Das Gantt Diagramm – ein Schlüsseltool im Projektportfoliomanagement

Ein Gantt Diagramm unterstützt beim Projektportfoliomanagement

Ein Gantt Diagramm ist einer simplen To Do Liste oder einem kalendarisch verankerten Aufgabenplan weit überlegen. Es zeigt mit Balken auf einer Zeitlinie die wichtigsten Informationen für das Managen von Projekten an: Welche Projekte und Teilprojekte gibt es, wie lange dauern sie und wann starten sie? Diese einfache Darstellung lässt sich fast beliebig erweitern: Wer ist verantwortlich? Welche Meilensteine gibt es? Gibt es Projektabhängigkeiten?
Wir wundern uns also kein bisschen, dass Gantt Diagramme im Projektmanagement die erste Wahl sind, wenn es um die Planung und Terminierung von Projekten geht. Und sie sind unsere erste Wahl im Projektportfoliomanagement mit Meisterplan. Wir glauben, dass Unternehmen vom Einsatz von Gantt Diagrammen profitieren: Sie sind produktiver, verbessern ihre interne Kommunikation und können besser planen und Erfolge messen.

Das Gantt-Diagramm – wer hat’s erfunden?

Obwohl der polnische Ingenieur Karol Adamiecki die allererste Version eines Gantt Diagramms um 1890 entwarf, ist der Amerikaner Henry Gantt dafür in die Geschichtsbücher eingegangen. Er machte seine ganz persönliche Version nämlich in der westlichen Welt und auf Englisch bekannt. Damals hatte das Gantt Diagramm allerdings einen entscheidenden Nachteil: Es musste jedesmal wieder neu gezeichnet werden, sobald sich etwas am Projekt änderte. Heutzutage sind digitale Gantt Diagramme da schon etwas praktischer, denn sie können stets mit wenigen Klicks verändert und angepasst werden.

Wie Gantt Diagramme nun Ihre Projektportfolio- und Ressourcenplanung verbessern können? Wir haben vier gute Gründe!

Wie verbessert ein Gantt Diagramm Ihre Projektportfolio- und Ressourcenplanung?

In Meisterplan repräsentiert ein Balken in einem Gantt Diagramm ein ganzes Projekt und visualisiert dessen Start- und Enddatum mitsamt der zu erreichenden Milestones und zu durchlaufenden Projektphasen. Weiterhin kann ein Gantt Diagramm, je nach dem gewählten Einfärbungsmuster, spezifische Eigenschaften der Projekte anzeigen sowie bestehende Abhängigkeiten zu anderen Projekten deutlich machen. Das macht die folgenden vier Anwendungsfälle erst möglich.

Ein Gantt Diagramm hält den Zeitplan übersichtlich und den Abschlusstermin stets vor Augen

Sie wissen ganz genau, wann von wem welche Ergebnisse zu erwarten sind und welches Projekt als nächstes in die „heiße Phase“ übergeht. Dementsprechend können Sie eine effiziente Ressourcenplanung betreiben, Sprint-Teams richtig einsetzen und als PMO die Projektteams zur richtigen Zeit unterstützen.

Ein Gantt Diagramm zeigt die Abhängigkeit zwischen einzelnen Projekten

Oftmals sind Projektteams darauf angewiesen, dass ein anderes Projekt zuerst fertiggestellt wird oder ein bestimmtes Zwischenergebnis vorliegt, damit sie ihre Arbeit aufnehmen können. Ein Gantt Diagramm ist in diesem Fall mit sogenannten kritischen Pfaden in Pfeilform ausgestattet. Meisterplan zeigt Ihnen also die anzustrebende Reihenfolge der Milestones sowie sämtliche Beziehungen quer über die gesamte Projektlandschaft an.

Ein Gantt Diagramm zeigt die Abhängigkeit zwischen einzelnen Projekten

Abhängigkeiten für das Projekt „PPM Consulting“

Ein Gantt Diagramm zeigt die Schlüsseleigenschaften der jeweiligen Projekte

Dadurch, dass Sie das Gantt Diagramm in Meisterplan nach einem bestimmten Muster einfärben können, sehen Sie die Eigenschaften aller Projekte in Ihrem Portfolio auf einen Blick. Die Einfärbung erfolgt beispielsweise je nach:

  • Übereinstimmung mit den Strategiezielen

  • Geschäftsziel (beispielsweise: run the business – change the business – grow the business)

  • Risikolevel

  • Status (beispielsweise: kritisch – braucht Aufmerksamkeit – unkritisch)

  • Stage Gate (beispielsweise: Idee – in Genehmigung – Durchführung – in Wartestellung – abgeschlossen)

  • Projektphasen (beispielsweise: Anstoß – Planung – Durchführung – Abschluss)

  • Sättigung nach Arbeitslast

  • Rollen-/Ressourcenallokationen

  • Etc.

Beachten Sie, dass die Projekte in Ihrem Gantt Diagramm auf der vertikalen Achse nicht zwangsweise nach dem Startdatum beziehungsweise der chronologischen Abfolge geordnet sind, sondern nach der Priorität.

Ein Gantt Diagramm zeigt die Schlüsseleigenschaften der jeweiligen Projekte

Einfärbung nach Projektphasen, Abhängigkeiten und Allokationen für das Projekt „New Reporting Engine“

Ein Gantt Diagramm erlaubt eine effiziente Problembehebung

Sie sehen sofort, wie viel Spielraum vorhanden ist, falls sich mal ein Milestone verzögert. Geht von dem Projektabschluss ein kritischer Pfad zu einem anderen Projekt ab, das in den Startlöchern steht, können Sie entsprechend handeln. Rote Linien weisen Sie sofort darauf hin, dass es Komplikationen mit der Ressourcenallokation gibt, wenn sich das Projekt nach hinten verschiebt. Im Falle von einer Ressourcenknappheit beziehungsweise Überallokation können Sie die Prioritäten von Projekten ändern oder den Zeitplan anpassen – alles durch das Verschieben, Erweitern, Verkürzen oder Splitten von Projekten. In einem Szenario probieren Sie so Planungsalternativen „spielend“ aus, bis in Ihrem Meisterplan alle roten Linien verschwunden sind und die Planung aufgeht.

Sie können in Ihrem Gantt Diagramm übrigens auch beliebig Milestones hinzufügen oder löschen und die Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Projekten verwalten.

Ein Gantt Diagramm erlaubt eine effiziente Problembehebung

Das Projekt „Mobile Sales“ zeigt Probleme an: Es gibt eine Überallokation von Rollen (rote Linie auf dem Gantt-Balken) und der Milestone wird zu spät erreicht (roter kritischer Pfad).

Ein Gantt Diagramm unterstützt bei der Umplanung von Projekten

Ein Schritt Richtung Lösung: Projektbeginn früher ansetzen und das Projekt insgesamt verlängern. Jetzt ist nur noch die Rolle Consultant Junior kurzzeitig überbelastet.

Halten wir also fest: Für das Projektportfoliomanagement und die Ressourcenplanung ist ein Gantt Diagramm ein vielfältig einsetzbares, nahezu unverzichtbares Tool. Obwohl ihm ein sehr einfaches Prinzip zugrunde liegt und es – seien wir mal ehrlich – kein Hexenwerk der Projektwissenschaften ist, bietet es einen unglaublich großen Nutzen.

In das richtige PPM-Tool eingespeist, visualisiert ein Gantt Diagramm alle laufenden und anstehenden Projekte eines Unternehmens in leicht verständlicher Weise. Sie helfen dem PMO, den Überblick über sämtliche PPM-Prozesse zu wahren, und unterstützen aufgrund ihrer interaktiven Art das schnelle, effektive Change-Management.

Von | 2017-09-15T11:59:25+00:00 15. September 2017|Kategorien: Produktivität, Projektportfoliomanagement|Tags: Gantt, Gantt Diagramm|

Über den Autor: Karoline Holicky

Karoline Holicky bringt nicht nur jede Menge Südstaaten-Charme (geboren in Louisiana, aufgewachsen in Texas) und Cajun-Cooking mit, sondern auch 15 Jahre Erfahrung in verschiedenen Branchen – vom Finanzwesen über Maschinenbau, Öl und Gas hin zur Software Industrie. Als Marketing Manager bei Meisterplan und Expertin für Projektportfoliomanagement und Ressourcenplanung sucht Karoline stets nach Best Practices und Trends, um Unternehmen aus Nordamerika bei ihrem PPM zu helfen.

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