Wie Startups das klassische Projektportfoliomanagement umkrempeln

Startups sind beweglich. Startups sind wandelbar. Startups sind kreativ und launisch. Wären Startups Menschen, wären sie wohl in der Selbstfindungsphase. Startups investieren viel Zeit in viele Projekte. Startups haben immer zu wenig Zeit. Was also tun?

Wer weder Geld noch Ressourcen herbeizaubern kann, braucht ein gezieltes Projektportfoliomanagement (PPM). Im Gegensatz zum allgemein bekannten Projektmanagement, ermöglicht Projektportfoliomanagment (PPM) den Blick auf das große Ganze. Gründer und Unternehmer steuern damit also nicht ein Projekt, sondern das Portfolio an Projekten und die Ressourcen. Es geht um die vermeintlich simple Frage: Wer macht wann welche Projekte?

Projektportfoliomanagement gibt es jetzt auch „Lean“

PPM ist hip und ein Wachstumsmarkt. Selbst Branchenriesen erkennen mittlerweile, dass PPM die Antwort auf viele Fragen liefert. Nach den schmerzlichen Erlebnissen der Nuller-Jahre, in denen wohl jeder IT-Leiter mindestens eine eierlegende Wollmilchsoftware trotz mehrjährigem und millionenschwerem Projekt hat scheitern sehen, gelten heute jedoch die Schlagwörter: Schnell, einfach, effizient – Lean.
Dass das früher so monolithische und komplizierte Projektportfoliomanagement mittlerweile eine schlanke Sache sein kann, ist vor allem denjenigen zu verdanken, die sich zu Gunsten einer einfachen und flexiblen Lösung vom traditionellen PPM verabschieden oder dieses gar nicht erst einführen: Millenials, Vordenker, und ganz besonders Startups. Warum? Weil Startups flexibel und schnell sein müssen und Technologien einfach lieben.

Startups sind schnell und flexibel

Gründer sind ständig gezwungen zu entscheiden, welches Projekt die höchste Priorität besitzt: Ist der Ertrag am wichtigsten oder die Kundengewinnung? Steht ganz oben, was die Investoren gerne sehen würden? Oder müssen erst einmal Projekte gemacht werden, die das Startup bereit für schnelles Wachstum machen?

Hinzu kommt das Dilemma, dass die besten Mitarbeiter die Deadlines und den Umsatz gefährden – weil sie einzigartige Skills haben und von vielen Teammitgliedern angefordert werden. Wenn ein Startup mit nur einem hervorragenden Frontend-Entwickler verschiedene Webprojekte realisieren muss, die jeweils einen hervorragenden Frontend-Entwickler benötigen, so entsteht automatisch ein Ressourcen-Engpass. Keines der Projekte kann fertiggestellt werden, bevor der Entwickler die entsprechende Zeit für die Bearbeitung dieses Projektes aufwendet.

Startups müssen also immer wieder sehr schnell entscheiden, welche Projekte am wichtigsten sind und in welche Projekte welche Ressourcen fließen.

Wo alteingesessene Unternehmen mit übertriebenem Mikromanagement, mit Bürokratie oder komplexen Projektwertberechnungen reagieren, bleiben Startups flexibel:

Gründer und Millenials sind es gewohnt, an unterschiedlichen Projekten gleichzeitig zu arbeiten und verschiedene Tools und Methoden zu verwenden, um die Priorität von Projekten zu beurteilen. Sie versuchen nicht den einen Maßstab an alles anzulegen, sondern sind in der Lage auch einmal Äpfel mit Birnen zu vergleichen, ohne auf einem sehr starren oder veralteten PPM-Prozess zu beharren.

Zudem setzen Startups auf kürzere Entscheidungswege. Was früher noch einen Monat gebraucht hat, benötigt heute eine Woche, und was früher einen Tag gedauert hat, ist bereits in einer Stunde entschieden und erledigt. Die heutige Welt verändert sich rasant und Millennials versuchen diese Schnelligkeit auch im Startup zu etablieren. Das spart Ressourcen und führt zu einer effektiveren Arbeitsweise im gesamten Unternehmen.

Und zuletzt wissen Startups einfach, dass neue Daten oder Entwicklungen am Markt einen Projektplan in kurzer Zeit umwerfen können. Aus diesem Grund setzen sie verstärkt auf anpassungsfähige Strategien im PPM, damit sie möglichst schnell reagieren und Stillstand vermeiden können. Wenn ein großartiges neues Projekt das wichtigste sein sollte, warten sie damit vielleicht bis zum nächsten Sprint, ganz sicher aber nicht bis zum nächsten Quartalsmeeting.

Startups lieben Technologien

Damit Projektportfoliomanagement in großen Unternehmen funktioniert, müssen über jedes Projekt alle Informationen über Dauer, benötigte Ressourcen, Meilensteine, Inhalte, erwarteter ROI etc. vorliegen. Das Problem: Diese Informationen stehen eigentlich nie einheitlich und vollständig zur Verfügung, denn Projektmanager oder Kundenberater haben verschiedene Präsentationsstile. Das führt dazu, dass Daten in vollkommen unterschiedlichen Formaten vorliegen und das Wissen über mögliche neue Projekte stark variiert. Zusätzlich herrscht oft ein Konkurrenzdenken. Nur die wichtigsten Projekte bekommen Ressourcen zugeteilt. Die eigenen Projekte werden daher im besten Licht präsentiert. Voreingenommene und irreführende Informationen sind keine Seltenheit.

Startups beschränken sich auf das Wesentliche und lassen sich dabei von Tools unterstützen. Vor allem Millennials führen in ihren Unternehmen oft Technologien ein, die das Projektportfoliomanagement deutlich vereinfachen und Lean PPM erlauben. Wie von Meisterplan beschrieben, beschränkt sich Lean PPM auf ein absolutes Minimum – auch bei den notwendigen Informationen. Das führt zu einer besseren Datengrundlage. Informationen können leichter erfasst werden, sind in einem gleichbleibenden Format unternehmensübergreifend verfügbar und leicht einsehbar.

Das traditionelle Projektportfoliomanagement ist den Anforderungen von Startups nicht gewachsen: zu träge bei Entscheidungen und zu aufwändig bei der Datenpflege. Dank der Arbeitsweise von Startups ist mittlerweile Lean PPM auf dem Vormarsch. Denn die Beschränkung auf das Wesentliche ermöglicht schnellere Entscheidungen und flexiblere Reaktionen bei der Projekt- und Ressourcenplanung.