So erreichen Sie 2016 Ihre wichtigsten Ziele für das Projektportfoliomanagement

Meisterplan PPM path

Das Jahr 2016 ist schon ein paar Wochen alt und die Gelegenheit günstig, Ihre Unternehmensziele auf den Prüfstein zu stellen. Stimmt der Kurs noch, um Ihre Ziele zu erreichen? Haben Sie einen Plan? Und verwenden Sie die richtigen Werkzeuge? Lassen Sie uns einen Blick auf die drei häufigsten PPM-Ziele für das Jahr 2016 werfen und schauen, wie diese realitätsnah erreicht werden können.

1. Ziel: Mehr Agilität im Projektportfoliomanagement

Preload Resouce Management

Für all diejenigen, die sich noch nicht näher mit diesem Thema befasst haben, kann agiles Projektportfoliomanagement kurz folgendermaßen zusammengefasst werden: Es handelt sich um eine Methode, bei der Qualitätsprodukte und -dienstleistungen durch Flexibilität, fortlaufende Optimierung, Kommunikation im Team und Input aller Beteiligten geschaffen werden sollen. Beim herkömmlichen Projektportfoliomanagement werden in der Regel größere Projekte mit vielen Einzelschritten verwaltet, von denen jeder Schritt beendet sein muss, bevor der nächste beginnen kann.

In einem agilen Projektportfolio werden diese Schritte häufig in Miniprojekte unterteilt, an denen verschiedene Teammitglieder gleichzeitig arbeiten. So können Projekte schnell und effizient abgeschlossen werden. In einem herkömmlichen Projektportfolio wird das Budget darüber hinaus zu Beginn festgelegt. Das bindet bestimmte Teammitglieder längerfristig an bestimmte Projekte und erschwert eine Umverteilung von Ressourcen auf ein anderes Projekt, sollte dies erforderlich werden. Aufgrund der beim agilen Projektportfoliomanagement üblichen kleineren und damit kürzeren Projekte stehen Ressourcen schneller wieder zur Verfügung und können leicht einem anderen Projekt im Portfolio zugewiesen werden.

Ob Sie Agilität nun zu einem Ziel für 2016 erklärt haben oder lieber auf die herkömmliche Methode setzen, mit dem richtigen PPM-Tool erreichen Sie Ihre Ziele einfacher. Eine schlanke Projektportfoliomanagement-Software wie Meisterplan erleichtert Ihnen Ihre Arbeit deutlich:

  • Weisen Sie schnell die richtigen Ressourcen den richtigen Projekten zu.
  • Justieren Sie Ihr Projektportfolio ohne großen Aufwand regelmäßig nach.
  • Ermöglichen Sie einen einfachen Informationsaustausch zwischen Teammitgliedern und Abteilungen (2. Ziel).
  • Richten Sie Ihre Projekten schnell und einfach an der Strategie aus (3. Ziel).
  • Stellen Sie sicher, dass Sie jederzeit über die richtigen Daten für Berichte und Analysen verfügen.

2. Ziel: Bessere Zusammenarbeit und mehr Kommunikation im Team

Ein verstreut arbeitendes Team hat seine Vor- und Nachteile. Telearbeitsplätze bieten u.a. die Möglichkeit den Talentpool zu erweitern, ermöglichen flexiblere Arbeitszeiten und bieten eine bessere Work-Life-Balance. Auf der anderen Seite stellen sie hohe Anforderungen an die Aufrechterhaltung einer offenen Kommunikation, erschweren das Zeitmanagement und verlangen die Berücksichtigung unterschiedlicher Arbeitszeitmodelle. Mit den richtigen Werkzeugen umgehen Sie diese Herausforderungen bzw. halten Sie in Grenzen.

Meisterplan zeigt Ihnen ein klares Bild der Auswirkungen, die Änderungen in Ihrem Projektportfolio auf Rollen und Ressourcen aus verschiedenen Abteilungen haben. Das trägt dazu bei, Informationen projekt- und abteilungsübergreifend zu synchronisieren und Engpässe zu vermeiden. Alle Abteilungen haben so die Möglichkeit, reibungslos zu arbeiten.

Videokonferenz auf Tablet mit Geschäftspartnern

Eine gute Kommunikation und ein funktionierender Informationsaustausch zwischen Teammitgliedern ermöglicht Ihrem Team Produkte und Dienstleistungen effizienter bereitzustellen. Noch mehr in den Mittelpunkt rückt die Kommunikation im Team, weil immer mehr Firmen Teammitglieder mit externen Arbeitsplätzen verpflichten. Laut einem Bericht von Gallup vom August 2015 machen Telearbeitsplätze in den USA bereits 37% der Stellen aus. Diese Zahl soll 2016 weiter steigen.

3. Ziel: Auf die strategisch richtigen Projekte setzen

Team Meeting

Alle erfolgreichen Unternehmen haben eine Strategie. Schwieriger ist es schon sicherzustellen, dass sich alle Projekte nach dieser ausrichten. Ein Projekt mag wichtig erscheinen, mit etwas Abstand betrachtet erkennen Sie jedoch, dass es nicht mit der Unternehmensstrategie in Einklang steht. Wenn solche Projekte, die nicht der Strategie entsprechen, noch vor der Fertigstellung aufgegeben werden, kann das immense Verluste zur Folge haben.

Genau hier wird es zu einem geschäftskritischen Faktor, auf das richtige PPM-Tool zu setzen. In Meisterplan hinterlegen Sie Ihre Strategien und richten alle Projekte ganz einfach an der entsprechenden Strategie aus. Im Szenariomodus untersuchen Sie vor Projektbeginn, welche Auswirkungen das Hinzufügen eines bestimmten Projektes hat und ermitteln, ob es im Einklang mit der Strategie steht. Dadurch vermeiden Sie es, ein Projekt nach dem Projektstart streichen zu müssen und das bereits investierte Geld zu verlieren.

Von | 2017-02-20T15:51:14+00:00 25. Januar 2016|Kategorien: Produktivität|Tags: Agiles Projektportfolio, Kollaboration, Strategisches Projektportfolio, Team|

Über den Autor: Karoline Holicky

Karoline Holicky bringt nicht nur jede Menge Südstaaten-Charme (geboren in Louisiana, aufgewachsen in Texas) und Cajun-Cooking mit, sondern auch 15 Jahre Erfahrung in verschiedenen Branchen – vom Finanzwesen über Maschinenbau, Öl und Gas hin zur Software Industrie. Als Marketing Manager bei Meisterplan und Expertin für Projektportfoliomanagement und Ressourcenplanung sucht Karoline stets nach Best Practices und Trends, um Unternehmen aus Nordamerika bei ihrem PPM zu helfen.

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