Meisterplan abteilungsübergreifend nutzen

Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten seit einiger Zeit mit Meisterplan und das ist zu Ihren Kollegen aus anderen Abteilungen durchgedrungen. Plötzlich klopfen die Kollegen an der Tür und fragen, ob sie nicht einmal gemeinsam einen Blick in Ihr Meisterplan-System werfen können. Also geben Sie den Kollegen einen kurzen Rundflug und zeigen, wie Sie Meisterplan einsetzen und wobei es Ihnen hilft.

Ihre Kollegen erkennen schnell, dass Sie Ihr Projektportfolio voll im Griff haben und Ihre Mitarbeiter nicht mehr dauerüberlastet sind. Die Begeisterung wächst und die Kollegen diskutieren, wie es wohl wäre, wenn auch in der eigenen Abteilung Transparenz über das Projektportfolio herrschen würde und Projekte besser priorisiert werden könnten. Die Hoffnung, endlich einen Überblick zu bekommen, wer wann auf welchen Projekten arbeitet und für wie viele Projekte überhaupt noch Kapazität vorhanden ist, steht den Kollegen förmlich ins Gesicht geschrieben.

Obwohl Sie die Hoffnung Ihrer Kollegen gut verstehen können – schließlich ging es Ihnen mal genauso – verspüren Sie plötzlich eine latente Abwehrhaltung und Zweifel. Sie reagieren vielleicht ausweichend auf die Frage, ob Sie Ihre Kollegen nicht zum Ausprobieren mal in Ihre Meisterplan Umgebung einladen können. Schließlich arbeiten Sie produktiv mit dem Tool und wollen nicht, dass Ihre Daten durcheinandergebracht werden. Je mehr Sie darüber nachdenken, desto komplizierter erscheint es Ihnen, die Kollegen mit ins Boot zu holen.

Es geht nicht nur Ihnen so. Oft hört unser Customer Success Team, dass Meisterplan zu anderen Abteilungen „durchgesickert“ sei oder das Management vom Einsatz von Meisterplan „Wind bekommen“ habe. Und nicht selten sind die Meisterplan-Verantwortlichen davon nicht sehr begeistert. Aber eigentlich sollten Sie stolz darauf sein, was Sie bereits erreicht haben und sich als Vorreiter für erfolgreiche Gesamtpläne sehen. Zweifel daran, ob es machbar ist, Ihr Meisterplan-System mit anderen Abteilungen zu teilen, sind am Anfang ganz normal. Sie werden aber schnell erkennen, dass Ihr Unternehmen von Ihren erworbenen Erkenntnissen und Erfahrungen stark profitieren kann, wenn Sie diese teilen.

Aber macht es bei Ihnen überhaupt Sinn, ein Meisterplan-System abteilungsübergreifend  zu nutzen? Und wenn ja, unter welchen Voraussetzungen?

Es kommt auf die Schnittmengen der Abteilungen an, die Meisterplan gemeinsam nutzen wollen

Wenn Sie überlegen, ob Sie Kollegen in Ihr Meisterplan einladen wollen, sollten Sie sich folgende Fragen stellen:

  • Arbeiten wir an übergreifenden Projekten, deren Darstellung in einem System Sinn ergibt?
  • Greifen wir auf gemeinsame Ressourcen zurück?
  • Welche unserer Standards können die Kollegen übernehmen?
  • Was müssen wir nachkonfigurieren?
  • Streben wir Transparenz über die gesamte Projektlandschaft an?

Vorteilhaft wird ein gemeinsames System insbesondere dann, wenn Sie gemeinsam an fachübergreifenden Projekten arbeiten oder auf die gleiche Mitarbeiterbasis zurückgreifen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten in Meisterplan, Ihr System so aufzusetzen, dass Sie sich nicht gegenseitig stören.

Die Grundvoraussetzung dafür ist zunächst, Ihre Organisationsstruktur über den Organisationsstrukturplan (OSP) korrekt abzubilden. Ordnen Sie beispielsweise Projekte und Mitarbeiter unterschiedlichen Standorten zu oder differenzieren Sie hier auf Abteilungsebene. Zudem können Sie über die Feldrechtekonfiguration und Benutzerrechtekonfiguration einstellen, wer was sehen oder bearbeiten soll.

Lesen Sie im Folgenden, welche Funktionen Ihnen helfen, Ihr Meisterplan für eine gemeinsame Datenbasis zu konfigurieren und was entscheidend für den Erfolg Ihrer Zusammenarbeit ist.

1. Portfolios richtig nutzen

Mit Portfolios lässt sich Ihr Gesamtportfolio in verschiedene Ansichten unterteilen. Sie können sich beispielsweise je ein Portfolio konfigurieren, das:

  • nur Projekte mit dem Ampelstatus gelb oder rot anzeigt
  • alle Projekte der Abteilung „IT-Entwicklung“ enthält
  • Projekte zeigt, die von Projektleiter „Max Müller“ geleitet werden

Natürlich kann ein Projekt der Abteilung IT-Entwicklung von Max Müller als Projektleiter verantwortet werden und einen gelben Ampelstatus haben – und taucht dementsprechend auch in allen drei Teil-Portfolios auf.
Die Portfolios sind zudem szenariounabhängig. Das heißt, wenn Sie in den Plandaten ein Portfolio aktivieren und dann in ein beliebiges Szenario wechseln (bspw. „Vorbereitung Management Meeting KW26“), bleibt das Portfolio, das Sie gerade betrachten, aktiv. Besonders wichtig ist das für Benutzer, die nur einen bestimmten Projektausschnitt einsehen sollen. Das könnte der Fall sein, wenn Sie sich eine Datenbank mit einer anderen Abteilung teilen.

Plandaten vs. Portfolios

Portfolios bieten Ihnen somit die Möglichkeit, die Sicht auf das Gesamtportfolio für verschiedene Benutzergruppen auf operativer und strategischer Ebene aufzusetzen. So sehen ihre Kollegen nur das, was für sie relevant ist. Für Ihre Projektteams setzen Sie beispielsweise Portfolios auf Abteilungsebene auf, die diese pflegen können, ohne Projekte anderer Abteilungen bearbeiten zu können. Das Management hingegen möchte nur die Projekte sehen, bei denen eine Entscheidung gefällt werden muss? Erstellen Sie ein Portfolio dafür.

Nachdem Sie sich Kriterien und mögliche Portfolio-Ansichten überlegt haben, kommen wir zum zweiten Schritt: Portfoliozugriffe erteilen.

2. Das richtige Benutzerrechte Setup ist entscheidend

Um die Portfolio Funktion zu verwenden, klicken Sie auf „Portfolio > Portfolios verwalten“ und fügen hier ein neues Portfolio hinzu. Sie können hier unterscheiden, ob Sie einen Ausschnitt aus ihrer Projektliste (Projektfilter einstellen) oder einen Ausschnitt aus Ihrem Ressourcenpool (Ressourcenfilter einstellen) sehen möchten.
Wenn Sie ein Portfolio erstellen oder bearbeiten, können Sie zudem festlegen, welche Benutzer auf das Portfolio zugreifen dürfen. Achten Sie darauf, dass Nutzer mit Bearbeitungsrechten wirklich nur auf die Teilportfolios zugreifen dürfen, in denen sie ihre Projekte pflegen.
Bearbeitungsrechte werden global am Benutzer vergeben, was zur Folge hat, dass Benutzer mit Bearbeitungsrechten alle Projekte editieren können, die sie sehen. Um vorzubeugen, dass plötzlich Projektleiter aus dem Fachbereich Produktentwicklung Projekte aus dem IT-Portfolio bearbeiten, sollten Sie daher kein Portfolio „Mit allen Benutzern teilen“, sondern jedes Portfolio immer nur „Mit bestimmten Benutzern teilen“.

Transparenz

Möchten Sie zwecks hoher Transparenz dennoch, dass alle Mitarbeiter ein bestimmtes Portfolio sehen können (also Leserechte haben), so besteht die Möglichkeit, mehrere Benutzer pro Person zu vergeben. Dabei gehen Sie folgendermaßen vor: Verwenden Sie dieselbe Mailadresse eines Mitarbeiters und vergeben Sie unterschiedliche Benutzernamen. So können Sie beispielsweise für jeden Projektleiter einen Nutzer mit Bearbeitungsrechten und einen Nutzer mit reinem Lesezugriff anlegen. Um sich selbst später die Arbeit zu erleichtern, vergeben Sie bestenfalls Benutzernamen, anhand derer Sie auch als Administrator schnell erkennen können, welcher Benutzer welche Rechte hat (bspw. „Max Müller Lesen“ und „Max Müller Bearbeiten“). Sie können diesen Nutzern unterschiedliche Portfolios zuweisen und somit sicherstellen, dass diese wirklich nur das bearbeiten können, was sie sollen.

Alternativ können Sie einen „Benutzer für alle“ mit Lesezugriff anlegen. Diesem Benutzer erteilen Sie Leserechte für alle Portfolios. Die Login-Daten für den Benutzer teilen Sie einfach mit allen Mitarbeitern. Es kann dabei je nach Anzahl der Mitarbeiter, die Meisterplan nutzen, Sinn ergeben, mehrere dieser lesenden Sammelbenutzer anzulegen, beispielsweise einen pro Abteilung. So können Sie es sich sparen, jedem Mitarbeiter einer Abteilung lesende Benutzerrechte zu vergeben und schaffen trotzdem für jeden die Möglichkeit, sich einen Überblick über die laufenden Projekte zu verschaffen.

Doch was passiert, wenn nun doch einmal ein Projekt versehentlich geändert oder überschrieben wurde? Lesen Sie hier nach, wie Sie Ihre Daten wiederherstellen können und wie Sie Szenarien richtig einsetzen.

3. Feldrechte nutzen, um den Projektsteckbrief zu individualisieren

Es gibt außerdem einen Trick, der vielen Meisterplan Nutzern nicht bekannt ist und das entscheidende Detail in der Arbeit innerhalb eines gemeinsamen Systems sein kann: die Feldrechtekonfiguration.

Wenn sich mehrere Abteilungen ein System teilen, kommt in der Regel jede Abteilung mit eigenen Anforderungen an die Projektübersicht. Die IT-Entwicklung möchte in den Projektdetails vielleicht ein Dropdown Feld (Typ Eingabehilfe) anlegen. Darüber soll angezeigt werden, in welchem Reifegrad das Projekt sich befindet, bevor überhaupt in Erwägung gezogen wird, ob es starten soll oder nicht. Dabei sind die Auswahlmöglichkeiten „Backlog/Refinement/In Implementation/Ready for Release/ Close“ wichtig. Die Produktentwicklung hingegen nutzt ganz andere Reifegrade. Für die IT-Entwicklung ist zudem ein Feld wichtig, das die Zugehörigkeit eines Projekts zu einer Fachabteilung zeigt. Die Produktentwicklung will lieber sehen, welcher Produktgruppe das Projekt zugeordnet wird.

Eines vorweg: Haben Sie keine Scheu diese Vielzahl an Feldern anzulegen. Sie können die Projektansicht anschließend über die Feldkonfiguration entschlacken, damit jedem Nutzer nur die für ihn bzw. seine Abteilung relevanten Felder angezeigt werden.

Als Administrator haben Sie nämlich die Möglichkeit, in der Feldkonfiguration einzelnen Benutzern Feldrechte zuzuweisen. Darin vergeben Sie nur den Benutzern die Zugriffsrechte, die diese Felder auch pflegen oder sehen sollen.

Die gute Nachricht ist: Sie können so viele Felder anlegen, wie Sie möchten. Wenn Sie Ihren Kollegen, die die Daten pflegen, aber einen Gefallen tun wollen, konfigurieren Sie trotzdem bestenfalls so wenige Felder wie möglich und so viele wie nötig.

Über die Feldrechtekonfiguration können Sie zudem allgemeingültige Entscheidungskriterien, wie beispielweise den Unternehmensstrategie-Fit, Statusfeld, Notizfeld und Risiko-Indikatoren für alle zugänglich machen. Setzen Sie dafür alle drei Haken in der Feldbearbeitung und vergeben Sie Feldrechte für alle Benutzer, die Meisterplan nutzen.

Feldrechte bearbeiten

Wenn Sie Felder für bestimmte Benutzer ausblenden möchten, entfernen Sie in der Feldbearbeitung unter „Attribute“ den Haken „Dieses Feld im Projekt-Hint anzeigen“. Dadurch erscheint das Feld weiterhin für diejenigen im Projektbearbeitungsfenster, denen Sie die Feldrechte zugewiesen haben. Es ist in der Mouse-Over Projektübersicht jedoch nicht mehr zu sehen. Bleibt der Haken aktiv, ist das Feld für alle sichtbar.

Für abteilungsspezifische Felder setzen Sie den Haken bei „Dieses Feld im Projektbearbeitungsfenster anzeigen“ und entfernen den Haken bei „Diese Feld im Projekt-Hint anzeigen“. Die Projektübersicht zeigt dann nur die abteilungsübergreifenden Felder. Kollegen der IT-Entwicklung können somit im Bearbeitungsmodus den Reifegrad bestimmen und Mitarbeiter in der Produktentwicklung können die Zuordnung zur richtigen Produktgruppe bearbeiten. Und das Management sieht nur die abteilungsübergreifenden Felder, die für die Projektpriorisierung insgesamt wichtig sind.

Eine Einschränkung gibt es bei den Feldrechten jedoch zu beachten: Die Feldrechte sind global auf dem Feld angelegt. Das heißt, dass jeder Benutzer mit Feldrechten das Feld bearbeiten kann, wenn es im Projektbearbeitungsfenster erscheint (vorausgesetzt, der Benutzer hat das Recht, Projekte in Plandaten oder Szenarien zu bearbeiten). Genauso kann niemand das Feld bearbeiten, wenn Sie den Haken dort entfernen.

Sieben Schritte zu Ihrem Meisterplan

Sie können sich darüber hinaus bei der Konfiguration Ihres Systems für Ihre Kollegen an unseren „Sieben Schritten zu Ihrem Meisterplan“ orientieren. Diese helfen Ihnen bei der Datenbankerweiterung und dienen dabei als Leitfaden. Zudem sind bei der Nutzung einer gemeinsamen Datenbank mit anderen Abteilungen auch klare Spielregeln und eine gute Kommunikation wichtig, insbesondere bei der Nutzung von Szenarios und unterschiedlichen Planungszyklen.

Falls Sie sich nun noch unsicher sind, ob eine gemeinsame Meisterplan Umgebung für Sie und Ihre Kollegen das Richtige ist, besprechen wir gerne gemeinsam mit Ihnen die verschiedenen Möglichkeiten. Schreiben Sie uns einfach unter cs@meisterplan.com.

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