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Wann starten wir endlich unser Projekt?

Veröffentlicht von Tim Bauer

5. Mai 2020

in Projektportfoliomanagement

Was bringt mehr Erfolg? Viele Projekte gleichzeitig oder nacheinander bearbeiten?

Projektleiter kennen das, je mehr Projekte gleichzeitig stattfinden, desto höher das Risiko nicht schnell genug zu reagieren, wenn etwas nicht wie geplant läuft. Deshalb stellt sich die Frage: Ist es besser, neue Projekte erst dann zu starten, wenn das letzte Projekt abgeschlossen ist? Können wir so geplatzte Meilensteine vermeiden und Ergebnisse in der geplanten Zeit erreichen?

Zunächst sei festgestellt, dass Projekte per Definition einmalige Vorhaben sind. Damit werden sie nie vollständig planbar und bergen Risiken. Ganz egal, ob es sich um ein Projekt oder zehn Projekte handelt. Es erfordert immer wieder eine Anpassung der Planung. Doch viele Probleme treten nur dann auf, wenn Projekte Auswirkungen auf andere Projekte haben und diese Abhängigkeiten nicht aufgelöst werden. Deshalb ist es wichtig, dass Projekte nicht einzeln bewertet und geplant werden. Doch was ist denn nun die ideale Zahl an gleichzeitig laufenden Projekten?

Sie ahnen es schon, dass die Antwort von mehreren Faktoren abhängt. Ich möchte in diesem Artikel deshalb zunächst zwei einfache Fragen beantworten.

  • Wann starten wir das nächste Projekt?
  • Welches Projekt ist das nächste Projekt?

Bevor wir ein neues Projekt starten, müssen wir eines sicherstellen: Es sollte kein anders Projekt geben, das wir stattdessen ausführen sollten. Doch welches Projekt ist das nächste Projekt? Dies hängt maßgeblich von dessen Wichtigkeit und Dringlichkeit ab.

Da an neuen Projekten oft Verträge, Vorbereitungen und Termine hängen, muss die Beantwortung der beiden Fragen ständig passieren und nicht erst, wenn ein Projekt kurz vor dem Start steht. Wann welches Projekt gestartet wird, hängt vor allen Dingen von den verfügbaren Mitarbeitern und Mitteln ab. Diese Verfügbarkeiten beeinflussen wiederum andere Projekte. Führen Sie also ein Projektportfolio, in dem alle aktiven Projekte genauso enthalten sind, wie Projektideen oder noch nicht fertig geplante Projekte. Ebenso muss enthalten sein, welche Mitarbeiter mit welchen Qualifikationen wann zur Verfügung stehen.

Mit Projektportfolio­­management (PPM) Entscheidungen treffen

Erfolgreiches Projektportfolio­­management lässt sich so zusammenfassen: Die wichtigsten Projekte werden zum bestmöglichen Zeitpunkt mit den qualifiziertesten und verfügbarsten Mitarbeitern durchgeführt.

Mit einem funktionierenden Projektportfolio­­management behalten Sie jederzeit alle Projekte und Projektideen im Griff. Konzentrieren Sie sich dabei auf die wichtigsten Projekte und auf die Frage, wer diese wann umsetzen kann.

US-Präsident Dwight D. Eisenhower hat 1954 in einer Rede folgende Worte gefunden:

“I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.”

Das danach benannte Eisenhower-Prinzip ist eine Methode, anstehende persönliche Aufgaben in vier Kategorien einzuteilen. Die wichtigsten und dringlichsten Aufgaben werden zuerst erledigt und unwichtige und nicht dringende Dinge aussortiert.

Ganz ähnlich wie im Eisenhower-Prinzip empfiehlt es sich, zuerst die wichtigen und dringenden Projekte mit den entsprechen Mitarbeitern zu planen.

Das Eisenhower-Prinzip

1. Wichtige und dringliche Projekte

Versuchen wir, das Eisenhower-Prinzip auf unsere Projekte zu übertragen.

Die wichtigen und dringenden Projekte dulden keinerlei Aufschub. Sie sollten vor allen anderen Projekten erledigt werden. Auch sollte diese Kategorie von Projekten mit der bestmöglichen Besetzung bearbeitet werden.

Viele Organisationen neigen allerdings dazu, mehr Projekte als möglich und nötig in die Kategorie wichtig und dringlich einzuordnen. Ab welcher Stelle gilt nur noch die Kategorie dringlich? Welche Projekte sind möglicherweise in Relation nicht mehr ganz so wichtig? Oder sehr wichtig, aber eben nicht mehr ganz so dringlich?

Genau hier sind Entscheidungen zu treffen. Die Besetzung dieser Projekte und deren Machbarkeit sollten Sie nicht dem Zufall überlassen. Bei einer Überschreitung der vorhandenen Kapazität muss eine Entscheidung darüber erfolgen, welche Projekte gezwungenermaßen nicht mehr kurzfristig umzusetzen sind.

2. Wichtige, aber nicht dringliche Projekte

Alle wichtigen Projekte sollten ebenfalls mit der bestmöglichen Besetzung umgesetzt werden. Somit sind auch für diese Projekte Entscheidungen zu treffen. Mit einem funktionierenden Projektportfolio­­management müssen wichtige, aber nicht dringliche Projekte nicht unbedingt hintenanstehen. Manchmal passen Projekte noch in eine Lücke, die ansonsten mit dringlichen, aber eben nicht so wichtigen Projekten gefüllt wird. Um herauszufinden, welche Optionen Sie haben, erstellen Sie in einer Projektportfolio­­management-Software verschiedene Szenarien und wägen diese gegeneinander ab.

3. Nicht wichtig, aber dringlich

Stellen Sie sicher, dass auch diese Projekte bearbeitet werden. Hier zählt vor allen Dingen die pünktliche Lieferung. Deshalb ist es wichtig, dass Sie an dieser Stelle nur Projekte zusagen, die auch wirklich geleistet werden können. Ein realistischer Plan ist hier besonders wichtig. Denn wer seine Projekt-Mitarbeiter mit nicht wichtigen Projekten zur Überlastung zwingt, der wird nie den bestmöglichen Einsatz für die wichtigen Projekte bekommen. Projekte in dieser Kategorie werden also entweder pünktlich geliefert oder von vornherein abgesagt.

4. Nicht wichtig und nicht dringlich

Diese Projekte werden nicht geplant. So einfach, so hilfreich. Übrigens ebenso wie all jene Projekte, deren Wichtigkeit und Dringlichkeit noch nicht feststehen. Führen Sie bis dahin eine Liste dieser Projekte, so dass Sie sie jederzeit in einer neuen Planungsphase berücksichtigen können.

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Das verflixte Ende! Von Überstunden im Projektgeschäft

Viele Mitarbeiter versuchen, unrealistische Planungen durch Mehrarbeit aufzufangen. So bleibt der Schein einer realistischen Planung gewahrt. Immerhin sind wir es gewohnt, dass in Projekten die Auslastung stark schwankt und nie genau geplant werden kann.  

Dies bedeutet jedoch den nächsten Schritt in eine noch unrealistischere Planung. Die Mehrarbeit führt schlussendlich zu einem Mangel zu einem anderen Zeitpunkt. Schlimmstenfalls sogar zum Ausscheiden von Mitarbeitern aus dem Projekt-Team. 

Für den Erfolg ist also eine realistische und transparente Planung und Steuerung aller Projekte unabdingbar. 

Konkret bedeutet das, dass Termine wie Meilensteine und Projekt-Ende realistisch geplant werden müssen. Mehraufwände wie 20% Projekt-Management und Verwaltungsaufwand sind genauso zu berücksichtigen wie eventuelle Ausfälle und Urlaube. Auch Engpässe bei Lieferanten und technische Feinarbeiten fließen in die Planung ein.  

Das Paretoprinzip sagt übrigens, dass 80 % der Ergebnisse mit 20 % des Gesamtaufwands erreicht werden. Die verbleibenden 20 % der Ergebnisse benötigen mit 80 % des Gesamtaufwandes die quantitativ meiste Arbeit.  

Der erste Schritt mit Lean PPM und Meisterplan

Projektportfolio­­management ist einfach! Mit Lean PPM™ und Meisterplan.

Lean PPM™ ist ein von Meisterplan entwickeltes Rahmenwerk für einfaches Portfoliomanagement. Im Rahmen von Lean PPM™ sind alle Rollen, Werkzeuge und Meetings enthalten, die Ihr Unternehmen benötigt, um Projektpläne rechtzeitig fertigzustellen und den Erfolg Ihres gesamten Portfolios sicherzustellen. Die cloudbasierte Software Meisterplan wurde zur Unterstützung von Lean PPM™ entwickelt. 

“Meisterplan füllte für uns eine bedeutende Lücke, um zu verstehen, wie wir unsere Kapazitäten nutzen. Wir haben jetzt eine viel bessere Vorstellung davon, wann wir entweder Nein zu neuen Projekten sagen oder die Zeitpläne und die den Projekten zugeteilten Teammitglieder anpassen müssen. Mit keinem anderen Instrument haben wir eine so gute Übersicht. Es hat unseren Stresspegel gesenkt.” – Bredon Jones, Vizepräsident Operationen, Giant Hat

Vorteile von PPM

  • Teamkapazität auf einen Blick sehen
  • Klare Priorisierung und Positionierung jedes Projekts festhalten
  • Den Wert des Projekts und die finanziellen Investitionen für das obere Management transparent machen
  • Kontrolle über die Ausführung der Arbeit behalten

Durchführbare Projektpläne bedeuten weniger Stress

Sich abzeichnende Projekttermine, die unmöglich einzuhalten sind, und der Kampf um unrealistische Projektpläne sind Stress im Arbeitsalltag. Das Team von Meisterplan arbeitet jeden Tag daran, dass diese unnötige Belastung der Vergangenheit angehört. Aufwand, der in die Durchführung eines erfolgreichen Projektportfolios fließt, bedeutet am Ende weniger Arbeit, weniger Stress und mehr Vertrauen. Und Sie haben die Sicherheit, dass Sie in Ihrer Organisation an den richtigen Vorhaben arbeiten.

Um zu sehen, wie Meisterplan Ihrer Organisation helfen kann, mehr Projekte rechtzeitig abzuschließen, starten Sie gerne direkt eine kostenlose 30-Tage-Testversion.