Zwei PPM-Trends, mit denen Sie 2017 noch erfolgreicher gestalten

Ein strategischer Blick in die Zukunft des eigenen Projektportfoliomanagements

Das Jahr 2017 hat kaum begonnen, schon stehen in allen Unternehmen viele neue Vorhaben an. Erst recht in der Projektportfolioplanung, deren Welt sich mit dem Start in ein neues Jahr häufig entscheidend verändert – meist flankiert von neuen Strategien, neuen Prioritäten und einem Update des Projektportfolios. Für uns Grund genug, im Zuge der eigenen Planungen kurz innezuhalten, um die wichtigsten Trends im Projektportfoliomanagement (PPM) unter die Lupe zu nehmen. Zumindest diejenigen, die dazu beitragen können, dass Sie Ihre Ziele in 2017 und darüber hinaus erfolgreich erreichen können.

Trend #1: PPM als Treiber für Business Transformation

Der Begriff „Business Transformation” hat sich in den letzten Jahren immer mehr verbreitet. Bevor wir den Zusammenhang von PPM und Business Transformation genauer betrachten, möchten wir den Begriff erst einmal für uns klären:

In seinem Artikel „What Do You Really Mean by Business ‚Transformation‘?” definiert Scott Anthony „drei verschiedene Kategorien an Maßnahmen”, die der Begriff umfasst (Quelle: Harvard Business Review). Als erste Kategorie identifiziert Anthony die Methode, „das, was man ohnehin tut, besser, schneller und kostengünstiger umzusetzen“. Also Business Transformation auf einfachster Stufe, da hierbei keinerlei Änderung dessen erfolgt, was man unternimmt, sondern nur wie man es unternimmt. Bestes Beispiel dafür ist die Digitalisierung, bei der Unternehmen neue Technologien nutzen, um Probleme zu lösen, die ihnen schon immer unter den Nägeln brannten.

Als nächsthöhere Stufe bezeichnet er das Vorgehen, „das, was man aktuell tut, auf grundlegend andere Art zu tun“. Mit anderen Worten: Man verfolgt nach wie vor das gleiche Ziel, geht die Problemlösung jedoch komplett anders an. Zur Illustration führt Anthony das Beispiel Netflix an. Deren Ziel besteht unverändert darin, Menschen zu unterhalten. Aber anstatt Kunden schriftlich zur Miete von DVDs zu animieren, stellt das Unternehmen sein Angebot via Online-Streaming zur Verfügung und produziert darüber hinaus exklusive Shows und Filme.

Die dritte Kategorie einer Business Transformation stellt für Anthony eine umfassende strategische Umgestaltung dar. Dies bedeutet für ihn eine Neuausrichtung in der Zielsetzung beziehungsweise im Produktangebot oder die Gestaltung völlig neuer Geschäftsbereiche abseits des bisherigen Kerngeschäfts. Ein Beispiel dafür ist Google, das sich von einem reinen Suchmaschinenanbieter zum Pionier im Bereich autonomes Fahren entwickelt hat.

Eine PPM-Lösung kann zum Treiber der Business Transformation werden

Jedes Unternehmen muss zumindest Teile solcher Transformations-Szenarien managen. Ähnlich wie Technologien, die sich in Windeseile fortentwickeln, müssen daher auch Business-Modelle mit der Zeit Schritt halten und die richtigen Lösungen auf den Weg bringen. Ansonsten droht ihnen das Aus. Selbst wenn die Umgestaltung des Unternehmens lediglich auf einfachster Stufe erfolgt und man ausschließlich nach einem Weg sucht, wie sich das Kerngeschäft besser gestalten lässt – ohne das Management einer solchen Transformation geht nichts. Denn nur so macht Transformation überhaupt Sinn im Hinblick auf Strategie, Finanzen und Ressourcenkapazitäten. Noch entscheidender wird ein solches Vorgehen auf den beiden nächsthöheren Stufen einer Business Transformation, also dann, wenn Unternehmensziele fundamental anders erreicht werden sollen oder das eigene Geschäft als Ganzes komplett umgestaltet wird. Spätestens dann kommt PPM ins Spiel.

In der Vergangenheit wurden PPM-Lösungen einfach nur als das angesehen, wofür ihr Name steht: als Lösung zum Management von Projektportfolios. Viele haben daher ihre bestehenden Anwendungen ganz selbstverständlich für Business-Transformation-Aufgaben eingesetzt. Was sie nicht bedacht haben: Im Zeitalter der Digitalisierung und Automation haben sich auch PPM-Lösungen laufend verändert und verbessert. Über das reine Management der Business Transformation hinaus kann PPM mittlerweile helfen, die Transformation selbst zu beschleunigen.

Wie eine PPM-Lösung zum Treiber Ihrer Business Transformation wird? Durch die Art und Weise, wie sie Ihr strategisches Denken unterstützt. So zeigt sie Ihnen möglicherweise auf, dass sich besonders wichtig eingeschätzte Projekte nicht mit der von Ihnen definierten Unternehmensstrategie vereinbaren lassen. Der Grund dafür mag in den falschen Projekten oder der falschen Strategie für die richtigen Projekte liegen. Sobald Sie feststellen, dass Projekte von entscheidender Bedeutung nicht mit Ihrer aktuellen Strategie übereinstimmen oder nicht mit den aktuell verfügbaren Ressourcen zu realisieren sind, können Sie die Gründe näher analysieren. Und Sie gewinnen dadurch eine Entscheidungsgrundlage, um entweder Strategieänderungen einzuleiten oder Ihr Geschäft im größeren oder kleineren Maßstab umzugestalten.

In seinem Artikel „Gartner Insights: PPM’s Role in Driving Real Business Transformation” beleuchtet Vlad Vecerzan diese Thematik im Rückblick auf den Gartner PPM & IT Governance Summit in Orlando, Florida (Quelle: Projects at Work). Er stellt fest: „Für PMOs ist es zwingend notwendig, über rein strategisches Denken hinauszugelangen und letztendlich eine Mentalität zu entwickeln, die Transparenz über alle Portfolios des Unternehmens anstrebt.” Transparenz ist folglich für ihn ein weiterer Aspekt, wodurch PPM die Transformation voranbringt. Die richtige PPM-Lösung erlaubt es demzufolge, bessere Entscheidungen für die Transformation zu treffen, da man einen Überblick über sämtliche Vorgänge im Unternehmen erhält. Wer eine „umfassende Sicht auf alle Aspekte von Projekten und Portfolios besitzt, kann geschäftsübergreifend führen und beginnt den notwendigen Einblick zu gewinnen, um Investitionsentscheidungen geschickt und rechtzeitig genug anzustoßen”, so Vecerzan. Auch Sie können die PPM-Methodik und -Technologie nutzen, um ein tieferes Verständnis für die Abhängigkeiten zwischen Projekten und Investitionen über Ihr gesamtes Unternehmensportfolio hinweg zu entwickeln. Sie werden lernen, wie unterschiedliche Portfolios sowohl Ressourcenkapazitäten als auch Ressourcenengpässe Ihrer Organisation beeinflussen. Im Umkehrschluss hilft Ihnen dies, die richtigen strategischen Entscheidungen zu treffen, mit denen Sie Ihre Budgets und Ressourcen unternehmensweit managen können und Ihre Business Transformation besser gestalten.

Trend #2: Lean PPM

Lean PPM zählt zu den vergleichsweise neuen Begriffen der PPM-Welt. Was also versteht man konkret darunter? Vermutlich ist Ihnen Lean Manufacturing längst vertraut. Das Schlagwort bezeichnet eine systematische Methode, mit der Verluste im Produktionsprozess beseitigt werden sollen. „Im Wesentlichen konzentriert sich, lean’ auf die Sichtbarmachung dessen, was Wertsteigerungen durch Reduzierung unnötiger Störfaktoren ermöglicht” (Quelle: Lean Manufacturing Times). Dasselbe Prinzip lässt sich leicht auf das Projektportfoliomanagement übertragen. Es geht hierbei darum, Verluste innerhalb des Projektportfolios zu reduzieren oder zu eliminieren und sich darauf zu fokussieren, was echten Mehrwert erzielt. Zwei Artikel von Gartner, „The Lean PMO: Promoting Lean Practices from Project Initiation through Closure“ und „Activist PMOs and the Struggle for Lean PPM”, ermutigen PMOs explizit dazu, Lean PPM einzusetzen, um sich auf die nützlichsten PMO-Funktionen zu konzentrieren. „Beseitigen Sie Verluste, wo immer diese Ihnen begegnen – in Projekten, in Projektmanagementprozessen, in der PMO selbst und im Portfolio. Lean-Management-Techniken einzusetzen, bedeutet interne Programme zu initiieren, die Verluste in Projekten, in Projektmanagementprozessen und im IT-Projektportfolio reduzieren” (Quelle: Gartner).

Lean PPM System

Ein Lean-PPM-Prozess beginnt mit der Strategieentwicklung (Strategize) – ein häufig permanenter Vorgang, der sicherstellt, dass ein Unternehmen in der sich laufend verändernden Geschäftswelt nicht den Anschluss verliert. Ebenfalls kontinuierlich werden im Unternehmen Projektvorschläge und Ideen gesammelt (Collect), die in der anschließenden Planungsphase zu bewerten, zu vergleichen und zu priorisieren sind (Design and Decide). Ein Schlüsselbestandteil von Lean PPM bildet die Ressourcenplanung, das vom gängigen PPM meist nur sehr kompliziert, vergleichsweise ineffizient oder gar nicht erfasst wird. Bereits in der Planungsphase macht es jedoch Sinn, das Portfolio nicht allein hinsichtlich des Budgets und der Strategie zu entwerfen. Vielmehr lohnt ein genauer Blick auf mögliche Ressourcenkapazitäten und -engpässe bei der Projektausführung. Danach wird das Projektportfolio konzipiert, beschlossen, kommuniziert und – falls nötig – angepasst. Die Ausführungsphase (Execute) wiederum begleitet eine Analyse des Projektfortschritts. Zudem müssen Konflikte gelöst, notwendige Maßnahmen ergriffen sowie Portfolios geprüft und bei Bedarf angepasst werden.

Entscheidet sich ein Unternehmen für einen Lean-PPM-Prozess, liegt auch die Entscheidung für eine Lean-PPM-Lösung nahe. Schön zu wissen, dass viele PPM-Lösungen am Markt mit einer Fülle an Funktionalitäten aufwarten können. Allerdings verfügen diese zwangsläufig neben den von Ihnen benötigten Tools auch über jede Menge Features, die Sie weder kennenlernen noch nutzen werden. All das macht solche Softwarelösungen wartungsintensiv und kostet eine Menge Zeit und Geld, damit die Daten aktuell bleiben. Was tun, wenn Sie unzählige Features gar nicht brauchen und wollen? Gibt es keinen einfacheren, schnelleren und effizienteren Weg, der genau Ihren Anforderungen entspricht? Sehen Sie, spätestens jetzt ziehen Sie eine Lean-PPM-Lösung vor.
Eine Lean-PPM-Lösung unterstützt Ihren Lean-PPM-Prozess besser. Sie verfügt über genügend Funktionalitäten, die Sie für ein erfolgreiches Management Ihres Projektportfolios benötigen, und reduziert gleichzeitig die Komplexität. Zudem können Sie Ihre PPM-Lösung in wenigen Wochen (oder sogar noch schneller) aufsetzen und in Betrieb nehmen, anstatt Monate auf die komplette Implementierung eines viel zu komplexen Systems zu warten.

Der Schritt Collect im Lean PPM System
  • Ideen/Anforderungen sammeln

  • Vorschläge qualifizieren

  • Fast-track von Vorschlägen

Der Schritt Design and Decide im Lean PPM System
  • Proposals evaluieren

  • Proposals vergleichen

  • Portfolio Vorschlag vorbereiten

  • Portfolio entscheiden

  • Entscheidung kommunizieren

  • Projekte adaptieren

Der Schritt Execute im Lean PPM System
  • Statusberichte

  • Auflösung von Ressourcen-Engpässen

  • Ad-hoc Konfliktlösung

Wir hoffen, unser Artikel hat Ihnen genügend Stoff zum Nachdenken geboten und genau diejenigen Schritte für ein noch erfolgreicheres Handeln in 2017 aufgezeigt. Falls Sie Kommentare und Fragen zu Lean-PPM haben oder mehr darüber wissen möchten, wie Projektportfoliomanagement Ihre Business Transformation voranbringt, nehmen Sie einfach Kontakt mit uns auf. Wir stehen Ihnen gerne Rede und Antwort und wünschen Ihnen das Allerbeste für 2017!

Von | 2017-04-26T09:49:37+00:00 20. Januar 2017|Kategorien: Projektportfoliomanagement|Tags: Business Transformation, Digitale Transformation, Gartner, Trends|

Über den Autor: Karoline Holicky

Karoline Holicky bringt nicht nur jede Menge Südstaaten-Charme (geboren in Louisiana, aufgewachsen in Texas) und Cajun-Cooking mit, sondern auch 15 Jahre Erfahrung in verschiedenen Branchen – vom Finanzwesen über Maschinenbau, Öl und Gas hin zur Software Industrie. Als Marketing Manager bei Meisterplan und Expertin für Projektportfoliomanagement und Ressourcenplanung sucht Karoline stets nach Best Practices und Trends, um Unternehmen aus Nordamerika bei ihrem PPM zu helfen.

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