„Und dann kam Collaboration” – Highlights von der PMI Global Conference 2017

Vor wenigen Tagen schloss die PMI Global Conference 2017 wieder ihre Türen – und wir sind froh, dabei gewesen zu sein. Die Konferenz in Chicago zog völlig zu Recht über 3.000 Teilnehmer aus über 60 Ländern an. Jede Facette von Projektmanagement, Programm-Management und Projektportfoliomanagement war auf der Veranstaltung vertreten.

Das PMI hat mit diesem großartigen Event ganze Arbeit geleistet. Ich muss insbesondere den PMI-Mitarbeitern in Chicago meinen Respekt zollen. Sie haben die gesamte Veranstaltung über Referenten vorgestellt, T-Shirts verteilt, mir den Weg gezeigt und vieles mehr – und das immer mit einem Lächeln. Ich persönlich hatte eine großartige Zeit in Chicago und freue mich, hier einige meiner Highlights und Erkenntnisse teilen zu können.

Karoline Holicky war einer der glücklichen Besucher der PMI Global Conference 2017

Ein Blick in die Tech-Zukunft

„Im Jahr 1989, als ich das Web erfand…“ Das ist kein Satz, den man besonders oft hört. Ich hatte die Ehre, denn Sir Tim Berners-Lee eröffnete die Konferenz mit einer brillanten Keynote. Er sprach über die Zukunft von Tech und erzählte von seinem größten Projekt: Der Erfindung des World Wide Webs. Sein Tipp in punkto Projektmanagement: Das Thema Collaboration ernst nehmen! Seiner Meinung nach „war der erste Teil der Entwicklung des Webs sprühende Kreativität – dann kam Collaboration.“

Und noch eine kleine Anekdote: Nachdem Tim Berners-Lee seinen Vorschlag für die Entwicklung des Webs erstmals präsentiert hatte, schrieb sein damaliger Chef Mike Sendalll wohl auf das Proposal: „Vage, aber spannend.“ Glücklicherweise konnte Tim Berners-Lee weiter an dem Projekt arbeiten.

An diesem und den nächsten beiden Tagen folgten noch zahlreiche Vorträge und Sessions, aus denen ich viele Anregungen mitnehmen konnte. Es ist natürlich ein Ding der Unmöglichkeit, sie hier alle ausführlich zu besprechen – aber einige sehr interessante Vorträge möchte ich kurz zusammenfassen.

Tim Berners-Lee hielt die Keynote bei der PMI Global Conference 2017

Wie die NASA ihre Jahresplanung und ihre Portfolios priorisiert

Darryl Hahn vom NASA Jet Propulsion Laboratory ließ uns Zuhörer hinter die Kulissen der NASA blicken und vermittelte Einblicke, wie die NASA ihre Jahresplanung und ihre Projektportfolios priorisiert. Mit einem Augenzwinkern bezeichnete Hahn das PMO bei der NASA als Fluglotsen für den CIO. Die harten Zahlen: In der Jahresplanung für 2017 befinden sich über 200 Projekte. 88 davon wurden aus dem Vorjahr in das neue Portfolio übernommen, 125 Projekte sind neu vorgeschlagen und aufgenommen worden. Hahn machte deutlich, dass „es darauf ankommt, zu verstehen, wieviel Kapazität man wirklich hat, um Projekte umzusetzen“. Anschließend präsentierte er strategische und taktische Ansätze für die Gestaltung eines Jahresplans und eines Portfolios. Er gab Tipps, wie man die Unternehmensziele aufdecken und Prioritäten identifizieren und vergeben kann, um eine realistische Liste erreichbarer Projekte zu erzeugen. Sein PMO nutzt dazu den folgenden Prozess:

  • Entwickeln einer Strategie

  • Einfordern von Projektvorschlägen

  • Scoren und priorisieren der Projektvorschläge

  • Konsolidieren

  • Kurze Auszeit nehmen

  • Sich dem Portfolio verpflichten

Hahn teilte außerdem einige seiner Erfahrungen aus dem Ressourcenmanagement. Weil „kein Plan den Kontakt mit dem Feind überlebt“, empfahl er, mindestens 20 % der Kapazität von Ressourcen für sogenannte „walk-in-work“ zu reservieren. In seinem Fall geht es dabei meistens um frisch finanzierte Projekte oder um höher priorisierte Projekte, die Funding von anderen Projekten abziehen.

Um in einem gereiften Projektportfolio den richtigen Projektmix zu schaffen, empfiehlt Hahn, sich die folgenden Fragen zu stellen:

  • Ist alles, was kritisch oder Compliance-relevant ist, abgedeckt?

  • Haben wir Projekte mit ähnlichen Zielen oder Umsetzungsplänen?

  • Sind die operativen Elemente aneinander und an den Unternehmenszielen ausgerichtet?

  • Haben wir sichergestellt, dass die Priorisierung konsistent zur Grundlinie erfolgt ist?

Insgesamt war diese Session ausgesprochen informativ und hilfreich für PMOs, die mit Jahresplanungen oder Portfolios arbeiten, und ihren aktuellen Prozess verbessern möchten.

Über die Ziellinie: Wie ein neues PMO Geschichte schrieb

Aus dem Nichts: Aufbau eines PMOs mit Ausrichtung am EPMO von Mayo Clinic

Es ist großartig, wenn Unternehmen sich gut entwickeln und wachsen. Für PMOs sind große Veränderungen und großes Wachstum jedoch auch immer eine Herausforderung. Mit diesem Thema beschäftigte sich der Vortrag von Scott Hine, PMP  beim US Department of Energy, Office of Energy Efficiency and Renewable Energy. Er erzählte von den Tagen, in denen das PMO als Antwort auf den Recovery Act gegründet wurde und plötzlich für über 3.000 Projekte mit einem Volumen von 19 Milliarden Dollar verantwortlich war. Hine führte aus, wie ein PMO mit so einem extremen Wachstum umgehen kann, ohne dabei den kritischen Blick auf das Portfolio zu verlieren.

Er beschrieb die Aufgaben seines PMOs wie folgt:

  • Stakeholder einbinden

  • Mitarbeiter staffen

  • Projekte überblicken und prüfen

  • Prozesse bewerten

  • Mitarbeiter trainieren

  • Herausforderungen adressieren

  • Policies anpassen, um die Ziele zu erreichen

Eine andere Session war insbesondere für Unternehmen spannend, die gerade darüber nachdenken, ein PMO einzuführen. Wale Elegbede, PMP von Mayo Clinic, sprach am Beispiel seiner Non-Profit-Organisation über den Aufbau eines PMOs von Grund auf. Der Vortrag handelte von dem PMO für das Zentrum für regenerative Medizin und die Verknüpfung dieses PMOs mit dem EPMO des Unternehmens. Das Ziel war es, ein PMO zu schaffen, das die Business-Strategie der Unternehmensabteilung umsetzt. Die große Herausforderung auf dieser Reise? Eine Abteilung aus dem Nichts zu formen, die an das bestehende EPMO, die Unternehmensstandards, die Prozesse und Tools anknüpft – und gleichzeitig diejenigen Prozesse im Blick behält, die für das Center einzigartig und wichtig sind. Elegbede schaffte es so in seinem Vortrag, den Teilnehmern den strategischen Wert von EPMOs im Hinblick auf Business Unit PMOs zu verdeutlichen.

Er umriss außerdem, was er für die Erfolgsfaktoren für ein neues PMO hält:

  • Schaffen von Wert für das Center und die Organisation

  • Agil und flexibel sein

  • Erhalten der Kultur der Organisation

  • Collaboration und Kommunikation in den Teams ermöglichen

  • Executives an Bord holen

  • Standards und Prozesse kontinuierlich verbessern

  • Transparent und sichtbar sein

  • Bestehende Infrastruktur-Tools liefern

Wie Tools für agile Programme/Porttfolios die Projektgesundheit verbessern

Wasserfall und Agile und Lean, oh mann!

Agiles Projektportfoliomanagement war auf der Konferenz ein wiederkehrendes Thema. Cindricka L. Arrington, PMP bei Medtronic, nahm sich dieses Themas in ihrer Session ebenfalls an. Ihre Ausgangsprämisse: Projektportfoliomanagement ist der primäre Hebel, mit dem Organisationen ihre Business-Strategie verfolgen können. Mit PPM werden Projekte priorisiert, budgetiert, überblickt und evaluiert. Effektives PPM sorgt damit dafür, dass die richtigen Projekte zur richtigen Zeit gemacht werden, um die Wertschöpfung der einzelnen Projekte zu maximieren. Darauf aufbauend erklärte sie, wie agile Methoden auf das Programm- und Portfoliomanagement angewendet werden können.

Sie zeigte agile Techniken und Tools für folgende Aufgaben:

  • Kosten messen

  • Strategische Ziele abbilden

  • Qualität verbessern

  • Umsetzbarkeit von Projekten und Programmen analysieren

Die Projektmanagement-Welt ist voller Buzzwords rund um verschiedene Methoden. Gina Grear, PMP, Michelle Johnson, PMP, und Sharon Hayward, PMP, alle von der Universität Notre Dame, befassten sich mit diesem Thema. In ihrer Session diskutierten sie die Vielzahl von Projektmanagement-Methoden und wie diese Vielfalt die Wahl einer Methode für Projektmanager erschwert. Ihrer Meinung nach eignet sich ein Hybrid-Ansatz oder eine Mischmethode am besten, um die Bedürfnisse von Teams und Kunden bei der Projektarbeit zu erfüllen. Unterlegt mit jeder Menge Projektbeispielen gaben sie einen Überblick über die wichtigsten dieser methodischen Mischformen und die Entscheidungsprozesse an der Universität Notre Dame.

Einige dieser Mischformen sind beispielsweise die folgenden:

  • Scrum + Kanban = Scrum-Ban

  • Scrum + Waterfall = Scrum-Fall

  • DMAIC (Lean) + Kanban = DMAI-Ban

Lieber heute als morgen

Die Konferenz schloss mit einer berührenden Keynote von Mercedes Ramirez-Johnson. Sie ist einer von vier Überlebenden eines Flugzeugabsturzes, in dem 160 Menschen inklusive ihrer Eltern ums Leben kamen. Ramirez-Johnson sprach in ihrem Vortrag über die Entscheidungen, die sie nach dem Unglück getroffen hat. Die Entscheidung, ganz bewusst zu leben und zu arbeiten. Die Entscheidung, neue Perspektiven zu schaffen. Und die Entscheidung, durchzuhalten.

Mercedes Ramirez-Johnson schloss die PMI Global Conference 2017 mit einer berührenden Keynote.

Das waren nur einige der motivierenden und lehrreichen Sessions der diesjährigen PMI Global Conference. Haben Sie einen Favoriten? Welche Themen und Sessions würden Sie nächstes Jahr gerne sehen? Besuchen Sie über die Buttons unter diesem Beitrag doch unsere Social Media Plattformen und schreiben Sie uns! Bleibt nur zu sagen: Danke, und bis zum nächsten Jahr in Los Angeles bei der PMI Global Conference 2018!

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Von | 2017-11-14T13:48:53+00:00 3. November 2017|Kategorien: Projektportfoliomanagement|

Über den Autor: Karoline Holicky

Karoline Holicky bringt nicht nur jede Menge Südstaaten-Charme (geboren in Louisiana, aufgewachsen in Texas) und Cajun-Cooking mit, sondern auch 15 Jahre Erfahrung in verschiedenen Branchen – vom Finanzwesen über Maschinenbau, Öl und Gas hin zur Software Industrie. Als Marketing Manager bei Meisterplan und Expertin für Projektportfoliomanagement und Ressourcenplanung sucht Karoline stets nach Best Practices und Trends, um Unternehmen aus Nordamerika bei ihrem PPM zu helfen.

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