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Entscheidungsqualität steigern mit Power BI Reporting

Veröffentlicht von Kasey Babcock

15. September 2021

in Produktivität | Produktnews

Unabhängig von Branche oder Standort – praktisch alle Organisationen sind auf irgendeine Art von Reporting angewiesen, um ihre eigene Performance zu messen und zu verstehen. Außerdem müssen die gewonnenen Erkenntnisse auch bei denen ankommen, die sie am meisten brauchen: den Entscheidern. Nur so können künftige Maßnahmen an gewonnenen Einsichten ausgerichtet werden. Dies gilt auch für die Welt des Projektportfoliomanagements. Wie sollen Projektportfoliokoordinatoren oder das PMO ein realistisches Projektportfolio planen, ohne sehen zu können, wie die aktuellen Projekte vorankommen und welche Projekte als Nächstes anstehen? Unzureichendes Reporting schadet auch der Kommunikation mit dem Management. Ohne Berichte, die detaillierte Portfolioinformationen in relevante Business Insights übersetzen, bleibt unklar, welche Entscheidungen am besten für das Unternehmen sind.

Kommunizieren Sie Ihre Meisterplan-Daten für einen optimalen Entscheidungsprozess

Weil erfolgreiche Kommunikation so wichtig ist, freuen wir uns, Ihnen vier neue Power BI Templates für Ihr Reporting vorzustellen. Diese Templates verfolgen einen Zweck: Es Portfoliokoordinatoren leichter machen, wichtige Meisterplan-Daten mit dem Management zu teilen. Verwenden Sie diese Templates, damit Entscheider in Ihrem Unternehmen Faktoren wie strategische Auswirkungen neuer Initiativen, Statusupdates laufender Projekte, Kapazitätsengpässe sowie aktuelle und anstehende Projekte berücksichtigen können. Sie können jedes dieser Templates in unserem Help Center herunterladen. Dort finden Sie auch weitere Informationen dazu, wie Sie die Berichte konfigurieren können. Sie wollen gleich mit unseren neuen Power BI Templates loslegen? Hier ist, was sie über die einzelnen Templates wissen müssen!

Bericht: Kapazitätsanalyse

Was beinhaltet der Bericht?

  • Projekte und zugehörige Kapazitätsbedarfe, die genehmigt werden müssen
  • Übersicht der Teammitglieder mit zugewiesenen Projekten und laufende Auslastung Ihrer Ressourcen
  • Geplante Allokationen vs. Ist-Zeiten
  • Bevorstehende Allokationen vs. Kapazität

Wofür verwende ich den Bericht?

  • Kapazitätsengpässe kommunizieren und auflösen, die den Projekterfolg gefährden
  • Fragen des Managements zur Zuweisung der Mitarbeiterkapazität beantworten
  • Die aktuelle und künftige Kapazität im Portfolio besser verstehen
Meisterplan Power BI Report

Dieser Bericht ist der perfekte Alleskönner für jeden, der für die Kapazitätsplanung von Ressourcen verantwortlich ist oder schnell Kapazitätsengpässe in Ihrem Projektportfolio auflösen muss. Der erste Tab zeigt ein einfaches Diagramm aller anstehenden Kapazitätsbedarfe, die noch genehmigt werden müssen. Dies ist perfekt, um voraussehen zu können, welche Projekte Kapazitäten der Mitarbeiter erfordern. Der zweite Tab bietet einen Überblick über alle Kapazitäten der Ressourcen. Im linken Diagramm können Sie schnell sehen, welche Arbeiten bereits fertiggestellt sind, welche Kapazitäten dafür geplant waren und welche tatsächlich abgerufen wurden. Rechts sehen Sie die zukünftige Ressourcenzuweisung im Vergleich zur Kapazität. Sie können auch einfach nach Projekten filtern, um besser zu verstehen, wie die Kapazität verteilt ist.

Ein Beispiel: Sie bemerken, dass der Monat September im obigen Screenshot zu dicht geplant ist. Es stehen einfach nicht ausreichend Kapazitäten für alle zu erledigenden Arbeiten zur Verfügung und es wird mit hoher Wahrscheinlichkeit zu Verzögerungen in den Projekten kommen. Um herauszufinden, welche Projekte Kapazitäten anfragen und welche nicht ausreichend gedeckt werden können, klicken Sie einfach auf das Balkendiagramm für den entsprechenden Monat. Die Graphen unten werden sofort gefiltert und zeigen die Projekte, die gerade bearbeitet werden, sowie die verbliebenen Kapazitäten aller Ressourcen für diesen Monat.

Bericht: Abgeschlossene, laufende und anstehende Projekte (CCU)

Was beinhaltet der Bericht?

  • Metadaten abgeschlossener, laufender und anstehender Projekte
  • Projektdaten gefiltert nach Projektleiter, Organisationsstruktur und Stage Gate
  • Anzahl der abgeschlossenen, laufenden und anstehenden Projekte in Ihrem aktuellen Projektportfolio

Wofür verwende ich den Bericht?

  • Fragen des Managements zu den wichtigsten Projekten schnell beantworten
  • Fragen des Managements zur Zuweisung der Mitarbeiterkapazität beantworten
  • Sehen, welche Arbeiten bereits durchgeführt werden und welche demnächst anlaufen werden
Screenshot of Power BI Current, Completed and Upcoming Projects Report

Beim Verwalten großer Projektportfolios wird man schnell von der schieren Menge an Projekten und Ressourcen überwältigt. Aber: Sie müssen nicht zu jedem Zeitpunkt immer das ganze Projektportfolio sehen. Es gibt viele Situationen, in denen Portfoliokoordinatoren und Entscheidungsträger nur einen konkreten Ausschnitt des Gesamtportfolios in den Blick nehmen wollen, der gerade relevant ist. Hier kommt die Vorlage für den CCU-Bericht ins Spiel. Der CCU-Bericht zeigt alle Projekte inkl. wichtiger Details, die kürzlich abgeschlossen wurden (completed), gerade umgesetzt werden (current) oder demnächst anstehen (upcoming).

Die vier Felder oben im Bericht ermöglichen es, die Projekte nach Organisationsstruktur, Projektleiter, Stage Gate und CCU-Status zu filtern. Das ist unglaublich nützlich, um schnell auf die Frage antworten zu können, welche Arbeitsschritte kürzlich abgeschlossen wurden. Wenn das Management das nächste Mal ein Update für alle Projekte des letzten Quartals inklusive ihres Werts für das Unternehmen möchte, haben Sie die entsprechenden Informationen sofort parat.

Bericht: Pipeline

Was beinhaltet der Bericht?

  • Neue Initiativen und ihre finanziellen Auswirkungen
  • Darstellung von Initiativen nach Strategie-Fit und Risiko
  • Nettowert, Risiko und Strategie-Fit der laufenden Projekte
  • Projekte gefiltert nach Ziel oder Organisationsstruktur

Wofür verwende ich den Bericht?

  • Dem Management darlegen, wie genehmigte Projekte die Ziele der Organisation unterstützen
  • Anstehende Projekte in der Pipeline verstehen, um sich auf ein Pipeline-Review-Meeting vorzubereiten
  • Entscheiden, welche Initiativen zur Ausführung genehmigt werden
Screenshot of Power BI Pipeline Report

Der Pipeline-Bericht macht das, wonach er klingt – er berichtet über die Projekte in der Pipeline. Das klingt erst einmal wenig spektakulär, aber was diese Ansicht auszeichnet, ist, dass Sie Projekte nach Unternehmenszielen, Strategie-Fit und Risiko in den Blick nehmen können. So erleichtern Sie strategische Entscheidungen und stellen sicher, dass Projekte, die vom Portfolioboard genehmigt werden, auf die Ziele einzahlen, die Ihr Unternehmen erreichen will.

Der erste Tab dieses Berichts heißt „Verteilung nach Zielen“ und ist hervorragend geeignet, um zu visualisieren, welche Initiativen welche strategischen Ziele verfolgen. Unten rechts sehen Sie Initiativen und ihre Ziele im Verhältnis zu den verbundenen Risiken. Machen Sie sich schnell ein Bild davon, wie Allokationen und Kosten auf die Projektziele in der Pipeline verteilt sind. Der zweite Tab im Bericht, „Distribution by Fit and Risk“, enthält ein Blasendiagramm, in dem die Position jeder Blase das Risiko und den Strategie-Fit zeigt. Die Größe steht dabei für den Nettowert der Initiative. Und mit den Auswahlmöglichkeiten lässt sich der Bericht ganz einfach weiter filtern.

Bericht: Status

Was beinhaltet der Bericht?

  • Projektstatus und Konflikte im Portfolio
  • Kapazitätsengpässe in den einzelnen Projekten
  • Allokations-Heatmap Ihrer Ressourcen pro Monat
  • Vollständiger Überblick über das Projektportfolio mit anstehenden Meilensteinen, Projekten, die Aufmerksamkeit erfordern, erreichten Meilensteinen und tatsächliche Arbeitslast

Wofür verwende ich den Bericht?

  • Kommunikation des aktuellen Status des Portfolios an die Entscheidungsträger
  • Vorbereitungen für das nächste Portfolioboard-Meeting
Screenshot of Power Bi Status Report mit Meisterplan

Einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren für Ihre Organisation ist Kommunikation. Das ist, was diesen Bericht so wichtig macht. Mit dem Status-Bericht können Portfoliokoordinatoren die Entscheidungen des Portfolioboards oder eines anderen Entscheidungsgremiums besser an den Rest ihrer Organisation weitergeben. Aber Kommunikation läuft immer in beide Richtungen. Deshalb hilft der Bericht auch Entscheidungsträgern, ihre Handlungen an dem auszurichten, was auf der Projektebene passiert. 

Der Bericht ist in drei Ansichten unterteilt, die sich auf drei Themen beziehen, mit denen Sie sich vor dem Portfolioboard-Meeting vermutlich beschäftigen wollen. Der erste Tab fokussiert sich auf Konflikte zwischen Projekten, die kürzlich entstanden sind. Jeder Konflikt, die zugehörige Ressourcenüberbuchung in % sowie der Projektstatus werden am unteren Rand der Ansicht aufgelistet. Der Projektstatus wird auch in einem Tortendiagramm angezeigt, damit er schnell erfasst und verstanden werden kann. Der zweite Tab, „Allokations-Heatmap Ihrer Ressourcen“, macht es einfach zu erkennen, wenn Mitarbeitern zu viel Arbeit zugewiesen wurde. Der letzte Tab, „Portfolio-Übersicht“, ist ein tolles Dashboard, mit dem Sie verstehen, welche Projekte Aufmerksamkeit benötigen, was in letzter Zeit erreicht wurde und was bald erreicht wird. Die Seite bietet eine ganze Menge an Informationen, aber am nützlichsten ist wahrscheinlich die Liste der abgeschlossenen und anstehenden Milestones. Damit können Sie dem Portfolioboard und dem Management ganz einfach zeigen, wie gut das Portfolio aktuell funktioniert.

Optimieren Sie Ihr Projektportfolio mit Berichten in Meisterplan

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