Das Gantt-Diagramm – Die E-Gitarre im PPM

Wissen Sie, was ein Gantt-Diagramm ist? Nein? OK, wir wetten mit Ihnen, dass Sie es kennen! Machen Sie ein Gedankenexperiment (oder scrollen Sie einfach weiter runter und sehen sich unsere Lösung an):

Stellen Sie sich vor, Sie haben heute 5 Aufgaben. Für jede Aufgabe brauchen Sie:

• Aufgabe 1: 0.5 Stunden
• Aufgabe 2: 1,5 Stunden
• Aufgabe 3: 1 Stunde
• Aufgabe 4: 2 Stunden
• Aufgabe 5: 1 Stunde

Aufgabe 5 können Sie erst abschließen, wenn Sie Aufgabe 4 erledigt haben. Aufgabe 1 und 2 können Sie gleichzeitig erledigen. Jetzt überlegen Sie, wie Sie Ihren Tag zeichnerisch planen können. Überdenken Sie es nicht, legen Sie einfach kurz los. Schmieren Sie etwas auf ein Stück Papier. Wenn Sie mögen, können Sie sich unsere Versuche ansehen.

Auf dem zweiten Bild sehen Sie ein Gantt-Diagramm! Aufgaben auf der X-Achse, die Zeit auf der Y-Achse. Die Balken zeigen so, wann welche Aufgabe erledigt wird und wie lange das dauert. Und selbst, wenn Sie im Gedankenexperiment einen anderen Lösungsansatz verfolgt haben, sind wir uns ziemlich sicher, dass Sie so etwas schon mal gesehen haben. Neu ist für Sie vielleicht der Pfeil von Aufgabe 4 zu Aufgabe 5. Er zeigt die Abhängigkeit zwischen den beiden Aufgaben an.

Was Sie vielleicht noch nicht wissen ist, was für ein leistungsfähiges Tool fürs Projektportfolio­management Gantt-Diagramme mittlerweile sind. Erfunden wurde diese Darstellungsweise 1890 von Karol Adamiecki (auch wenn sie dann nach Herrn Gantt benannt wurde). Nützlich war das von Anfang an, aber es gab auch erhebliche Nachteile: Gantt-Diagramme sind zwar relativ einfach und schnell zu erstellen, aber jede noch so kleine Änderung zwang einen dazu, das ganze Diagramm neu zu zeichnen. Heute, am Computerbildschirm, spielt das keine Rolle mehr. Point & Click, Drag & Draw, Copy & Paste … der Computer ist das perfekte Werkzeug, um mit Gantt-Diagrammen zu rocken. Das gilt ganz besonders im Bereich Projektportfoliomanagement. Projektportfoliomanagement ohne Gantt-Diagramm ist wie ein Metallkonzert ohne E-Gitarre – man kann das mal machen, aber mit ist meistens besser. Um zu erklären, warum das so ist, schauen wir uns die vier großen Vorteile an, die Gantt-Diagramme für das Projektportfolio­management bringen:

Gantt-Diagramme zeigen zeitliche Abläufe intuitiv und auf einen Blick verständlich

Übersichtlichkeit ist einer der wichtigsten Vorteile des Gantt-Diagramms überhaupt. Man braucht keine Schulung, um zu verstehen, wann was passiert und welches Projekt auf welche Deadline geplant ist. Viele der wichtigsten Informationen sind intuitiv und auf einen Blick zugänglich. Man sieht auch sofort, wann sich Aufgaben überschneiden, wann viel los ist und wann nicht. Das gibt oft erste Ideen zur Problemlösung (doch dazu unten mehr). Vor allem aber vermeidet diese Übersichtlichkeit Fehler! Von komplizierteren Tools und Darstellungsformen hat man nämlich oft genau das … Fehler. Und zwar gerade dann, wenn es stressig wird und man sie am wenigsten gebrauchen kann.

Moderne, computergestützte Gantt-Diagramme zeigen oft mehr Informationen als „nur“, wann was gemacht wird. Sie können das aber nur vor dem Hintergrund, dass die ursprüngliche Darstellung so übersichtlich ist. Daraus können Sie auch eine Faustregel ableiten: Gantt-Diagramme müssen übersichtlich bleiben. Ist das nicht der Fall, macht irgendwer etwas falsch!

Gantt-Diagramme zeigen Abhängigkeiten zwischen den Projekten

Schauen Sie auf unser gekritzeltes Gantt-Diagramm. Der Pfeil von Aufgabe 4 zu Aufgabe 5 zeigt, dass Aufgabe 5 erst angegangen werden kann, wenn Aufgabe 4 abgeschlossen ist. Auch hier sehen wir, wie einfach Gantt-Diagramme zu interpretieren sind. Ein Blick und sie sehen, was los ist. Dass solche Abhängigkeiten Teil von Gantt-Diagrammen sind, ist ein Segen für das Projektportfolio­management, da das Informationen sind, die Sie unbedingt brauchen, um Ihr Portfolio zu planen. Wenn es viele Abhängigkeiten gibt, könnten die Pfeile auf dem Papier auch mal unübersichtlich werden (und so unsere Faustregel verletzen), heutzutage ist das glücklicherweise auch kein Problem mehr. Meisterplan zeigt Ihnen auf Wunsch nur die Abhängigkeiten für bestimmte Projekte – und denkt für Sie mit, wenn Sie aus Versehen planen, ein Ei zu kochen, dass erst noch gelegt werden muss.

Gantt-Diagramme zeigen die Schlüsseleigenschaften der Projekte

Auf die Gefahr hin, uns zu wiederholen: Gantt-Diagramme sind aufgeräumt und übersichtlich. Das lässt es zu, eine Menge anderer kritischer Merkmale zu visualisieren und so intuitiv zugänglich zu machen. Zum einen ordnen Sie in Meisterplan die Projekte nach Priorität, je wichtiger das Projekt, desto höher steht es. Das klingt erst einmal unspektakulär, ist aber unglaublich wichtig. Wenn Projektportfolio­management ohne Gantt-Diagramm wie ein Metallkonzert ohne E-Gitarre ist, dann ist Projektportfolio­management ohne Projektpriorisierung wie ein Metallkonzert ohne Band – man kann hingehen, man könnte aber auch zu Hause bleiben.

Zudem können Sie die Projekte unterschiedlich einfärben, je nachdem, welches Merkmal Sie gerade besonders interessiert. Hier ein paar Beispiele für Projekteigenschaften, die Sie in Meisterplan farblich hervorheben können:

• Übereinstimmung mit strategischen Zielen
• Geschäftsziel (run the business – change the business – grow the business)
• Risikolevel
• Status (beispielsweise kritisch – braucht Aufmerksamkeit – unkritisch)
• Stage Gate (beispielsweise: Anstoß – Planung – Durchführung – Abschluss)
• Sättigung nach Arbeitslast
• Rollen-/Ressourcenallokation
• Und vieles mehr

Gantt-Diagramme sind super für effiziente Problemlösung

Wenn irgendwo etwas nicht passt, sehen Sie das sofort und auf einen Blick (rote Warnlinien). Sie sehen aber auch sofort, wo noch nicht viel los ist. Damit ist die Lösung oft einfach schon gefunden, indem Sie ein Projekt nehmen und in einen ruhigeren Zeitraum verschieben. Oder die Projektdauer eines anderen Projekts anpassen. Oder die Prioritäten Ihrer Projekte überdenken. Alles ganz einfach per Mausklick durch Verschieben, Erweitern, Verkürzen oder Splitten von Projekten. Und um Ihre bestehende Planung nicht durch Experimente zu ruinieren, machen Sie dafür einfach Szenarios auf, mit denen Sie herumspielen können, bis Sie die optimale Lösung gefunden haben.

Halten wir fest: Für das Projektportfolio­management und die Ressourcenplanung sind Gantt-Diagramme unglaublich nützlich. Außerdem scheint Herr Gantt (bzw. Herr Adamiecki) die Erfindung des Bildschirms und der Computermaus vorhergesehen zu haben.