projekte und Programme löschen

Das Mitglied im Pipeline-Review-Komitee

Das Pipeline-Review-Komitee besteht in der Regel aus den Abteilungsleitern und/oder fachlichen Experten und ist für die Überprüfung, Evaluation und Priorisierung der Initiativen verantwortlich.

In Meisterplan verändert es das Stage Gate oder den Rang eines Projekts. Es macht Notizen, bearbeitet Feldwerte und sortiert Projekte nach Rang. Außerdem erstellt das Mitglied im Pipeline-Review-Komitee Berichte.

Rechtestufe:
Benutzer

Portfolio-Zugriffsrechte:
Pipeline: Prüfung

Bearbeitungsrechte:

  • Plandaten bearbeiten

  • Projekt-Rang verändern

  • Projektliste nach Projektwert sortieren

  • Allokationen verändern, hinzufügen oder löschen

  • Zeitliche Projektplanung verändern

  • Auto-Plan für mehrere Projekte

Das Mitglied des Portfolio Boards

Das Portfolio Board setzt sich üblicherweise aus dem Senior-Management zusammen. Es ist verantwortlich für die Kommunikation und Umsetzung der Strategie und kontrolliert außerdem das aktive Projektportfolio. Bei Problemen im aktiven Projektportfolio trifft es wichtige Entscheidungen. Außerdem beschließt es das künftige Projektportfolio und legt Budgets fest.

Es nimmt am Portfolio-Board-Meeting teil, erfasst die Situationsanalyse des PMO und kommuniziert Anforderungen und Entscheidungen an den PMO.

Rechtestufe:
Lesender Benutzer

Portfolio-Zugriffsrechte:
Planung: Aktiv + Genehmigt + Zur Genehmigung + Angehalten
Weitere bestimmte Portfolios

Bearbeitungsrechte:
Keine

Der Projektleiter

Hierbei handelt es sich üblicherweise um einen trainierten Projektmanager. Dieser berichtet über den Projektstatus, meldet Ressourcenbedarfe an und eskaliert die Probleme aus dem Projekt. Außerdem präsentiert er das Projekt in den Entscheidungsgremien.

Im Lean PPM Prozess stellt der Projektleiter nur notwendige Informationen zur Verfügung. Er füllt das Notizfeld mit Kapazitäts- und Zeitbedarf und ändert, falls nötig, den Status der Projekte.

Rechtestufe:
Benutzer

Portfolio-Zugriffsrechte:
Portfolio des Projektleiters

Bearbeitungsrechte:

  • Plandaten bearbeiten

Der Ressourcenmanager 

Typischerweise handelt es sich hier häufig um den Teamleiter. Er gewährleistet die korrekte Zuordnung der Mitarbeiter zu den entsprechenden Rollen und Skills. Der Ressourcenmanager weist den Projekten Ressourcen zu und löst operative Probleme im Ressourcenmanagement.

Er besetzt die Projekte mit den eigenen Ressourcen und verwaltet die Abwesenheiten der eigenen Ressourcen.

Rechtestufe:
Benutzer

Portfolio-Zugriffsrechte:
Planung: Aktiv + Genehmigt + Zur Genehmigung + Angehalten
Portfolio des Ressourcenmanagers

Bearbeitungsrechte:

  • Plandaten bearbeiten

  • Den Ressourcen-Pool verwenden und Abwesenheiten bearbeiten

  • Allokationen verändern, hinzufügen und löschen

Das Mitglied im Projektteam

Der einzelne Mitarbeiter im Projekt arbeitet auf den Projekten, die ihm zugewiesen wurden und informiert sich in Meisterplan über die eigenen Projekte und Zuweisungen.

Rechtestufe:
Lesender Benutzer

Portfolio-Zugriffsrechte:
Portfolio für aktive Projekte

Bearbeitungsrechte:
Keine

Das Mitglied des Lenkungsausschusses

Der Lenkungsausschuss besteht in der Regel aus den Bereichsleitern und/oder dem Senior Management. Er ist für die Umsetzung der Strategie durch individuelle Projekte verantwortlich und übt die Kontrolle über die aktiven Projekte aus. Der Lenkungsausschuss trifft Entscheidungen, wenn es Probleme im aktiven Projekt gibt und löst die Herausforderungen im Projektmanagement.

Wenn das Mitglied des Lenkungsausschusses Portfolioänderungen vornehmen kann, plant es aktive Projekte um, füllt das Notizfeld aus oder ändert Zuweisungen.

Rechtestufe:
Benutzer

Portfolio-Zugriffsrechte:
Planung: Aktiv + Genehmigt + Angehalten
Portfolio für Geschäftsbereiche
Portfolio für kritische Projekte

Bearbeitungsrechte:

  • Plandaten bearbeiten

  • Allokationen verändern, hinzufügen und löschen

  • Zeitliche Projektplanung verändern

Die Personalabteilung

Wer hätte es gedacht – hier handelt es sich meistens um die Personalabteilung. Sie pflegt die Ressourcenstammdaten und ist dafür zuständig, dass Daten wie Einstellungs- und Kündigungsdatum, Zugehörigkeit zu den Geschäftsbereichen, die wöchentliche Arbeitszeit und der Urlaub richtig eingepflegt ist.

Die Personalabteilung verwaltet den Ressourcenpool in Meisterplan.

Rechtekonfiguration:
Benutzer

Portfolio-Zugriffsrechte:
Mit allen Benutzern geteilte Portfolios

Bearbeitungsrechte:

  • Den Ressourcen-Pool verwenden und Abwesenheiten bearbeiten

Der Strategiemanager

Der Strategiemanager übersetzt gemeinsam mit dem Portfolio-Koordinator die Strategie im Strategieworkshop in Projektpriorisierungskriterien.

Er hat oft keine aktive Rolle in Meisterplan, definiert aber die Entscheidungskriterien hinsichtlich des Projektrangs und des Geschäftsziels. Diese werden dann in der Regel vom Administrator oder vom PMO in Meisterplan umgesetzt.

Rechtestufe:
Lesender Benutzer

Portfolio-Zugriffsrechte:
Mit allen Benutzern geteilte Portfolios

Bearbeitungsrechte:
Keine

Der Administrator

Der Administrator entspricht keiner Rolle im PPM Prozess, sondern übernimmt die Rolle eines Operators in Meisterplan. Oft handelt es sich hier um den Product Owner, den Process Owner oder das PMO.

In Meisterplan verwaltet der Administrator Benutzer, Portfolios und Szenarien, Berichte und den Import und Export von Daten. Außerdem konfiguriert er Meisterplan, er fügt beispielsweise neue Felder und Phasen hinzu.

Rechtestufe:
Administrator

Portfolio-Zugriffsrechte:
Alle Portfolios

Bearbeitungsrechte:
Keine

Wenn Sie wissen möchten, wie Sie die Portfolio-Zugriffsrechte und die Bearbeitungsrechte in Meisterplan konfigurieren müssen, um diese Struktur abzubilden, schauen Sie doch einmal hier vorbei.

Zum Thema Rollen, Meetings und Abläufe im PPM haben wir außerdem noch einige Vorlagen für die wichtigsten Aspekte im Projektportfoliomanagement für Sie vorbereitet.

Sind Sie neugierig geworden, wie sich Ihre Rollen in Meisterplan abbilden lassen?

Dann holen Sie sich jetzt Ihre Meisterplan Testversion. Sie werden schnell sehen, wie einfach sich Ihre Prozesse in Meisterplan abbilden lassen. Und wenn Sie dabei Unterstützung brauchen, sind wir jederzeit für Sie da.

Kundenreferenz

„Meisterplan ist eine Empfehlung für Unternehmen, die viele Projektideen haben, Projekte umsetzen und dies auch mit Blick auf die Ressourcen systematisch planen und managen möchten.“

Jenny Gebel, Redakteurin
Netzsieger

Von |2018-12-05T18:46:54+00:002. November 2018|Kategorien: Produktnews|

Über den Autor: Veronika Schustek

Als gebürtige Bayerin in Schwaben muss sich Veronika erst noch dran gewöhnen, dass die „Leberkässemmel“ jetzt „Fleischkäsweckle“ heißt. Das wird wohl auch noch eine Weile dauern. Bei Meisterplan dagegen hat sich die Customer Success Managerin schon gut eingelebt und kommt auf so verrückte Ideen, wie einen Chatbot auf der Meisterplan Website einzubinden. Wenn Veronika sich nicht gerade etwas Neues für Meisterplan einfallen lässt oder die letzten NFL Spiele anschaut, streift sie meistens mit ihrem Weimaraner Mädchen durch den Zollernalbkreis auf der Suche nach der schönsten Gassi-Route.