Welche Reports helfen Ihnen, Pläne zu machen, die funktionieren?

Wie auch in vielen anderen Disziplinen erhalten Reporting-Methoden im Projektportfolio­management in letzter Zeit verstärkt Aufmerksamkeit. Ich finde das nicht verwunderlich (und das nicht nur, weil ich Data Analyst bei Meisterplan bin). Wie wichtig Reporting ist, wurde mir nicht nur bei den vielen Gesprächen mit unseren Nutzern klar, sondern auch beim Aufbereiten unserer eigenen Daten. Nach allem, was ich gesehen haben, ist Reporting mittlerweile ein nicht mehr wegzudenkender Bestandteil eines funktionierenden PPM-Prozesses.

Standardansichten: Übersicht durch die richtigen Daten

Für diese Entwicklung gibt es mehrere gute Gründe. Berichte, die die richtige Information auf die richtige Weise zusammenbringen, sind eine hervorragende Grundlage für informierte Entscheidungen. Gleichzeitig sind sie unersetzlich, um Kollegen über die Fakten zu informieren, die einer Entscheidung zugrunde liegen.

Ein Beispiel dafür, wie eine gut durchdachte grafische Darstellung von Daten dabei hilft, eine Situation schnell zu erfassen, ist die Gantt-Ansicht in der Meisterplan-Applikation. Eigentlich eine Standardansicht, aber genau genommen handelt es sich um eine intuitive Visualisierung eines komplexen Systems von einzelnen Plänen, die jeder eine Vielzahl von menschlichen und materiellen Faktoren berücksichtigen müssen. In dieser Ansicht können die zeitliche Planung und Verteilung der Allokationen, aber auch komplexere Informationen wie Ressourcenkonflikte und Abhängigkeiten, auf einen Blick erfasst werden.

Reports: Details auf Abfrage

Oft reicht der Blick auf das große Ganze aber nicht aus. Typischerweise werden deshalb Reports als Ergänzung zu Standardansichten der verwendeten Planungs-Tools verwendet. Zum Beispiel kann die grafische Ansicht in der Meisterplan-Applikation durch Pivot-Tabellen und entsprechende Diagramme ergänzt werden, wenn Informationen mit einem höheren Detailgrad benötigt werden. Dadurch wird die Möglichkeit geschaffen, die Daten benutzerdefiniert und mit der gewünschten Granularität darzustellen.

Business Intelligence: Visualisierung für Experten

So flexibel integrierte Reporting-Funktionalitäten auch sein mögen – die umfangreichsten Darstellungsmöglichkeiten bieten separate BI-Tools, die explizit für die Visualisierung von Daten entwickelt werden. Aus den derzeit verfügbaren Optionen werden am häufigsten Tableau und Power BI genannt.

Meiner Erfahrung nach gibt es verschiedene Gründe, externe Reporting-Tools zu verwenden.

Oftmals stehen Nutzer vor der Anforderung, eine spezifische Kombination von Feldern auf einer genau definierten Aggregationsebene darzustellen, was mit dem primären Tool nicht immer möglich ist. Zudem können solche Anforderungen mehr oder weniger komplexe benutzerdefinierte Berechnungen einbeziehen.

In manchen Fällen liegt der Fokus eines Reports darauf, detaillierte und sehr präzise Information zu erhalten. Dies wird oft in Form von Listenansichten umgesetzt, die eine hohe Informationsdichte aufweisen.

In anderen Fällen haben Reports das Ziel, Schlüsselinformationen auf leicht zu erfassende Weise darzustellen oder die wichtigsten Eigenschaften eines Datensatzes zu präsentieren. Eine weitere Anforderung, die mir überraschend oft begegnet, ist es, eine Ansicht aus einem Tool in eine Form zu überführen, die sich auf Papier ausdrucken lässt. Nicht einfach, wenn es sich dabei um eine Gantt-Ansicht über einen Jahresplanungszyklus handelt – aber mit Tableau machbar.

Das ist lediglich eine Reihe allgemeiner Beispiele. Es liegt auf der Hand, dass produktive Reports eine grundlegende Komponente eines funktionierenden Projektportfolio­management-Prozesses bilden können.

Unerwartete Hindernisse

Das klingt alles recht einfach – und oft ist es das auch. Gleichzeitig gibt es offenbar eine Reihe von Herausforderungen und Fallstricken, die es bei der Umsetzung der Reports zu vermeiden gilt.

So braucht es an sich nur wenige Klicks, um mit aktuellen BI-Tools ansprechende Visualisierungen von Daten zu erstellen. Die eigentliche Schwierigkeit liegt aber oft in der Bereitstellung und Aufbereitung der zugrundeliegenden Daten, vor allem bei komplexeren Fragestellungen.

Abgesehen von der technischen Seite kann es außerdem schwierig sein, eine sinnvolle Art zu finden, um die Daten zu visualisieren. Mit einem BI-Tool können aufwändig scheinende Darstellungen mit wenig Mühe erzeugt werden. So etwas kann nach außen hin beeindruckend aussehen, hilft aber nicht notwendigerweise dabei, die gewünschte Information zu vermitteln. Zuerst muss eben die richtige Frage gestellt werden!