Projektportfoliomanagement: Die Ressourcen entscheiden

Ich lese es immer noch viel zu oft: „Packen Sie so viele Projekte in Ihr Portfolio wie Ihr Budget reicht. Nehmen Sie externe Ressourcen hinzu, wenn es nicht genügt. Vergleichen Sie den Ressourcenbedarf mit den Projekten des Vorjahres“. Und so weiter und so weiter. Jedes Mal, wenn ich wieder einen dieser „Projektportfoliomanagement in sieben Schritten“-Texte lese, scheint mir, dass für viele Organisationen Projektportfolios immer noch wie Maschinen sind: Benzin (Geld) hinein, Ertrag heraus. Leider stimmt das heutzutage nicht mehr. Ein Projektportfolio ist vielmehr ein lebender Organismus, der sich an seine sich ständig verändernde Umwelt anpassen muss.

Aus diesem Grund möchte ich hier ein kleines Postulat für Projektportfoliomanagement aus Sicht der Ressourcen festhalten.

1 – Ressourcen sind nicht wie Geld

Ressourcen, manchmal könnte man sie auch als „Menschen“ bezeichnen, verhalten sich auch im Kontext des Projektportfoliomanagements gänzlich anders als Geld. Denn:

• Übrige Kapazitäten lassen sich nicht (oder nur seeeehr eingeschränkt) von einem Monat in einen anderen schieben
• Zusätzliche Kapazität in Form von Überstunden können Sie sich bei Ihren Leuten schon leihen; aber nicht in beliebiger Menge und vor allem nicht oft.

2 – Kapazität lässt sich nicht schnell aufbauen

Sollten Sie unterjährig feststellen, das Ihnen in Projekten Kapazitäten fehlen (und Sie bei Ihrer aktuellen Mannschaft schon zu tief in der Kreide stehen) bleiben zwei Möglichkeiten:

• Externe Kapazitäten heranziehen: Das ist möglich, kostet jedoch kurzfristig mehr, hat Anlaufzeiten und zieht nach Ende des Projekts die Abwanderung geistigen Kapitals mit sich.
• Interne Kapazitäten aufbauen: Das ist einerseits nicht immer einfach (siehe weiter unten: Ressourcen sind Spezialisten) und bindet Sie zudem langfristig. Die Einarbeitung sowie gewisse soziale Dynamik haben Sie zudem immer.

3 – Ressourcen gehen kaputt

Menschen brennen bei langanhaltender Überlastung aus. Entweder fallen sie komplett weg (und Ihnen fehlt die Kapazität) oder sie fallen unbemerkt weg und leisten nur noch schlecht. Da bringt es also wenig, wenn ihr Portfolio noch so gut geplant ist: Projekte werden auf der Detailebene in Schwierigkeiten geraten und sehr schnell alle vorhandenen Puffer auffressen. Oder noch schlimmer: keinen wertvollen  Output liefern.

4 – Ressourcen sind spezialisiert und somit knapp

Es sind typischerweise immer die Flaschenhälse, die ihr Portfolio bestimmen: Sammeln sich zu viele Projekte um Ihren Steuerspezialisten oder Ihr Datenbankteam herum an, hängen alle Projekte fest. Es hilft also wenig, ein Portfolio über das Jahr hinweg zu betrachten, Flaschenhälse müssen entweder systematisch vermieden oder aber rechtzeitig erkannt und gepuffert werden (siehe hierzu unseren Blog Eintrag zu „Lean Projektportfoliomanagement für Organisationen“). Dies gilt für interne genauso wie für externe Ressourcen.

Also? Betrachten Sie Ihr Portfolio nicht nur entlang des Geldes. Betrachten Sie zuvor Ihre Ressourcen. Und zwar nicht auf das Jahr, sondern genauer. Diskutieren Sie mit Ihren Projektleitern, erarbeiten Sie keine tagesgenauen, aber zumindest monatsgenaue Pläne. Aktualisieren Sie regelmäßig, achten Sie auf die Risiken. Planen Sie Einstellungen und Ausbildung langfristig, bilden Sie internes Personal aus oder bilden Sie es um. Verhandeln Sie größere, langfristigere Kontingente mit Ihren externen Ressourcen.

Und zum Schluss Rat Nummer eins: Hören Sie in die Organisation hinein. Sind Ihre Leute überlastet oder sind sie im Flow? Falls ja, brauchen Sie keine Mehrkapazität zu leihen, sie bekommen sie kostenlos.