13 Tipps und Tricks, die Sie zum Profi-Meisterplaner machen

Meisterplan-Experte Manuel Schneider

Wenn ich meinem Vorgesetzten bei der Arbeit mit PowerPoint über die Schulter schaue, bin ich ziemlich beeindruckt. Mit Shortcuts und Erfahrung handhabt er die Folien so gekonnt, dass ich nicht einmal Zeit habe ihn zu fragen, wie er das gemacht hat. Wenn ich einen Trick von ihm übernehmen kann, ist das eine dieser kleinen Freuden im (Büro-)Leben. Nachfolgend möchte ich Sie über meine virtuelle Schulter blicken lassen und Ihnen mein bisher wohlbehütetes Insider-Wissen zu versteckten Funktionen in Meisterplan verraten. Hier kommen meine 13 Meisterplan Tipps und Tricks.

1. Nervt der Hint? Hint an- und ausschalten mit „Alt + H“

Starten wir mit dem Klassiker schlechthin. Wenn Sie mit dem Cursor über ein Projekt fahren, öffnet sich ein detailliertes Informationsfenster zu den Stammdaten dieses Projekts. Auch an anderen Stellen aktiviert sich per Mouse-Over dieser sogenannte „Hint“. Wollen Sie nun im Portfolio Board mithilfe von Meisterplan Ihre Projektlandschaft präsentieren, kann getrost auf die Hints verzichtet werden. Das Fenster können Sie durch die Tastenkombination „Alt + H“ unterdrücken und auch wieder reaktivieren.

Ein Hinweis: Der Arbeitsbereich, in dem Sie den Hint an- oder ausschalten wollen, muss fokussiert sein. Sollte die Kombination „Alt + H“ also nicht funktionieren, müssen Sie vorab in das Gantt-Chart oder Histogramm klicken.

Meisterplan Tipps und Tricks: Projekt Hint ausblenden

2. Mehr Projekte anzeigen: „F11“ für Vollbildmodus im Browser

Klassischerweise haben Sie mehr Projekte im Portfolio, als Ihr Bildschirm auf einmal anzeigen kann – die Liste ist schlicht zu lang. Dasselbe gilt für die Ressourcen- und auch für die Finanzansicht. Da ich Ihren Bildschirm nicht magisch vergrößern kann, bleibt uns nur zu überlegen, wie wir den vorhandenen Platz optimal nutzen können. Und dafür gibt es einen (zugegebenermaßen recht simplen) Trick: Mit der Taste „F11“ wechseln Sie in die Vollbildansicht Ihres Browsers und schaffen so etwas mehr Platz für Ihre Planungen in Meisterplan.

3. Bei umfangreichen Berichten viele Klicks sparen: Alle Felder auf- oder zusammenklappen

Über den nächsten Meisterplan Tipp könnten sich vor allem Nutzer der Berichte freuen. Mit den Pivot & Diagramme Berichten lassen sich schnell Tabellen erstellen, die Ihre Daten in unterschiedlichen Aggregationsebenen darstellen. Die unterste Aggregationsebene manuell für jedes Feld zu öffnen, wäre mühevolle Fleißarbeit – zum Glück gibt es aber die Funktionen alle aufklappen bzw. alle zusammenklappen. Zu finden sind diese Funktionen nach Rechtsklick auf ein Feld in der ersten Spalte beziehungsweise Zeile der Tabelle.

4. Flexibel auf Änderungen in der Ressourcenplanung reagieren: Schnelle Umplanung mit der Funktion Ressource ersetzen

Da wir gerade beim Thema Rechtsklick sind: Es gibt noch mehr zeitsparende Funktionalitäten, die sich hinter einem Rechtsklick verstecken. Beispielsweise im Ressourcenmanagement. Meisterplan unterstützt Sie beim (Um-)planen von Allokationen auf Rollen- und Ressourcenebene. Das wissen Sie schon. Doch haben Sie schon die praktischen Funktionalitäten ausprobiert, die für diesen Zweck existieren? Falls nein: dringend nachholen! Klicken Sie dazu erst auf den Pfeil an einem Projekt, um die darauf allokierten Rollen und Ressourcen einzusehen. Nach Rechtsklick auf eine Rolle/Ressource dieser Liste stehen Ihnen diverse Möglichkeiten zu Verfügung:

  • Zuteilung der auf Rollenebene geplanten Arbeit an einen konkreten Mitarbeiter: Rolle besetzen

  • Umplanung einer Allokation von einer Rolle an eine andere Rolle: Rolle ersetzen

  • Rückgabe der geplanten Arbeit eines Teammitglieds an dessen Rolle: An Rolle zurückgeben

  • Umplanung der Projektarbeit eines Mitarbeiters an einen anderen: Ressource ersetzen

Möchten Sie Manuel Schneiders Tipps direkt ausprobieren?

Wenn es Sie jetzt in den Fingern juckt und Sie beispielsweise die Funktion “Ressource ersetzen” jetzt ausprobieren möchten, ist das kein Problem. Ihre kostenlose Testversion ist in zwei Minuten einsatzbereit, wenn Sie Lust haben.

Kundenreferenz

„Für das Management unseres Projektportfolios ist Meisterplan der wesentliche Faktor.“

Phil Morris, PMO-Leiter, First Utility

5. Finanzbereich nicht genutzt? Mit wenig Aufwand ausblenden

Mit Meisterplan können Sie Budgets und Finanzen über Ihr gesamtes Projektportfolio hinweg im Blick behalten. In der Praxis ist das Eintragen und damit Veröffentlichen von Stundensätzen eines Mitarbeiters in manchen Organisationen jedoch kritisch. Zudem behindert eine umfangreiche Finanzplanung teilweise einen schnellen Start in das Projektportfoliomanagement. Sie verwenden den Finanzbereich im Portfolio Designer daher (vorerst) nicht? Kein Problem: Lassen Sie ihn einfach ausblenden. Das macht Meisterplan automatisch für Sie, sobald Sie keine Finanzdetails hinterlegt haben. Konkret heißt das: Der Tab Finanzen sollte bei allen Projekten leer sein, es dürfen weder bei Rollen noch bei Ressourcen Kosten pro Stunde eingetragen sein und keine Kosten- oder Nutzen-Budgets für Portfolios gesetzt sein.

Übrigens: Dieselbe Logik gilt auch für den Projektwert, mithilfe dessen sie die Priorität eines Projektes bewerten können. Wenden Sie die Funktion nicht an, können Sie unter Verwalten im Bereich Felder alle hinterlegten Projektwert-Beiträge löschen. In den Informationen zu einem Projekt wird anschließend kein Projektwert mehr eingeblendet.

6. ID-Bezeichnungen im Excel-Import verwirren? „Strg + I“ zeigt Informationsfeld

Besonders beim initialen Befüllen von Meisterplan mit eigenen Daten schwören viele Anwender auf den Excel-Import. In der Datei wird beim Referenzieren auf Daten aus anderen Tabellenblättern die interne ID verwendet. Diese ist bei in Meisterplan erstellten Datensätzen nicht sprechend und das Arbeiten mit den ungewohnten Bezeichnungen kann knifflig werden. Ein Tastenkürzel erleichtert uns hier die Handhabung: „Strg + I“ blendet in Excel ein Informationsfeld ein, das die Namen zu den IDs ausgibt.

7. Ihre Projekte starten immer montags? Verschieben von Projekten bei gedrückter Umschalttaste

Eine der Kernfunktionalitäten von Meisterplan ist das Optimieren Ihres Projektportfolios durch die Umplanung von Projekten, bis jedes Teil in das Gesamt-Puzzle passt. Praktisch dafür ist das Verschieben von Projekten auf der Zeitachse per Drag and Drop. Halten Sie doch nächstes Mal beim Verschieben eines Projektes im Gantt-Chart die Umschalttaste gedrückt. Was dann wohl passiert…?

Spoiler: Das Startdatum des Projekts springt, je nach aktueller Zoomstufe, immer auf den Anfang einer Woche oder eines Monats.

8. Fokus auf die Projekte legen: Rote Balken im Gantt-Chart ausblenden

Dieser Meisterplan Tipp ist so gut versteckt, dass selbst ich bis vor Kurzem nichts davon wusste. Die roten Balken an den Projekten im Gantt-Chart sind praktisch, um schnell Ressourcenengpässe zu identifizieren. Für Präsentationszwecke ist Ihnen diese Anzeige zu plakativ? Bei der Implementierung von Meisterplan wollen Sie als ersten Schritt nur die Projektlandschaft ohne Ressourcenengpässe abbilden? In den Einstellungen Ihres Profils können Sie die Überlastungsgrenze hochsetzen, die als Schwellenwert verwendet wird, ab dem ein roter Balken im Gantt angezeigt wird. Bei einem entsprechend hohen Wert (200 %) sollten die Balken verschwunden sein – ansonsten habe ich Mitleid mit Ihren hoffnungslos überlasteten Ressourcen…

9. Angst vor Datenverlust? Absicherung mithilfe von Szenarien

Grundsätzlich dient ein Szenario der Simulation von Änderungen im Projektportfolio und dem Abschätzen ihrer Auswirkungen. Wenn Sie ein neues Szenario erstellen, kopiert Meisterplan Ihre Projekt- und Ressourcendaten. So können Sie in diesem Szenario „spielen“, ohne den Plandatenstand durcheinanderzubringen. Vermutlich alles bekannt, doch das Szenario kann auch anders verwendet werden. Erstellen Sie regelmäßig Szenarien, können diese als Sicherung Ihrer Daten zu einem gewissen Zeitpunkt dienen. Denn wird ein Szenario nach der Erstellung nicht bearbeitet, ist es eine Kopie der Daten zu genau diesem Zeitpunkt. Gleichzeitig können Sie durch Vergleichen des „alten“ Szenarios mit dem aktuellen Stand der Dinge jederzeit Änderungen in Ihrem Portfolio überblicken.

Einzige Einschränkung: Manche Änderungen sind in Meisterplan global über alle Szenarien hinweg gültig – hier finden Sie die Details.

Meisterplan Tipps und Tricks: Szenarien

10. Projekte gezielt teilen? Am Meilenstein teilen

Eine Schlüsselressource fällt aus und Sie müssen ein Projekt daher vorübergehend pausieren? In Meisterplan klicken Sie dann rechts auf ein Projekt im Gantt-Diagramm und wählen die Option Hier teilen aus, um das entsprechende Projekt in zwei Segmente inklusive Pause in der Mitte einzuteilen. Zu dieser Funktion gibt es einen kleinen aber feinen Profitipp: Wenn Sie zuerst einen Meilenstein anlegen (Rechtsklick auf das Projekt im Gantt – Meilenstein hinzufügen), können Sie das Projekt genau an diesem Meilenstein teilen – und somit zu einem ganz bestimmten Datum. Den überflüssigen Meilenstein können Sie durch einen erneuten Rechtsklick und die Option Meilenstein löschen anschließend getrost entfernen.

11. Zwei Projekte gleichzeitig verschieben: Mehrfachselektionen bei gehaltener „Strg“-Taste

Wären Projekte nicht voneinander abhängig, dann wäre das Leben eines PMOs oft einfacher. Da wir die Abhängigkeiten jedoch nicht verhindern können, sollten wir sie jedoch zumindest einfach darstellen und handhaben können. Dabei hilft folgender Meisterplan Tipp: Bei gedrückter „Strg“-Taste können mehrere Projekte gleichzeitig selektiert werden. Anschließend lassen Sie sich gleichzeitig auf der Zeitachse verschieben. Zudem filtert sich die Ressourcenansicht auf Ressourcen, die in mindestens einem dieser Projekte tätig sind. Die Auswahl heben Sie durch erneutes Klicken auf das Projekt bei gehaltener „Strg“-Taste wieder auf.

12. Projekt schnell finden: Projekt ID in den Projektnamen einbinden

Die Funktion Projekt suchen ist alles andere als versteckt. An prominenter Stelle finden Sie die Lupe in der Toolbar des Portfolio-Designers, also direkt über Ihrem Portfolio an Projekten. Doch wirklich nützlich ist diese Funktion erst, wenn man weiß, nach was man suchen muss, um das vermisste Projekt in einem großen Portfolio zu finden. In vielen Unternehmen werden Projekte mit einer Kennung versehen. In Meisterplan hat sich das Vorgehen etabliert, Ihre unternehmensinterne Projekt-ID in den Namen des Projekts in Meisterplan aufzunehmen. Dadurch finden Sie mit Sicherheit das richtige Projekt bereits nach Eingabe weniger Buchstaben oder Zahlen.

13. Noch Fragen? Das Help Center

Das Beste kommt zum Schluss. Mit nur zwei Klicks haben Sie nämlich Zugriff auf das gesamte Wissen, das Sie zum Arbeiten mit Meisterplan benötigen. Schon mal rechts oben in der Kopfleiste auf Hilfe und anschließend Help Center geklickt? Dort finden Sie eine umfangreiche Wissensdatenbank und einige Tutorials, die Ihnen den Schnelleinstieg in Themen wie Lean PPM erleichtern.

Mit ein wenig Glück helfen Ihnen diese Meisterplan-Tipps bei der Arbeit. Vielleicht können Sie beim nächsten Meeting, in dem Meisterplan im Einsatz ist, sogar noch Ihren Kollegen mit diesen Kniffen imponieren!

Sie kannten alle diese Tricks schon und kennen sogar noch weitere? Dann teilen Sie doch in der Quest Ihr Wissen mit anderen Meisterplanern.

Von |2018-09-27T11:20:03+00:0027. September 2018|Kategorien: Produktnews|

Über den Autor: Manuel Schneider

Bei Meisterplan setzt man sich große Ziele – und nimmt sie auch ernst. Das war Manuel so sympathisch, dass er nach abgeschlossenem Studium und großer Reise durch Tansania, Indonesien, Australien und Neuseeland zurück nach Tübingen kam. Jetzt ist er Customer Success Manager und entwickelt mit unseren Kunden Lösungen für deren Projektportfoliomanagement mit Meisterplan. Nach der Arbeit spielt Manuel neuerdings Ultimate Frisbee. Wenn man ihn fragt, eine Art „American Football mit einer Frisbee und ohne Tackling. Ist noch cooler als es klingt!“.