Schnittstellen einfach mit der Meisterplan REST API erstellen (Teil 1)

Herzlich Willkommen – schön, dass Sie sich für das Thema Schnittstellen zu Meisterplan interessieren. Sie sind mit dem Aufruf dieses Artikels auf dem besten Weg, das Pflegen Ihrer Daten in Ihrer gesamten System-Landschaft maßgeblich zu vereinfachen.

Wenn Sie bereits wissen, welchen Nutzen Schnittstellen für Sie haben, können Sie direkt mit Teil 2 dieses Artikels fortfahren. Dort erfahren Sie nicht nur wie Meisterplan Sie mit Integrationen unterstützt, sondern erhalten auch konkreten Anwendungsbeispiele der Meisterplan REST API. 

Das Wichtigste zu Teil 1 in Kürze:

• Automatisierte Schnittstellen können keine besseren Daten schaffen, verhindern aber Übertragungsfehler, reduzieren den Aufwand für wiederkehrende Datenimporte und stellen die Daten pünktlich zur Verfügung.
• Wichtige Daten rund um Projekte, Ressourcen und Zeiterfassung lassen sich durch Schnittstellen bequem auf den tagesaktuellen Stand bringen.
• Die durch den Einsatz von Schnittstellen frei gewordenen Kapazitäten lassen sich für wichtigere Aufgaben einsetzen.

Der Nutzen von Schnittstellen

Betrachten wir erst mal die fachliche Seite: Wie in vielen anderen Disziplinen ist es auch im Portfolio- und Ressourcen-Management entscheidend, die richtigen Daten zur richtigen Zeit am richtigen Ort, in diesem Fall in Meisterplan zu haben.

Beim erstmaligen Zusammentragen der Informationen zu Kapazitäten und Bedarfen haben Sie sich sicher damit beschäftigt wo diese in Ihrer Organisation zu finden sind. Und dabei haben Sie vielleicht festgestellt, dass die Daten an verschiedensten Orten verstreut und in verschiedenen Formaten und Detailtiefen abgelegt waren. Sie mussten die Daten erst mal bewerten, überarbeiten, konsolidieren und in eine von allen Beteiligten akzeptierte Form bringen.

War das geschafft, konnten die ersten Daten über den Schnellimport nach Meisterplan importiert werden. Die Möglichkeit, die Daten vor dem Import nochmals zu sichten, zu validieren und bei Bedarf zu korrigieren, ist dabei gerade in der Anfangsphase oft sehr wertvoll.

Geschafft! Die ersten Erkenntnisse wurden gewonnen und gemeinsam konnten fundierte Entscheidungen getroffen werden, die vom Team getragen werden. Für viele unserer Kunden ist das ein wichtiger Meilenstein, mit dessen Erreichen erstmalig der Mehrwert von Meisterplan belegt wird. Haben Sie im Laufe der Zeit den Prozess des Datensammelns etabliert, ist nun ein stabiler Regelbetrieb und damit der nächste Meilenstein erreicht.

Nochmals Gratulation! Formal ist zu diesem Zeitpunkt häufig das Einführungsprojekt von Meisterplan beendet und Projektkapazitäten werden reduziert. Mit der nun einsetzenden Routine kann es passieren, dass die Luft raus ist. Bleiben Sie gerade jetzt dran und fangen Sie an, den Datenfluss zu optimieren. Das hat nämlich viele Vorteile:

Verfügbarkeit
Die Übertragung der Daten in Meisterplan ist nicht mehr von einzelnen Personen abhängig, da manuelle, teils eintönige Arbeit entfällt.

Aktualität
Daten stehen “Just-in-Time” zur Verfügung. Sie können zu jeder Tages- oder Nachtzeit verarbeitet werden. Das Volumen der Daten spielt eine untergeordnete Rolle.

Fehlerfreiheit
Bei der manuellen Aufbereitung der zu importierenden Daten können Fehler durch menschliches Fehlverhalten passieren. Demgegenüber verarbeitet eine automatische Schnittstelle die Daten aus den Quellsystemen immer auf dieselbe Art in gleichbleibender Qualität. Das schafft Vertrauen in die Daten.

Erweiterbarkeit und Unabhängigkeit
Wenn Sie die erste automatische Schnittstelle geschaffen haben, steht der Anbindung weiterer Systeme nichts mehr im Weg. Die Einstiegshürde “Technik” ist genommen und der Fachbereich bleibt am Steuer.

Entlastung
Sie selbst erhalten die Zeit, Ihre Kapazitäten für die Dinge einzusetzen, die eben nicht automatisiert werden können. Denn die richtigen Daten sind ja jetzt ganz automatisch zur richtigen Zeit am richtigen Ort.

Anwendungsbeispiele

Es gibt viele Anwendungsfälle, bei denen sich automatisierte Schnittstellen lohnen. Am häufigsten tragen unsere Kunden aber diese an uns heran:

Import des Ressourcen Pools
Beziehen Sie Mitarbeiterstammdaten aus Ihrer HR-Software, damit jederzeit alle verfügbaren und planbaren Ressourcen bekannt sind.
Denn das ist die Quelle, in der Ein- und Austritte von Mitarbeitern garantiert gepflegt sind.

Abwesenheiten importieren
Das HR-System ist auch ein guter Anlaufpunkt, um Arbeitszeitmodelle und Abwesenheiten von Mitarbeitern zu importieren und so deren Kapazitäten für Ihre Projekte zu kennen.
Schließlich sind Urlaube, Krankheiten und sonstige Abwesenheiten immer zuerst der Personalverwaltung bekannt. Aktualität ist Trumpf.

Neue Projekt importieren
Übernehmen Sie neue Ideen und Projektanträge aus Online-Listen, um sie mit Nutzen, Aufwand und Priorisierungskriterien für das Entscheidungsgremium aufzubereiten. Auf diese Weise nehmen Sie Verkaufschancen mit Abschlussreife rechtzeitig in den Kapazitätsplanungsprozess auf, um haltbare Terminaussagen machen zu können.

Laufende Projekte aktualisieren
Nutzen Sie aktuelle Projektstammdaten aus den operativen Projektmanagement-Systemen, um mit ihnen Lösungsszenarien durchzuspielen. Sie verschaffen sich so einen Überblick über die wichtigsten Projektdetails sowie etwaigen Verschiebungen und Verzögerungen, ohne den Daten hinterher rennen zu müssen.

Allokationen importieren
Rufen Sie Ressourcenbedarfe aus dem operativen Projektgeschäft ab. Denn gemeinsam mit den Kapazitäten sind Bedarfe die zentralen Arbeitsdaten in Meisterplan. Je nach Größe Ihrer Organisation können diese aus verschiedensten Quellsystemen kommen.

Ist-Zeiten importieren
Machen Sie den Soll-Ist-Vergleich, indem Sie die geleistete Arbeit aus der Projektzeiterfassung übernehmen. Reagieren Sie damit auf Abweichungen zu vergangenen Allokationen. Sie kommen so in einen dynamischen Ressourcenplanungsprozess.

Voraussetzungen

Natürlich sind für die Schaffung automatisierter Schnittstellen auch Voraussetzungen zu erfüllen, einige seien hier genannt:

Festgelegter Datenfluss
Es muss klar sein, woher welche Daten kommen und wohin sie in Meisterplan fließen sollen.

Verfügbare Technologie
Die Quellsysteme bieten Technologien an, die Daten abzurufen oder stellen die Daten automatisiert bereit.

Datenschutz
Die Daten dürfen automatisiert verarbeitet werden. Mitarbeiter- und Kapazitätsdaten sind personenbezogene Daten und unterliegen manchmal Einschränkungen, die über die gesetzlichen Anforderungen hinaus gehen.

Funktionierender Datenpflegeprozess
Die Daten in den Quellsystemen sind validiert und für die Übertragung “freigegeben”. Dies ist für Bedarfs- und Kapazitätsdaten besonders wichtig, da sie häufig auf einen Stichtag hin aufbereitet werden.

Exkurs Datenqualität

Eine automatisierte Schnittstelle kann die in den Quellsystemen bestehende inhaltliche Datenqualität beibehalten, aber keine besseren Daten schaffen. Die Qualität der Daten muss bereits in den vorgelagerten Prozessen und den Quellsystemen betrachtet und verbessert werden.

Eine technische Verbesserung der Daten kann durchaus über eine Schnittstelle erreicht werden, wenn sie nicht als reines Übertragungsmedium von Daten konzipiert wird. Bei der Verwendung unterschiedlicher Quellen können Daten z.B. in eine einheitliche Form gebracht werden. Im Rahmen einer Validierung nach vorgegebenen Regeln können fehlerhafte Daten entdeckt und “gemeldet” werden.

Jetzt geht es an die konkrete Umsetzung.
Machen wir weiter mit Teil 2.