Ein gesundes Projektportfolio – unmöglich oder nicht?

In dieser vierteiligen Serie untersucht Dr. Jörg Leute, warum es so aufwändig ist, mit bekannten Mitteln stabile Projektportfolios zu erzeugen. Warum gibt es immer diese “Schatten-Excels”, die außerhalb von P6 ohne offizielle Billigung zur Festlegung des Projektportfolios verwendet werden? Als Lösungsvorschlag wird eine neuartige, intuitive und kollaborative Software zur Simulation und Bewertung von Projektportfolios als Aufsatz für Primavera P6 vorgestellt.

Ein gesundes Projektportfolio mit Meisterplan

Teil 1: Warum Projektportfolios nicht funktionieren

Welche Projekte können wir im nächsten Jahr durchführen? Welche Projekte laufen bereits und betreffen das folgende Jahr? Können wir alle beantragten Projekte aufnehmen? All diese Fragen werden in vielen Unternehmen bislang ausschließlich über das Budget entschieden. Die Ergänzung von Primavera P6 durch Oracle Primavera Portfolio Management (OPPM) kann in vielen Fällen zu einer Optimierung beitragen. Genehmigt werden dann normalerweise diejenigen Projekte, für die das Budget “top down”, also in der Reihenfolge der strategischen Passgenauigkeit, ausreicht. Das reicht bei kleineren Projekten sicher aus und hilft sicher bei einer ersten Einschätzung. Problematisch sind allerdings zwei Umstände: Erstens werden die Menschen dabei außer Acht gelassen. So kann eine einzige Engpassressource das ganze sorgsam geplante Projektportfolio des nächsten Jahres ad absurum führen und aufwändige Umplanungen erforderlich machen. Menschen und Budgets sind eben grundsätzlich zu unterscheiden. Während knappe Budgets im Notfall aufgestockt, von Monat zu Monat verschoben oder von einem Bereich zum anderen umgewidmet werden können, funktionieren Menschen anders. Kapazitäten lassen sich eben gerade nicht von einem Monat zum nächsten schieben, das “Aufstocken” ist bei internen Mitarbeitern nur sehr begrenzt möglich und selbst Outsourcing kommt an seine Grenzen, wenn die internen Mitarbeiter die externen nicht mehr ausbilden und deren Einsatz koordinieren können.

Zweitens stehen gerade bei großen Unternehmen bereichsinterne Projektportfolios, beispielsweise das IT-Portfolio und das Marketing-Portfolio, oftmals in fundamentaler Generalopposition. Während im Marketing alles stimmt, ist die IT möglicherweise nicht in der Lage, die gewünschten Funktionen zu liefern. Umgekehrt kann eine federführende IT mit der Engpass-optimalen Ausnutzung ihrer knappen Ressourcen die Time-to-Market-Anforderungen anderer Abteilungen konterkarieren. Derartige Widersprüche führen nicht selten zu Anschuldigungen, Eskalationen und Management-Interventionen.

Besteht hier ein Problem? Das ist nicht zwangsläufig der Fall. Wenn Sie Ihre knappen und wertvollsten Ressourcen, die Mitarbeiter, allerdings möglichst verschwendungsarm einsetzen müssen, verkürzten Time-to-Market-Erwartungen ausgesetzt sind oder sich nicht durch die Konkurrenz blamieren lassen dürfen, können Sie sich ein ineffizientes Projektportfolio nicht mehr leisten. Ihr Portfolio muss gesund sein – gesund bedeutet hier eben nicht nur “in budget”, sondern auch “in capacity” und vor allem “according to strategy”.

Bild einer Flaschenhalses als Symbol für Ressourcenengpässe im Projektportfolio
Von | 2017-04-26T09:49:39+00:00 22. August 2015|Kategorien: Projektportfoliomanagement|Tags: Projektportfolio planen, Ressourcenengpässe|

Über den Autor: Dr. Jörg Leute

Seit mehr als 15 Jahren kämpft Jörg gegen Floskeln wie „Das Projekt geht schon noch!“ oder „Bisher ist es noch immer gut gegangen“ im Projektportfolio- und Ressourcenmanagement. Als Gründer und Geschäftsführer von itdesign, dem Unternehmen hinter Meisterplan, bricht er eine Lanze für Lean PPM. Unternehmen und Organisationen zeigt er, wie sie mit Lean PPM ein machbares und werthaltiges Projektportfolio erstellen können. Jörg ist ein aktives Mitglied der international project management association und hat einen Doktortitel in Wirtschaftsinformatik der Universität Tübingen.

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