Alte Besen kehren schlecht

7 Anzeichen, dass es Zeit für eine neue PPM-Software ist

Zeit für eine neue Projektportofliomanagement-Software

Vor einigen Jahren erzählte mir ein befreundeter Bankberater, wie er zu Beginn seiner Ausbildung in den 1960ern die Daten von Kunden anforderte: Er füllte einen Antrag aus und reichte diesen bei seinen Kollegen von der Datenverwaltung ein. Am nächsten Tag lag dann die benötigte Kundenakte auf seinem Schreibtisch.

Heute geht Datenverarbeitung bekanntlich ein bisschen anders. Digitalisierung und so. Software soll uns helfen, immer mehr Daten in immer kürzerer Zeit zu verarbeiten und diese flexibel verfügbar zu machen. Ich kriege heute schon einen Krampf in der Hand, wenn ich eine analoge Einkaufsliste schreibe. Was bin ich froh, dass ich nicht auch noch mein Projektportfolio auf einem Notizzettel planen muss!

Wobei…so lustig ist es manchmal auch nicht, mit einer PPM-Software zu arbeiten. Unübersichtlich, überdimensioniert und kompliziert – oder grün, kariert und strukturiert, aber ohne jede weiterführende Funktionalität. Kommt Ihnen bekannt vor? Dann wird es vielleicht Zeit, sich mal nach einer Alternative umzuschauen. Wenn Sie eine oder mehrere der folgenden Aussagen für sich bestätigen können, sind Sie ein Kandidat für den Software-Frühjahrsputz.

#1 Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter braucht zu lange

Ihre Mitarbeiter investieren mehr Zeit in das Erlernen der Software als in Flurfunk, Raucherpausen und Zeiterfassung zusammen? Dann betreiben Sie kein Lean PPM! Wenn die Software zu viele Spielereien ermöglicht, verkompliziert das bloß den ganzen Prozess. Noch schlimmer: Ihre Organisation wird gedrosselt und hält sich mit unnützen Kleinigkeiten auf. Besser ist es da, sich auf die wesentlichen Fragestellungen zu konzentrieren.
Und: Was es nicht gibt, kann auch nicht kaputtgehen. Und koschtet nix (Grüßle aus Schwaben).

#2 Sie verwenden zu viele Schnittstellen zwischen Software

Sie benutzen je eine separate Software für die Projektportfolioplanung, das Ressourcenmanagement, die Budgetplanung und die Erstellung von Reports? Und Ihre Teams arbeiten mit den unterschiedlichsten Tools für Projektmanagement? Die Hälfte Ihrer IT-Kapazität geht in den Unterhalt von Schnittstellen? Dann machen Sie eindeutig etwas falsch!

PPM bedeutet schließlich, über alle Bereiche der Projektlandschaft den Überblick zu bewahren. Es geht also nicht nur darum, Projekte auszuwählen und dann auf der Zeitleiste hin und her zu schieben. Sie müssen auch Ihre Ressourcen und Finanzen im Blick haben und mit wenigen Klicks übersichtliche Auswertungen oder Reports erzeugen können. Das geht auch in einer Software.

Und Lean PPM bedeutet, dass es eigentlich keine Rolle spielt, mit welchen Tools Ihre Mitarbeiter die Projekte managen. Sie wissen selbst am besten, wie sie arbeiten möchten. Alles was Sie für Ihr PPM brauchen, sind einige wenige Daten – das geht auch ganz ohne Schnittstelle.

Einziges Problem: An die fehlenden Datenredundanzen und die viele Freizeit muss man sich erst einmal gewöhnen!

#3 Ihre PPM-Software kann mit Veränderungen nicht Schritt halten

Ihre Organisation wächst und verändert sich. Ihr PPM-Toll sollte deshalb nicht auf kleine Betriebe oder Start-Ups spezialisiert sein, sondern alle Größenordnungen bedienen können. Sie sind ein kleines Team und zahlen trotzdem denselben Preis wie die ganz Großen? Das ist nicht fair. Skalierbare Tools bieten unterschiedliche Tarife an, die sich an der Zahl der verwalteten Ressourcen orientieren und nicht an User-Lizenzen. So entsprechen die Kosten Ihrem Nutzen und nicht dem des Softwareherstellers.

#4 Sie haben keine Kontrolle über Nutzungs- und Bearbeitungsrechte

Planen Sie Ihr Projektportfolio noch in einer Datei, die Sie auf dem Desktop gespeichert haben? Dann wird es höchste Zeit für eine Team-Lösung! Aber: Je mehr Nutzer in einer Software hobeln, desto mehr Späne gilt es aufzukehren. Unautorisierte oder auch nur versehentliche Datenänderungen können im Vorfeld des nächsten Portfolioboard-Meetings ordentlich die Transpiration erhöhen.
So, wie es unterschiedliche Hierarchien und Verantwortungsbereiche in Ihrem Unternehmen gibt, so müssen Sie auch die Benutzungsrechte für Ihre Software anpassen können. Mitarbeiter auf der Projekt-Ebene sollten Informationen nur einsehen aber nicht ändern können. Manager wollen ihr individuelles Teilportfolio bearbeiten und planen können, ohne dabei durch das ganze Konzernportfolio scrollen zu müssen. Das PMO benötigt wiederum den Gesamtüberblick, um Ressourcenkonflikte auflösen zu können.

#5 Sie halten zu viele PPM-Meetings ab

Setzen Sie sich etwa jedes Mal mit den Projektleitern und Führungskräften zusammen, um Änderungen des Portfolios zu besprechen und Ressourcen zu verteilen? Verstehen Sie mich nicht falsch: Ihre unternehmensinterne Kommunikation verdient in diesem Fall eine Auszeichnung. Allerdings sind viele Meetings, bei denen es bloß um Aufgaben, Deadlines, Fortschrittsberichte oder einzelne Mitarbeiterkapazitäten geht überflüssig und ein Zeichen dafür, dass Ihr PPM-Tool all dies nicht in verständlicher Weise vermitteln kann. Projekt-Meetings im PPM sind im besten Fall dafür da, um hoch priorisierte Themen und Konfliktlösungen zu besprechen. Und Ihre PPM-Meetings sollten Sie auf das absolut notwendige Minimum beschränken. Einen Überblick liefert die folgende Grafik:

Diese Meetings sind im Projektportfoliomanagement unabdingbar

#6 Sie betreiben Datensammlung und keine Datenanalyse

Wenn ein PPM-Tool mit Informationen vollgepackt ist, ist lediglich ein Bruchteil der Arbeit getan. Denn tatsächlich geht es darum, die Sachverhalte zu analysieren und darauf basierend kluge Entscheidungen zu treffen. Wenn Sie zu viel Zeit mit der Konsolidierung und Aktualisierung von Daten aufwenden, kann das verschiedene Gründe haben: Entweder benutzen Sie Excel oder eine andere zweckentfremdete, kostenlose Applikation, die sehr eingabe-intensiv und starr ist, oder Sie haben eine viel zu komplizierte Software, die unnötig viel Input verlangt. Wer hat denn gesagt, dass PPM keinen Spaß machen darf?

#7 Ihr PPM dient der Mangelverwaltung

Reagieren Sie nur, anstatt vorausschauende Entscheidungen zu treffen? Dann ist Ihre PPM-Software vielleicht einfach falsch konzipiert. Natürlich muss die Software in einer agilen Umgebung flexibel auf Veränderungen reagieren können, doch am besten wäre es nun einmal, Veränderungen schon im Vorhinein zu erkennen und vorausschauend zu handeln. Das geht am besten durch einen Top-Down-Ansatz: Erst die Planung, dann das Projektvergnügen. Tools, die darauf ausgelegt sind, im darwinschen Wettkampf der Projekte den Ringboden zu wischen, anstatt eine aktive und frühzeitige Portfolioplanung anhand der Unternehmensstrategie zu ermöglichen, halten der Fehlplanung den Steigbügel und gehören in den Papierkorb verschoben.

Sie sind zu der Überzeugung gekommen, dass Ihr aktuelles PPM-Tool es nicht mehr bringt? Oder noch nie wirklich gut gewesen ist? Dann schauen Sie doch auf unserer Produktseite nach, was Meisterplan alles zu bieten hat. Sie können die Software gerne 30 Tage lang kostenfrei testen oder eine persönliche Demo anfordern.

Von |2018-03-09T07:40:05+00:009. März 2018|Kategorien: Projektportfoliomanagement|

Über den Autor: Thomas Quandt

Thomas lernte bereits während seiner Zeit als Student der Organisationswissenschaft die Bedeutung des Verwaltens knapper Ressourcen kennen – meistens so ab Mitte des Monats, wenn wieder einmal mehr Monat als Geld übrig war. In den folgenden 10 Jahren als Kundenberater und Projektleiter im Bereich Financial Services erkannte er, dass nicht jeder Ruf (nach mehr Zeit und Kapazität) auch ein Echo erzeugt. Heute verantwortet Thomas als Customer Success Manager die Beratung der Meisterplan Kunden rund um Lean PPM.