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Mit agileren Entscheidungen bessere Ergebnisse liefern

Veröffentlicht von Annegret Widmer

15. Dezember 2020

in Business Agility | Projektportfoliomanagement

Eine Anleitung für Manager

Schön, dass Sie sich entschieden haben, diesen Text zu lesen. Während Sie damit beschäftigt sind, werden in Ihrem Unternehmen noch viele andere Entscheidungen getroffen – in allen Abteilungen, über Hierarchien und Geographien hinweg, kleine wie große Entscheidungen.

Angesichts dieser Flut an Entscheidungen verwundert es nicht, dass einige darunter nicht die richtigen sind. Die Entscheidungen, die strategisch relevant sind, sind in 72% der Unternehmen genauso häufig schlecht, wie sie gut sind – so eine McKinsey-Studie mit mehr als 2.200 Managern. Salopp gesagt: Sie haben ungefähr eine 50/50-Chance, dass Sie sich richtig entscheiden.

Als Manager werden Sie dafür bezahlt, die richtigen Entscheidungen zu treffen. Und Sie werden daran gemessen, wie erfolgreich Sie mit diesen Entscheidungen sind. Es ist Ihre Aufgabe, Ergebnisse zu liefern. Markteintritt in Benelux? 50/50. Volle Wutz auf das eine, neue R&D-Projekt? 50/50. Die IT-Abteilung verstärken? 50/50.

Warum treffen Manager so oft die falsche Entscheidung?

  • Mangelnde Klarheit: Sie treffen Entscheidungen in einem dynamischen Umfeld, ohne ihre vielversprechendsten Optionen zu kennen.
  • Fehlender Prozess: Sie treffen Entscheidungen mehr aus dem Bauch heraus, als mit einem stabilen System zur Entscheidungsfindung.
  • Schleppende Umsetzung: Sie treffen Entscheidungen, die nicht genug Zugkraft in der Umsetzung haben und schlussendlich versanden.

Entscheidend, um die Unsicherheit zu überwinden, ist Agilität. 

Überwinden Sie die Unsicherheit mit Business Agility

Sie müssen agiler werden, das sagen Ihnen mindestens Ihre IT-Kollegen, aber vermutlich auch Ihre Berater, Ihre Management-Lektüre und der Führungskräfte-Podcast von letzter Woche. Jetzt also auch noch Meisterplan.

Das bedeutet nicht, dass Sie jetzt Ihre Abteilung auf Scrum einschwören, Daily Standups machen oder unternehmensweit das Scaled Agile Framework einführen müssen. Vielmehr sollten Sie Ihren Blick auf Business Agility richten – also Agilität auf der Ebene der relevanten Management-Entscheidungen.

Das Harvard Business Review schreibt dazu treffend:

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The ability to identify challenges, spot opportunities, and adapt with agility is not just a competitive advantage but also a requirement for survival.

Akzeptieren Sie, dass es Unsicherheit gibt und nicht jede Entscheidung die richtige sein kann. Aber erlangen Sie die Agilität, Ihre Entscheidungen immer wieder neu zu bewerten.

Was bedeutet das nun ganz konkret für Sie? Aus unserer Sicht sind universelle Handlungsfelder für Sie als Manager entscheidend: Anticipate, Adapt und Accelerate – die drei As von Business Agility.

Business Agility Anticipate-Adapt-Accelerate-Meisterplan
  • Anticpate: Es ist Ihre Aufgabe, aufmerksam und offen zu sein. Nehmen Sie Beobachtungen, Trends, Feedback, Ideen und Anforderungen und entwickeln Sie daraus konkrete Initiativen für Ihr Unternehmen oder Ihre Abteilung. Kennen Sie Ihre unterschiedlichen Handlungsoptionen, nicht nur die naheliegendsten oder einfachsten.
  • Adapt: Wahre Agilität verlangt von Ihnen, dass Sie Ihre Prioritäten regelmäßig neu festlegen. Auch über Silos hinweg, auch wenn es bereits getroffene Entscheidungen in Frage stellt und auch wenn das ein „Nein“ für Themen mit weniger Priorität bedeutet. Das mag anstrengend klingen, aber nichts macht mehr Freude bei der Arbeit, als zu wissen, dass Sie und Ihre Abteilung kompromisslos an den wahren Erfolgstreibern arbeiten.
  • Accelerate: Damit es vorangeht, lassen Sie Ihre Teams konzentriert an den Unternehmensprioritäten arbeiten – mit den Arbeitsweisen und Tools, mit denen sie am erfolgreichsten sind.

Was glauben Sie, bei welchem der drei As Ihr größter Hebel liegt?

Es ist „Adapt“. Die Fähigkeit, mit der Sie immer wieder die richtigen Entscheidungen treffen und in die Umsetzung bringen. So nehmen Sie Einfluss und so liefern die von Ihnen geforderten Ergebnisse – sei es das Erreichen von ambitionierten Geschäftszielen oder die praktische Umsetzung von Unternehmenszielen.

Damit Ihnen das “Adaptieren” gelingt, gibt es einen genauso stabilen wie einfachen Prozess, mit dem Sie immer wieder die richtigen Entscheidungen treffen können: Lean PPM.

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Treffen Sie bessere Entscheidungen mit Lean PPM

Damit Sie immer wieder die richtigen Entscheidungen treffen, brauchen Sie einen Ansatz, der etwas formeller als “Bauchgefühl” ist. Überraschenderweise haben die wenigsten Unternehmen einen solchen Ansatz am Start – das Harvard Business Review dazu:

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Almost three-quarters of companies have no formal corporate-wide approach to making major, complex decisions.

Gleichzeitig belegt eine Studie der Product Development & Management Association im Journal of Product Innovation Management:

Process formality has the strongest influence on decision-making quality.

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Dabei braucht es gar nicht so viele beteiligte Rollen und Meetings für einen funktionierenden und agilen Entscheidungsprozess. Das wird klar, wenn Sie ein einfaches Framework wie Lean PPM betrachten – Sie werden feststellen, dass Sie vieles davon schon entweder unbewusst oder in bestehenden Terminen umsetzen. Sie sind also nur einen kleinen Schritt davon entfernt, mit Lean PPM agile Entscheidungen zu treffen.

Wie funktioniert Lean PPM im Überblick?

  • Collect: Ideen für neue Projektinitiativen gibt es sicherlich auch in Ihrem Unternehmen laufend. Mit dem Lean PPM Framework sammeln Sie diese strukturiert und systematisch.
  • Decide: Welche Projekte werden wann und von wem umgesetzt? Das entscheiden Sie mit dem Lean PPM Framework immer wieder neu, basierend auf den aktuellen Entwicklungen und den neuen Prioritäten.
  • Execute: In der Umsetzung der beschlossenen Projekte liegt der Fokus auf der Multi-Projekt-Steuerung. Mit dem Lean PPM Framework sorgen Sie dafür, dass Ihre Teams konzentriert an den Prioritäten arbeiten können. Sie lösen Bottlenecks und Abhängigkeiten übergreifend auf.

Sie sehen: Mit Lean PPM können Sie mangelnder Klarheit, fehlenden Entscheidungs­prozessen sowie schleppender Umsetzung begegnen und die drei As von Business Agility ganz praktisch anwenden.

Was sind nun ganz konkret IHRE Rollen und IHRE Verantwortlichkeiten als Manager in diesem Prozess, damit Sie Ihre Ziele erreichen können?

Business Agility und Manager-Aufgaben

Collect: Sorgen Sie für eine systematische Sammlung neuer Initiativen

Sie managen nicht nur Ihre Abteilung und Ihr Team, sondern auch die Pipeline von Initiativen für Ihre Abteilung. So schaffen Sie Ihre Entscheidungsgrundlage. 

Ihre Aufgaben als Manager 

  • Ziele einfordern und in Kriterien für die Priorisierung übersetzen
  • Signale wahrnehmen und neue Initiativen einbringen
  • Project Proposals für neue Initiativen sicherstellen
  • Proposal Coachings für neue Initiativen veranlassen/durchführen

Damit Sie Ihren Job machen können, brauchen Sie Ziele. Wenn Ihr Management diese (noch) nicht formuliert hat, fordern Sie sie ruhig selbstbewusst ein. Mit den konkrete Zielvorgaben können Sie Kriterien zur Priorisierung von Initiativen erarbeiten. Mit einfachen Bewertungskriterien können Sie dann Initiativen auf ihren Beitrag zur Zielerfüllung einschätzen.

Natürlich können (und sollten) auch Sie Ihre Ideen für Initiativen einbringen. Erinnern Sie sich an die agile Fähigkeit “Anticipate”? Strecken Sie die Fühler aus. Sprechen Sie mit Kollegen, auch aus anderen Abteilungen. Hören Sie den Teams zu. Nehmen Sie Signale wahr. Und das wichtigste: Verarbeiten Sie die Signale in mögliche Umsetzungsthemen. Durch Ihre Beobachtung des Marktes und das Aufnehmen von Bedarfen aus Ihrem Unternehmen haben Sie eine einzigartige Chance zu prägen, mit welchen Themen Ihre Abteilung erfolgreich sein wird.

Um gute Entscheidungen treffen zu können, brauchen Sie für jede potentielle Initiative eine Art Projektsteckbrief. Sorgen Sie dafür, dass diese Project Proposals vorliegen und die vorgeschlagenen Projekte sowohl eine gewisse Qualität als auch einen Strategic Fit mitbringen.

In der Praxis hat sich dafür ein Proposal Coaching bewährt, ein Meeting, in dem der Projektinitiator und ein Verantwortlicher (das können Sie, ein Portfolio-Koordinator, der Product Owner oder eine vergleichbare Rolle sein) das Thema genauer definieren, den Nutzen festhalten und eine grobe Aufwandsschätzung vornehmen.

Decide: Entscheiden Sie, welche Initiativen wann und von wem umgesetzt werden

Ihr größter Hebel für zuverlässige Resultate ist es, zur richtigen Zeit die richtigen Projekte voranzutreiben. Das sind die wichtigsten Entscheidungen, die Sie als Manager treffen. 

Ihre Aufgaben als Manager

  • Pipeline Review von neuen Initiativen
  • Portfolio Board-Entscheidung herbeiführen
  • Kommunizieren des Plans an Ihr Team

In einer Pipeline Review nehmen Sie die Qualitätssicherung der neuen Initiativen vor und ranken diese untereinander. Bei der Priorisierung berücksichtigen Sie die relevantesten Faktoren – beispielsweise den Beitrag zu den Unternehmenszielen oder das Risiko. Oft wird das Pipeline Review in einer größeren Stakeholder-Runde vorgenommen, beispielsweise mit Vertretern aus unterschiedlichen Teams, Markteinheiten oder Abteilungen.

Das Portfolio Board ist die Gruppe von Personen, die in Ihrem Unternehmen letztendlich über die Zusammensetzung des Portfolios und die Budgets entscheidet. Eventuell sind Sie ein Teil der Runde, möglicherweise bereiten Sie die Entscheidungsgrundlage in Form von Szenarien vor. In jedem Fall gilt: Je besser Sie die Optionen, die Prioritäten und den erforderlichen Ressourceneinsatz kennen, desto leichter wird es für das Portfolio Board und Sie im Entscheidungsmeeting, die richtige Entscheidung zu treffen.

Zuletzt ist Ihre Aufgabe das Kommunizieren des Plans. Informieren Sie alle Teammitglieder so zeitnah wie möglich über die möglicherweise neuen Prioritäten und die geplante Umsetzung. Im Regelfall hat das Portfolio bereits beschlossen, welche Kapazität in welche Themen fließt. Es kann also direkt von der Strategie in die Umsetzung gehen.

Execute: Unterstützen Sie die Umsetzung der Initiativen mit einer zielgerichteten Steuerung

Beschleunigen Sie die Umsetzung der Prioritäten in Ihren Teams – nur das, was auch ausgeliefert werden kann, hat schließlich einen Wert für Ihre Kunden oder Ihr Unternehmen. 

Ihre Aufgaben als Manager

  • Personalbesetzung der Projekte
  • Ressourcenkonflikte auflösen
  • Umsetzung beschleunigen und Hindernisse aus dem Weg räumen

Im Portfolio Board beobachten wir bei vielen Unternehmen, dass oft nur auf Rollenebene oder Teamebene entschieden wird, wie viel Kapazität in ein Thema fließt. Eine verständliche Abstraktion. In diesem Fall ist es Ihre Aufgabe als Manager, die konkrete Personalbesetzung vorzunehmen: Wer arbeitet wann und mit welcher Kapazität in welchem Projekt mit?

Sowohl bei der initialen Planung als auch im Projektverlauf kommt es häufig zu Ressourcenkonflikten. Denken Sie nur an Mitarbeiter mit Schlüsselkompetenzen, die für viele Projekte gleichzeitig im Einsatz sein müssten. Oder an Mitarbeiter, die unvorhergesehen ausfallen. Als Manager können Sie viele Ressourcenkonflikte selbst auflösen – durch Priorisieren, Neubesetzung von Projektteams oder Nachbudgetierungen. Ressourcenkonflikte, die Sie nicht selbst auflösen können (weil Sie beispielsweise teamübergreifend sind) eskalieren Sie an das Portfolio Board.

Das Management, das sich selbst zum Bottleneck macht, ist das Gegenteil von schneller Umsetzung. Wenn Sie also die Umsetzung beschleunigen möchten, sollten Sie sich raushalten. Lassen Sie Ihre Teams fokussiert arbeiten – egal ob sie an einem Produkt, an Projekten oder in der Linie arbeiten, egal ob agil oder traditionell. Statten Sie die priorisierten Initiativen mit den notwendigen Ressourcen aus und räumen Sie Hindernisse aus dem Weg, die Ihre Teams davon abhalten, voranzukommen.

Wie kann Lean PPM Ihnen helfen, bessere Entscheidungen zu treffen?


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Mit Meisterplan schneller zu agilen Entscheidungen

Meisterplan ist eine Cloud-Software, die für alle Schritte von Lean PPM entwickelt wurde.
So wie Lean PPM Ihr Werkzeug ist, um mehr Business Agility zu gewinnen, ist Meisterplan Ihr Werkzeug für Lean PPM.

Testen Sie selbst, wie Sie mit Meisterplan immer wieder bessere Entscheidungen treffen.

Meisterplan Roadmap Funktionalitäten
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