Projektportfoliomanagement – Sprint oder Marathon?

Projektportfoliomanagement ist kein Sprint

Geht‘s Ihnen auch so? Nach der Arbeit will ich oft einfach raus. Luft. Etwas Bewegung. Vielen hilft eine Runde Joggen im Park am besten beim Abschalten – und beim Vergessen des Bürostuhls. Bei diesen abendlichen Runden begegnen mir oft ehrgeizige Läufer, die einen Sprint hinlegen oder für den nächsten Marathon trainieren. Tja, und manchmal kann ich dann eben doch nicht zu 100% abschalten und frage mich: Gibt es eine Verbindung zwischen Projektportfoliomanagement (PPM) und den Läufern? Eine gemütliche Jogging-Runde ist PPM ja nicht, doch kommt es vielleicht einem Sprint oder einem Marathon gleich?

Jetzt sind die Gehirnzellen gefragt…

Bei einem Sprint legen die Läufer Strecken zwischen 50 und 400 Metern in einer möglichst kurzen Zeit zurück. Sprints können auch Hürdenläufe sein. Das Thema Hürden und PPM passt ja schon einmal. Doch PPM ist nichts, das nach kurzer Zeit abgearbeitet ist. So ganz in Eile erzielt auch niemand zufriedenstellende Resultate!

Ein Marathon ist mit einer 42,195 Kilometer langen Strecke da schon etwas heftiger. Zeit ist auch ein wichtiger Faktor, doch am wichtigsten ist es bei einem Marathon doch, nicht auf der Strecke zu bleiben und das Ziel zu erreichen. Wer Marathons läuft, beherrscht die Kunst, vorausschauend zu handeln und seine Energiereserven sinnvoll einzusetzen.

Wir können also festhalten, dass PPM eher einem Marathon gleichkommt. Und weil das Ausdeklinieren von Metaphern Spaß macht: Welche Übereinstimmungen gibt es denn nun im Detail?

Der PPM-Marathon und seine Phasen

Vorbereitung und Planung

Marathonläufer fangen Monate zuvor mit dem Training an. Auch beim PPM bedarf es Training und Erfahrung, denn nicht jeder Mitarbeiter ist beispielsweise als PMO-Leiter geeignet. Projektteams müssen außerdem korrekt eingewiesen sein, geschult und weitergebildet werden.

Jetzt stellen Sie sich einen Marathon vor, bei dem die Strecke nicht ausgearbeitet oder akkurat gemessen wurde. Die Läufer rennen ziellos umher und verstreuen sich in alle möglichen Richtungen der Stadt. Da sie das Ziel nicht kennen, können sie ihren Leistungsfortschritt nicht abschätzen und beschweren sich später über die schlechte Organisation.

Auch im PPM müssen die (Strategie)Ziele bekannt sein, um die richtigen Projekte auszuwählen und zu priorisieren. Alle Beteiligten – insbesondere die Projektteams und ihre Leiter – kennen die Roadmap und sind sich über die erwarteten Resultate im Klaren. Kommunikation, ein detailliert ausgearbeiteter Plan und konkrete Meilensteine sind das A&O.

Während des Rennens

Läufer messen ja gerne ihre Zeit und die zurückgelegte Distanz, um ihren Leistungsfortschritt zu verfolgen. Ähnlich ist das im PPM: Hier wird mit Leistungskennzahlen, sogenannten KPIs, gearbeitet.

Außerdem ist es wichtig, dass Marathonläufer eine möglichst gleichmäßige Geschwindigkeit einhalten. Ausdauer und Durchhaltevermögen sind zentrale Faktoren, die jedoch nicht nur von der körperlichen Verfassung, sondern auch von der Willenskraft abhängen. Aufgeben ist beim Marathon keine Option.

Und auch im PPM gilt es immer wieder schwierige Situationen zu meistern. Wer gibt schon ein Projekt auf, nur weil es ein paar Komplikationen gibt?

Auf der Zielgeraden

Projektportfoliomanagement auf der Zielgeraden

Experten raten, die Geschwindigkeit auf der letzten Etappe des Marathons anzuziehen, selbst wenn der Körper ganz anders will. Mit dem Ziel vor Augen muss die Motivation einen Höhepunkt erreichen.

Die Erfahrung lehrt, dass es auch in Projekten auf der Zielgeraden besonders stressig wird. Die Aufgabe des PMOs ist es dann, unterstützend eingreifen und sicherzustellen, dass alles zum gewünschten Termin in der gewünschten Qualität fertiggestellt ist.

Nach dem Sieg

Beim Marathon rückt die benötigte Zeit für den Bruttonormalverbraucher in den Hintergrund. Alle Läufer, die es innerhalb der gegebenen Höchstzeit durch die Ziellinie geschafft haben, sind Sieger. Dieses Erfolgsgefühl soll unbeschreiblich sein (ich kann da ja nicht aus Erfahrung sprechen). Dennoch folgt schon bald eine kritische Analyse. Schwachpunkte werden herausgearbeitet, um beim nächsten Lauf besser abzuschneiden.

Beim Projektportfoliomanagement gilt das gleiche Prinzip: Nicht sprinten, aber die Projekte innerhalb der gegebenen Zeit erfolgreich abschließen. Erfolge sollen natürlich gefeiert werden. Doch jedes gute PMO reflektiert auch kritisch, was beim nächsten Mal besser gemacht werden muss (Quelle: Haughey, Projectsmart).

Jetzt kann Ihre Laufkarriere ja beginnen!

Jeder kann einen Marathon meistern, wenn er sich entsprechend darauf vorbereitet. Was ich damit sagen will? Schrecken Sie vor dem PPM-Marathon nicht zurück. Wer das Ganze bedacht und organisiert angeht, sich der Strecke und des Ziels bewusst ist und sich in schwierigen Momenten nicht hängen lässt, bringt die 42,195km unbeschadet hinter sich.

Von | 2017-08-03T15:52:14+00:00 3. August 2017|Kategorien: Projektportfoliomanagement|Tags: Marathon, PMO, Project Management Office, Sprint|

Über den Autor: Karoline Holicky

Karoline Holicky bringt nicht nur jede Menge Südstaaten-Charme (geboren in Louisiana, aufgewachsen in Texas) und Cajun-Cooking mit, sondern auch 15 Jahre Erfahrung in verschiedenen Branchen – vom Finanzwesen über Maschinenbau, Öl und Gas hin zur Software Industrie. Als Marketing Manager bei Meisterplan und Expertin für Projektportfoliomanagement und Ressourcenplanung sucht Karoline stets nach Best Practices und Trends, um Unternehmen aus Nordamerika bei ihrem PPM zu helfen.

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