Beitrag

Erfolgreiches Management aus dem Home-Office

Veröffentlicht von Tim Bauer

6. April 2020

in Produktivität | Projektportfoliomanagement

Viele Führungskräfte steuern Ihre Teams derzeit vom eigenen Schreibtisch zu Hause aus. Mit einigen habe ich die letzten Tage gesprochen und war erstaunt, wie gut sich viele Teams der aktuellen Situation schon angepasst haben. Ich fragte nach dem Erfolgsrezept und will in diesem Artikel Punkte rund um Meetings und Planung hervorheben, die Teams helfen, auch von zu Hause aus erfolgreich zu sein.

Vielleicht trägt die eine oder andere Idee in der aktuellen Situation dazu bei, dass Bereichs- und Abteilungsleiter das Steuer trotz der aktuellen Lage fest in der Hand behalten.

Ich freue mich aber auch über Ihre Ideen und einen Austausch dazu, wie wir alle unsere Produktivität erhalten oder vielleicht sogar steigern können.

Meetings: Häufiger und fokussierter

Eine Gefahr des Home-Office besteht darin, dass es nicht genug Austausch zwischen Führungskräften und Mitarbeitern gibt und Mitarbeiter dadurch nicht an den richtigen Dingen arbeiten. Gute Online-Teams strukturieren sich deshalb mit geeigneten Arbeitsmethoden. Ein besonders wichtiger Faktor ist, dass dabei nicht nur alle informiert bleiben, sondern auch die Unterstützung erhalten, die sie benötigen, um erfolgreich zu sein. Folgende Beispiele aus etablierten Organisationsstrukturen helfen Remote-Teams dabei.

  • Täglich kurz abstimmen
    SCRUM ist ein Vorgehensmodell, das insbesondere von IT-Teams eingesetzt wird. Ein Element darin sind tägliche Meetings von maximal 15 Minuten. Das Team trifft sich und bespricht die aktuelle Liste von Arbeitspaketen (im SCRUM Stories genannt) und Aufgaben (im Scrum Tasks genannt). Dieses sogenannte Daily dient nicht nur der Transparenz, sondern klärt vor allem eines: Was hindert das Team heute daran, die gesteckten Ziele zu erreichen, und wie kann dieses Hindernis aus dem Weg geräumt werden?
    Auf diese Weise unterstützt SCRUM sehr gut dabei, den Fokus auf das Wesentliche nicht zu verlieren und fokussiert auf das aktuelle Ziel hinzuarbeiten. Außerdem ist das ganze Team gefragt, sich gegenseitig zu unterstützen.
  • Über die richtigen Dinge sprechen
    Aber auch in anderen Organisationsmodellen gibt es sehr gut funktionierende Meetings für einen kurzen und ergebnisorientierten Austausch. HOLACRACY beispielsweise arbeitet mit dem sogenannten TACTICAL MEETING. In diesem hilfreichen Format für den teamweiten Austausch ist der Ablauf der Teamzusammenkunft immer derselbe. Zunächst beantwortet jeder einzelne in der sogenannten Check-in-Runde kurz die Frage, wie es ihm geht. Anschließend werden Stichworte für die Agenda gesammelt. Jeder darf Themen einbringen und nennt ein geeignetes Stichwort für die Agenda. Nun wird die Agenda nach und nach abgearbeitet. Jeder Punkt wird mit nur einer Frage eingeleitet: „Was benötigst Du aus dieser Runde?“. Diskussionen, die über die Beantwortung dieser Frage hinausgehen, werden nicht zugelassen. Am Ende erfolgt eine kurze Bewertung des Meetings durch die Teilnehmer.
    Auch HOLACRACY unterstützt in der aktuellen Zeit also sehr gut dabei, fokussiert zu bleiben.
  • Nicht zu viele Teilnehmer
    In der echten Welt sieht man auf einen Blick, wie voll ein Besprechungsraum ist, und ob es einzelnen Teilnehmern langweilig wird. In virtuellen Besprechungen neigen Teams dazu, mehr Teilnehmer als notwendig einzuladen. Damit die Zeit effektiv genutzt wird, sollten nur diejenigen Teilnehmer im virtuellen Raum dabei sein, die auch wirklich zu diesem Zeitpunkt gebraucht werden. Auch das Hinzunehmen oder Verlassen von Besprechungen ist möglich, wenn auch selten genutzt. Gerade das Ausklinken aus laufenden Besprechungen fällt vielen schwer. Teams, die besser geklärt haben, dass jeder selbst für seine Zeit verantwortlich ist, handhaben das effizienter.
    Ebenso wichtig ist es, dass spontan virtuelle Besprechungen stattfinden können. So können Themen im direkten Austausch geklärt werden. Das erfordert nicht nur die Technologie dafür, sondern auch das entsprechende Teamgefühl.

Planen: Beschäftigung mit dem, was das Unternehmen voranbringt

Neben kleinteiligen Arbeitspaketen benötigen Teams eine „Marschrichtung“. Dabei hängt es stark vom aktuellen Geschäftsmodell ab, ob es eher um die Aufrechterhaltung des Betriebs geht, beispielsweise wegen gesteigerter Nachfrage, oder eher um die zügige Entwicklung eines alternativen Geschäftsmodells. In der Regel gliedern sich strategische Entscheidungen zunächst in drei Bereiche.

Aufrechterhaltung des Betriebs
Das Tagesgeschäft muss laufen. Hierzu gehört alles für einen effektiven und effizienten Betrieb der derzeit angebotenen Leistungen – seien es Produkte oder Dienstleistungen.

Verbesserung des Betriebs
Kleine Verbesserungen am Prozess oder die Gestaltung eines neuen Preismodells sind meist keine Grundlage für ein neues Geschäftsmodell, bringen das Unternehmen aber bei den aktuellen Aktivitäten voran.

Entwicklung neuer Geschäftsmodelle
Die Entwicklung ganz neuer Geschäftsmodelle ist wichtig, um auch in Zukunft am Markt zu bestehen – insbesondere digitale Angebote. Gerade in Krisenzeiten kann es eine Stärke sein, mit bestehenden Mitarbeitern neue Geschäftsmodelle zu etablieren.

Mein Tipp: Fokussieren Sie sich mit folgender Methode auf die wichtigsten und dringendsten Projekte und machen Sie Ihre Entscheidung dann für alle transparent. Eine Kategorisierung der Themen in „Unbedingt notwendig“, „Optional“ und „Nicht jetzt“ hilft sich mit den richtigen Dingen zu beschäftigen. Über „Unbedingt notwendige“ Themen muss nicht lange debattiert werden. Auch die „Nicht jetzt“ Themen sind in der Regel schnell vom Tisch. Doch wie viele Mitarbeiter sind verfügbar für die „optionalen“ Themen? Welche davon werden noch angegangen. Die Visualisierung von Themen und Kapazitäten in paralleler Form macht Engpässe direkt sichtbar.

Welche Themen aus welcher Kategorie stehen auf Ihrer Agenda? Wer kann wie viel zu dem jeweiligen Thema beitragen, wer ist verfügbar oder vielleicht in Kurzarbeit?

Diese Fragen gilt es für einen funktionierenden Plan zu beantworten. In Planungsszenarien können Sie die anstehenden Themen festhalten, visualisieren und planen.

Entschieden wird im sogenannten Portfolio Board Meeting, welche Themen wann und durch wen angegangen werden.

Ihre Ideen und Ihr Feedback

Nehmen Sie Kontakt zu uns auf. Wir helfen gerne.

Wer zu Hause arbeitet benötigt auch dort die entsprechenden Werkzeuge. Meisterplan hilft Teams einen Plan zu erstellen, der die wichtigsten Themen priorisiert und vorhandenen Kapazitäten bei der Planung berücksichtigt.

Ich freue mich über einen gemeinsamen Austausch zum Thema.

Telefon: +49 7071 3667-7600
E-Mail: mail@meisterplan.com

clear