In dieser vierteiligen Serie untersucht Dr. Jörg Leute, warum es so aufwändig ist, mit bekannten Mitteln stabile Projektportfolios zu erzeugen. Warum gibt es immer diese “Schatten-Excels”, die außerhalb von P6 ohne offizielle Billigung zur Festlegung des Projektportfolios verwendet werden? Als Lösungsvorschlag wird eine neuartige, intuitive und kollaborative Software zur Simulation und Bewertung von Projektportfolios als Aufsatz für Primavera P6 vorgestellt.

Ein gesundes Projektportfolio mit Meisterplan Teil 3

Teil 3: Ein gesundes Projektportfolio mit Meisterplan und Oracle Primavera

Meisterplan ist eine Software zur Simulation und Optimierung von Projektportfolios. Sie liest dazu Daten aus P6 und kann gleichzeitig Daten anderer Datenquellen, wie beispielsweise Excel-Sheets oder andere PPM-Tools, konsolidieren. Auf diese Weise wird eine vollständige Sicht auf alle Datenquellen realisiert. Damit gehört Meisterplan zu den „Dynamic PPM Tools“ als Tool für das Management-Team zur Simulation und Umplanung von Projektportfolios. Wichtig ist hier das Konzert von Projekten, Kapazitäten und Budgets. Die Ausgestaltung des Einzelprojekts bleibt weiterhin in der Verantwortung der Projektleitung.

Die Software wurde mit der Intention entwickelt, „Boardroom-ready“ zu sein. Selbst ein Vorstand soll in die Lage versetzt werden, nicht nur sofort zu verstehen, was am Bildschirm dargestellt wird, sondern auch die Auswirkungen von Ad-hoc-Simulationen direkt zu sehen und zu begreifen. Genau so möchten wir die geistige Energie weg vom Tool hin auf das Problem lenken. Lösungen können in einer gemeinsamen Sitzung oder in verteilten Umgebungen gefunden werden. Meisterplan synchronisiert deswegen Veränderungen in einem Projektportfolio in Echtzeit in andere Projektportfolios und informiert angemeldete Benutzer sofort und aktiv über Veränderungen.

Der folgende beispielhafte Screenshot zeigt eine typische Meisterplan-Situation: Ein Projekt weist in der Meisterplan-Gantt-Darstellung einen roten Stich auf. Dieser indiziert, dass ein Problem vorliegt. Ein Klick auf das Projekt zeigt sofort, welche Abteilungen (oder Personen) mit diesem Projekt betraut sind.

Meisterplan Ressourcenueberlastung

Offensichtlich liegt eine Überlast in der Abteilung „Junior Consultants“ vor. Das genannte Beispiel ist simpel: Durch einfaches Verschieben – das Meisterplan im Millisekundenbereich simuliert – kann eine alternative Lösung gefunden werden. Auch andere Operationen wie Verlängern, Verkürzen, Abbrechen, Unterbrechen, inhaltliches Bearbeiten, Bearbeiten der Ressourcenauslastung etc. können ausgeschöpft werden. Sollte zudem festgestellt werden, dass im betrachteten Portfolio ein Projekt komplett fehlt oder dass eine schnelle „Was wäre denn, wenn wir Initiative X noch durchführen würden“-Möglichkeit durchgespielt werden soll, kann ein solches Projekt auf einfachste Art innerhalb von Sekunden aufgenommen und mit Ressourcen ausgestattet werden.

Auch die Kapazität und deren Nutzung lässt sich in Meisterplan verändern. Der im nachfolgenden Screenshot gezeigte „Trace“ auf eine Abteilung zeigt deutlich, welche Projekte Auswirkungen auf diese Abteilung haben, welche Priorisierung der Projekte festgelegt wurde und welche Kapazität insgesamt vorhanden ist. Alle diese Informationen können sehr einfach verändert und deren Auswirkung eingesehen werden: Repriorisierungen, Kapazitätsauf- und abbau, Veränderungen in Projekten und so weiter. Unterstützt wird die Betrachtung von Abteilungen/Rollen/Skills durch die in Meisterplan integrierte Engpass-Suche.

Ganz besonders interessant ist zudem die Möglichkeit, die Besetzung von Mitarbeitern in Projekten ebenso wie deren Auswechslung simulieren zu können. Konkret kann somit das Auswechseln interner gegen externe Mitarbeiter bei gleichzeitiger Beibehaltung eines bestimmten Prozentsatzes der internen Aufwände und die finanziellen Auswirkungen dieser Maßnahme insgesamt überprüft werden.

Bild von mehreren Teams aus Sicht eines PMOs

Budgets und Strategie

Neben Kapazitäten kennt Meisterplan nicht nur die Stundensätze der Mitarbeiter, sondern auch meilensteinorientierte Geldflüsse im Soll und Haben. So können Umsätze oder Kosteneinsparungen ebenso eingesehen werden wie Capex- und Opex-Belastungen. Im folgenden Screenshot wird beispielhaft gezeigt, welche monetäre Auswirkung ein Projekt (in Sattgrün) im Gesamtbudget einnimmt und welchen Benefit es später generieren wird. Mithilfe des integrierten Strategiemoduls werden Projekte Unternehmenszielen zugeordnet und anhand ihrer Passgenauigkeit priorisiert. Auf diese Weise kann eingesehen werden, wie viel Geld, Kapazität und Projekte für ein Unternehmensziel investiert wird.

Meisterplan Finanzielle Auswirkungen Projekt